Proprio come personalizzi Google Workspace per gestire la posta in arrivo, alcuni destinatari esterni configurano il loro sistema email in base alle proprie esigenze. Di conseguenza, potresti riscontrare problemi con le email che invii a questi destinatari.
Problemi comuni e azioni consigliate
Un'email impiega più di un'ora per arrivare nella posta in arrivo di qualcuno
- Se l'email è stata inviata meno di 30 giorni fa, puoi utilizzare la Ricerca nei log email per tracciare il transito del messaggio al sistema email del destinatario.
- Un altro metodo per individuare ritardi nel recapito delle email consiste nel richiedere una copia dell'intestazione del messaggio ricevuto e incollarla nello strumento di analisi delle intestazioni. Indica se l'email è stata ritardata durante il transito o dopo che il server di posta del destinatario ha accettato il messaggio per la consegna.
Il server di posta del destinatario ha rifiutato la connessione di Google
Se il server di un destinatario rifiuta un messaggio inviato dall'esterno trasmesso da un server Google, quest'ultimo invierà un rapporto di mancato recapito. Questo messaggio è spesso denominato "avviso di mancato recapitato" Viene visualizzato nella Posta in arrivo dell'utente e indica che il messaggio è stato restituito.
Il messaggio di mancato recapito di solito include la risposta SMTP del server del destinatario e offre utili indicazioni sul motivo per cui il messaggio è stato rifiutato dal server.
- Contatta il destinatario per informarlo del problema e suggerisci di aggiungere il tuo dominio o indirizzo email alla sua lista consentita.
- Se hai ancora hai bisogno di aiuto, contatta l'assistenza.
Il sistema del destinatario ha contrassegnato le email inviate come spam
Configura i record SPF, DKIM e DMARC per il tuo dominio. In questo modo, i destinatari possono verificare l'autenticità e l'origine dei messaggi che ricevono da te.
Best practice per l'invio di email
Per ridurre il rischio che si verifichino i problemi riportati sopra, consigliamo agli amministratori di adottare le best practice illustrate di seguito.
Segui le nostre linee guida per i mittenti di email
Se invii regolarmente sondaggi, volantini o altre comunicazioni collettive utilizzando Google Workspace o un sistema email di terze parti, segui i requisiti e i consigli riportati nelle linee guida per i mittenti di email. Il rispetto di queste linee guida riduce il rischio che i sistemi di posta dei destinatari contrassegnino i tuoi messaggi come spam o blocchino il tuo dominio.
Indirizzare le email provenienti da altri sistemi tramite Google Workspace
Puoi utilizzare l'inoltro SMTP nei seguenti casi:
- Se hai configurato uno scanner, una stampante o un'applicazione web in modo da inviare email (ad esempio, se utilizzi sistemi di scansione su email)
- Se utilizzi un sistema non Google con funzionalità email (ad esempio un sistema CRM, di gestione delle richieste di assistenza o di marketing automation) per eseguire la scansione antispam dei messaggi in uscita.
Poiché le email non Google inviate tramite inoltro SMTP risultano inviate dal tuo dominio Google Workspace, l'utilizzo di questa funzionalità comporta l'autenticazione delle email in questione.
Chiedere al destinatario di inserire il dominio nella propria lista consentita
Una lista consentita di utenti è un elenco di mittenti approvati. Sebbene sia a discrezione del destinatario, l'aggiunta di un dominio a una lista consentita elimina in gran parte il rischio che le email future non vengano recapitate. Puoi fare lo stesso per i tuoi destinatari, aggiungendo i loro domini al filtro antispam.