ওয়ার্কস্পেসের অতিথিদের পরিচালনা করুন

এই ফিচারের জন্য সমর্থিত সংস্করণ: Google Chat- এ Workspace গেস্ট সকল Business এবং Enterprise SKU-তে সমর্থিত। Gmail ক্লায়েন্ট-সাইড এনক্রিপশনে Workspace গেস্ট Assured Controls অ্যাড-অন সহ Enterprise Plus SKU-তে সমর্থিত। আপনার সংস্করণ তুলনা করুন।

যদি আপনার ব্যবহারকারীরা শুধুমাত্র ক্লায়েন্ট-সাইড এনক্রিপশন (CSE) ব্যবহারকারী বাহ্যিক ব্যবহারকারীদের সাথে সহযোগিতা করেন, তাহলে ‘ক্লায়েন্ট-সাইড এনক্রিপ্টেড কন্টেন্টে বাহ্যিক অ্যাক্সেস প্রদান করুন’ দেখুন।

অতিথি কারা?

ওয়ার্কস্পেস গেস্ট অ্যাকাউন্ট এমন ব্যক্তিদের, যাদের আপনার প্রতিষ্ঠানে কোনো অ্যাকাউন্ট নেই—যেমন কোনো ঠিকাদার যিনি ভিন্ন ইমেল সিস্টেম ব্যবহার করেন—তাদেরকে গুগল ওয়ার্কস্পেস অ্যাপে আপনার ব্যবহারকারীদের সাথে নিরাপদে সহযোগিতা করার সুযোগ দেয়।

গেস্ট অ্যাকাউন্ট কীভাবে কাজ করে

যখন আপনার প্রতিষ্ঠানের কেউ একটি এনক্রিপ্টেড ইমেল পাঠান বা কোনো বহিরাগত ব্যবহারকারীকে চ্যাটে আমন্ত্রণ জানান, তখন গুগল ওয়ার্কস্পেস তাদের জন্য একটি গেস্ট অ্যাকাউন্ট তৈরি করে। গেস্ট তাদের অ্যাকাউন্ট সেট আপ করার জন্য একটি আমন্ত্রণ পান। গেস্ট গুগল ওয়ার্কস্পেসের পরিষেবার শর্তাবলী এবং তারা যে ডেটা অ্যাক্সেস করছেন তা আপনার প্রতিষ্ঠানের, এই বিষয়টি স্বীকার করার পর, তারা আপনার ব্যবহারকারীদের সাথে কাজ শুরু করতে পারেন।

অতিথিদের স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার অ্যাডমিন কনসোলের ' ওয়ার্কস্পেস গেস্টস' অর্গানাইজেশনাল ইউনিটে যুক্ত করা হয়, যেখানে আপনি তাদের অ্যাকাউন্টগুলো পরিচালনা করতে পারেন। আপনি তাদের তথ্য আপডেট করতে, তারা কোন কোন পরিষেবা ব্যবহার করতে পারবে তা নিয়ন্ত্রণ করতে, পাসওয়ার্ডের শর্তাবলী নির্ধারণ করতে এবং অন্যান্য নিরাপত্তা বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করতে পারেন। অতিরিক্ত নিরাপত্তার জন্য, গেস্ট অ্যাকাউন্টগুলো অন্য কোনো অর্গানাইজেশনাল ইউনিটে সরানো যায় না।

অতিথিরা কী করতে পারেন?

আপনার প্রতিষ্ঠানের ওয়ার্কস্পেসের অতিথিরা এনক্রিপ্টেড ইমেল দেখতে ও তার উত্তর দিতে, চ্যাটে যোগ দিতে, শেয়ার করা ডকুমেন্ট ও ড্রাইভ অ্যাক্সেস করতে এবং মিটিংয়ে অংশগ্রহণ করতে পারেন।

দ্রষ্টব্য: অতিথিরা ওয়ার্কস্পেসে Gmail, Google Calendar বা Gemini ব্যবহার করতে পারবেন না। তাঁদেরকে ডাইনামিক গ্রুপে অন্তর্ভুক্ত করা যাবে না।

অতিথি অ্যাকাউন্টের সীমা

আপনার প্রতিষ্ঠানে প্রতিটি পেইড বিজনেস এবং এন্টারপ্রাইজ লাইসেন্সের জন্য আপনি ৫টি ফ্রি গেস্ট অ্যাকাউন্ট পাবেন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার প্রতিষ্ঠানে ১০টি পেইড ইউজার লাইসেন্স থাকে, তবে আপনি ৫০টি গেস্ট অ্যাকাউন্ট রাখতে পারবেন।

