Tạo nhãn phân loại cho tổ chức của bạn

Các phiên bản hỗ trợ tính năng này: Frontline Starter, Frontline Standard và Frontline Plus; Business Standard và Business Plus; Enterprise Standard và Enterprise Plus; Education Standard và Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials và Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. So sánh phiên bản của bạn

Lưu ý:

• Một số tính năng được mô tả trong bài viết này, chẳng hạn như tính năng phân loại tự động, quy tắc ngăn chặn mất dữ liệu (DLP) và quy tắc lưu giữ trên Vault dựa trên nhãn, yêu cầu bạn phải sử dụng một phiên bản Google Workspace có các tính năng DLP. Để xác nhận xem phiên bản bạn đang dùng có đủ điều kiện sử dụng các tính năng nâng cao này hay không, hãy xem phần So sánh các phiên bản Google Workspace.
• Để áp dụng nhãn phân loại cho các tệp của bạn trên Drive, hãy truy cập vào đây. Để áp dụng nhãn phân loại cho thư trong Gmail, hãy truy cập vào đây.

Với vai trò là quản trị viên, bạn có thể tạo nhãn phân loại để người dùng áp dụng cho các tệp trong Drive và thư trong Gmail. Bạn có thể tạo tối đa 150 nhãn, bao gồm cả nhiều nhãn có huy hiệu. Bạn tạo nhãn trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.

Trước khi bắt đầu: Tìm hiểu về các phương pháp hay nhất khi sử dụng nhãn.

Bước 1. Tạo nhãn

1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn Bảo mậtQuyền truy cập và kiểm soát dữ liệuTrình quản lý nhãn.

   Chuyển đến Trình quản lý nhãn

   Bạn phải có đặc quyền Quản lý nhãn phân loại dành cho quản trị viên.

2. Nhấp vào Nhãn mới.
3. Nhập tên cho nhãn.
4. Đánh dấu vào các hộp bên cạnh những ứng dụng mà bạn muốn sử dụng nhãn.
5. (Không bắt buộc) Thêm nội dung mô tả nhãn. Người dùng sẽ thấy nội dung mô tả nhãn khi mở bảng điều khiển Nhãn cho một tệp.
6. (Không bắt buộc) Đối với nhãn có trường được gắn huy hiệu, hãy thêm đường liên kết đến tài liệu về nhãn. Người dùng sẽ thấy đường liên kết "tìm hiểu thêm" này khi họ di chuột vào nhãn được gắn huy hiệu hoặc mở ngăn Nhãn cho một tệp.

Tiếp tục chuyển đến các phần tiếp theo để thêm trường (không bắt buộc) và xuất bản nhãn của bạn.

Bước 2. (Không bắt buộc) Thêm trường vào nhãn

Bạn có thể thêm tối đa 10 trường vào nhãn để phân loại chi tiết hơn. Ví dụ: nhãn Bộ phận có thể có một trường chứa danh sách các lựa chọn như Tài chính, Kỹ thuật và Pháp lý.

1. Khi nhãn mở, hãy nhấp vào Thêm trường.

2. Nhấp vào biểu tượng Thêm trường bên cạnh mỗi loại trường bạn muốn thêm. Để biết thông tin chi tiết về các loại trường, hãy xem bảng sau đây.

   Lưu ý:

   1. Giảm thiểu số lượng trường trong nhãn để khuyến khích sử dụng nhất quán. Người dùng có nhiều khả năng áp dụng nhãn và chỉnh sửa giá trị của trường nếu quy trình này diễn ra nhanh chóng và dễ dàng.
   2. Quy tắc bảo vệ dữ liệu trên Drive chỉ có thể sử dụng các nhãn có trường được gắn huy hiệu hoặc các nhãn có loại trường Danh sách tuỳ chọn chỉ cho phép chọn một lựa chọn. Các loại trường khác không được hỗ trợ.

3. Nhấp vào Thêm trường.

4. Nhấp vào một trường để định cấu hình các lựa chọn, chẳng hạn như tên trường, những lựa chọn có sẵn hoặc định dạng của trường ngày. Bạn có thể đặt màu huy hiệu và sắp xếp lại các lựa chọn về trường.

