Cuando activas la Sincronización de Google Workspace para Microsoft Outlook (GWSMO), la lista de direcciones global (GAL) de tu organización en Google Workspace pasa a estar disponible automáticamente para cada usuario de GWSMO en Outlook.
La GAL es un directorio compartido en el que se pueden realizar búsquedas de todos los usuarios, grupos, contactos compartidos y recursos definidos para tu dominio de Google Workspace. Estos mismos contactos globales están disponibles en la interfaz de Gmail en la Web.
De forma predeterminada, las direcciones globales se comparten con todos los miembros de tu organización. Incluyen la dirección de correo electrónico principal de cada usuario y cualquier alias de correo electrónico o sobrenombre. El formato de sus nombres (por ejemplo, Apellido, Nombre o Nombre, Apellido) sigue la configuración del formato de nombre de Gmail.
Si modificas la GAL en Google Workspace, la lista de cada usuario también se actualizará en Outlook. Las actualizaciones pueden tardar hasta 24 horas en estar disponibles en Outlook o en que los usuarios vean la GAL después de instalar GWSMO.
¿Qué funciones están disponibles y cuáles no para los usuarios de Outlook?
Los usuarios de GWSMO en Outlook pueden hacer lo siguiente:
- Consulta la GAL de todos los usuarios, grupos, contactos compartidos y recursos de Google Workspace de tu organización. Para obtener más información, consulta los campos admitidos que se indican a continuación.
- Busca contactos por dirección de usuario, grupo y recurso en la libreta de direcciones de Outlook. Si ingresas los primeros caracteres de una dirección en la libreta de direcciones, se autocompletarán los nombres principales que coincidan con una entrada.
- Encuentra información de disponibilidad de otros usuarios y recursos, como salas de conferencias. También puedes incluir información de disponibilidad para las personas de tu organización que aún usan Microsoft Exchange. Para obtener más información, consulta Cómo configurar la información de libre u ocupado para los usuarios de Exchange.
Los usuarios de GWSMO en Outlook no pueden ver los datos de Exchange que no se replicaron en Google Workspace.
Administra la GAL
Como administrador del Directorio, puedes administrar la GAL para controlar la visibilidad de la información de los usuarios en Contactos de Google y otros servicios de Google. Si los usuarios de tu dominio no pueden acceder a ninguna dirección global en Outlook ni en Gmail, verifica que el uso compartido de contactos esté activado en la Consola del administrador de Google.
Para modificar la configuración de uso compartido de contactos, debes ser administrador avanzado o administrador de servicios, o bien tener privilegios de servicios de configuración del directorio en un rol personalizado. Para obtener más detalles, consulta Cómo convertir a un usuario en administrador o Cómo crear, editar y borrar roles de administrador personalizados.
Activa el Directorio
Para asegurarte de que la GAL esté disponible para los usuarios de GWSMO, debes activar el Directorio de tu organización y establecer la configuración de uso compartido de contactos en la Consola del administrador de Google. Para obtener más información, consulta Cómo activar el Directorio y establecer las opciones de uso compartido.
Desactivar el Directorio
Si no quieres que los usuarios tengan acceso a la GAL, puedes desactivar la función para toda la organización o solo para un usuario específico:
- Para desactivar el uso compartido de contactos en tu organización y ocultar todas las direcciones globales de tus usuarios, consulta Cómo desactivar el Directorio.
- Para desactivar el uso compartido de contactos de un usuario específico, agrega una clave de registro a su computadora. Consulta Cómo desactivar la lista global de direcciones para un usuario.
Nota: Es posible que también debas desactivar el directorio cuando lo configures por primera vez o para solucionar problemas.
Configuración adicional del Directorio
Aquí tienes otros parámetros de configuración del Directorio que tal vez quieras explorar:
- Determina cómo las personas de tu organización ven las direcciones de correo electrónico: Define qué direcciones de correo electrónico se mostrarán en el directorio
- Establece qué usuarios son visibles para otros usuarios de tu organización: Controla a quiénes pueden encontrar los usuarios en el directorio.
- Oculta perfiles del directorio de tu organización: Oculta un usuario del directorio
Campos de dirección globales
Campos admitidos
De forma predeterminada, las direcciones globales incluyen los campos Nombre, Apellido y Dirección de correo electrónico que se definen cuando se agrega a cada usuario a tu cuenta de Google Workspace. GWSMO admite los siguientes campos durante una sincronización:
- General-Name-First
- General-Name-Initials
- General-Name-Last
- General-Name-Display
- General-Name-Email
- General-Address
- General-City
- General-State
- General-Zip code
- General-Country/Region
- General-Title
- General-Company
- General-Department
- Oficina general
- General-Assistant
- General-Phone
- Phone/Notes-Phone Numbers-Business
- Phone/Notes-Phone Numbers-Business2
- Teléfono/Notas-Números de teléfono-Fax
- Teléfono/Notas-Números de teléfono-Asistente
- Teléfono/Notas-Números de teléfono-Casa
- Phone/Notes-Phone Numbers-Home2
- Teléfono/Notas-Números de teléfono-Celular
- Teléfono/Notas-Números de teléfono-Buscapersonas
- Phone/Notes-Notes
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