Crea etiquetas de clasificación para tu organización

Ediciones compatibles con esta función: Frontline Starter, Frontline Standard y Frontline Plus; Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Standard y Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. Comparar tu edición

Nota:

Algunas de las funciones que se describen en este artículo, como la clasificación automática, las reglas de prevención de pérdida de datos (DLP) y las reglas de retención de Vault basadas en etiquetas, requieren una edición de Google Workspace con capacidades de DLP. Para confirmar si tu edición cumple con los requisitos para usar estas funciones avanzadas, consulta Compara las ediciones de Google Workspace.
Para aplicar etiquetas de clasificación a tus archivos en Drive, ve aquí. Para aplicar etiquetas de clasificación a tus mensajes de Gmail, ve aquí.

Como administrador, puedes crear etiquetas de clasificación para que los usuarios las apliquen a los archivos de Drive y a los mensajes de Gmail. Puedes crear hasta 150 etiquetas, incluidas varias etiquetas con insignia. Las etiquetas se crean en la Consola del administrador.

Antes de comenzar: Obtén más información sobre las prácticas recomendadas para las etiquetas.

Paso 1: Cómo crear una etiqueta

En la Consola del administrador de Google, ve a Menú SeguridadControl de acceso y datosAdministrador de etiquetas.

Ir al Administrador de etiquetas

Es necesario tener privilegios de administrador para administrar etiquetas de clasificación.
Haz clic en Etiqueta nueva.
Ingresa un nombre para la etiqueta.
Marca las casillas junto a las apps en las que quieres usar la etiqueta.
Agrega una descripción de la etiqueta (opcional). Los usuarios ven la descripción de la etiqueta cuando abren el panel Etiquetas de un archivo.
(Opcional) Para las etiquetas con un campo con insignia, agrega un vínculo a la documentación sobre la etiqueta. Los usuarios ven este vínculo de “Más información” cuando colocan el cursor sobre la etiqueta con insignia o abren el panel Etiquetas de un archivo.

Continúa con las siguientes secciones para agregar campos (opcional) y publicar tu etiqueta.

Paso 2: (Opcional) Agrega campos a la etiqueta

Puedes agregar hasta 10 campos a las etiquetas para permitir una clasificación más detallada. Por ejemplo, una etiqueta Departamento podría tener un campo con una lista de opciones, como Finanzas, Ingeniería y Legal.

Con la etiqueta abierta, haz clic en Agregar campos.
Haz clic en Agregar campo junto a cada tipo de campo que quieras agregar. Para obtener detalles sobre los tipos de campos, consulta la tabla que se encuentra después de estos pasos.

Sugerencias:
1. Minimiza la cantidad de campos en una etiqueta para fomentar un uso coherente. Es más probable que los usuarios apliquen etiquetas y editen los valores de campo si es rápido y fácil.
2. Las reglas de protección de datos de Drive solo pueden usar etiquetas con campos con insignia o etiquetas con un tipo de campo de Lista de opciones de selección única. No se admiten otros tipos de campos.
Haz clic en Agregar campos.
Haz clic en un campo para configurar opciones, como el nombre del campo, las opciones disponibles o el formato de un campo de fecha. Puedes establecer los colores de las insignias y reordenar las opciones de los campos.
Marca la opción Exigir que los usuarios elijan una opción para que el campo sea obligatorio (opcional). Importante: Los usuarios ven destacados en estas etiquetas para fomentar la finalización, pero no se aplican los campos obligatorios.

Si agregas un campo o una opción de campo adicionales, puedes borrarlos antes de publicar la etiqueta. En el campo o la opción de campo que quieras borrar, haz clic en Más Borrar.

Revisa los campos nuevos con atención. Después de publicar la etiqueta, no podrás cambiar el tipo de campo. En el caso de los campos de Person, no puedes cambiar si los usuarios pueden elegir varios valores.