অতিথিদের ব্যবস্থাপনা

এই ধাপগুলো সম্পন্ন করতে আপনার উপযুক্ত ব্যবহারকারী ব্যবস্থাপনা (User management) প্রিভিলেজ প্রয়োজন। সঠিক প্রিভিলেজ ছাড়া, এই ধাপগুলো সম্পন্ন করার জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত কন্ট্রোল আপনি দেখতে পাবেন না।

গেস্ট ডিরেক্টরিতে আপনার প্রতিষ্ঠানের ডোমেইনের অধীনে তৈরি হওয়া সমস্ত গেস্ট অ্যাকাউন্টের তালিকা থাকে, সাথে তাদের ইমেল অ্যাড্রেস, শেষ অ্যাক্সেসের তারিখ এবং স্ট্যাটাসও উল্লেখ করা থাকে। আপনি স্ট্যাটাস অনুযায়ী গেস্টদের ফিল্টার করতে, নির্দিষ্ট ব্যবহারকারীদের খুঁজতে এবং আপনার প্রতিষ্ঠানের ব্যবহারকারীদের যেভাবে পরিচালনা করেন, ঠিক সেভাবেই তাদেরও পরিচালনা করতে পারেন।

অতিথিদের ডিরেক্টরি খুলতে:

1. অ্যাডমিনিস্ট্রেটর অ্যাকাউন্ট দিয়ে গুগল অ্যাডমিন কনসোলে সাইন ইন করুন ।
2. মেনুতে যান ডিরেক্টরি অতিথিরা
3. তালিকাটি ফিল্টার করতে, ‘User status’-এ ক্লিক করুন, আপনার পছন্দের ফিল্টারটি বেছে নিন, তারপর ‘Apply’-এ ক্লিক করুন।
4. আপনার প্রতিষ্ঠানের ব্যবহারকারীদের সাথে যোগাযোগকারী অতিথিদের তালিকা ডাউনলোড করতে, পৃষ্ঠার শীর্ষে থাকা 'অতিথি ডাউনলোড করুন' বোতামটিতে ক্লিক করুন।
   • বর্তমানে প্রয়োগ করা ফিল্টারগুলো অথবা কোনো ফিল্টার নয় নির্বাচন করুন।
   • আপনার ডাউনলোড ফরম্যাট বেছে নিন: গুগল শিটস , কমা-বিভাজিত মান (CSV) , অথবা JSON
   • ডাউনলোড-এ ক্লিক করুন।
5. অতিথি অ্যাকাউন্টগুলোর ওপর ব্যবস্থা নিতে, এক বা একাধিক অতিথির নামের পাশে থাকা বক্সে টিক চিহ্ন দিন এবং অপশনগুলোর একটি ড্রপ-ডাউন খুলতে ' অ্যাকশনস' -এ ক্লিক করুন:
   • ইমেল ব্যবহারকারী: এক বা একাধিক অতিথিকে ইমেল পাঠান।
   • ব্যবহারকারীকে স্থগিত করুন: কোনো অতিথিকে তার অ্যাকাউন্টে প্রবেশ করা থেকে সাময়িকভাবে স্থগিত করুন, কিন্তু তার সংশ্লিষ্ট ডেটা অক্ষুণ্ণ রাখুন। মনে রাখবেন, একসাথে অনেক অতিথিকে স্থগিত করা যায় না। অতিথি স্থগিত করা বা স্থগিত অতিথিদের অ্যাকাউন্ট পুনরুদ্ধার করা সম্পর্কে আরও জানুন।
   • ব্যবহারকারী মুছুন: এক বা একাধিক অতিথি এবং তাদের সাথে সম্পর্কিত সমস্ত ডেটা মুছে ফেলুন। মনে রাখবেন, মুছে ফেলার পরেও আপনার ব্যবহারকারীরা আবার অতিথিদের আমন্ত্রণ জানাতে পারবেন। অতিথি মুছে ফেলা বা সম্প্রতি মুছে ফেলা অতিথিদের পুনরুদ্ধার করার বিষয়ে আরও জানুন।
   • গ্রুপে যোগ করুন: আপনার প্রতিষ্ঠানের ইমেল গ্রুপগুলিতে এক বা একাধিক অতিথিকে যুক্ত করুন। আরও জানুন।
6. অতিথির বিস্তারিত পাতা খুলতে, তার নামের উপর ক্লিক করুন।

