Jika diizinkan, pengguna Google Chat Anda dapat melakukan chat dengan orang di luar organisasi Anda. Orang-orang ini mungkin:
- Pengguna eksternal (berlabel kuning dalam percakapan Chat): Pengguna di luar organisasi Anda yang memiliki akun Google Workspace. Mereka harus menjadi pengguna Google Workspace atau memiliki akun yang berakhir dengan @gmail.com atau Akun Google non-Gmail. Jika kontak eksternal adalah pengguna Google Workspace, administratornya harus mengaktifkan Google Chat untuk organisasinya. Jika bukan, kontak eksternal tersebut tidak akan menerima undangan dan tidak akan dapat bergabung ke ruang Chat atau membalas pesan langsung.
- Akun tamu (berlabel hijau kebiruan dalam percakapan Chat): Pengguna di luar organisasi Anda yang tidak memiliki akun Workspace. Pengguna ini mungkin menggunakan sistem email yang berbeda (seperti @hotmail.com atau domain perusahaan). Anda mengundang tamu ke Chat Anda untuk kolaborasi sementara yang aman. Organisasi Anda mengontrol akun tamu ini dan data apa pun yang dibuatnya.
Cara kerja chat eksternal
- Chat mengikuti setelan Chat eksternal untuk organisasi Anda.
- Tergantung pada edisi yang dimiliki, Anda juga dapat menggunakan Setelan ruang eksternal untuk mengontrol apakah pengguna dapat membuat atau bergabung ke ruang eksternal yang dibuat oleh organisasi Anda. Terlepas dari setelan ini, pengguna dapat bergabung ke ruang yang dibuat oleh organisasi lain jika Chat secara eksternal diaktifkan.
- Anggota ruang dan aplikasi Chat dengan otorisasi yang sesuai dapat mengundang pengguna dan tamu eksternal ke ruang jika Setelan ruang eksternal diaktifkan.
- Hanya kebijakan retensi dan penghapusan otomatis pembuat percakapan yang berlaku untuk pesan dalam percakapan. Organisasi dengan kebijakan Vault aktif masih dapat menyimpan semua percakapan, terlepas dari siapa yang membuatnya.
- Untuk perlindungan terhadap penyalahgunaan dan privasi, saat Anda menambahkan pengguna eksternal ke rangkaian pesan atau ruang, dia akan diundang, bukan ditambahkan secara langsung. Pengguna yang diundang akan mendapatkan undangan email dan daftar Chat mereka serta layar "Jelajahi ruang" akan menunjukkan bahwa mereka diundang. Pengguna dapat memblokir dan melaporkan seseorang jika mereka mendapatkan pesan yang tidak diinginkan.
- Saat Anda menambahkan tamu ke ruang atau rangkaian pesan, tamu tersebut akan mendapatkan undangan untuk membuat akun tamu. Setelah mendaftar, mereka akan langsung ditambahkan ke rangkaian pesan atau ruang.
- Pengguna tidak dapat membuat ruang yang mengizinkan pengguna atau tamu eksternal dan memiliki visibilitas di seluruh organisasi.
Pengguna eksternal dapat melihat konten yang diposting oleh pengguna internal, aplikasi, dan webhook di ruang. Aplikasi chat juga dapat meminta autentikasi dari pengguna eksternal untuk mengakses data atas nama pengguna eksternal. Untuk mengetahui detailnya, buka Pesan asinkron memerlukan autentikasi.
Pengguna dan tamu eksternal tidak dapat:
- Menambah atau menghapus aplikasi atau webhook dari ruang
- Menggunakan aplikasi di ruang. Misalnya, fitur seperti sebutan, perintah garis miring, klik pada kartu yang diposting oleh aplikasi, dan sebagainya, akan dinonaktifkan. Untuk mengetahui detailnya, buka Menggunakan aplikasi di Google Chat.
- Membuat pesan dengan pratinjau link dari aplikasi pihak ketiga
Untuk mengetahui detail selengkapnya tentang akun tamu, buka Mengelola tamu Workspace.
Batasan yang diketahui untuk pengguna eksternal
- Pengguna di organisasi Google Workspace yang belum mengaktifkan Chat tidak dapat dihubungi melalui Chat. Pengguna dapat mengirim pesan ke setiap pengguna eksternal di organisasi yang Chat-nya diaktifkan.
