เมื่อเปิด Google Workspace Sync for Microsoft Outlook (GWSMO) รายชื่อที่อยู่ส่วนกลาง (GAL) ขององค์กรใน Google Workspace จะพร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้ GWSMO แต่ละรายใน Outlook โดยอัตโนมัติ
GAL คือไดเรกทอรีที่แชร์และค้นหาได้ของผู้ใช้ กลุ่ม รายชื่อติดต่อที่แชร์ และทรัพยากรทั้งหมดที่กำหนดไว้ในโดเมน Google Workspace รายชื่อติดต่อส่วนกลางเดียวกันนี้จะพร้อมใช้งานจากอินเทอร์เฟซ Gmail บนเว็บ
ที่อยู่ร่วมจะแชร์กับทุกคนในองค์กรโดยค่าเริ่มต้น ซึ่งรวมถึงอีเมลหลักของแต่ละคน รวมถึงอีเมลแทนหรือชื่อเล่น รูปแบบชื่อ (เช่น นามสกุล ชื่อ หรือ ชื่อ นามสกุล) จะเป็นไปตามการตั้งค่ารูปแบบชื่อ Gmail
หากคุณแก้ไข GAL ใน Google Workspace ระบบจะอัปเดตรายชื่อของผู้ใช้แต่ละรายใน Outlook ด้วย ระบบอาจใช้เวลาถึง 24 ชั่วโมงก่อนที่การอัปเดตจะพร้อมใช้งานใน Outlook หรือก่อนที่ผู้ใช้จะดู GAL ได้หลังจากติดตั้ง GWSMO
สิ่งที่ผู้ใช้ Outlook ทำได้และทำไม่ได้
ผู้ใช้ GWSMO ใน Outlook สามารถทำสิ่งต่อไปนี้ได้
- ดู GAL สำหรับผู้ใช้ Google Workspace กลุ่ม รายชื่อติดต่อที่แชร์ และทรัพยากรทั้งหมดขององค์กร โปรดดูรายละเอียดที่ฟิลด์ที่รองรับด้านล่าง
- ค้นหารายชื่อติดต่อตามผู้ใช้ กลุ่ม และที่อยู่ทรัพยากรในสมุดที่อยู่ของ Outlook โดยการป้อนอักขระ 2-3 ตัวแรกของที่อยู่ในสมุดที่อยู่จะเติมชื่อที่ใกล้เคียงกับข้อความที่ป้อนมากที่สุดให้โดยอัตโนมัติ
- ดูข้อมูลว่าง/ไม่ว่างของผู้ใช้และทรัพยากรอื่นๆ เช่น ห้องประชุม นอกจากนี้ คุณยังระบุข้อมูลว่าง/ไม่ว่างสำหรับผู้ใช้ใน องค์กรที่ยังคงใช้ Microsoft Exchange ได้ด้วย โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อตั้งค่าข้อมูลว่าง/ไม่ว่างสำหรับผู้ใช้ Exchange
ผู้ใช้ GWSMO ใน Outlook จะดูข้อมูล Exchange ที่ยังไม่ได้จำลองแบบใน Google Workspace ไม่ได้
จัดการ GAL
ในฐานะผู้ดูแลระบบไดเรกทอรี คุณสามารถจัดการ GAL เพื่อควบคุมระดับการเข้าถึงข้อมูลผู้ใช้ใน Google Contacts และบริการอื่นๆ ของ Google ได้ หากผู้ใช้ในโดเมนของคุณเข้าถึงที่อยู่ส่วนกลางใน Outlook หรือ Gmail ไม่ได้ ให้ตรวจสอบว่าได้เปิดการแชร์รายชื่อติดต่อในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google แล้ว
หากต้องการแก้ไขการตั้งค่าการแชร์รายชื่อติดต่อ คุณต้องเป็นผู้ดูแลระบบขั้นสูงหรือผู้ดูแลระบบบริการ หรือมีสิทธิ์ของบริการการตั้งค่าไดเรกทอรีในบทบาทที่กำหนดเอง โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อกำหนดให้ผู้ใช้เป็นผู้ดูแลระบบหรือสร้าง แก้ไข และลบ บทบาทของผู้ดูแลระบบที่กำหนดเอง
