फ़ाइल एक्सपोज़र की रिपोर्ट

यह सुविधा इन वर्शन में उपलब्ध है: Frontline Plus, Enterprise Plus, Education Standard, Education Plus, और Enterprise Essentials Plus. अपने वर्शन की तुलना करें

सिक्योरिटी डैशबोर्ड में मौजूद फ़ाइल एक्सपोज़र की रिपोर्ट से, यह पता चलता है कि फ़ाइल शेयर करने से आपके डोमेन का डेटा कैसे एक्सपोज़ हो सकता है. फ़ाइल एक्सपोज़र की रिपोर्ट में यह जानकारी दिखती है:

• समय के साथ फ़ाइल शेयर करने के अलग-अलग तरीके (इसमें इंटरनल शेयर भी शामिल हैं)
• शेयर की गई किन फ़ाइलों को अक्सर देखा जाता है
• संगठन से बाहर के किन डोमेन के साथ अक्सर फ़ाइलें शेयर की जाती हैं
• कौनसे डीएलपी नियम बार-बार ट्रिगर हुए हैं

ध्यान दें: सिक्योरिटी डैशबोर्ड में, फ़ाइल एक्सपोज़र के डेटा की खास जानकारी भी शामिल होती है. ज़्यादा जानकारी के लिए, सुरक्षा डैशबोर्ड देखें.

फ़ाइल एक्सपोज़र की रिपोर्ट देखना

1. Google Admin console में, मेन्यू सुरक्षा सुरक्षा केंद्र डैशबोर्ड पर जाएं.

   डैशबोर्ड पर जाएं

   इसके लिए, आपके पास सुरक्षा केंद्र के एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

2. डोमेन के बाहर फ़ाइल शेयर करना कैसा दिखता है? नाम वाले पैनल पर जाएं पैनल के सबसे नीचे दाएं कोने में, रिपोर्ट देखें पर क्लिक करें.

इवेंट शेयर करने का ग्राफ़

फ़ाइल के ऐक्सेस से जुड़ी रिपोर्ट में सबसे ऊपर, शेयर किए जाने वाले इवेंट का ग्राफ़ दिखता है. इसमें किसी समयावधि के लिए, शेयर किए जाने वाले इवेंट की संख्या दिखती है. रिपोर्ट को ज़रूरत के मुताबिक अडजस्ट करके, आज, बीते हुए कल, इस हफ़्ते, पिछले हफ़्ते, इस महीने, पिछले महीने या कुछ दिन पहले (ज़्यादा से ज़्यादा 180 दिन) का डेटा देखा जा सकता है.

इस ग्राफ़ में, शेयर करने के पांच तरीकों के आंकड़े दिखाए गए हैं:

डोमेन का कोई भी व्यक्ति	आपके डोमेन में मौजूद कोई भी व्यक्ति इस फ़ाइल को ऐक्सेस कर सकता है.
इंटरनल	उपयोगकर्ता ने फ़ाइल को सिर्फ़ आपके डोमेन के कुछ लोगों के साथ शेयर किया है. ध्यान दें: सेकंडरी डोमेन के उपयोगकर्ताओं को इंटरनल उपयोगकर्ताओं के तौर पर माना जाता है.
निजी	फ़ाइल निजी है (इसे किसी के साथ शेयर नहीं किया गया है). उपयोगकर्ता ने एक बार फ़ाइल शेयर की थी और बाद में उसे अनशेयर कर दिया था.
जिसके पास लिंक हो	आपके डोमेन में शामिल या उससे बाहर का कोई भी व्यक्ति, जिसके पास लिंक का ऐक्सेस है, वह फ़ाइल को ऐक्सेस कर सकता है.
External	फ़ाइल को आपके डोमेन से बाहर के कम से कम एक उपयोगकर्ता के साथ शेयर किया गया हो. ध्यान दें: Google Groups की मदद से, किसी फ़ाइल को बाहरी शेयर के तौर पर तब मार्क किया जाता है, जब कोई उपयोगकर्ता उस फ़ाइल को ऐसे ग्रुप के साथ शेयर करता है जो बाहरी सदस्यों को अनुमति देता है. भले ही, ग्रुप में कोई बाहरी सदस्य न हो. किसी ऐसे ग्रुप के साथ फ़ाइल शेयर करना जिसमें बाहरी शेयरिंग की अनुमति है, उसे बाहरी शेयरिंग के तौर पर गिना जाता है.

