Edita y supervisa las etiquetas de clasificación de tu organización

Ediciones compatibles con esta función: Frontline Starter, Frontline Standard y Frontline Plus; Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Standard y Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. Comparar tu edición

Nota: Para editar las etiquetas de Drive aplicadas a tus archivos, consulta este artículo. Para editar las etiquetas de clasificación de Gmail que se aplican a tus mensajes, ve aquí.

Como administrador, puedes revisar, editar y borrar las etiquetas de clasificación de Drive y Gmail que usa tu organización. Ten cuidado al cambiar una etiqueta publicada. Los cambios afectan a todos los archivos y mensajes a los que se aplica la etiqueta.

En esta página, encontrarás lo siguiente:

Revisa todas las etiquetas de clasificación de tu organización

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Seguridady luegoControl de acceso y datosy luegoAdministrador de etiquetas.

    Es necesario tener privilegios de administrador para administrar etiquetas de clasificación.

  2. (Opcional) Para filtrar la lista, haz clic en Buscar nombre de etiqueta y, luego, ingresa el texto de búsqueda.

Cómo editar una etiqueta de clasificación

Como administrador, puedes cambiar el nombre, los nombres de los campos o las opciones de una etiqueta. Los cambios se propagan a todos los lugares donde se aplica la etiqueta. No puedes cambiar el tipo de campo ni la opción de selección múltiple. Tampoco puedes editar una etiqueta que se use en una regla de clasificación de datos, una regla de prevención de pérdida de datos (DLP) o una regla de retención de Vault.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Seguridady luegoControl de acceso y datosy luegoAdministrador de etiquetas.

    Es necesario tener privilegios de administrador para administrar etiquetas de clasificación.

  2. Haz clic en la etiqueta que deseas editar.
  3. Edita la etiqueta. Además de cambiar el nombre de los campos y las opciones, puedes inhabilitarlos y borrarlos:
    • Para cambiar las apps en las que se usa la etiqueta, marca o desmarca la casilla junto a la app.
    • Para cambiar el nombre de los campos o las opciones, haz clic en el nombre del campo o expande la opción y, luego, haz clic en el nombre de la opción. Si una regla usa la etiqueta o el campo, verás un nombre bloqueado junto a él y no podrás editarlo.
    • Para inhabilitar un campo: Busca el campo y, luego, haz clic en Más y luegoInhabilitar. Nota: Cuando se inhabilita un campo, los usuarios ya no pueden aplicarle valores. Sin embargo, seguirá apareciendo donde ya tenga valores aplicados y en los resultados de la búsqueda.
    • Para borrar un campo: Primero inhabilítalo y publícalo. Luego, haz clic en Más y luegoBorrar. En los archivos en los que se aplicó el campo, este se quita.
    • Para inhabilitar una opción de campo, haz lo siguiente:
      1. Haz clic en el campo para expandirlo.
      2. En la opción de campo que deseas inhabilitar, haz clic en Más y elige cómo inhabilitarla:
        • Para mantener la opción visible, pero impedir que los usuarios la elijan, haz clic en Mostrar y no permitir la selección.
        • Para ocultar la opción por completo, haz clic en Ocultar y, luego, inhabilitar.
    • Para borrar una opción de campo: Primero inhabilítala y publícala. Luego, haz clic en Más y luegoBorrar. En el caso de los archivos con etiquetas en los que se aplicó la opción de borrado, el campo no se establece.
  4. Haz clic en Publicar cambios.

Desbloquea una etiqueta de clasificación para editarla

Las etiquetas se bloquean para la edición destructiva (inhabilitar o borrar campos, opciones de campos o las etiquetas en sí) cuando se usan en una regla de DLP, clasificación de datos o retención. Para desbloquear una etiqueta, debes quitarla de todas las reglas. En el caso de las reglas de DLP, la etiqueta no se puede usar como condición ni como acción.

Cómo inhabilitar una etiqueta de clasificación

Inhabilita una etiqueta cuando ya no quieras que los usuarios la apliquen, pero quieras conservarla donde ya se aplicó y en los resultados de la búsqueda. En los siguientes pasos, se inhabilita una etiqueta para todas las apps. Para saber cómo inhabilitar una etiqueta solo para ciertas apps, consulta Cómo habilitar o inhabilitar una etiqueta de clasificación.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Seguridady luegoControl de acceso y datosy luegoAdministrador de etiquetas.