অতিথির বিবরণ পৃষ্ঠায় পরিবর্তন করুন

এই ধাপগুলো সম্পন্ন করতে আপনার উপযুক্ত ব্যবহারকারী ব্যবস্থাপনা (User management) প্রিভিলেজ প্রয়োজন। সঠিক প্রিভিলেজ ছাড়া, এই ধাপগুলো সম্পন্ন করার জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত কন্ট্রোল আপনি দেখতে পাবেন না।

কোনো অতিথির নামের উপর ক্লিক করলে আপনাকে তাদের বিস্তারিত পৃষ্ঠায় নিয়ে যাওয়া হবে। তাদের নামের নিচে একটি নীল রঙের 'এক্সটার্নাল' ব্যাজ নির্দেশ করে যে তারা একজন অতিথি। তাদের অ্যাকাউন্টের জন্য তৈরি করা ইমেল ঠিকানাটিও তালিকাভুক্ত থাকে—যা user_company.com@hostorg.com.guest.google-এর মতো বিন্যাসে থাকে। ইমেল ঠিকানার নিচে আপনি যে কাজগুলো করতে পারবেন তার তালিকা দেওয়া থাকে:

• পাসওয়ার্ড রিসেট করুন: অতিথির জন্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে অথবা ম্যানুয়ালি একটি নতুন পাসওয়ার্ড তৈরি করুন।
• ব্যবহারকারী হালনাগাদ করুন: অতিথির প্রথম বা শেষ নাম হালনাগাদ করুন। অতিথির প্রাথমিক ইমেল ঠিকানা হালনাগাদ করা যাবে না।
• বিকল্প ইমেল যোগ করুন: অতিথিদের জন্য বিকল্প ইমেল ঠিকানা উপলব্ধ নেই।
• গ্রুপে যোগ করুন: একটি গ্রুপ খুঁজুন এবং অতিথিকে যোগ করুন।
• ইমেইল: অতিথিকে একটি ইমেইল পাঠান।
• ব্যবহারকারীকে স্থগিত করুন: অতিথি অ্যাকাউন্টটি স্থগিত করুন। বিস্তারিত জানতে নিরাপত্তা দেখুন।
• ডেটা পুনরুদ্ধার করুন: একটি নির্দিষ্ট সময়সীমার মধ্যে অতিথি কর্তৃক মুছে ফেলা অ্যাপ ডেটা পুনরুদ্ধার করুন।
• ব্যবহারকারী মুছুন: অতিথির অ্যাকাউন্টটি মুছে দিন।
  • আপনার ব্যবহারকারীরা ডিলিট করার পরেও আবার গেস্টদের আমন্ত্রণ জানাতে পারবেন। গেস্ট ডিলিট করার বিষয়ে আরও জানুন।
• সাংগঠনিক ইউনিট পরিবর্তন করুন: অতিথিরা শুধুমাত্র 'অতিথি' সাংগঠনিক ইউনিটে থাকতে পারবেন।

ব্যবহারকারীর বিবরণ

আপনি একজন অতিথির ব্যবহারকারীর তথ্য বা অ্যাপস আপডেট করতে পারেন। একজন ব্যবহারকারীর নাম, ছবি বা ইমেল ঠিকানা পরিবর্তন করার বিষয়ে আরও জানুন।

নিরাপত্তা

আপনি সিকিউরিটি ট্যাবে একজন অতিথির জন্য নিরাপত্তা সেটিংস আপডেট করতে পারেন। একজন অতিথির পাসওয়ার্ড রিসেট করা , পাসওয়ার্ড পুনরুদ্ধারের ব্যবস্থা করা এবং অতিথিদের পাসওয়ার্ড পুনরুদ্ধারের বিবরণ যোগ করার অনুমতি দেওয়া সম্পর্কে আরও জানুন।

দলগুলি

আপনি Groups ট্যাবে অতিথিদের গ্রুপগুলো পরিচালনা করতে পারেন।

তদন্ত করুন

আপনি ইনভেস্টিগেট ট্যাবে কোনো অতিথি সম্পর্কিত সমস্যার জন্য লগ ইভেন্টগুলো দেখতে পারেন। নিরাপত্তা তদন্ত টুলটি খুলতে ভিউ লগস-এ ক্লিক করুন।

