Với vai trò quản trị viên, bạn có thể dùng công cụ điều tra để thực hiện các thao tác hàng loạt dẫn đến việc xoá hoặc sửa đổi một lượng lớn dữ liệu của tổ chức. Ví dụ: bạn có thể sử dụng công cụ điều tra để tạm ngưng hoặc xoá nhiều người dùng. Để ngăn chặn việc sử dụng công cụ này một cách vô tình hoặc có ý đồ xấu, quản trị viên cấp cao trong tổ chức của bạn có thể thiết lập công cụ điều tra để yêu cầu người đánh giá phê duyệt các hành động hàng loạt.
Lựa chọn này được định cấu hình làm chế độ cài đặt chung cho tất cả quản trị viên đang sử dụng công cụ điều tra. Khi chế độ cài đặt này được bật và một quản trị viên thực hiện thao tác trên hơn 300 mục (ví dụ: hơn 300 người dùng hoặc thư email), quản trị viên đó sẽ cần chỉ định một quản trị viên thứ hai để xác nhận thao tác.
Bật chế độ cài đặt Cần có người đánh giá
Bạn phải đăng nhập với vai trò là quản trị viên cấp cao để thực hiện thao tác này.Cách yêu cầu người đánh giá cho các thao tác hàng loạt trong công cụ điều tra:
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn
Bảo mậtTrung tâm bảo mậtCông cụ điều tra.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên đối với Trung tâm bảo mật.
- Trên trang Điều tra, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng ở bên phải màn hình.
- Cửa sổ Investigation settings (Chế độ cài đặt điều tra) sẽ xuất hiện.
- Bật chế độ cài đặt Cần có người đánh giá. Để xem chế độ cài đặt này, bạn phải đăng nhập với vai trò là quản trị viên cấp cao.
- Nhấp vào ÁP DỤNG.
Lưu ý: Để xem danh sách các chế độ cài đặt bổ sung cho công cụ điều tra, hãy xem bài viết Định cấu hình chế độ cài đặt cho hoạt động điều tra.
Chọn người đánh giá
Khi bạn bật chế độ cài đặt Yêu cầu người đánh giá, tất cả quản trị viên có quyền truy cập vào công cụ điều tra phải chọn ít nhất một người đánh giá trước khi thực hiện hành động đối với hơn 300 mục (ví dụ: hơn 300 người dùng hoặc 300 thư).
Người đánh giá phải có các đặc quyền cụ thể để thực hiện hành động đối với dữ liệu liên quan đến hành động hàng loạt, chẳng hạn như Drive, Gmail hoặc thiết bị di động. Nếu người xem xét không phê duyệt hành động trong vòng 72 giờ, thì hành động đó sẽ hết hạn.
Cách chọn người đánh giá cho một thao tác hàng loạt:
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn
Bảo mậtTrung tâm bảo mậtCông cụ điều tra.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên đối với Trung tâm bảo mật.
- Chạy một cụm từ tìm kiếm (xem phần Tuỳ chỉnh nội dung tìm kiếm bằng công cụ điều tra).
- Chọn các mục trong kết quả tìm kiếm (ví dụ: người dùng).
- Nhấp vào THAO TÁC.
- Chọn Khôi phục người dùng hoặc Tạm ngưng người dùng cho người dùng trong các hàng đã chọn.
- Nhập địa chỉ email của quản trị viên phụ trách đánh giá và nhập thư cho quản trị viên đó.
- Nhấp vào GỬI.
Lưu ý: Trước khi được phê duyệt, bạn có thể huỷ hành động hàng loạt bằng cách nhấp vào HUỶ ở cuối trang Điều tra.
Kiểm tra trạng thái của các thao tác hàng loạt
Khi bạn thực hiện một hành động, một thẻ sẽ xuất hiện bên dưới nội dung tìm kiếm hiện tại của bạn, cho biết trạng thái của hành động đó. Ví dụ: thông báo cho biết liệu hành động đó vẫn đang chờ phê duyệt hay đã hoàn tất hoặc đã hết hạn.
Bạn cũng có thể kiểm tra trạng thái của các tác vụ lớn trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google để xem các tác vụ đó vẫn đang thực hiện hay đã hoàn tất. Ví dụ: nếu một trong các hành động hàng loạt trong công cụ điều tra mất nhiều thời gian để hoàn tất, bạn có thể rời khỏi Bảng điều khiển dành cho quản trị viên rồi quay lại sau để kiểm tra trạng thái của hành động đó.
Ở trên cùng của Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy nhấp vào Tasks (Việc cần làm)
để xem trạng thái của các việc cần làm có quy mô lớn.
Trong cửa sổ tác vụ, bạn cũng có thể nhấp vào Xem chi tiết để xem tổng số về thao tác hàng loạt: Tổng số lần thử, Số lần thành công và Số lần thất bại. Nhấp vào Xem kết quả để xem kết quả trong công cụ điều tra và biết thêm thông tin chi tiết về các mục cụ thể. Ví dụ: kết quả có thể cho thấy một người dùng không bị tạm ngưng trong thao tác hàng loạt vì tài khoản đó đã bị tạm ngưng.
Để biết thêm thông tin chi tiết, hãy xem thêm bài viết Kiểm tra trạng thái của các tác vụ lớn.
Phê duyệt thao tác hàng loạt
Bạn có thể phê duyệt các thao tác hàng loạt nếu một quản trị viên khác chọn bạn làm người đánh giá. Bạn sẽ nhận được thông báo qua email có thông tin chi tiết về thao tác hàng loạt và yêu cầu phê duyệt thao tác đó.
Bạn phải phê duyệt hành động trong vòng 72 giờ kể từ khi nhận được thông báo qua email, nếu không hành động sẽ hết hạn.
Cách phê duyệt thao tác hàng loạt:
- Trong thông báo qua email, hãy nhấp vào XEM để đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google.
- Nhập tên người dùng và mật khẩu cho tài khoản quản trị của bạn để xác minh danh tính. Sau đó, bạn sẽ được chuyển đến công cụ điều tra trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google.
- Nhấp vào PHÊ DUYỆT (bạn cũng có thể từ chối hành động này).
Huỷ thao tác hàng loạt
Bạn có thể huỷ một thao tác hàng loạt trước khi thao tác đó được người đánh giá phê duyệt. Ở cuối trang Điều tra, hãy nhấp vào HUỶ. Việc huỷ các hành động trong công cụ điều tra sẽ dẫn đến kết quả một phần nếu người đánh giá đã phê duyệt hành động hàng loạt và hành động đó đang diễn ra.