Gérer votre liste d'adresses globale

Lorsque vous activez Google Workspace Sync for Microsoft Outlook (GWSMO), la liste d'adresses globale (LAG) de votre organisation dans Google Workspace devient automatiquement disponible pour tous les utilisateurs de GWSMO dans Outlook.

La LAG est un annuaire indexé partagé dans lequel vous pouvez rechercher tous les utilisateurs, groupes, contacts partagés et ressources définis pour votre domaine Google Workspace. Ces mêmes contacts globaux sont disponibles dans l'interface Gmail sur le Web.

Par défaut, les adresses de cette liste sont partagées avec tous les utilisateurs de votre organisation. Elles comprennent l'adresse e-mail principale des utilisateurs, ainsi que leurs éventuels alias d'adresse e-mail ou pseudos. Le format du nom (par exemple, "Nom, Prénom" ou "Prénom, Nom") est conforme aux paramètres de format du nom dans Gmail.

Si vous modifiez la LAG dans Google Workspace, la liste de chaque utilisateur est également mise à jour dans Outlook. Les mises à jour peuvent prendre jusqu'à 24 heures pour être disponibles dans Outlook ou pour que les utilisateurs puissent afficher la LAG après avoir installé GWSMO.

Quelles fonctions sont disponibles ou non disponibles pour les utilisateurs Outlook ?

Les utilisateurs de GWSMO peuvent :

• afficher la LAG pour tous les utilisateurs, groupes, contacts partagés et ressources du compte Google Workspace de votre organisation ; (pour en savoir plus, consultez Champs compatibles ci-dessous) ;
• rechercher des contacts par adresse d'utilisateur, de groupe et de ressource dans le carnet d'adresses Outlook ; lorsque vous saisissez les premiers caractères d'une adresse dans le carnet d'adresses, les principaux noms correspondant à une entrée sont automatiquement complétés ;
• rechercher les informations sur la disponibilité des autres utilisateurs et ressources, comme les salles de conférence. Vous pouvez également inclure des informations de disponibilité pour les personnes de votre organisation qui utilisent encore Microsoft Exchange. Pour en savoir plus, consultez Configurez l'accès aux informations de disponibilité des utilisateurs Exchange .

Les utilisateurs de GWSMO dans Outlook ne peuvent pas afficher les données Exchange qui n'ont pas été répliquées dans Google Workspace.

Gérer la LAG

En tant qu'administrateur de l'annuaire, vous pouvez gérer la LAG pour contrôler la visibilité des informations sur les utilisateurs dans Google Contacts et d'autres services Google. Si des utilisateurs de votre domaine ne peuvent accéder à aucune adresse globale dans Outlook ou Gmail, vérifiez que le partage des contacts est bien activé dans la console d'administration Google.

Pour modifier les paramètres de partage des contacts, vous devez être un Super administrateur ou un administrateur des services, ou disposer des droits liés aux services d'annuaire dans un rôle personnalisé. Pour en savoir plus, consultez Attribuer le rôle d' administrateur à un utilisateur ou Créer, modifier et supprimer des rôles d'administrateur personnalisés.

Activer l'annuaire

Pour vous assurer que la LAG est accessible aux utilisateurs de GWSMO, vous devez activer l'annuaire de votre organisation et configurer les paramètres de partage des contacts dans la console d'administration Google. Pour en savoir plus, consultez Activer l'annuaire et définir les options de partage .

Désactiver l'annuaire

Si vous ne souhaitez pas que les utilisateurs aient accès à la LAG, vous pouvez désactiver la fonctionnalité pour l'ensemble de l'organisation ou pour un seul utilisateur :

• Pour désactiver le partage des contacts pour votre organisation et masquer toutes les adresses globales à vos utilisateurs, consultez Désactiver l'annuaire.
• Pour désactiver le partage des contacts pour un utilisateur spécifique, ajoutez une clé de registre à son ordinateur. Consultez Désactiver la liste d'adresses globale pour un utilisateur.

Remarque : Vous devrez peut-être également désactiver l'annuaire lors de sa première configuration de l'annuaire ou pour résoudre des problèmes.

Paramètres supplémentaires de l'annuaire

Voici d'autres paramètres de l'annuaire susceptibles de vous intéresser :

• Déterminer comment les membres de votre organisation affichent les adresses e-mail : Définir les adresses e-mail à afficher dans l' annuaire
• Définir les utilisateurs visibles par les autres membres de votre organisation : Contrôler les utilisateurs que les autres peuvent trouver dans l' annuaire
• Masquer les profils dans l'annuaire de votre organisation : Masquer un utilisateur dans l' annuaire

Champs d'adresses globales

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