Tạo nhãn phân loại cho tổ chức của bạn

Các phiên bản có hỗ trợ tính năng này: Frontline Starter, Frontline Standard và Frontline Plus; Business Standard và Business Plus; Enterprise Standard và Enterprise Plus; Education Standard và Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials và Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. So sánh phiên bản của bạn

Lưu ý:

• Một số tính năng được mô tả trong bài viết này, chẳng hạn như tính năng phân loại tự động, quy tắc ngăn chặn mất dữ liệu (DLP) và quy tắc lưu giữ của Vault dựa trên nhãn, yêu cầu bạn phải sử dụng phiên bản Google Workspace có các tính năng DLP. Để xác nhận xem phiên bản của bạn có đủ điều kiện sử dụng các tính năng nâng cao này hay không, hãy xem bài viết So sánh các phiên bản Google Workspace.
• Để áp dụng nhãn phân loại cho các tệp trong Drive, hãy chuyển đến đây thay thế. Để áp dụng nhãn phân loại cho các thư trong Gmail, hãy chuyển đến đây thay vì ở đó.

Là quản trị viên, bạn có thể tạo nhãn phân loại để người dùng áp dụng cho các tệp trong Drive và thư trong Gmail. Bạn có thể tạo tối đa 150 nhãn, bao gồm cả nhiều nhãn được gắn huy hiệu. Bạn tạo nhãn trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.

Trước khi bắt đầu: Tìm hiểu về các phương pháp hay nhất khi sử dụng nhãn.

Bước 1. Tạo nhãn

1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn Bảo mật Quyền truy cập và kiểm soát dữ liệu Trình quản lý nhãn.

   Chuyển đến Trình quản lý nhãn

   Bạn phải có đặc quyền Quản lý nhãn phân loại dành cho quản trị viên.

2. Nhấp vào Nhãn mới.
3. Nhập tên cho nhãn.
4. Đánh dấu vào các hộp bên cạnh những ứng dụng mà bạn muốn sử dụng nhãn.
5. (Không bắt buộc) Thêm nội dung mô tả nhãn. Người dùng sẽ thấy nội dung mô tả nhãn khi mở bảng điều khiển Nhãn cho một tệp.
6. (Không bắt buộc) Đối với nhãn có trường được gắn huy hiệu, hãy thêm đường liên kết đến tài liệu về nhãn. Người dùng sẽ thấy đường liên kết "Tìm hiểu thêm" này khi trỏ vào nhãn được gắn huy hiệu hoặc mở ngăn Nhãn cho một tệp.

Tiếp tục các phần tiếp theo để thêm trường (không bắt buộc) và xuất bản nhãn.

Bước 2. (Không bắt buộc) Thêm trường vào nhãn

Bạn có thể thêm tối đa 10 trường vào nhãn để phân loại chi tiết hơn. Ví dụ: nhãn Bộ phận có thể có một trường với danh sách các lựa chọn như Tài chính, Kỹ thuật và Pháp lý.

1. Khi nhãn đang mở, hãy nhấp vào Thêm trường.

2. Nhấp vào biểu tượng Thêm trường bên cạnh mỗi loại trường mà bạn muốn thêm. Để biết thông tin chi tiết về các loại trường, hãy xem bảng sau các bước này.

   Lưu ý:

   1. Giảm thiểu số lượng trường trong một nhãn để khuyến khích người dùng sử dụng nhất quán. Người dùng có nhiều khả năng áp dụng nhãn và chỉnh sửa giá trị trường nếu thao tác này diễn ra nhanh chóng và dễ dàng.
   2. Quy tắc bảo vệ dữ liệu của Drive chỉ có thể sử dụng nhãn có trường được gắn huy hiệu hoặc nhãn có loại trường Danh sách lựa chọn chỉ cho phép chọn một mục. Các loại trường khác không được hỗ trợ.

3. Nhấp vào Thêm trường.

4. Nhấp vào một trường để định cấu hình các lựa chọn, chẳng hạn như tên trường, những lựa chọn có sẵn hoặc định dạng của trường ngày. Bạn có thể đặt màu huy hiệu và sắp xếp lại các lựa chọn về trường.

