為貴機構建立分類標籤

支援這項功能的版本：Frontline Starter、Frontline Standard 和 Frontline Plus；Business Standard 和 Business Plus；Enterprise Standard 和 Enterprise Plus；Education Standard 和 Education Plus；Essentials、Enterprise Essentials 和 Enterprise Essentials Plus；G Suite Business。 版本比較

注意：

• 本文所述的部分功能 (例如自動分類、資料遺失防護規則，還有以標籤為依據的保管箱資料保留規則)，需要使用具備資料遺失防護 (DLP) 功能的 Google Workspace 版本。如要確認您的版本能否使用這些進階功能，請參閱「Google Workspace 版本比較」。
• 如要對雲端硬碟檔案套用分類標籤，請參閱這篇文章；如要對 Gmail 郵件套用分類標籤，請參閱這篇文章。

管理員可以建立分類標籤，供使用者套用至雲端硬碟檔案和 Gmail 郵件。分類標籤總數以 150 個為限，標記標籤也算在內。如要建立標籤，請前往管理控制台操作。

事前準備： 瞭解標籤最佳做法。

步驟 1：建立標籤

1. 在 Google 管理控制台中，依序點選「選單」圖示 「安全性」「存取權與資料控管」「標籤管理工具」。

   前往標籤管理工具

   必須具備「管理分類標籤」管理員權限。

2. 按一下「新標籤」。
3. 輸入標籤名稱。
4. 找出要使用標籤的應用程式，勾選旁邊的方塊。
5. (選用) 新增標籤說明。使用者開啟檔案的「標籤」面板時，會看到此說明內容。
6. (選用) 如果標籤有標記欄位，可以加入相關說明文件的連結。使用者將滑鼠游標懸停在標記標籤上，或開啟檔案的「標籤」窗格時，即可看到這個「瞭解詳情」連結。

請繼續閱讀後續章節，瞭解如何視需要新增欄位並發布標籤。

步驟 2：(選用) 新增標籤欄位

每個標籤最多能新增 10 個欄位，提供更精細的分類。舉例來說，「部門」標籤可能包含欄位，該欄位有「財務」、「工程」和「法務」等選項清單。

1. 開啟標籤後，按一下「新增欄位」。

2. 找到所需的欄位類型，按一下旁邊的「新增欄位」圖示 。如需欄位類型的詳細資訊，請參閱下列步驟。

   提示：

   1. 為鼓勵使用者持續使用，請盡量精簡標籤中的欄位數量。相關操作程序應力求簡單快速，才能提升使用者套用標籤及編輯欄位值的意願。
   2. 雲端硬碟資料保護規則支援的標籤，只有帶標記欄位或「選項清單」(單選) 欄位的標籤。但不支援其他欄位類型。

3. 點按「新增欄位」。

4. 點選欄位來設定選項，例如欄位名稱、可用選項或日期欄位的格式。您可以設定標記顏色及更改選項順序。

5. (選用) 勾選「使用者必須選取一個選項」，即可將欄位設為必填。重要事項：這些標籤會醒目顯示，鼓勵使用者填寫相關欄位，但不會強制要求完成必填欄位。

發布標籤前，可以刪除額外新增的欄位或欄位選項。如要刪除欄位或欄位選項，請依序點選「更多」圖示 「刪除」。

請仔細檢查新增的欄位，發布標籤後，您就無法變更欄位類型。也無法更改「人員」欄位是否接受複選。

欄位類型

欄位	使用者可執行的動作	其他詳細資訊
徽章清單	從徽章清單中選擇一個選項	每個標籤只能新增一個徽章清單欄位 選項不得超過 200 個 使用者只能選取一個選項
選項清單 (單選)	從清單中選擇一個選項	選項不得超過 200 個
選項清單 (複選) Gmail 不支援	從清單中選擇一或多個選項	選項不得超過 200 個 使用者最多能選取 10 個值
數字 Gmail 不支援	輸入數值	只能輸入整數
日期 Gmail 不支援	選擇日期	日期格式可設定為「長格式：<年份> 年 <月份> 月 <日期> 日」或「短格式：<月份>/<日期>/<年份>」
文字 Gmail 不支援	在文字方塊中輸入文字	不得超過 100 個半形字元
人員 Gmail 不支援	從 Workspace 聯絡人中選擇使用者	選用設定：可複選 如果允許使用複選功能，使用者最多可選取 10 人

步驟 3：設定哪些人可以查看或使用標籤

根據預設，貴機構的所有使用者都可以查看及套用標籤。編輯標籤權限，控管哪些人可以查看、套用、編輯欄位值及依標籤搜尋。例如：

• 如要允許外部使用者 (或包含外部使用者的群組) 查看及使用標籤，請在「進階權限」下方加入這些使用者和群組。
• 如要測試新標籤，可以先設定限制存取權，然後只對測試群組授予標籤存取權。測試完成後再更改權限設定，開放所有人使用標籤。
• 如果標籤包含機密資訊，您可以設定限制存取權，只允許應具有該資訊存取權的使用者查看或使用該標籤。