5. (Không bắt buộc) Yêu cầu người dùng chọn một mục bằng cách đánh dấu vào Yêu cầu người dùng chọn một mục. Quan trọng: Người dùng sẽ thấy thông tin nổi bật trên các nhãn này để được khuyến khích hoàn tất, nhưng các trường bắt buộc sẽ không được thực thi.

Nếu thêm một trường hoặc lựa chọn trường bổ sung, bạn có thể xoá các trường/lựa chọn đó trước khi xuất bản nhãn. Đối với trường hoặc lựa chọn trường bạn muốn xoá, hãy nhấp vào biểu tượng Tuỳ chọn khác Xoá.

Hãy xem xét kỹ các trường mới. Sau khi xuất bản nhãn, bạn không thể thay đổi loại trường. Đối với các trường Người, bạn không thể thay đổi việc người dùng có thể chọn nhiều giá trị hay không.

Loại trường

Trường	Những việc người dùng có thể làm	Thông tin chi tiết bổ sung
Danh sách huy hiệu	Chọn một huy hiệu trong danh sách huy hiệu	Bạn chỉ có thể thêm một trường danh sách huy hiệu cho mỗi nhãn Không quá 200 lựa chọn Người dùng chỉ có thể chọn một lựa chọn
Danh sách các lựa chọn (chỉ cho phép chọn một mục)	Chọn một mục trong danh sách	Không quá 200 lựa chọn
Danh sách lựa chọn (cho phép chọn nhiều mục) không được hỗ trợ cho Gmail	Chọn một hoặc nhiều lựa chọn trong danh sách	Không quá 200 lựa chọn Người dùng có thể chọn tối đa 10 giá trị
Số không được hỗ trợ cho Gmail	Nhập một giá trị bằng số	Chỉ chấp nhận số nguyên
Ngày không được hỗ trợ cho Gmail	Chọn ngày trên lịch	Bạn có thể đặt định dạng ngày thành Dài: Tháng DD, YYYY hoặc Ngắn: MM/DD/YY
Văn bản không được hỗ trợ cho Gmail	Nhập văn bản vào hộp văn bản	Bạn chỉ được nhập tối đa 100 ký tự
Người không được hỗ trợ cho Gmail	Chọn một người trong danh bạ trên Workspace	Cấu hình không bắt buộc: Cho phép có nhiều phần Nếu được phép chọn nhiều, người dùng có thể chọn tối đa 10

Bước 3. Đặt người có thể xem hoặc sử dụng nhãn

Theo mặc định, mọi người trong tổ chức của bạn đều có thể xem và áp dụng nhãn. Chỉnh sửa quyền đối với nhãn để kiểm soát những người có thể xem, áp dụng, chỉnh sửa giá trị của trường và tìm kiếm theo nhãn. Ví dụ:

• Để cho phép người dùng bên ngoài hoặc nhóm có người dùng bên ngoài xem và sử dụng nhãn, hãy thêm những người dùng và nhóm này trong phần Quyền nâng cao.
• Để kiểm thử nhãn mới, ban đầu bạn có thể đặt chế độ Quyền truy cập bị hạn chế và chỉ cấp quyền truy cập nhãn cho một nhóm kiểm thử. Sau khi kiểm thử, bạn có thể thay đổi quyền để mọi người đều có thể sử dụng nhãn.
• Nếu nhãn chứa thông tin mật, bạn có thể đặt chế độ Quyền truy cập bị hạn chế để chỉ những người dùng cần có quyền truy cập vào thông tin đó mới có thể xem hoặc sử dụng nhãn.

Lưu ý:

• Đối với nhãn phân loại trên Drive, các quyền đối với tệp vẫn được áp dụng. Ví dụ: nếu người dùng chỉ có quyền xem một tệp, thì họ chỉ có thể xem các nhãn được áp dụng cho tệp đó, ngay cả khi họ được phép áp dụng và đặt các nhãn đó.
• Bất kỳ người dùng nào có Tài khoản Google đều có thể được cấp quyền xem hoặc áp dụng nhãn. Tuy nhiên, bạn chỉ có thể áp dụng nhãn phân loại của Drive cho những mục thuộc sở hữu của người dùng có giấy phép hỗ trợ nhãn của Drive hoặc những mục trong bộ nhớ dùng chung.