ध्यान दें:

• कुछ डोमेन के लिए, Drive का डेटा दिखने में 80 मिनट तक की देरी हो सकती है.
• लेजेंड पर क्लिक करके, ग्राफ़ में लाइनों को छिपाया जा सकता है. उदाहरण के लिए, निजी फ़ाइल शेयर करने से जुड़ा डेटा छिपाने के लिए, निजी पर क्लिक करें. यह सुविधा खास तौर पर तब काम आती है, जब एक लाइन दूसरी लाइन पर ओवरलैप हो रही हो.
• मिटाई गई फ़ाइलें, Drive में फ़ाइल के दिखने से जुड़ी रिपोर्ट में दिख सकती हैं.

किसी चुनिंदा तारीख को डेटा शेयर करने के हर तरीके के बारे में ज़्यादा जानकारी देखने के लिए, ग्राफ़ में मौजूद किसी भी डेटा पॉइंट पर क्लिक करें. सभी डोमेन या किसी खास डोमेन का डेटा देखने के लिए, डोमेन ड्रॉप-डाउन सूची का भी इस्तेमाल किया जा सकता है. डोमेन की सूची में सिर्फ़ प्राइमरी और सेकंडरी डोमेन शामिल होते हैं. इसमें अन्य डोमेन नेम और बाहरी डोमेन शामिल नहीं हैं.

ध्यान दें कि शेयर की गई ड्राइव के इवेंट, रिपोर्ट में सिर्फ़ तब शामिल होते हैं, जब सभी डोमेन का डेटा देखा जा रहा हो. ऐसा इसलिए, क्योंकि शेयर की गई ड्राइव के इवेंट किसी खास डोमेन से जुड़े नहीं होते.

मौजूदा और पुराने डेटा की तुलना करना

मौजूदा डेटा की तुलना पुराने डेटा से करने के लिए, सबसे ऊपर दाईं ओर मौजूद आंकड़ों का विश्लेषण मेन्यू में जाकर, प्रतिशतक चुनें. यह विकल्प, सभी सुरक्षा डैशबोर्ड चार्ट के लिए उपलब्ध नहीं है. आपको चार्ट पर एक ओवरले दिखेगा. इसमें पुराने डेटा के 10वें, 50वें, और 90वें पर्सेंटाइल को दिखाया जाएगा. ज़्यादातर डेटा के लिए 180 दिन और Gmail डेटा के लिए 30 दिन का डेटा इस्तेमाल किया जाएगा. इसके बाद, विश्लेषण बदलने के लिए, चार्ट के सबसे ऊपर दाईं ओर मौजूद मेन्यू का इस्तेमाल करके, ओवरले लाइन बदलें.

सबसे ज़्यादा बार देखी गई फ़ाइलें

फ़ाइल एक्सपोज़र की रिपोर्ट वाले पेज के निचले आधे हिस्से में, एक टेबल देखें. इसमें आपके डोमेन से शेयर की गई सबसे ज़्यादा देखी गई फ़ाइलों की सूची होती है. जब फ़ाइल एक्सपोज़र की रिपोर्ट खोली जाती है, तो यह टेबल डिफ़ॉल्ट रूप से दिखती है.

इस टेबल में, फ़ाइलों के नाम, सबसे ज़्यादा देखी गई फ़ाइलें, शेयर करने का तरीका, और फ़ाइलों के मालिकों के नाम दिए गए हैं. टेबल में मौजूद सभी जानकारी को एक्सपोर्ट करने के लिए, एक्सपोर्ट करें पर क्लिक करें.

डिफ़ॉल्ट रूप से, टेबल में पेज के सबसे ऊपर दी गई समयावधि का डेटा दिखता है. लाइन ग्राफ़ में किसी तारीख पर क्लिक करके, सिर्फ़ उस तारीख के लिए सबसे ज़्यादा देखी गई फ़ाइलें भी दिखाई जा सकती हैं.

