I destinatari esterni al dominio possono configurare il loro sistema email in base alle proprie esigenze, in modo analogo a come personalizzi Google Workspace per gestire la posta in arrivo. Di conseguenza, potrebbero verificarsi problemi con le email che invii a questi destinatari.
Problemi comuni e comportamento consigliato
È necessaria più di un'ora affinché un'email venga recapitata nella posta in arrivo di un destinatario
- Se l'email è stata inviata da meno di 30 giorni, puoi utilizzare Ricerca nel log email per verificare il percorso seguito dal tuo messaggio durante il recapito al sistema email del destinatario.
- Un altro metodo per individuare ritardi nel recapito delle email consiste nel richiedere una copia dell'intestazione del messaggio ricevuto e incollarla nello strumento di analisi delle intestazioni. Lo strumento mostra se l'email è stato ritardato durante il trasferimento oppure dopo essere stato accettato dal server di posta del destinatario per il recapito.
Il server di posta del destinatario ha rifiutato la connessione di Google
Se il server di un destinatario rifiuta un messaggio inviato dall'esterno trasmesso da un server Google, quest'ultimo invierà un rapporto di mancato recapito. Questo messaggio è spesso denominato "avviso di mancato recapitato" e viene inserito nella posta in arrivo dell'utente, informandolo che il messaggio non è stato recapitato.
Il messaggio di mancato recapito di solito include la risposta SMTP del server del destinatario e offre utili indicazioni sul motivo per cui il messaggio è stato rifiutato dal server.
- Contatta il destinatario per informarlo del problema e proponigli di inserire il tuo dominio o il tuo indirizzo email nella sua lista consentita.
- Se hai ancora hai bisogno di aiuto, contatta l'assistenza.
Il sistema del destinatario ha contrassegnato l'email inviata come spam
Configura i record SPF, DKIM e DMARC per il tuo dominio. In questo modo, i destinatari possono verificare l'autenticità e l'origine dei messaggi che ricevono da te.
Best practice per l'invio di email
Per ridurre il rischio di riscontrare alcuni dei problemi sopra menzionati, gli amministratori devono mettere in pratica le seguenti procedure.
Seguire le linee guida per i mittenti di email
Se invii regolarmente sondaggi, volantini o altre comunicazioni di massa utilizzando Google Workspace o un sistema email di terze parti, segui i requisiti e i consigli indicati nelle linee guida per i mittenti di email. Seguendo queste linee guida, riduci il rischio che i sistemi email dei destinatari contrassegnino i tuoi messaggi come spam o blocchino il tuo dominio.
Indirizzare le email provenienti da altri sistemi tramite Google Workspace
Puoi utilizzare l'inoltro SMTP nei seguenti casi:
- Se hai configurato uno scanner, una stampante o un'applicazione web in modo da inviare email (ad esempio, se utilizzi sistemi di scansione su email)
- Se utilizzi un sistema non Google con funzionalità email (ad esempio un sistema CRM, di gestione delle richieste di assistenza o di marketing automation) per eseguire la scansione antispam dei messaggi in uscita.
Poiché le email non Google inviate tramite inoltro SMTP risultano inviate dal tuo dominio Google Workspace, l'utilizzo di questa funzionalità comporta l'autenticazione delle email in questione.
Chiedere al destinatario di inserire il dominio nella propria lista consentita
Una lista consentita di utenti è un elenco di mittenti approvati. A discrezione del destinatario, l'inserimento di un dominio in una lista consentita elimina in larga misura il rischio che altre email non vengano recapitate in futuro. Puoi fare lo stesso per i tuoi destinatari, aggiungendo i loro domini al filtro antispam.