অতিথি ডোমেইনগুলি দেখুন

আপনি আপনার অ্যাডমিন কনসোলে আপনার প্রতিষ্ঠানের অতিথিদের ডোমেইনগুলো দেখতে পারেন।

1. মেনুতে যান অ্যাকাউন্ট ডোমেইন ডোমেইনগুলো পরিচালনা করুন ।
2. গেস্ট ডোমেইনগুলোকে ভিজিটরস ডোমেইন টাইপ হিসেবে তালিকাভুক্ত করা হয়।

অতিথিদের জন্য ডিরেক্টরি তালিকা এবং প্রবেশাধিকার

অতিথিরা আপনার প্রতিষ্ঠানের ডিরেক্টরিতে প্রদর্শিত হবে বা তা দেখতে পাবে কিনা, তা আপনি বেছে নিতে পারেন। আপনার ব্যবহারকারী ডিরেক্টরি কীভাবে পরিচালনা করবেন অথবা ডিরেক্টরির অ্যাক্সেস ও তালিকা কীভাবে নিয়ন্ত্রণ করবেন , সে সম্পর্কে আরও জানুন।

আপনার অতিথিদের সাংগঠনিক ইউনিট সেটিংস আপডেট করুন

এই কাজটি করার জন্য আপনাকে অবশ্যই সুপার অ্যাডমিনিস্ট্রেটর হিসেবে সাইন ইন করতে হবে।

আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য গেস্ট অ্যাকাউন্টের আমন্ত্রণ ডিফল্টরূপে চালু থাকে। গেস্টদের অধিকাংশ অর্গানাইজেশনাল ইউনিট সেটিংস আপনার শীর্ষ-স্তরের অর্গানাইজেশনাল ইউনিট থেকে উত্তরাধিকারসূত্রে প্রাপ্ত হয়। সারণিতে অ্যাডমিন কনসোলে গেস্টদের জন্য ডিফল্ট সেটিংস তালিকাভুক্ত করা হয়েছে।

আপনার গুগল ওয়ার্কস্পেস সংস্করণের উপর নির্ভর করে আপনি অতিরিক্ত গেস্ট অ্যাকাউন্ট ফিচারগুলো পরিচালনা করতে সক্ষম হতে পারেন। আরও তথ্যের জন্য অতিরিক্ত গেস্ট সেটিংস দেখুন।

সেটিং	ডিফল্ট কনফিগারেশন	ফলাফল
ওয়ার্কস্পেস রিসোর্স টাইপের দৃশ্যমানতা মেনু ডিরেক্টরি সেটিংস ওয়ার্কস্পেস রিসোর্স টাইপের দৃশ্যমানতা	কোনো দৃশ্যমানতা নেই	অতিথিরা আপনার প্রতিষ্ঠানের গুগল গ্রুপ বা ডোমেইনে শেয়ার করা পরিচিতিগুলো দেখতে পারবেন না।
দৃশ্যমানতা সেটিংস মেনু ডিরেক্টরি ডিরেক্টরি সেটিংস দৃশ্যমানতা সেটিংস	কোন ব্যবহারকারী নেই	অতিথিরা আপনার প্রতিষ্ঠানের ডিরেক্টরিতে অন্য ব্যবহারকারীদের দেখতে পারেন না।
প্রোফাইল সম্পাদনা মেনু ডিরেক্টরি ডিরেক্টরি সেটিংস প্রোফাইল সম্পাদনা	নাম	অতিথিরা শুধুমাত্র তাদের নাম আপডেট করতে পারবেন।
তৃতীয় পক্ষের আইডিপি-দের সাথে এসএসও মেনু নিরাপত্তা তৃতীয় পক্ষের আইডিপি-দের সাথে এসএসও	বন্ধ	অতিথিরা সর্বদা গুগল দিয়ে সাইন ইন করেন এবং থার্ড পার্টি আইডিপি ব্যবহার করতে পারেন না।
অ্যাকাউন্ট পুনরুদ্ধার মেনু নিরাপত্তা অ্যাকাউন্ট পুনরুদ্ধার	চালু	অতিথিরা তাদের প্রাথমিক ইমেল ব্যবহার করে নিজেদের অ্যাকাউন্ট পুনরুদ্ধার করতে পারেন।
পাসওয়ার্ডবিহীন মেনু নিরাপত্তা পাসওয়ার্ডবিহীন	বন্ধ	অতিথিদের অবশ্যই তাদের পাসওয়ার্ড দিয়ে সাইন ইন করতে হবে।
এপিআই নিয়ন্ত্রণ কনফিগার না করা তৃতীয় পক্ষের অ্যাপগুলি মেনু অ্যাক্সেস এবং ডেটা নিয়ন্ত্রণ > এপিআই নিয়ন্ত্রণ সেটিংস কনফিগার না করা তৃতীয় পক্ষের অ্যাপগুলি	বন্ধ	অতিথিরা কনফিগার না করা তৃতীয় পক্ষের অ্যাপগুলি অ্যাক্সেস করতে পারবে না।
জিমেইল স্বয়ংক্রিয় ফরোয়ার্ডিং মেনু অ্যাপস গুগল ওয়ার্কস্পেস জিমেইলের জন্য সেটিংস শেষ ব্যবহারকারীর অ্যাক্সেস স্বয়ংক্রিয় ফরোয়ার্ডিং	বন্ধ	অতিথিরা তাদের গেস্ট অ্যাকাউন্ট থেকে আগত ইমেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে ফরওয়ার্ড করতে পারবেন না।