注意：

• 雲端硬碟分類標籤的檔案權限仍適用。舉例來說，假如使用者對某個檔案只有檢視權限，即使他們有權套用及設定標籤，也只能查看該檔案已套用的標籤。
• Google 帳戶使用者可獲得查看或套用標籤的權限。不過，雲端硬碟分類標籤只能套用至符合下列任一條件的項目：擁有者具備支援雲端硬碟標籤的授權，或檔案位於共用雲端硬碟中。

如何設定標籤權限：

1. 如果標籤尚未開啟，請先開啟標籤。
2. 在右側的「權限」窗格中，按一下「編輯」。
3. 為貴機構選取權限層級：
   1. 可套用標籤及設定標籤值：使用者可以將標籤套用至有權編輯的檔案，也能設定相關的欄位值。
   2. 可查看這個標籤：使用者可以在有權檢視或加註的檔案中查看及搜尋該標籤。
   3. 限制存取權：只有指定使用者和群組能查看或套用標籤。您可以在下一個步驟中為各個使用者或群組選擇權限。
4. (選用) 為特定使用者和群組新增權限：
   1. 在「進階權限」之下，輸入使用者或群組帳戶，即可從建議清單中選取。建議清單會顯示您曾聯絡過的內外部使用者和群組。如果找不到目標帳戶，可以手動新增。舉例來說，如果您是經銷商管理員，則可新增任何經銷商客戶的使用者或群組。注意：Gmail 分類標籤不支援動態群組。
   2. 選取該帳戶的權限層級。
5. 按一下 [儲存]。

步驟 4：預覽及發布標籤

新建立的標籤會以「草稿」狀態保存，方便您在發布前預覽顯示效果。

如要預覽標籤在 Google 雲端硬碟和 Gmail 中的運作方式，請查看右側的「預覽」面板。在面板頂端，選取應用程式來預覽標籤。如果標籤包含 Gmail 不支援的欄位，這些欄位將只會出現在雲端硬碟的預覽畫面中，不會顯示在 Gmail 的預覽畫面中。

如何發布標籤：

1. 如果標籤尚未開啟，請先開啟標籤。
2. 檢查標籤和相關欄位。重要事項：標籤發布後，您就無法修改欄位類型。
3. 按一下「發布」。
4. 再次點按「發布」，確認發布標籤。

若使用者具備查看或使用該標籤的權限，即可存取該標籤。您也可以利用標籤來分類並保護資料 (詳見下節說明)。

您編輯過的標籤會儲存為草稿，必須再次發布標籤，使用者才會看到更新內容。

步驟 5：(選用) 使用分類標籤來分類、保護及管理資料

您可以設定政策，讓分類標籤自動套用至雲端硬碟中的檔案或 Gmail 郵件；也能設定資料遺失防護 (DLP) 和保管箱資料保留規則，根據檔案標籤來限制刪除操作。

重要事項：

• 如果您將標籤用於預設分類、AI 分類、資料遺失防護或保管箱資料保留規則，系統會鎖定標籤管理工具中的標籤設定。這可以防止他人編輯可能違反企業政策的標籤。
• 如果標籤是用於資料遺失防護規則或保管箱資料保留規則，就無法停用或刪除。標籤管理員可在標籤表格的「規則」欄中，看到標籤已用於某項規則，不過，除非具備必要的管理員權限，否則無法針對使用標籤的規則查看詳細資料。

自動對雲端硬碟檔案套用標籤

自動對檔案套用標籤的方式有 3 種：預設分類、資料遺失防護和 AI 分類。它們的運作方式各有不同，您可以根據想套用的標籤類型搭配使用。

自動對 Gmail 郵件套用標籤

您可以使用資料遺失防護規則，自動依郵件內容套用標籤。如需更多資訊，請參閱「Gmail 資料遺失防護和自動分類標籤」。

透過以標籤為依據的資料遺失防護規則禁止對外共用和傳送資料

規則可設為僅適用於具有特定標籤或欄位的項目或郵件。舉例來說，您可以建立資料遺失防護規則，用於掃描文件或郵件中的信用卡號和身分證字號。若偵測到相符內容，系統便會套用「機密程度」之類標籤、將欄位值設為「機密」，並禁止對外共用和傳送。

資料保護規則可使用含有標記欄位或「選項清單」欄位的標籤，但不支援其他欄位類型。

如要設定資料遺失防護規則，請參閱「建立雲端硬碟資料遺失防護規則和自訂內容偵測工具」或「防止電子郵件和附件中的資料外洩」，執行相應步驟。提示：設定資料遺失防護規則時，您可以將雲端硬碟檔案和 Gmail 郵件納入適用範圍，並針對每個應用程式指定偵測到標籤時要採取的動作。

使用 Google 保管箱依標籤保留雲端硬碟檔案

您可以設定資料保留規則，讓系統根據雲端硬碟標籤和任何欄位值，防止或要求刪除特定項目。如需瞭解詳情及示例，請參閱「使用保管箱保留雲端硬碟檔案」。

後續步驟

現在您已設定可供貴機構使用的標籤，接下來請進行以下步驟：

1. 向使用者說明如何套用雲端硬碟分類標籤及使用標籤搜尋檔案。
2. 向使用者說明如何套用 Gmail 分類標籤。
3. 瞭解如何編輯、停用、刪除及監控標籤。