เปิดไดเรกทอรี
หากต้องการให้ผู้ใช้ GWSMO เข้าถึง GAL ได้ คุณต้องเปิดไดเรกทอรีขององค์กรและตั้งค่าการแชร์รายชื่อติดต่อในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อเปิดใช้ไดเรกทอรีและตั้งค่าตัวเลือกการแชร์
ปิดไดเรกทอรี
หากไม่ต้องการให้ผู้ใช้เข้าถึง GAL คุณสามารถปิดฟีเจอร์นี้ สำหรับทั้งองค์กรหรือเฉพาะผู้ใช้แต่ละรายได้โดยทำดังนี้
- หากต้องการปิดการแชร์รายชื่อติดต่อ สำหรับองค์กรและซ่อนที่อยู่ร่วมทั้งหมดจากผู้ใช้ โปรดดูหัวข้อ ปิดไดเรกทอรี
- หากต้องการปิดการแชร์รายชื่อติดต่อสำหรับผู้ใช้รายใดรายหนึ่ง ให้เพิ่มรีจิสทรีคีย์ลงในคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้ ไปที่ปิดรายชื่อที่อยู่ร่วมให้กับผู้ใช้
หมายเหตุ: คุณอาจต้องปิดใช้ไดเรกทอรีเมื่อตั้งค่าไดเรกทอรีเป็นครั้งแรกหรือเมื่อต้องการแก้ปัญหา
การตั้งค่าไดเรกทอรีเพิ่มเติม
การตั้งค่าไดเรกทอรีอื่นๆ บางส่วนที่คุณควรลองใช้มีดังนี้
- กำหนดวิธีที่ผู้ใช้ในองค์กรดูอีเมล: กำหนดอีเมลที่จะแสดงในไดเรกทอรี
- กำหนดว่าผู้ใช้รายใดในองค์กรจะปรากฎให้ผู้ใช้รายอื่นเห็นได้: ควบคุม บุคคลที่ผู้ใช้ค้นหาได้ใน ไดเรกทอรี
- ซ่อนโปรไฟล์จากไดเรกทอรีขององค์กร: ซ่อนผู้ใช้จาก ไดเรกทอรี
ช่องที่อยู่ร่วม
ฟิลด์ที่รองรับ
โดยค่าเริ่มต้น ที่อยู่ส่วนกลางจะมีช่องชื่อ นามสกุล และอีเมลที่กำหนดไว้เมื่อเพิ่มผู้ใช้แต่ละรายลงในบัญชี Google Workspace โดยในระหว่างการซิงค์ GWSMO จะรองรับช่องต่อไปนี้
- General-Name-First
- General-Name-Initials
- General-Name-Last
- General-Name-Display
- General-Name-Email
- General-Address
- General-City
- General-State
- General-Zip code
- General-Country/Region
- General-Title
- General-Company
- General-Department
- General-Office
- General-Assistant
- General-Phone
- Phone/Notes-Phone Numbers-Business
- Phone/Notes-Phone Numbers-Business2
- Phone/Notes-Phone Numbers-Fax
- Phone/Notes-Phone Numbers-Assistant
- Phone/Notes-Phone Numbers-Home
- Phone/Notes-Phone Numbers-Home2
- Phone/Notes-Phone Numbers-Mobile
- Phone/Notes-Phone Numbers-Page
- Phone/Notes-Notes
Google, Google Workspace รวมถึงเครื่องหมายและโลโก้ที่เกี่ยวข้องเป็นเครื่องหมายการค้าของ Google LLC ชื่อบริษัทและชื่อผลิตภัณฑ์อื่นๆ ทั้งหมดเป็นเครื่องหมายการค้าของบริษัทที่เกี่ยวข้อง