5. (Không bắt buộc) Đặt trường là bắt buộc bằng cách đánh dấu vào Yêu cầu người dùng chọn một lựa chọn. Quan trọng: Người dùng sẽ thấy các điểm nổi bật trên những nhãn này để khuyến khích họ hoàn tất, nhưng các trường bắt buộc không được thực thi.

Nếu thêm một trường hoặc lựa chọn về trường, bạn có thể xoá các trường hoặc lựa chọn đó trước khi xuất bản nhãn. Đối với trường hoặc lựa chọn về trường mà bạn muốn xoá, hãy nhấp vào biểu tượng Tuỳ chọn khác Xoá.

Xem kỹ các trường mới. Sau khi xuất bản nhãn, bạn không thể thay đổi loại trường. Đối với các trường Người, bạn không thể thay đổi việc người dùng có thể chọn nhiều giá trị hay không.

Loại trường

Trường	Những việc người dùng có thể làm	Thông tin khác
Danh sách huy hiệu	Chọn một lựa chọn trong danh sách huy hiệu	Bạn chỉ có thể thêm một trường danh sách huy hiệu cho mỗi nhãn Không quá 200 lựa chọn Người dùng chỉ có thể chọn một lựa chọn
Danh sách lựa chọn (chỉ cho phép chọn một mục)	Chọn một lựa chọn trong danh sách	Không quá 200 lựa chọn
Danh sách lựa chọn (cho phép chọn nhiều mục) không được hỗ trợ cho Gmail	Chọn một hoặc nhiều lựa chọn trong danh sách	Không quá 200 lựa chọn Người dùng có thể chọn không quá 10 giá trị
Số điện thoại không được hỗ trợ cho Gmail	Nhập giá trị số	Chỉ chấp nhận số nguyên
Ngày không được hỗ trợ cho Gmail	Chọn một ngày trên lịch	Bạn có thể đặt định dạng ngày thành Dài: Tháng DD, YYYY hoặc Ngắn: MM/DD/YY
Văn bản không được hỗ trợ cho Gmail	Nhập văn bản vào hộp văn bản	Không quá 100 ký tự
Người không được hỗ trợ cho Gmail	Chọn một người trong danh bạ Workspace của họ	Cấu hình không bắt buộc: Cho phép nhiều phần Nếu được phép chọn nhiều mục, người dùng có thể chọn không quá 10 mục

Bước 3. Đặt người có thể xem hoặc sử dụng nhãn

Theo mặc định, mọi người trong tổ chức của bạn đều có thể xem và áp dụng nhãn. Chỉnh sửa quyền đối với nhãn để kiểm soát người có thể xem, áp dụng, chỉnh sửa giá trị trường và tìm kiếm theo nhãn. Ví dụ:

• Để cho phép người dùng bên ngoài hoặc các nhóm có người dùng bên ngoài xem và sử dụng nhãn, hãy thêm những người dùng và nhóm này trong phần Quyền nâng cao.
• Để kiểm tra một nhãn mới, trước tiên, bạn có thể đặt Quyền truy cập bị hạn chế và chỉ cấp quyền truy cập vào nhãn cho một nhóm kiểm tra. Sau khi kiểm tra, bạn có thể thay đổi quyền để mọi người đều có thể sử dụng nhãn.
• Nếu một nhãn chứa thông tin bí mật, bạn có thể đặt Quyền truy cập bị hạn chế để chỉ những người dùng cần có quyền truy cập vào thông tin đó mới có thể xem hoặc sử dụng nhãn.