Tipos de campos

Campo	Qué pueden hacer los usuarios	Detalles adicionales
Lista de insignias	Elegir una opción de una lista de insignias	Solo se puede agregar un campo de lista de insignias por etiqueta. No más de 200 opciones Los usuarios solo pueden seleccionar una opción
Lista de opciones (selección única)	Elegir una opción de una lista	No más de 200 opciones
Lista de opciones (selección múltiple) no compatible con Gmail	Elegir una o más opciones de una lista	No más de 200 opciones Los usuarios pueden seleccionar hasta 10 valores.
Número no compatible con Gmail	Ingresa un valor numérico	Solo números enteros
Fecha no compatible con Gmail	Selecciona una fecha del calendario	El formato de fecha se puede establecer en Largo: Mes DD, AAAA o Corto: MM/DD/AA.
Texto no compatible con Gmail	Cómo ingresar texto en un cuadro de texto	Se permiten hasta 100 caracteres.
Persona no compatible con Gmail	Elegir a una persona de sus contactos de Workspace	Configuración opcional: Permitir varias secciones Si se permite la selección múltiple, los usuarios pueden seleccionar hasta 10

Paso 3: Cómo establecer quién puede ver o usar una etiqueta

De forma predeterminada, todos los miembros de tu organización pueden ver y aplicar etiquetas. Edita los permisos de las etiquetas para controlar quién puede ver, aplicar y editar valores de campo, y buscar por etiqueta. Por ejemplo:

Para permitir que los usuarios externos, o los grupos que contienen usuarios externos, vean y usen las etiquetas, agrega estos usuarios y grupos en Permisos avanzados.
Para probar una etiqueta nueva, primero puedes establecer Acceso restringido y otorgar acceso a la etiqueta solo a un grupo de prueba. Después de realizar las pruebas, puedes cambiar los permisos para que todos puedan usar la etiqueta.
Si una etiqueta contiene información confidencial, puedes configurar el Acceso restringido para que solo los usuarios que deban tener acceso a esa información puedan ver o usar la etiqueta.

Nota:

En el caso de las etiquetas de clasificación de Drive, los permisos de archivo se siguen aplicando. Por ejemplo, si un usuario tiene acceso de solo lectura a un archivo, solo podrá ver las etiquetas aplicadas a ese archivo incluso si tiene permiso para aplicar y configurar etiquetas.
Todos los usuarios que tengan una Cuenta de Google pueden recibir permiso para ver o aplicar etiquetas. Sin embargo, las etiquetas de clasificación de Drive solo pueden aplicarse a elementos que pertenezcan a usuarios que tengan una licencia que admita etiquetas de Drive o a elementos que estén en unidades compartidas.

Para establecer los permisos de etiquetas, sigue estos pasos:

Si aún no está abierta, abre la etiqueta.
En el panel Permisos de la derecha, haz clic en Editar.
Selecciona el nivel de permiso para tu organización:
1. Puede aplicar etiquetas y establecer valores: Los usuarios pueden aplicar, establecer valores y buscar esta etiqueta en archivos que puedan editar.
2. Puede ver esta etiqueta: Los usuarios pueden ver y buscar la etiqueta en los archivos que pueden ver o comentar.
3. Acceso restringido: Solo los usuarios y grupos que especifiques pueden ver o aplicar etiquetas. En el siguiente paso, puedes elegir los permisos para cada usuario o grupo.
(Opcional) Agrega permisos para usuarios y grupos específicos:
1. En Permisos avanzados, comienza a ingresar una cuenta de usuario o de grupo, y selecciona la cuenta. Las cuentas sugeridas incluyen usuarios y grupos internos y externos con los que te comunicaste. Si no ves una cuenta de usuario o de grupo en la lista de sugerencias, puedes agregarla de forma manual. Por ejemplo, si eres administrador de revendedores, puedes agregar usuarios o grupos de cualquier cliente revendido. Nota: Los grupos dinámicos no son compatibles con las etiquetas de clasificación de Gmail.
2. Selecciona el nivel de permiso para esa cuenta.
Haz clic en Guardar.

Paso 4: Obtén una vista previa de una etiqueta y publícala

Las etiquetas recién creadas reciben el estado “borrador” para que puedas comprobar cómo las verán los usuarios antes de que estén disponibles.

