Mengelola tamu Workspace

Edisi yang didukung untuk fitur ini: Tamu Workspace di Google Chat didukung di semua SKU Business dan Enterprise. Tamu Workspace di Gmail Enkripsi sisi klien didukung di SKU Enterprise Plus dengan add-on Assured Controls. Bandingkan edisi Anda

Jika pengguna Anda hanya akan berkolaborasi dengan pengguna eksternal yang menggunakan Enkripsi Sisi Klien (CSE), lihat Memberikan akses eksternal ke konten terenkripsi sisi klien.

Apa itu tamu?

Akun tamu Workspace memungkinkan orang yang tidak memiliki akun dalam organisasi Anda—seperti kontraktor yang menggunakan sistem email lain—berkolaborasi dengan aman bersama pengguna Anda di aplikasi Google Workspace.

Cara kerja akun tamu

Saat seseorang di organisasi Anda mengirim email terenkripsi atau mengundang pengguna eksternal ke percakapan, Google Workspace akan membuat akun tamu untuknya. Tamu akan menerima undangan untuk menyiapkan akunnya. Setelah tamu menyetujui Persyaratan Layanan Google Workspace dan bahwa data apa pun yang mereka akses adalah milik organisasi Anda, mereka dapat mulai bekerja dengan pengguna Anda.

Tamu akan otomatis ditambahkan ke unit organisasi Tamu Workspace di konsol Admin Anda, tempat Anda dapat mengelola akun mereka. Anda dapat memperbarui informasi mereka, mengontrol layanan yang dapat mereka akses, menetapkan persyaratan sandi, dan menggunakan fitur keamanan lainnya. Untuk keamanan tambahan, akun tamu tidak dapat dipindahkan ke unit organisasi lain.

Apa yang dapat dilakukan tamu?

Tamu Workspace dapat melihat dan merespons email terenkripsi, bergabung ke chat, mengakses dokumen dan drive bersama, serta berpartisipasi dalam rapat sebagai tamu di organisasi Anda.

Catatan: Tamu tidak memiliki akses ke Gmail, Google Kalender, atau Gemini di Workspace. Mereka tidak dapat disertakan dalam Grup Dinamis.

Batas akun tamu

Anda akan mendapatkan 5 akun tamu gratis untuk setiap lisensi Business dan Enterprise berbayar di organisasi Anda. Misalnya, jika organisasi Anda memiliki 10 lisensi pengguna berbayar, Anda dapat memiliki 50 akun tamu.

Mengelola tamu

Untuk menyelesaikan langkah-langkah ini, Anda memerlukan hak istimewa Pengelolaan pengguna yang sesuai. Tanpa hak istimewa yang benar, Anda tidak akan melihat semua kontrol yang diperlukan untuk menyelesaikan langkah-langkah ini.

Direktori Tamu mencantumkan semua akun tamu yang dibuat di domain organisasi Anda, beserta alamat email, tanggal akses terakhir, dan statusnya. Anda dapat memfilter tamu menurut status, menelusuri pengguna tertentu, dan mengelola mereka dengan banyak cara yang sama seperti Anda dapat mengelola pengguna organisasi Anda.

Untuk membuka direktori Tamu:

1. Login dengan akun administrator ke konsol Google Admin.
2. Buka Menu Direktori Tamu
3. Untuk memfilter daftar, klik Status pengguna, pilih filter yang Anda inginkan, lalu klik Terapkan.
4. Untuk mendownload daftar tamu yang berinteraksi dengan pengguna di organisasi Anda, klik tombol Download tamu di bagian atas halaman.
   • Pilih Filter yang saat ini diterapkan atau Tidak ada filter.
   • Pilih format download Anda: Google Spreadsheet, Nilai yang dipisahkan koma (CSV), atau JSON
   • Klik Download.
5. Untuk melakukan tindakan pada akun tamu, centang kotak di samping nama satu atau beberapa tamu, lalu klik Tindakan untuk membuka drop-down opsi:
   • Pengguna email: Mengirim email ke satu atau beberapa tamu.
   • Menangguhkan pengguna: Menangguhkan akses tamu ke akunnya untuk sementara, tetapi mempertahankan data terkaitnya. Perhatikan bahwa tamu tidak dapat ditangguhkan secara massal. Pelajari lebih lanjut cara menangguhkan tamu atau memulihkan tamu yang ditangguhkan.
   • Hapus pengguna: Menghapus satu atau beberapa tamu dan semua data terkait mereka. Perhatikan bahwa pengguna Anda masih dapat mengundang tamu kembali setelah penghapusan. Pelajari lebih lanjut cara menghapus tamu atau memulihkan tamu yang baru dihapus.
   • Tambahkan ke grup: Tambahkan satu atau beberapa tamu ke grup email dalam organisasi Anda. Pelajari lebih lanjut
6. Untuk membuka halaman detail tamu, klik Nama mereka.

Melakukan perubahan di halaman detail tamu

Untuk menyelesaikan langkah-langkah ini, Anda memerlukan hak istimewa Pengelolaan pengguna yang sesuai. Tanpa hak istimewa yang benar, Anda tidak akan melihat semua kontrol yang diperlukan untuk menyelesaikan langkah-langkah ini.

Mengklik nama tamu akan mengarahkan Anda ke halaman detailnya. Badge Eksternal berwarna biru di bawah namanya menunjukkan bahwa dia adalah tamu. Alamat email yang dibuat untuk akunnya—diformat seperti user_company.com@hostorg.com.guest.google—juga tercantum. Tindakan yang dapat Anda lakukan tercantum di bawah alamat email:

• Reset sandi: Buat sandi baru secara otomatis atau manual untuk tamu.
• Perbarui pengguna: Perbarui nama depan atau belakang tamu. Alamat email utama tamu tidak dapat diperbarui.
• Menambahkan email alternatif: Alamat email alternatif tidak tersedia untuk tamu.
• Tambahkan ke grup: Telusuri grup dan tambahkan tamu.
• Email: Kirim email ke tamu.
• Tangguhkan pengguna: Menangguhkan akun tamu. Lihat Keamanan untuk mengetahui detailnya.
• Memulihkan data: Memulihkan data aplikasi yang dihapus oleh tamu selama jangka waktu tertentu.
• Hapus pengguna: Menghapus akun tamu.
  • Pengguna Anda masih dapat mengundang tamu kembali setelah penghapusan. Pelajari lebih lanjut cara menghapus tamu.
• Ubah unit organisasi: Tamu hanya dapat berada di unit organisasi Tamu.

Detail pengguna

Anda dapat memperbarui Informasi pengguna atau Aplikasi tamu. Pelajari lebih lanjut cara mengubah nama, foto, atau alamat email pengguna.

Keamanan

Anda dapat memperbarui setelan keamanan untuk tamu di tab Keamanan. Pelajari lebih lanjut cara mereset sandi tamu, menyiapkan pemulihan sandi, dan mengizinkan tamu menambahkan detail pemulihan sandi.

Grup

Anda dapat mengelola grup tamu di tab Grup.

Investigasi

Anda dapat memeriksa peristiwa log untuk masalah yang terkait dengan tamu di tab Selidiki. Klik Lihat log untuk membuka alat investigasi keamanan.

Melihat domain tamu

Anda dapat melihat domain tamu organisasi Anda di konsol Admin.

1. Buka Menu Akun Domain Kelola domain.
2. Domain tamu dicantumkan sebagai Jenis Domain pengunjung.

Listingan dan akses direktori untuk tamu

Anda dapat memilih apakah tamu ingin ditampilkan atau dapat melihat direktori organisasi Anda. Pelajari lebih lanjut cara mengelola Direktori pengguna atau mengontrol akses dan listingan Direktori.