- Anda harus memutuskan apakah sebaiknya ruang ditetapkan sebagai eksternal saat Anda membuatnya. Anda tidak dapat mengubah setelan ini nanti.
- Anda tidak dapat menambahkan pengguna eksternal ke pesan grup di Chat. Anda hanya dapat melakukan chat secara eksternal dengan pesan langsung 1:1 atau di ruang yang mengizinkan anggota eksternal.
Batasan umum untuk akun tamu
Undangan tamu tidak dapat dikirim ke ID email yang terkait dengan akun Google. Jenis akun berikut tidak memenuhi syarat untuk akun tamu dan harus menggunakan chat eksternal:
- Akun Google Workspace Essentials Starter
- Akun Gmail konsumen
- Akun konsumen yang dibuat dengan ID email non-gmail.com (akun yang terverifikasi email)
- Akun Workspace yang ada
Menyiapkan domain tepercaya mencegah organisasi Anda berkolaborasi dengan akun Google konsumen. Artinya, Anda tidak dapat berkolaborasi dengan pengguna non-Workspace, karena mereka mungkin telah membuat Akun Google konsumen menggunakan alamat email kantor mereka.
Jika organisasi Anda memiliki domain Workspace dengan Lisensi Domain Parsial (PDL), domain tersebut dapat mencakup beberapa pengguna yang dapat diundang sebagai tamu (pengguna tanpa akun Workspace) dan pengguna lain yang tidak dapat diundang sebagai tamu (pengguna dengan akun Workspace).
Pesan error umum: pengguna eksternal dan akun tamu
| Pesan error yang dilihat oleh pengundang | Deskripsi |
|---|---|
| Pengguna ini tidak mengaktifkan Google Chat. | Chat dinonaktifkan untuk akun Workspace tamu. Administrator penerima undangan harus mengaktifkan Chat untuk akun ini. |
| Akun pengguna ini masih disiapkan. Coba lagi nanti. | Akun yang Anda hubungi masih baru, dan mungkin perlu menunggu sebentar sebelum akun tersebut diaktifkan di Chat. |
| Tidak dapat memulai pesan langsung untuk saat ini. Coba lagi nanti. | Terjadi error sementara. Coba lagi nanti. |
| Percakapan ini tidak dapat dibuat karena kebijakan retensi histori atau lokasi data yang bertentangan. | Ada konflik dalam cara setiap akun (pengundang dan yang diundang) menyimpan histori pesan atau data lokasi. Konflik ini harus diperbaiki oleh salah satu atau kedua administrator akun. |
|
Anda tidak dapat mengirim pesan kepada pengguna ini karena organisasinya tidak mengizinkannya. Anda tidak dapat mengirim pesan kepada pengguna karena kebijakan yang ditetapkan oleh administratornya. |
Domain organisasi Anda tidak ada dalam daftar yang diizinkan organisasi tamu. Hubungi administrator penerima undangan untuk mendapatkan bantuan. |
|
Organisasi tidak mengizinkan Anda mengirim pesan langsung kepada orang ini. Anda tidak dapat mengirim pesan kepada pengguna karena kebijakan yang ditetapkan oleh administrator Anda. |
Domain tamu undangan tidak ada dalam daftar yang diizinkan organisasi Anda. |
| Anda telah memblokir pengguna ini. Berhenti memblokir untuk mengirim pesan. | Pengundang telah memblokir penerima undangan. |
Pesan error umum: akun tamu
| Pesan error | Deskripsi |
|---|---|
|
Organisasi tidak mengizinkan Anda mengirim pesan langsung kepada orang ini. Anda tidak dapat mengirim pesan kepada pengguna karena kebijakan yang ditetapkan oleh administrator Anda. |
Domain tamu undangan tidak ada dalam daftar yang diizinkan organisasi Anda. |
| Tidak dapat mengundang pengguna. Batas organisasi untuk menambahkan pengguna non-Workspace telah tercapai. Hubungi admin. | Organisasi Anda telah melampaui batas jumlah tamu. |
| Tidak dapat mengundang pengguna. Jenis undangan eksternal ini tidak diaktifkan oleh administrator Anda. | Pengundang tidak diizinkan untuk mengundang tamu. Administrator harus mengaktifkan hak istimewa undangan tamu. |