Para obtener una vista previa de cómo funcionará una etiqueta en Drive y Gmail, revisa el panel Vista previa a la derecha. En la parte superior, selecciona la app para la que quieres obtener una vista previa de la etiqueta. Si una etiqueta incluye campos que no son compatibles con Gmail, esos campos no se mostrarán en la vista previa de Gmail, pero sí en la de Drive.

Para publicar una etiqueta, haz lo siguiente:

Si aún no está abierta, abre la etiqueta.
Revisa la etiqueta y sus campos. Importante: El tipo de campo no se puede cambiar una vez publicada la etiqueta.
Haz clic en Publicar.
Vuelve a hacer clic en Publicar para confirmar que quieres publicar la etiqueta.

Los usuarios con permiso para ver o usar la etiqueta ahora tendrán acceso, y tú podrás usarla para clasificar y proteger datos (como se describe en la siguiente sección).

Cuando edites una etiqueta, los cambios se guardarán como borrador. Si quieres que las modificaciones estén disponibles para los usuarios, deberás volver a publicarla.

Paso 5: (Opcional) Usa etiquetas de clasificación para clasificar, proteger y administrar datos

Puedes configurar políticas para aplicar automáticamente etiquetas de clasificación a los archivos en Drive o a los mensajes en Gmail. También puedes configurar reglas de prevención de pérdida de datos (DLP) y de retención de Vault para evitar la eliminación según las etiquetas de un archivo.

Importante:

Cuando usas una etiqueta para la clasificación predeterminada, la clasificación de IA, la DLP o las reglas de retención de Vault, la configuración de la etiqueta se bloquea en el administrador de etiquetas. Esto evita que se editen etiquetas que podrían incumplir las políticas comerciales.
Cuando usas una etiqueta en las reglas de DLP o las reglas de retención de Vault, la etiqueta no se puede inhabilitar ni borrar. Los administradores de etiquetas pueden ver que la etiqueta se usa en una regla en la columna Reglas de la tabla de etiquetas. Sin embargo, no pueden ver los detalles de la regla que usa la etiqueta, a menos que tengan los privilegios de administrador necesarios.

Aplicar etiquetas automáticamente a los archivos en Drive

Existen 3 formas de aplicar etiquetas automáticamente a los archivos: clasificación predeterminada, DLP y clasificación por IA. Funcionan de diferentes maneras y puedes usarlas en combinación según el tipo de etiquetado que desees realizar.

Comparación de métodos para Drive

Cómo funcionan las etiquetas de clasificación predeterminadas

Aplica etiquetas a archivos nuevos y cuando cambia la propiedad de un archivo. La clasificación predeterminada no aplica etiquetas de forma retroactiva a los archivos existentes, a menos que cambie el propietario del archivo.
Aplica etiquetas según la unidad organizativa o el grupo del propietario del archivo. La clasificación predeterminada no busca ciertas condiciones en el contenido ni en los metadatos del archivo.
Si los usuarios tienen permiso para cambiar una etiqueta, pueden cambiarla o quitarla después de que se aplique automáticamente.
Solo se admiten las etiquetas con un campo de lista de opciones para la clasificación predeterminada.
Las etiquetas de clasificación predeterminadas se reemplazan por las etiquetas establecidas por la DLP, incluso si el valor de clasificación de datos es más alto en la lista de opciones.

Cómo funcionan las etiquetas establecidas por las reglas de DLP

Aplica etiquetas a archivos nuevos y existentes.
Aplica etiquetas según condiciones, como el tipo de archivo, las coincidencias de palabras y las coincidencias de cadenas.
No puedes aplicar una etiqueta con una regla de DLP que use una etiqueta como condición.
Puedes evitar que los usuarios cambien la etiqueta, incluso si tienen permiso para hacerlo. Si lo cambian, DLP volverá a analizar el archivo de inmediato y revertirá la configuración de la etiqueta de DLP.
Si tu organización tiene una regla de PPD que bloquea el uso compartido externo, los usuarios ajenos a tu organización no podrán ver el historial de versiones de los archivos a los que se les haya aplicado alguna regla de PPD. Esta estipulación incluye las reglas de DLP que aplican etiquetas, pero no bloquean el uso compartido externo.
Las reglas de DLP pueden aplicar etiquetas con campos de lista de opciones, incluidas las etiquetas con distintivos.