Memperbarui setelan unit organisasi Tamu

Anda harus login sebagai administrator super untuk melakukan tugas ini.

Undangan akun tamu diaktifkan secara default untuk organisasi Anda. Sebagian besar setelan unit organisasi Tamu diwarisi dari unit organisasi tingkat teratas Anda. Tabel ini mencantumkan setelan default untuk tamu di konsol Admin.

Anda mungkin dapat mengelola fitur akun tamu tambahan, bergantung pada edisi Google Workspace Anda. Periksa Setelan tamu tambahan untuk mengetahui informasi selengkapnya.

Setelan	Konfigurasi default	Hasil
Visibilitas jenis resource Workspace Menu Setelan direktori Visibilitas jenis resource Workspace	Tidak ada visibilitas	Tamu tidak dapat melihat Google Grup atau kontak bersama domain organisasi Anda
Setelan visibilitas Menu Direktori Setelan direktori Setelan visibilitas	Tidak ada pengguna	Tamu tidak dapat melihat pengguna lain di direktori organisasi Anda
Pengeditan profil Menu Direktori Setelan direktori Pengeditan profil	Nama	Tamu hanya dapat memperbarui nama mereka
SSO dengan IDP pihak ketiga Menu Keamanan SSO dengan IDP pihak ketiga	NONAKTIF	Tamu selalu login dengan Google dan tidak dapat menggunakan IdP pihak ketiga
Pemulihan Akun Menu Keamanan Pemulihan Akun	AKTIF	Tamu dapat memulihkan akun mereka menggunakan email utama mereka
Tanpa sandi Menu Keamanan Tanpa sandi	NONAKTIF	Tamu harus selalu login dengan sandi mereka
Kontrol API Aplikasi pihak ketiga yang tidak dikonfigurasi Menu Kontrol Data dan Akses > Kontrol API Setelan Aplikasi pihak ketiga yang tidak dikonfigurasi	NONAKTIF	Tamu tidak dapat mengakses aplikasi pihak ketiga yang tidak dikonfigurasi
Penerusan otomatis Gmail Menu Aplikasi Google Workspace Setelan untuk Gmail Akses Pengguna Akhir Penerusan otomatis	NONAKTIF	Tamu tidak dapat meneruskan email masuk secara otomatis dari akun tamu mereka

Setelan tamu tambahan

Tabel ini mencantumkan kontrol tambahan yang dapat diterapkan admin ke unit organisasi Tamu Workspace, bergantung pada edisi Google Workspace mereka. Bandingkan edisi Anda

	Business Starter	Business Standard	Business Plus	Enterprise Starter	Enterprise Standard	Enterprise Plus
DLP
Kebijakan Akses Kontekstual
Aturan Kepercayaan
Vault

Menonaktifkan undangan akun tamu

Secara default, pengguna Anda dapat mengundang tamu ke organisasi Anda menggunakan Google Chat atau Enkripsi sisi klien (CSE) Gmail. Jika tidak ingin pengguna Anda dapat mengundang tamu, Anda dapat menonaktifkan undangan akun tamu di Google Chat, CSE Gmail, atau keduanya.

Menonaktifkan undangan akun tamu di Chat

1. Login dengan akun administrator ke konsol Google Admin.
2. Buka Menu Keamanan Kontrol data dan akses Berbagi eksternal Undangan tamu.
3. Hapus centang pada opsi Izinkan pengguna mengirim undangan tamu kepada orang di luar organisasi Anda.
4. Klik Simpan.

Menonaktifkan undangan akun tamu di Gmail

1. Login dengan akun administrator ke konsol Google Admin.
2. Buka Menu Data Kepatuhan Enkripsi sisi klien Gmail Enkripsi dengan akun tamu.
3. Hapus centang pada Izinkan pengguna mengirim pesan terenkripsi sisi klien kepada penerima yang tidak menggunakan S/MIME.
4. Klik Simpan.