আপনার বিশ্বব্যাপী ঠিকানা তালিকা পরিচালনা করুন

যখন আপনি Google Workspace Sync for Microsoft Outlook (GWSMO) চালু করেন, তখন Google Workspace-এ থাকা আপনার প্রতিষ্ঠানের গ্লোবাল অ্যাড্রেস লিস্ট (GAL) স্বয়ংক্রিয়ভাবে Outlook-এর প্রতিটি GWSMO ব্যবহারকারীর জন্য উপলব্ধ হয়ে যায়।

GAL হলো আপনার গুগল ওয়ার্কস্পেস ডোমেনের জন্য নির্ধারিত সমস্ত ব্যবহারকারী, গ্রুপ, শেয়ার করা পরিচিতি এবং রিসোর্সের একটি শেয়ার করা ও অনুসন্ধানযোগ্য ডিরেক্টরি। এই একই গ্লোবাল পরিচিতিগুলো ওয়েবে জিমেইল ইন্টারফেস থেকেও পাওয়া যায়।

ডিফল্টরূপে, গ্লোবাল অ্যাড্রেসগুলো আপনার প্রতিষ্ঠানের সকলের সাথে শেয়ার করা থাকে। এর মধ্যে প্রত্যেক ব্যবহারকারীর প্রাথমিক ইমেল অ্যাড্রেস এবং যেকোনো ইমেল অ্যালিয়াস বা ডাকনাম অন্তর্ভুক্ত থাকে। এগুলোর নামের ফরম্যাট (যেমন, পদবি, প্রথম নাম অথবা প্রথম নাম, পদবি) আপনার জিমেইলের নামের ফরম্যাট সেটিংস অনুসরণ করে।

আপনি যদি গুগল ওয়ার্কস্পেসে GAL পরিবর্তন করেন, তাহলে প্রতিটি ব্যবহারকারীর তালিকা Outlook-এও আপডেট হয়ে যায়। GWSMO ইনস্টল করার পর Outlook-এ আপডেটগুলি উপলব্ধ হতে বা ব্যবহারকারীদের GAL দেখতে ২৪ ঘণ্টা পর্যন্ত সময় লাগতে পারে।

আউটলুক ব্যবহারকারীদের জন্য কী কী উপলব্ধ এবং কী কী অনুপলব্ধ?

Outlook-এ GWSMO ব্যবহারকারীরা যা করতে পারেন:

• আপনার প্রতিষ্ঠানের সকল গুগল ওয়ার্কস্পেস ব্যবহারকারী, গ্রুপ, শেয়ার করা পরিচিতি এবং রিসোর্সের জন্য GAL দেখুন। বিস্তারিত জানতে, নিচে সমর্থিত ফিল্ডগুলোতে যান।
• আউটলুক অ্যাড্রেস বুকে ব্যবহারকারী, গ্রুপ এবং রিসোর্স অ্যাড্রেস দিয়ে কন্ট্যাক্ট অনুসন্ধান করুন। অ্যাড্রেস বুকে কোনো ঠিকানার প্রথম কয়েকটি অক্ষর টাইপ করলে, সেই এন্ট্রির সাথে মিলে যাওয়া শীর্ষস্থানীয় নামগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূরণ হয়ে যায়।
• অন্যান্য ব্যবহারকারী এবং কনফারেন্স রুমের মতো রিসোর্সগুলোর ফ্রি/বিজি তথ্য খুঁজুন। আপনি আপনার প্রতিষ্ঠানের সেইসব ব্যক্তিদের ফ্রি/বিজি তথ্যও অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন যারা এখনও Microsoft Exchange ব্যবহার করছেন। বিস্তারিত জানতে, Exchange ব্যবহারকারীদের জন্য ফ্রি/বিজি তথ্য সেট আপ করুন -এ যান।

Outlook-এ GWSMO ব্যবহারকারীরা এমন Exchange ডেটা দেখতে পারেন না যা Google Workspace-এ প্রতিলিপি করা হয়নি।