Cómo funcionan las etiquetas de clasificación de IA

Aplica etiquetas a archivos nuevos y existentes.
Solo se admiten las etiquetas con un campo de lista de opciones que tenga entre 2 y 7 valores para la clasificación de IA.
Aplica etiquetas después de un período de entrenamiento. Durante el período de entrenamiento, los etiquetadores designados aplican una etiqueta de entrenamiento a, al menos, 100 archivos por opción de campo.
Las etiquetas de clasificación de IA se reemplazan por las etiquetas establecidas por la DLP, pero reemplazan las etiquetas de clasificación predeterminadas.

Resolución de conflictos de etiquetas

Los valores de etiqueta establecidos por las reglas de DLP tienen prioridad sobre la clasificación por IA, y ambos tienen prioridad sobre la clasificación predeterminada.

Cuando 2 o más reglas del mismo tipo intentan aplicar diferentes valores de etiqueta al mismo archivo, se aplica el valor que se encuentra más arriba en la lista de opciones de la etiqueta. Por ejemplo, es posible que tengas una etiqueta con un campo que tenga 3 opciones que se muestran en el administrador de etiquetas:

Confidencial
Interno
Público

Si la regla 1 intenta establecer la etiqueta como Confidencial y la regla 2 intenta establecer la etiqueta como Público para el mismo archivo, se aplicará Confidencial (regla 1). Antes de configurar reglas, asegúrate de que las opciones de campo de una etiqueta aparezcan en el orden de prioridad que prefieras.

Configura el etiquetado automático para Drive

Para configurar las etiquetas de clasificación predeterminada, sigue los pasos que se indican en Cómo aplicar automáticamente etiquetas de clasificación predeterminada a archivos nuevos.

Para configurar reglas de DLP que apliquen etiquetas automáticamente, sigue los pasos que se indican en Cómo aplicar automáticamente etiquetas de clasificación a archivos de Drive con reglas de DLP.

Cómo aplicar etiquetas automáticamente a los mensajes en Gmail

Puedes usar reglas de DLP para etiquetar automáticamente los mensajes según su contenido. Para obtener más información, consulta Acerca de la DLP de Gmail y las etiquetas de clasificación automáticas.

Evita el envío y el uso compartido externos con reglas de DLP basadas en etiquetas

Puedes definir reglas que se apliquen solo a elementos o mensajes con una etiqueta o un campo específicos. Por ejemplo, puedes crear una regla de DLP que analice documentos o mensajes en busca de números de tarjetas de crédito y números de seguridad social. Si se encuentra una coincidencia, se aplica una etiqueta, como Sensibilidad, el valor del campo se establece como Confidencial y se bloquea el uso compartido y el envío externos.

Las reglas de protección de datos pueden usar etiquetas con campos de insignia o campos de lista de opciones. No se admiten otros tipos de campos.

Para configurar una regla de DLP, sigue los pasos que se indican en Crea reglas y detectores de contenido personalizados de DLP para Drive o Evita las filtraciones de datos en correos electrónicos y archivos adjuntos. Nota: Puedes configurar reglas de DLP para que se apliquen tanto a los archivos de Drive como a los mensajes de Gmail. Elegirás qué acción tomar para cada app cuando la PPD detecte la etiqueta.

Cómo retener archivos de Drive por etiqueta con Google Vault

Puedes definir reglas de retención que impidan que se borre un elemento o que requieran que se borre, según una etiqueta de Drive y los valores de cualquier campo. Para obtener ejemplos y más información, consulta Cómo retener archivos de Drive con Vault.

Próximos pasos

Ahora que tienes etiquetas que tu organización puede usar, haz lo siguiente:

Enséñales a tus usuarios cómo aplicar etiquetas de clasificación de Drive y usarlas para buscar archivos.
Enséñales a tus usuarios cómo aplicar etiquetas de clasificación de Gmail.
Obtén más información para editar, inhabilitar, borrar y supervisar etiquetas.