Cách thiết lập quyền đối với nhãn:

1. Nếu nhãn chưa mở, hãy mở nhãn đó.
2. Trong ngăn Quyền ở bên phải, hãy nhấp vào Chỉnh sửa.
3. Chọn cấp độ quyền cho tổ chức của bạn:
   1. Có thể áp dụng nhãn và đặt giá trị – Người dùng có thể áp dụng, đặt giá trị và tìm nhãn này trên những tệp mà họ có thể chỉnh sửa.
   2. Có thể xem nhãn này – Người dùng có thể xem và tìm nhãn này trên những tệp mà họ có thể xem hoặc nhận xét.
   3. Quyền truy cập bị hạn chế – Chỉ những người dùng và nhóm mà bạn chỉ định mới có thể xem hoặc áp dụng nhãn. Bạn có thể chọn quyền cho từng người dùng hoặc nhóm ở bước tiếp theo.
4. (Không bắt buộc) Thêm quyền cho người dùng và nhóm cụ thể:
   1. Trong mục Quyền nâng cao, hãy bắt đầu nhập tài khoản người dùng hoặc nhóm rồi chọn tài khoản đó. Các tài khoản được đề xuất bao gồm cả người dùng và nhóm nội bộ cũng như bên ngoài mà bạn đã liên hệ. Nếu không thấy tài khoản người dùng hoặc nhóm trong danh sách đề xuất, bạn vẫn có thể thêm tài khoản đó theo cách thủ công. Ví dụ: nếu là quản trị viên đại lý, bạn có thể thêm người dùng hoặc nhóm của bất kỳ khách hàng nào mua qua đại lý. Lưu ý: Nhãn phân loại của Gmail không hỗ trợ nhóm động.
   2. Chọn cấp độ quyền cho tài khoản đó.
5. Nhấp vào Lưu.

Bước 4. Xem trước và xuất bản nhãn

Nhãn mới được tạo ở trạng thái "bản nháp" để bạn có thể xem xét cách nhãn sẽ xuất hiện với người dùng trước khi cung cấp nhãn đó.

Để xem trước cách nhãn hoạt động trong Drive và Gmail, hãy xem bảng Xem trước ở bên phải. Ở trên cùng, hãy chọn ứng dụng mà bạn muốn xem trước nhãn. Nếu một nhãn có các trường không được Gmail hỗ trợ, thì những trường đó sẽ không xuất hiện trong bản xem trước trên Gmail nhưng sẽ xuất hiện trong bản xem trước trên Drive.

Cách xuất bản nhãn:

1. Nếu nhãn chưa mở, hãy mở nhãn đó.
2. Xem lại nhãn và mọi trường. Lưu ý quan trọng: Bạn không thể thay đổi loại trường sau khi xuất bản nhãn.
3. Nhấp vào Xuất bản.
4. Xác nhận rằng bạn muốn xuất bản nhãn bằng cách nhấp vào Xuất bản.

Những người dùng có quyền xem hoặc sử dụng nhãn hiện đã có quyền truy cập và bạn có thể sử dụng nhãn để phân loại và bảo vệ dữ liệu (được mô tả trong phần tiếp theo).

Khi bạn chỉnh sửa nhãn, các thay đổi sẽ được lưu dưới dạng bản nháp. Để người dùng thấy được nội dung chỉnh sửa, bạn phải xuất bản lại nhãn.

Bước 5. (Không bắt buộc) Sử dụng nhãn phân loại để phân loại, bảo vệ và quản lý dữ liệu

Bạn có thể thiết lập các chính sách để tự động áp dụng nhãn phân loại cho các tệp trên Drive hoặc thư trong Gmail. Bạn cũng có thể thiết lập các quy tắc ngăn chặn mất dữ liệu (DLP) và quy tắc lưu giữ trên Vault để ngăn việc xoá dựa trên nhãn của tệp.

