Cuando activas la Sincronización de Google Workspace para Microsoft Outlook (GWSMO), la lista global de direcciones (GAL) de tu organización en Google Workspace se pone a disposición de cada usuario de GWSMO en Outlook automáticamente.
La GAL es un directorio compartido en el que se pueden realizar búsquedas de todos los usuarios, grupos, contactos compartidos y recursos definidos para tu dominio de Google Workspace. Estos mismos contactos globales están disponibles en la interfaz de Gmail en la Web.
De forma predeterminada, las direcciones globales se comparten con todos los miembros de tu organización. Incluyen la dirección de correo electrónico principal de cada usuario y cualquier alias o sobrenombre de correo electrónico. El formato de nombre (por ejemplo, Apellido, Nombre o Nombre, Apellido) sigue la configuración de formato de nombre de Gmail.
Si modificas la GAL en Google Workspace, la lista de cada usuario también se actualiza en Outlook. Las actualizaciones pueden tardar hasta 24 horas en estar disponibles en Outlook o para que los usuarios vean la GAL después de instalar GWSMO.
¿Qué está disponible y qué no para los usuarios de Outlook?
Los usuarios de GWSMO en Outlook pueden hacer lo siguiente:
- Ver la GAL de todos los usuarios, grupos, contactos compartidos y recursos de Google Workspace de tu organización. Para obtener más información, consulta los campos admitidos a continuación.
- Buscar contactos por usuario, grupo y dirección de recurso en la Libreta de direcciones de Outlook. Si ingresas los primeros caracteres de una dirección en la Libreta de direcciones, se completarán automáticamente los nombres principales que coincidan con una entrada.
- Encontrar información sobre la disponibilidad de otros usuarios y recursos, como salas de reuniones. También puedes incluir información sobre la disponibilidad de las personas de tu organización que aún usan Microsoft Exchange. Para obtener más información, consulta Cómo configurar la información sobre la disponibilidad para los usuarios de Exchange.
Los usuarios de GWSMO en Outlook no pueden ver los datos de Exchange que no se replicaron en Google Workspace.
Administra la GAL
Como administrador del directorio, puedes administrar la GAL para controlar la visibilidad de la información del usuario en Contactos de Google y otros servicios de Google. Si los usuarios de tu dominio no pueden acceder a ninguna dirección global en Outlook o Gmail, verifica que el uso compartido de contactos esté activado en la Consola del administrador de Google.
Para modificar la configuración del uso compartido de contactos, debes ser administrador avanzado o administrador de servicios, o tener privilegios de servicios de configuración del directorio en un rol personalizado. Para obtener más información, consulta Cómo convertir a un usuario en administrador o Cómo crear, editar y borrar roles de administrador personalizados.
Activa el directorio
Para asegurarte de que la GAL esté disponible para los usuarios de GWSMO, debes activar el directorio de tu organización y establecer la configuración del uso compartido de contactos en la Consola del administrador de Google. Para obtener más información, consulta Cómo activar el directorio y establecer opciones de uso compartido.
Desactiva el directorio
Si no quieres que los usuarios tengan acceso a la GAL, puedes desactivar la función para toda la organización o solo para un usuario individual:
- Para desactivar el uso compartido de contactos de tu organización y ocultar todas las direcciones globales a tus usuarios, ve a Desactivar el directorio.
- Para desactivar el uso compartido de contactos de un usuario específico, agrega una clave de registro a la computadora del usuario. Ve a Desactivar la lista de direcciones global para un usuario.
Nota: Es posible que también debas desactivar el directorio cuando lo configures por primera vez o para solucionar problemas.
Configuración adicional del directorio
A continuación, se incluyen algunos parámetros de configuración adicionales del directorio que quizás quieras explorar:
- Determina cómo las personas de tu organización ven las direcciones de correo electrónico: Define qué direcciones de correo electrónico se mostrarán en el Directorio
- Establece qué usuarios son visibles para otros usuarios de tu organización: Controla a quién pueden encontrar los usuarios en el directorio
- Oculta perfiles del directorio de tu organización: Oculta un usuario del directorio
Campos de direcciones globales
Campos disponibles
De forma predeterminada, las direcciones globales incluyen los campos Nombre, Apellido y Dirección de correo electrónico definidos cuando se agrega cada usuario a tu cuenta de Google Workspace. GWSMO admite los siguientes campos durante una sincronización:
- General-Name-First
- General-Name-Initials
- General-Name-Last
- General-Name-Display
- General-Name-Email
- General-Address
- General-City
- General-State
- General-Zip code
- General-Country/Region
- General-Title
- General-Company
- General-Department
- General-Office
- General-Assistant
- General-Phone
- Phone/Notes-Phone Numbers-Business
- Phone/Notes-Phone Numbers-Business2
- Phone/Notes-Phone Numbers-Fax
- Phone/Notes-Phone Numbers-Assistant
- Phone/Notes-Phone Numbers-Home
- Phone/Notes-Phone Numbers-Home2
- Phone/Notes-Phone Numbers-Mobile
- Phone/Notes-Phone Numbers-Pager
- Phone/Notes-Notes
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