टॉप डोमेन की फ़ाइलें इनके साथ शेयर की जाती हैं

फ़ाइल एक्सपोज़र की रिपोर्ट पेज के निचले आधे हिस्से में, आपको एक चार्ट दिखेगा. इसमें उन टॉप डोमेन की सूची दी गई है जिनके साथ फ़ाइलें शेयर की जाती हैं. इस चार्ट को देखने के लिए, डोमेन पर क्लिक करें.

इस चार्ट में डोमेन के नाम और उस डोमेन के साथ शेयर की गई फ़ाइलों की संख्या दी गई है. हर डोमेन के बारे में ज़्यादा जानकारी पाने के लिए, ऐसी स्प्रेडशीट एक्सपोर्ट करें जिसमें यह बताया गया हो कि उस डोमेन के साथ कौनसी फ़ाइलें शेयर की गई थीं.

स्प्रेडशीट एक्सपोर्ट करने के लिए:

1. ज़रूरी डोमेन के लिए, स्प्रेडशीट पर क्लिक करें.

2. फ़ाइल की सूची को Drive में एक्सपोर्ट करें विंडो में, EXPORT पर क्लिक करें.

   इस डोमेन के साथ शेयर की गई फ़ाइलों की स्प्रैडशीट जनरेट की जाती है और आपके मेरी डिस्क फ़ोल्डर में सेव की जाती है.

डेटा लीक होने की रोकथाम (डीएलपी) के सबसे ज़्यादा इस्तेमाल किए गए नियम

फ़ाइल के ऐक्सेस की जानकारी देने वाली रिपोर्ट के पेज के निचले हिस्से में, आपको एक चार्ट दिखेगा. इसमें आपके डोमेन में ट्रिगर हुए, डेटा लीक होने की रोकथाम (डीएलपी) से जुड़े सबसे अहम नियमों की सूची दी गई है. साथ ही, यह भी बताया गया है कि ये नियम कितनी बार ट्रिगर हुए. इस चार्ट को देखने के लिए, डीएलपी के नियम पर क्लिक करें.

डीएलपी के बारे में जानकारी एडमिन, डीएलपी के नियमों का इस्तेमाल करके उपयोगकर्ताओं को कंपनी के डोमेन से बाहर, Google Drive की फ़ाइलों में मौजूद संवेदनशील कॉन्टेंट शेयर करने से रोक सकते हैं. डीएलपी, Drive में मौजूद फ़ाइलों को संवेदनशील कॉन्टेंट के लिए स्कैन करता है. साथ ही, संवेदनशील कॉन्टेंट का पता चलने पर, नीति के आधार पर कार्रवाइयां ट्रिगर की जा सकती हैं. उपलब्ध कार्रवाइयों में ये शामिल हैं: सुपर एडमिन को ईमेल भेजना, संवेदनशील कॉन्टेंट वाली फ़ाइल बनाने, उसमें बदलाव करने या उसे अपलोड करने वाले उपयोगकर्ता को ईमेल भेजना या संवेदनशील कॉन्टेंट वाली किसी भी फ़ाइल को शेयर करने से रोकना.

Google Sites की फ़ाइलों के बारे में जानकारी

• Google Sites की फ़ाइल दो स्थितियों में होती है: ड्राफ़्ट वर्शन और पब्लिश किया गया वर्शन. फ़ाइल एक्सपोज़र रिपोर्ट में, ड्राफ़्ट वर्शन के व्यू कैप्चर किए जाते हैं. हालांकि, इसमें पब्लिश किए गए वर्शन के व्यू नहीं कैप्चर किए जाते हैं.
• अगर आपने अपने डोमेन से बाहर के किसी उपयोगकर्ता के साथ Google Sites की कोई फ़ाइल शेयर की है और उसके लिए पब्लिश किया गया कॉन्टेंट देख सकता है सेटिंग का इस्तेमाल किया है, तो फ़ाइल एक्सपोज़र रिपोर्ट में फ़ाइल की विज़िबिलिटी को बाहरी के तौर पर रिकॉर्ड किया जाता है. भले ही, वह फ़ाइल अब तक पब्लिश न की गई हो और उपयोगकर्ता के पास पढ़ने के लिए कुछ भी न हो.