আপনি অনুমতি দিলে, আপনার গুগল চ্যাট ব্যবহারকারীরা আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরের ব্যক্তিদের সাথেও চ্যাট করতে পারবেন। এই ব্যক্তিরা হতে পারেন:
- বহিরাগত ব্যবহারকারী (চ্যাট কথোপকথনে হলুদ রঙে চিহ্নিত): আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরের এমন ব্যবহারকারী যাদের একটি গুগল ওয়ার্কস্পেস অ্যাকাউন্ট আছে। তাদের অবশ্যই একজন গুগল ওয়ার্কস্পেস ব্যবহারকারী হতে হবে অথবা এমন একটি অ্যাকাউন্ট থাকতে হবে যার শেষে @gmail.com আছে, কিংবা একটি নন-জিমেইল গুগল অ্যাকাউন্ট থাকতে হবে। যদি বহিরাগত ব্যক্তিটি একজন গুগল ওয়ার্কস্পেস ব্যবহারকারী হন, তবে তার অ্যাডমিনিস্ট্রেটরকে তার প্রতিষ্ঠানের জন্য গুগল চ্যাট চালু করতে হবে। অন্যথায়, তারা আমন্ত্রণ পাবেন না এবং চ্যাট স্পেসে যোগ দিতে বা সরাসরি বার্তার উত্তর দিতে পারবেন না।
- গেস্ট অ্যাকাউন্ট (চ্যাট কথোপকথনে টিল রঙে চিহ্নিত): আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরের এমন ব্যবহারকারী যাদের কোনো ওয়ার্কস্পেস অ্যাকাউন্ট নেই। এই ব্যবহারকারীরা ভিন্ন ইমেল সিস্টেম ব্যবহার করতে পারেন (যেমন @hotmail.com বা একটি কোম্পানির ডোমেইন)। আপনি অস্থায়ী ও নিরাপদ সহযোগিতার জন্য আপনার চ্যাটে অতিথিদের আমন্ত্রণ জানান। আপনার প্রতিষ্ঠান এই গেস্ট অ্যাকাউন্টগুলো এবং তাদের তৈরি করা যেকোনো ডেটা নিয়ন্ত্রণ করে।
বাহ্যিক চ্যাট কীভাবে কাজ করে
- চ্যাট আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য নির্ধারিত ‘চ্যাট এক্সটার্নালি’ সেটিং মেনে চলে।
- আপনার সংস্করণের উপর নির্ভর করে, ব্যবহারকারীরা আপনার সংস্থা দ্বারা তৈরি বাহ্যিক স্পেস তৈরি করতে বা তাতে যোগ দিতে পারবে কিনা, তা নিয়ন্ত্রণ করতে আপনি 'এক্সটার্নাল স্পেসেস' সেটিংটিও ব্যবহার করতে পারেন। এই সেটিং নির্বিশেষে, 'চ্যাট এক্সটার্নালি' সক্রিয় থাকলে ব্যবহারকারীরা অন্যান্য সংস্থা দ্বারা তৈরি স্পেসে যোগ দিতে পারবে।
- যথাযথ অনুমোদনপ্রাপ্ত স্পেস সদস্য এবং চ্যাট অ্যাপগুলো, ‘এক্সটার্নাল স্পেসেস’ সেটিংটি চালু থাকলে, কোনো স্পেসে বহিরাগত ব্যবহারকারী ও অতিথিদের আমন্ত্রণ জানাতে পারে।