    Es necesario tener privilegios de administrador para administrar etiquetas de clasificación.

  2. En la etiqueta que deseas inhabilitar, haz clic en Más y luegoInhabilitar. No puedes inhabilitar una etiqueta si no se publicó o si se usa en una regla de clasificación de datos, una regla de prevención de pérdida de datos (DLP) o una regla de retención de Vault.
  3. Haz clic en Inhabilitar y mostrar para confirmar que quieres inhabilitar la etiqueta.

Para volver a habilitar una etiqueta, búscala en el administrador de etiquetas y haz clic en Más y luegoHabilitar.

Cómo borrar una etiqueta de clasificación

Borra una etiqueta cuando quieras que se borren de forma permanente todas las instancias en las que se aplicó esa etiqueta, incluidos los valores de campo que ingresaron los usuarios, y que se quiten de los archivos o mensajes.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Seguridady luegoControl de acceso y datosy luegoAdministrador de etiquetas.

    Es necesario tener privilegios de administrador para administrar etiquetas de clasificación.

  2. Si el estado de la etiqueta es Publicada, primero inhabilítala:
    1. En la etiqueta que deseas inhabilitar, haz clic en Más y luegoInhabilitar.
    2. Confirma que quieres inhabilitar la etiqueta.
  3. En la etiqueta que deseas borrar, haz clic en Más y luegoBorrar. No puedes borrar una etiqueta si se usa en una regla de clasificación de datos, una regla de prevención de pérdida de datos (DLP) o una regla de retención de Vault.
  4. Para confirmar que deseas borrar la etiqueta, haz clic en Borrar definitivamente.

Audita la actividad de las etiquetas de clasificación en Drive

Cuando un usuario o una regla aplica o actualiza una etiqueta en un archivo, esa actividad se registra en los registros de auditoría del administrador. La entrada de registro incluye los valores de etiqueta anteriores y nuevos, y qué usuario o sistema realizó el cambio.

Los registros de auditoría de administrador para otros eventos de archivos no informan las etiquetas de archivos.

Obtén más información para revisar los eventos de registro de administrador y los registros de informes y BigQuery.

Audita la actividad de las etiquetas de clasificación en Gmail

Como administrador, puedes auditar los mensajes de Gmail con etiquetas de clasificación aplicadas que enviaron personas de tu organización. Para auditar los mensajes de Gmail con etiquetas de clasificación, puedes hacer lo siguiente:

  • Exporta registros de Gmail a BigQuery
  • Cómo exportar datos de Gmail desde Google Vault

Exporta registros de Gmail a BigQuery

Para auditar los mensajes de Gmail con etiquetas de clasificación, puedes exportar los registros de Gmail a BigQuery. BigQuery es la plataforma de datos administrada de Google que te ayuda a analizar datos con funciones como el aprendizaje automático, la búsqueda y la inteligencia empresarial. Por ejemplo, puedes crear un informe de BigQuery sobre los eventos de registro recientes de Gmail que tienen una o más etiquetas de clasificación asociadas con los mensajes.

Obtén más información sobre los registros de informes y BigQuery, revisa el esquema (campos de metadatos) de los registros de Gmail y consulta ejemplos de consultas de Gmail.

De manera opcional, puedes usar Looker Studio para leer y compartir tus informes de BigQuery. Obtén más información sobre Looker Studio.

Cómo exportar datos de Gmail desde Google Vault

Puedes exportar datos de Gmail desde Vault, incluida la información sobre las etiquetas de clasificación aplicadas a los mensajes, a un archivo XML. Crea un asunto nuevo de Vault y, luego, busca y exporta datos de Gmail. Para obtener detalles sobre el contenido de la exportación, visita la sección Exportaciones de Gmail en la página Exportaciones de Vault.

Para encontrar mensajes de Gmail con etiquetas de clasificación en Vault, en la página de búsqueda de Vault, haz lo siguiente:

  • En el campo Servicio, ingresa Gmail.
  • En el campo Términos, ingresa has:classification-label.

Completa los otros campos de búsqueda según los mensajes que quieras encontrar.

Para obtener más información y conocer los pasos detallados, consulta Comienza a usar la búsqueda y la exportación de Vault.