Lưu ý:

• Đối với nhãn phân loại của Drive, quyền đối với tệp vẫn được áp dụng. Ví dụ: nếu người dùng có quyền chỉ có thể xem một tệp, thì họ chỉ có thể xem các nhãn được áp dụng cho tệp đó, ngay cả khi họ được phép áp dụng và đặt các nhãn đó.
• Mọi người dùng có tài khoản Google đều có thể được cấp quyền xem hoặc áp dụng nhãn. Tuy nhiên, nhãn phân loại của Drive chỉ có thể được áp dụng cho các mục thuộc sở hữu của người dùng có giấy phép hỗ trợ nhãn của Drive hoặc các mục trong bộ nhớ dùng chung.

Cách đặt quyền đối với nhãn:

1. Mở nhãn nếu nhãn chưa được mở.
2. Trong ngăn Quyền ở bên phải, hãy nhấp vào Chỉnh sửa.
3. Chọn cấp quyền cho tổ chức của bạn:
   1. Có thể áp dụng nhãn và đặt giá trị–Người dùng có thể áp dụng, đặt giá trị và tìm nhãn này trên những tệp mà họ có thể chỉnh sửa.
   2. Có thể xem nhãn này–Người dùng có thể xem và tìm nhãn này trên những tệp mà họ có thể xem hoặc nhận xét.
   3. Quyền truy cập bị hạn chế– Chỉ những người dùng và nhóm mà bạn chỉ định mới có thể xem hoặc áp dụng nhãn. Bạn có thể chọn quyền cho từng người dùng hoặc nhóm ở bước tiếp theo.
4. (Không bắt buộc) Thêm quyền cho người dùng và nhóm cụ thể:
   1. Trong phần Quyền nâng cao, hãy bắt đầu nhập tài khoản người dùng hoặc nhóm rồi chọn tài khoản đó. Các tài khoản được đề xuất bao gồm cả người dùng và nhóm nội bộ cũng như bên ngoài mà bạn đã liên hệ. Nếu không thấy tài khoản người dùng hoặc nhóm trong danh sách đề xuất, bạn vẫn có thể thêm tài khoản đó theo cách thủ công. Ví dụ: nếu là quản trị viên đại lý bán lại, bạn có thể thêm người dùng hoặc nhóm của bất kỳ khách hàng nào được bán lại. Lưu ý: Nhãn phân loại của Gmail không hỗ trợ nhóm động.
   2. Chọn cấp quyền cho tài khoản đó.
5. Nhấp vào Lưu.

Bước 4. Xem trước và xuất bản nhãn

Nhãn mới được tạo ở trạng thái "bản nháp" để bạn có thể xem trước cách nhãn sẽ xuất hiện với người dùng trước khi cung cấp nhãn đó.

Để xem trước cách nhãn sẽ hoạt động trong Drive và Gmail, hãy xem ngăn Xem trước ở bên phải. Ở trên cùng, hãy chọn ứng dụng mà bạn muốn xem trước nhãn. Nếu một nhãn bao gồm các trường không được Gmail hỗ trợ, thì những trường đó sẽ không được liệt kê trong bản xem trước của Gmail nhưng sẽ được liệt kê trong bản xem trước của Drive.

Cách xuất bản nhãn:

1. Mở nhãn nếu nhãn chưa được mở.
2. Xem lại nhãn và mọi trường. Quan trọng: Bạn không thể thay đổi loại trường sau khi xuất bản nhãn.
3. Nhấp vào Công bố.
4. Xác nhận rằng bạn muốn xuất bản nhãn bằng cách nhấp vào Công bố.

Người dùng có quyền xem hoặc sử dụng nhãn hiện đã có quyền truy cập và bạn có thể sử dụng nhãn để phân loại và bảo vệ dữ liệu (được mô tả trong phần tiếp theo).

Khi bạn chỉnh sửa nhãn, các thay đổi được lưu dưới dạng bản nháp. Để người dùng có thể thấy các nội dung chỉnh sửa, bạn phải xuất bản lại nhãn.

Bước 5. (Không bắt buộc) Sử dụng nhãn phân loại để phân loại, bảo vệ và quản lý dữ liệu

Bạn có thể thiết lập các chính sách để tự động áp dụng nhãn phân loại cho các tệp trong Drive hoặc thư trong Gmail. Bạn cũng có thể thiết lập các quy tắc ngăn chặn mất dữ liệu (DLP) và quy tắc lưu giữ của Vault để ngăn việc xoá dựa trên nhãn của tệp.