- একটি কথোপকথনের বার্তাগুলির ক্ষেত্রে শুধুমাত্র কথোপকথন নির্মাতার সংরক্ষণ এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলার নীতিগুলিই প্রযোজ্য হয়। সক্রিয় ভল্ট নীতি থাকা সংস্থাগুলি, কে এটি তৈরি করেছে তা নির্বিশেষে, সমস্ত কথোপকথন সংরক্ষণ করতে পারে।
- গোপনীয়তা এবং অপব্যবহার থেকে সুরক্ষার জন্য, আপনি যখন কোনো মেসেজ থ্রেড বা স্পেসে কোনো বহিরাগত ব্যবহারকারীকে যুক্ত করবেন, তখন তাদের সরাসরি যুক্ত না করে আমন্ত্রণ জানানো হবে। আমন্ত্রিত ব্যবহারকারীরা একটি ইমেল আমন্ত্রণ পান এবং তাদের চ্যাট রোস্টার ও "ব্রাউজ স্পেসেস" স্ক্রিনে দেখানো হয় যে তাদের আমন্ত্রণ জানানো হয়েছে। অবাঞ্ছিত বার্তা পেলে ব্যবহারকারীরা কাউকে ব্লক এবং রিপোর্ট করতে পারেন।
- আপনি যখন কোনো মেসেজ থ্রেড বা স্পেসে একজন অতিথিকে যুক্ত করেন, তখন তিনি একটি গেস্ট অ্যাকাউন্ট তৈরি করার জন্য আমন্ত্রণ পান। সাইন আপ করার পর, তাঁকে সরাসরি সেই মেসেজ থ্রেড বা স্পেসে যুক্ত করা হয়।
- ব্যবহারকারীরা এমন কোনো স্পেস তৈরি করতে পারবেন না, যেখানে বহিরাগত ব্যবহারকারী বা অতিথিদের প্রবেশের অনুমতি থাকবে এবং যা পুরো প্রতিষ্ঠানে দেখা যাবে।
বহিরাগত ব্যবহারকারীরা স্পেসগুলিতে অভ্যন্তরীণ ব্যবহারকারী, অ্যাপ এবং ওয়েবহুক দ্বারা পোস্ট করা বিষয়বস্তু দেখতে পারেন। চ্যাট অ্যাপগুলিও কোনো বহিরাগত ব্যবহারকারীর পক্ষ থেকে ডেটা অ্যাক্সেস করার জন্য তাদের কাছ থেকে প্রমাণীকরণের অনুরোধ করতে পারে। বিস্তারিত জানতে, ‘অ্যাসিঙ্ক্রোনাস মেসেজের জন্য প্রমাণীকরণ প্রয়োজন’ অংশটি দেখুন।
বহিরাগত ব্যবহারকারী এবং অতিথিরা পারেন না:
- একটি স্পেস থেকে অ্যাপ বা ওয়েবহুক যোগ এবং অপসারণ করুন
- একটি স্পেসের মধ্যে অ্যাপগুলির সাথে ইন্টারঅ্যাক্ট করুন। উদাহরণস্বরূপ, মেনশন, স্ল্যাশ কমান্ড, অ্যাপ দ্বারা পোস্ট করা কার্ডে ক্লিক, ইত্যাদি নিষ্ক্রিয় করা হয়েছে। বিস্তারিত জানতে, Google Chat-এ অ্যাপ ব্যবহার করুন (Use apps in Google Chat ) অংশে যান।
- তাদের বার্তাগুলিতে তৃতীয় পক্ষের অ্যাপ থেকে লিঙ্ক প্রিভিউ যুক্ত করুন।
গেস্ট অ্যাকাউন্ট সম্পর্কে আরও বিস্তারিত জানতে, 'Manage Workspace guests'- এ যান।
বহিরাগত ব্যবহারকারীদের জন্য জ্ঞাত সীমাবদ্ধতা