GAL পরিচালনা করুন

ডিরেক্টরি প্রশাসক হিসেবে, আপনি গুগল কন্টাক্টস এবং অন্যান্য গুগল পরিষেবাগুলিতে ব্যবহারকারীর তথ্যের দৃশ্যমানতা নিয়ন্ত্রণ করতে GAL পরিচালনা করতে পারেন। যদি আপনার ডোমেনের ব্যবহারকারীরা Outlook বা Gmail-এ কোনো গ্লোবাল অ্যাড্রেস অ্যাক্সেস করতে না পারেন, তাহলে গুগল অ্যাডমিন কনসোলে কন্টাক্ট শেয়ারিং চালু আছে কিনা তা যাচাই করুন।

যোগাযোগ শেয়ারিং সেটিংস পরিবর্তন করতে, আপনাকে একজন সুপার অ্যাডমিন বা সার্ভিসেস অ্যাডমিন হতে হবে, অথবা একটি কাস্টম রোলে ডিরেক্টরি সেটিংস সার্ভিসেস প্রিভিলেজ থাকতে হবে। বিস্তারিত জানতে, ‘একজন ব্যবহারকারীকে অ্যাডমিন বানান’ অথবা ‘কাস্টম অ্যাডমিন রোল তৈরি, সম্পাদনা এবং মুছে ফেলা’ অংশে যান।

ডিরেক্টরি চালু করুন

GWSMO ব্যবহারকারীদের কাছে GAL উপলব্ধ করা নিশ্চিত করতে, আপনাকে আপনার Google Admin কনসোলে আপনার সংস্থার ডিরেক্টরি চালু করতে হবে এবং কন্টাক্ট শেয়ারিং সেটিংস সেট করতে হবে। বিস্তারিত জানতে, 'ডিরেক্টরি চালু করুন এবং শেয়ারিং অপশন সেট করুন ' অংশে যান।

ডিরেক্টরি বন্ধ করুন

আপনি যদি ব্যবহারকারীদের GAL-এ অ্যাক্সেস দিতে না চান, তাহলে আপনি পুরো প্রতিষ্ঠানের জন্য অথবা শুধু কোনো একজন ব্যবহারকারীর জন্য এই ফিচারটি বন্ধ করে দিতে পারেন:

• আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য কন্টাক্ট শেয়ারিং বন্ধ করতে এবং ব্যবহারকারীদের কাছ থেকে সমস্ত গ্লোবাল অ্যাড্রেস লুকাতে, 'টার্ন অফ দ্য ডিরেক্টরি'- তে যান।
• কোনো নির্দিষ্ট ব্যবহারকারীর জন্য কন্টাক্ট শেয়ারিং বন্ধ করতে, সেই ব্যবহারকারীর কম্পিউটারে একটি রেজিস্ট্রি কী যোগ করুন। 'Turn off the Global Address List for a user'- এ যান।

দ্রষ্টব্য : প্রথমবার ডিরেক্টরি সেট আপ করার সময় বা সমস্যা সমাধানের জন্য আপনাকে ডিরেক্টরিটি বন্ধ করার প্রয়োজন হতে পারে।

অতিরিক্ত ডিরেক্টরি সেটিংস

এখানে আরও কয়েকটি ডিরেক্টরি সেটিংস রয়েছে যা আপনি খতিয়ে দেখতে পারেন:

• আপনার প্রতিষ্ঠানের কর্মীরা ইমেল ঠিকানা কীভাবে দেখবেন তা নির্ধারণ করুন: ডিরেক্টরিতে কোন ইমেল ঠিকানাগুলো দেখানো হবে তা সেট করুন।
• আপনার প্রতিষ্ঠানে কোন ব্যবহারকারীরা অন্য ব্যবহারকারীদের কাছে দৃশ্যমান হবে তা নির্ধারণ করুন: ব্যবহারকারীরা ডিরেক্টরিতে কাকে খুঁজে পাবে তা নিয়ন্ত্রণ করুন।
• আপনার প্রতিষ্ঠানের ডিরেক্টরি থেকে প্রোফাইল লুকান: ডিরেক্টরি থেকে একজন ব্যবহারকারীকে লুকান

বিশ্বব্যাপী ঠিকানা ক্ষেত্র

গুগল, গুগল ওয়ার্কস্পেস এবং সংশ্লিষ্ট চিহ্ন ও লোগোসমূহ হলো গুগল এলএলসি-এর ট্রেডমার্ক। অন্য সকল কোম্পানি ও পণ্যের নাম তাদের সংশ্লিষ্ট কোম্পানিগুলোর ট্রেডমার্ক।