כשמפעילים את Google Workspace Sync for Microsoft Outlook (GWSMO), רשימת הכתובות הגלובלית (GAL) של הארגון ב-Google Workspace הופכת אוטומטית לזמינה לכל משתמש GWSMO ב-Outlook.
רשימת הכתובות הכללית היא ספרייה משותפת שאפשר לחפש בה את כל המשתמשים, הקבוצות, אנשי הקשר המשותפים והמשאבים שהוגדרו בדומיין Google Workspace שלכם. אותם אנשי קשר גלובליים זמינים בממשק Gmail באינטרנט.
כברירת מחדל, כתובות גלובליות משותפות עם כל המשתמשים בארגון. הם כוללים את כתובת האימייל הראשית של כל משתמש וכל כינוי או שם חיבה של כתובת אימייל. פורמט השם שלהם (לדוגמה, שם משפחה, שם פרטי או שם פרטי, שם משפחה) נקבע לפי ההגדרות של פורמט השם ב-Gmail.
אם משנים את ה-GAL ב-Google Workspace, הרשימה של כל משתמש מתעדכנת גם ב-Outlook. יכולות לחלוף עד 24 שעות עד שהעדכונים יהיו זמינים ב-Outlook או עד שהמשתמשים יוכלו לראות את ה-GAL אחרי שהם יתקינו את GWSMO.
מה זמין ומה לא זמין למשתמשי Outlook?
משתמשי GWSMO ב-Outlook יכולים:
- לראות את רשימת הכתובות הכללית של כל המשתמשים, הקבוצות, אנשי הקשר המשותפים והמשאבים של הארגון ב-Google Workspace. פרטים נוספים מופיעים בקטע שדות נתמכים שבהמשך.
- לחפש אנשי קשר לפי משתמש, קבוצה וכתובת של משאב בפנקס הכתובות של Outlook. כשמזינים את התווים הראשונים של כתובת בפנקס הכתובות, השמות העליונים שתואמים לרשומה מושלמים אוטומטית.
- לראות את המצב פנוי/עסוק של משתמשים ומשאבים אחרים, כמו חדרי ישיבות. אפשר גם לראות את המצב פנוי/עסוק של אנשים בארגון שעדיין משתמשים ב-Microsoft Exchange. לפרטים, אפשר לעבור אל הגדרת המצב פנוי/עסוק למשתמשי Exchange.
משתמשי GWSMO ב-Outlook לא יכולים לראות נתונים של Exchange שלא שוכפלו ב-Google Workspace.
ניהול רשימת הכתובות הכללית
אדמינים של ספרייה יכולים לנהל את רשימת הכתובות הגלובלית כדי לקבוע את רמת החשיפה של פרטי המשתמשים ב'Google אנשי קשר' ובשירותי Google אחרים. אם למשתמשים בדומיין שלכם אין גישה לכתובות גלובליות ב-Outlook או ב-Gmail, צריך לוודא ששיתוף אנשי הקשר מופעל במסוף Google Admin.
כדי לשנות את הגדרות שיתוף אנשי הקשר, צריך להיות סופר-אדמין או אדמין שירותים, או שיהיו לכם הרשאות של שירותי הגדרות הארגון שלי בתפקיד בהתאמה אישית. לפרטים נוספים, אפשר לעבור אל הפיכת משתמש לאדמין או אל יצירה, עריכה ומחיקה של תפקידי אדמין בהתאמה אישית.
הפעלת ספריית אנשי הקשר
כדי לוודא שרשימת הכתובות הגלובלית זמינה למשתמשי GWSMO, צריך להפעיל את ספריית הארגון ולהגדיר את הגדרות שיתוף אנשי הקשר במסוף Google Admin. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא הפעלה של הספרייה והגדרת אפשרויות השיתוף.
השבתת ספריית אנשי הקשר
אם אתם לא רוצים שהמשתמשים יוכלו לגשת לרשימת הכתובות הכללית, אתם יכולים להשבית את התכונה לכל הארגון או רק למשתמשים ספציפיים:
- כדי להשבית את שיתוף אנשי הקשר בארגון ולהסתיר את כל הכתובות הגלובליות מהמשתמשים, עוברים אל השבתת הספרייה.
- כדי להשבית את שיתוף אנשי הקשר עבור משתמש ספציפי, מוסיפים מפתח רישום למחשב של המשתמש. איך משביתים את רשימת הכתובות הכללית למשתמש
הערה: יכול להיות שתצטרכו להשבית את המדריך כשמגדירים אותו בפעם הראשונה או כדי לפתור בעיות.
הגדרות נוספות של 'הארגון שלי'
אלה כמה הגדרות נוספות של הספרייה שכדאי לבדוק:
- קובעים איך אנשים בארגון רואים את כתובות האימייל: הגדרת כתובות האימייל שיוצגו בספרייה
- הגדרת המשתמשים שיוצגו למשתמשים אחרים בארגון: שליטה במשתמשים שיופיעו בספרייה
- הסתרת פרופילים בספרייה של הארגון: הסתרת משתמש מהספרייה
שדות כתובת גלובליים
שדות נתמכים
כברירת מחדל, הכתובות הגלובליות כוללות את השדות 'שם פרטי', 'שם משפחה' ו'כתובת אימייל' שמוגדרים כשמוסיפים כל משתמש לחשבון Google Workspace. GWSMO תומך בשדות הבאים במהלך סנכרון:
- כללי-שם-ראשון
- כללי-שם-ראשי תיבות
- General-Name-Last
- General-Name-Display
- כללי-שם-אימייל
- כתובת כללית
- כללי-עיר
- כללי-מדינה
- General-Zip code
- כללי – מדינה/אזור
- General-Title
- כללי-חברה
- כללי-מחלקה
- General-Office
- General-Assistant
- כללי-טלפון
- Phone/Notes-Phone Numbers-Business
- Phone/Notes-Phone Numbers-Business2
- טלפון/הערות – מספרי טלפון – פקס
- טלפון/הערות – מספרי טלפון – Assistant
- טלפון/הערות – מספרי טלפון – בית
- טלפון/הערות-מספרי טלפון-בית2
- טלפון/הערות – מספרי טלפון – נייד
- טלפון/הערות-מספרי טלפון-זימונית
- טלפון/הערות – הערות
Google, Google Workspace וסימנים וסמלי לוגו קשורים הם סימנים מסחריים של Google LLC. כל שמות החברות והמוצרים האחרים הם סימנים מסחריים של החברות שאליהן הם משויכים.