- গুগল ওয়ার্কস্পেস অর্গানাইজেশনের যে ব্যবহারকারীরা চ্যাট চালু করেননি, তাদের সাথে চ্যাটের মাধ্যমে যোগাযোগ করা যাবে না। ব্যবহারকারীরা চ্যাট চালু থাকা অর্গানাইজেশনের যেকোনো বহিরাগত ব্যবহারকারীকে বার্তা পাঠাতে পারবেন।
- স্পেস তৈরি করার সময়ই আপনাকে সিদ্ধান্ত নিতে হবে যে সেটি এক্সটার্নাল হবে কি না। পরবর্তীতে আপনি এই সেটিংটি পরিবর্তন করতে পারবেন না।
- চ্যাটের গ্রুপ মেসেজে আপনি কোনো বহিরাগত ব্যবহারকারীকে যুক্ত করতে পারবেন না। আপনি শুধুমাত্র ১:১ সরাসরি মেসেজের মাধ্যমে অথবা বহিরাগত সদস্যদের অনুমতি আছে এমন কোনো স্পেসে বাইরের সাথে চ্যাট করতে পারবেন।
অতিথি অ্যাকাউন্টের জন্য পরিচিত সীমাবদ্ধতা
যেসব ইমেল আইডি গুগল অ্যাকাউন্টের সাথে যুক্ত, সেগুলোতে অতিথির আমন্ত্রণ পাঠানো যাবে না। নিম্নলিখিত অ্যাকাউন্ট প্রকারগুলি গেস্ট অ্যাকাউন্টের জন্য যোগ্য নয় এবং এর পরিবর্তে অবশ্যই এক্সটার্নাল চ্যাট ব্যবহার করতে হবে:
- গুগল ওয়ার্কস্পেস এসেনশিয়ালস স্টার্টার অ্যাকাউন্ট
- গ্রাহকদের জিমেইল অ্যাকাউন্ট
- নন-gmail.com ইমেল আইডি দিয়ে তৈরি গ্রাহক অ্যাকাউন্ট (ইমেল-যাচাইকৃত অ্যাকাউন্ট)
- বিদ্যমান ওয়ার্কস্পেস অ্যাকাউন্ট
বিশ্বস্ত ডোমেইন সেট আপ করলে আপনার প্রতিষ্ঠান সাধারণ গুগল অ্যাকাউন্টের সাথে সহযোগিতা করতে পারে না। এর মানে হলো, আপনি নন-ওয়ার্কস্পেস ব্যবহারকারীদের সাথে সহযোগিতা করতে পারবেন না, কারণ তারা তাদের অফিসের ইমেল ঠিকানা ব্যবহার করে সাধারণ গুগল অ্যাকাউন্ট তৈরি করে থাকতে পারে।
আপনার প্রতিষ্ঠানের যদি পার্শিয়াল ডোমেইন লাইসেন্সিং (PDL) সহ একটি ওয়ার্কস্পেস ডোমেইন থাকে, তাহলে সেই ডোমেইনে এমন কিছু ব্যবহারকারী থাকতে পারেন যাদের অতিথি হিসেবে আমন্ত্রণ জানানো যায় (যাদের ওয়ার্কস্পেস অ্যাকাউন্ট নেই) এবং এমন কিছু ব্যবহারকারীও থাকতে পারেন যাদের অতিথি হিসেবে আমন্ত্রণ জানানো যায় না (যাদের ওয়ার্কস্পেস অ্যাকাউন্ট আছে)।
সাধারণ ত্রুটি বার্তা: বহিরাগত ব্যবহারকারী এবং অতিথি অ্যাকাউন্ট
| আমন্ত্রণকারীর দেখা ত্রুটির বার্তা | বর্ণনা |
|---|---|
| এই ব্যবহারকারীর গুগল চ্যাট চালু করা নেই। | আমন্ত্রিত ব্যক্তির ওয়ার্কস্পেস অ্যাকাউন্টের জন্য চ্যাট বন্ধ করা আছে। আমন্ত্রিত ব্যক্তির অ্যাডমিনিস্ট্রেটরকে অবশ্যই এই অ্যাকাউন্টের জন্য চ্যাট চালু করতে হবে। |