Quan trọng:

• Khi bạn sử dụng một nhãn cho chế độ phân loại mặc định, phân loại bằng AI, DLP hoặc quy tắc lưu giữ của Vault, chế độ cài đặt của nhãn đó sẽ bị khoá trong trình quản lý nhãn. Điều này ngăn chặn việc chỉnh sửa nhãn có thể vi phạm chính sách của doanh nghiệp.
• Khi bạn sử dụng nhãn trong quy tắc DLP hoặc quy tắc lưu giữ của Vault, bạn sẽ không thể tắt hoặc xoá nhãn đó. Trình quản lý nhãn có thể thấy rằng nhãn được dùng trong một quy tắc trong cột Quy tắc của bảng nhãn. Tuy nhiên, họ không thể xem thông tin chi tiết về quy tắc sử dụng nhãn, trừ phi họ có đặc quyền quản trị bắt buộc.

Tự động áp dụng nhãn cho các tệp trên Drive

Có 3 cách để tự động áp dụng nhãn cho tệp: phân loại mặc định, DLP và phân loại bằng AI. Các phương pháp này hoạt động theo nhiều cách và bạn có thể kết hợp chúng tuỳ thuộc vào loại hoạt động gắn nhãn mà bạn muốn thực hiện.

Tự động áp dụng nhãn cho thư trong Gmail

Bạn có thể sử dụng các quy tắc DLP để tự động gắn nhãn cho thư dựa trên nội dung của thư. Để tìm hiểu thêm, hãy xem bài viết Giới thiệu về tính năng DLP và nhãn phân loại tự động của Gmail.

Ngăn chặn việc chia sẻ và gửi ra bên ngoài bằng các quy tắc DLP dựa trên nhãn

Bạn có thể xác định các quy tắc chỉ áp dụng cho những mục hoặc thông báo có nhãn hoặc trường cụ thể. Ví dụ: Bạn có thể tạo một quy tắc DLP để quét số thẻ tín dụng và số an sinh xã hội trong tài liệu hoặc thư. Nếu tìm thấy nội dung trùng khớp, một nhãn (chẳng hạn như Mức độ nhạy cảm) sẽ được áp dụng, giá trị trường được đặt thành Bí mật và tính năng chia sẻ cũng như gửi ra bên ngoài sẽ bị chặn.

Quy tắc bảo vệ dữ liệu có thể sử dụng nhãn có trường huy hiệu hoặc trường Danh sách các lựa chọn. Các loại trường khác không được hỗ trợ.

Để thiết lập quy tắc DLP, hãy làm theo các bước trong bài viết Tạo quy tắc DLP cho Drive và trình phát hiện nội dung tuỳ chỉnh hoặc Ngăn chặn rò rỉ dữ liệu trong email và tệp đính kèm. Lưu ý: Bạn có thể thiết lập các quy tắc DLP để áp dụng cho cả tệp trong Drive và thư trong Gmail. Bạn sẽ chọn biện pháp cần thực hiện cho từng ứng dụng khi DLP phát hiện thấy nhãn.

Lưu giữ tệp trên Drive theo nhãn bằng Google Vault

Bạn có thể xác định các quy tắc lưu giữ để ngăn việc xoá một mục hoặc yêu cầu xoá một mục dựa trên nhãn Drive và mọi giá trị trường. Để xem ví dụ và tìm hiểu thêm, hãy xem bài viết Lưu giữ tệp trên Drive bằng Vault.

Các bước tiếp theo

Giờ đây, tổ chức của bạn có thể sử dụng các nhãn sau:

1. Hướng dẫn người dùng cách áp dụng nhãn phân loại trên Drive và sử dụng nhãn đó để tìm kiếm tệp.
2. Hướng dẫn người dùng cách áp dụng nhãn phân loại trong Gmail.
3. Tìm hiểu cách chỉnh sửa, tắt, xoá và theo dõi nhãn.