অতিরিক্ত অতিথি সেটিংস

সারণিটিতে অতিরিক্ত নিয়ন্ত্রণগুলির তালিকা দেওয়া হয়েছে যা অ্যাডমিনরা তাদের গুগল ওয়ার্কস্পেস সংস্করণের উপর নির্ভর করে ওয়ার্কস্পেস গেস্ট সাংগঠনিক ইউনিটে প্রয়োগ করতে পারেন। আপনার সংস্করণটি তুলনা করুন।

	ব্যবসা শুরুকারী	বিজনেস স্ট্যান্ডার্ড	বিজনেস প্লাস	এন্টারপ্রাইজ স্টার্টার	এন্টারপ্রাইজ স্ট্যান্ডার্ড	এন্টারপ্রাইজ প্লাস
ডিএলপি
প্রসঙ্গ-সচেতন অ্যাক্সেস নীতিমালা
ট্রাস্টের নিয়মাবলী
ভল্ট

অতিথি অ্যাকাউন্টের আমন্ত্রণ বন্ধ করুন

ডিফল্টরূপে, আপনার ব্যবহারকারীরা গুগল চ্যাট অথবা জিমেইল ক্লায়েন্ট-সাইড এনক্রিপশন (CSE) ব্যবহার করে আপনার প্রতিষ্ঠানে অতিথি আমন্ত্রণ জানাতে পারেন। আপনি যদি না চান যে আপনার ব্যবহারকারীরা অতিথি আমন্ত্রণ জানাতে পারুক, তাহলে আপনি গুগল চ্যাট, জিমেইল CSE, অথবা উভয়টিতেই অতিথি অ্যাকাউন্টের আমন্ত্রণ বন্ধ করে দিতে পারেন।

চ্যাটে গেস্ট অ্যাকাউন্টের আমন্ত্রণ বন্ধ করুন

1. অ্যাডমিনিস্ট্রেটর অ্যাকাউন্ট দিয়ে গুগল অ্যাডমিন কনসোলে সাইন ইন করুন ।
2. মেনুতে যান নিরাপত্তা অ্যাক্সেস এবং ডেটা নিয়ন্ত্রণ বাহ্যিক শেয়ারিং অতিথিদের আমন্ত্রণ ।
3. আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরের ব্যক্তিদের অতিথি আমন্ত্রণ পাঠানোর জন্য ব্যবহারকারীদের অনুমতি দিন ।
4. সংরক্ষণ করুন- এ ক্লিক করুন।

জিমেইলে গেস্ট অ্যাকাউন্টের আমন্ত্রণ বন্ধ করুন

1. অ্যাডমিনিস্ট্রেটর অ্যাকাউন্ট দিয়ে গুগল অ্যাডমিন কনসোলে সাইন ইন করুন ।
2. মেনুতে যান ডেটা সম্মতি ক্লায়েন্ট-সাইড এনক্রিপশন জিমেইল গেস্ট অ্যাকাউন্ট দিয়ে এনক্রিপশন ।
3. যেসব প্রাপক S/MIME ব্যবহার করছেন না, তাদের কাছে ক্লায়েন্ট-সাইড এনক্রিপ্টেড বার্তা পাঠানোর অনুমতি দিন ।
4. সংরক্ষণ করুন- এ ক্লিক করুন।