Quan trọng:

• Khi bạn sử dụng nhãn cho tính năng phân loại mặc định, phân loại bằng AI, DLP hoặc quy tắc lưu giữ của Vault, chế độ cài đặt của nhãn sẽ bị khoá trong trình quản lý nhãn. Điều này giúp ngăn việc chỉnh sửa các nhãn có thể phá vỡ chính sách kinh doanh.
• Khi bạn sử dụng nhãn trong quy tắc DLP hoặc quy tắc lưu giữ của Vault, bạn không thể tắt hoặc xoá nhãn đó. Trình quản lý nhãn có thể thấy rằng nhãn được sử dụng trong một quy tắc ở cột Quy tắc của bảng nhãn. Tuy nhiên, họ không thể xem thông tin chi tiết về quy tắc sử dụng nhãn trừ phi có đặc quyền quản trị viên bắt buộc.

Tự động áp dụng nhãn cho các tệp trong Drive

Có 3 cách để tự động áp dụng nhãn cho tệp: phân loại mặc định, DLP và phân loại bằng AI. Các cách này hoạt động theo những phương thức khác nhau và bạn có thể kết hợp các cách này tuỳ thuộc vào loại nhãn mà bạn muốn sử dụng.

Tự động áp dụng nhãn cho các thư trong Gmail

Bạn có thể sử dụng quy tắc DLP để tự động gắn nhãn cho thư dựa trên nội dung của thư. Để tìm hiểu thêm, hãy chuyển đến bài viết Giới thiệu về tính năng DLP của Gmail và nhãn phân loại tự động.

Ngăn chặn việc chia sẻ và gửi ra bên ngoài bằng quy tắc DLP dựa trên nhãn

Bạn có thể xác định các quy tắc chỉ áp dụng cho các mục hoặc thư có nhãn hoặc trường cụ thể. Ví dụ: bạn có thể tạo quy tắc DLP để quét số thẻ tín dụng và số an sinh xã hội trong tài liệu hoặc thư. Nếu tìm thấy kết quả khớp, một nhãn (chẳng hạn như Mức độ nhạy cảm) sẽ được áp dụng, giá trị trường được đặt thành Bí mật và việc chia sẻ và gửi ra bên ngoài sẽ bị chặn.

Quy tắc bảo vệ dữ liệu có thể sử dụng nhãn có trường được gắn huy hiệu hoặc trường Danh sách lựa chọn. Các loại trường khác không được hỗ trợ.

Để thiết lập quy tắc DLP, hãy làm theo các bước trong bài viết Tạo quy tắc DLP cho Drive và trình phát hiện nội dung tuỳ chỉnh hoặc Ngăn chặn rò rỉ dữ liệu trong email và tệp đính kèm. Lưu ý: Bạn có thể thiết lập quy tắc DLP để áp dụng cho cả tệp trong Drive và thư trong Gmail. Bạn sẽ chọn biện pháp cần thực hiện cho mỗi ứng dụng khi DLP phát hiện nhãn.

Lưu giữ tệp trên Drive theo nhãn bằng Google Vault

Bạn có thể xác định các quy tắc lưu giữ để ngăn việc xoá một mục hoặc yêu cầu xoá một mục dựa trên nhãn của Drive và mọi giá trị trường. Để xem ví dụ và tìm hiểu thêm, hãy xem bài viết Lưu giữ tệp trên Drive bằng Vault.

Các bước tiếp theo

Bây giờ, tổ chức của bạn có thể sử dụng nhãn:

1. Hướng dẫn người dùng cách áp dụng nhãn phân loại của Drive và sử dụng nhãn đó để tìm kiếm tệp.
2. Hướng dẫn người dùng cách áp dụng nhãn phân loại của Gmail.
3. Tìm hiểu cách chỉnh sửa, tắt, xoá và giám sát nhãn.