| এই ব্যবহারকারীর অ্যাকাউন্টটি এখনও তৈরি করা হচ্ছে। অনুগ্রহ করে পরে আবার চেষ্টা করুন। | আপনি যে অ্যাকাউন্টে যোগাযোগ করছেন সেটি এখনও নতুন, এবং চ্যাটে এটি সক্রিয় হতে কিছুটা সময় লাগতে পারে। |
| এই মুহূর্তে সরাসরি বার্তা পাঠানো শুরু করা যাচ্ছে না। পরে আবার চেষ্টা করুন। | একটি সাময়িক ত্রুটি ঘটেছে। পরে আবার চেষ্টা করুন। |
| ইতিহাস সংরক্ষণ বা ডেটার অবস্থান সংক্রান্ত নীতিমালার মধ্যে বিরোধের কারণে এই কথোপকথনটি তৈরি করা যাচ্ছে না। | আমন্ত্রণকারী এবং আমন্ত্রিত—উভয়ের অ্যাকাউন্ট যেভাবে মেসেজ হিস্ট্রি বা লোকেশন ডেটা সংরক্ষণ করে, তাতে একটি অসামঞ্জস্য রয়েছে। এই অসামঞ্জস্যটি অ্যাকাউন্ট অ্যাডমিনিস্ট্রেটরদের একজন বা উভয়কে অবশ্যই সমাধান করতে হবে। |
আপনি তাদের কাছে বার্তা পাঠাতে পারবেন না, কারণ তাদের প্রতিষ্ঠান এর অনুমতি দেয় না। তাদের অ্যাডমিনিস্ট্রেটর কর্তৃক নির্ধারিত একটি নীতির কারণে আপনি ব্যবহারকারীকে বার্তা পাঠাতে পারবেন না। | আপনার প্রতিষ্ঠানের ডোমেইনটি আমন্ত্রিত প্রতিষ্ঠানের অনুমোদিত তালিকায় নেই। সাহায্যের জন্য আমন্ত্রিত প্রতিষ্ঠানের প্রশাসকের সাথে যোগাযোগ করুন। |
আপনার প্রতিষ্ঠান আপনাকে এই ব্যক্তিকে সরাসরি বার্তা পাঠাতে দেয় না। আপনার প্রশাসকের নির্ধারিত নীতির কারণে আপনি ব্যবহারকারীকে বার্তা পাঠাতে পারবেন না। | আমন্ত্রিত ব্যক্তির ডোমেইনটি আপনার প্রতিষ্ঠানের অনুমোদিত তালিকায় নেই। |
| আপনি এই ব্যবহারকারীকে ব্লক করেছেন। বার্তা পাঠাতে তাকে আনব্লক করুন। | আমন্ত্রণকারী আমন্ত্রিতকে ব্লক করেছে। |
সাধারণ ত্রুটির বার্তা: অতিথি অ্যাকাউন্ট
| ত্রুটির বার্তা | বর্ণনা |
|---|---|
আপনার প্রতিষ্ঠান আপনাকে এই ব্যক্তিকে সরাসরি বার্তা পাঠাতে দেয় না। আপনার প্রশাসকের নির্ধারিত নীতির কারণে আপনি ব্যবহারকারীকে বার্তা পাঠাতে পারবেন না। | আমন্ত্রিত ব্যক্তির ডোমেইনটি আপনার প্রতিষ্ঠানের অনুমোদিত তালিকায় নেই। |
| ব্যবহারকারীকে আমন্ত্রণ জানানো যাচ্ছে না। নন-ওয়ার্কস্পেস ব্যবহারকারী যুক্ত করার ক্ষেত্রে প্রতিষ্ঠানের সীমা পূরণ হয়ে গেছে। অ্যাডমিনের সাথে যোগাযোগ করুন। | আপনার প্রতিষ্ঠান অতিথির সংখ্যা সীমা অতিক্রম করেছে। |
| ব্যবহারকারীকে আমন্ত্রণ জানানো যাচ্ছে না। আপনার প্রশাসক এই ধরনের বাহ্যিক আমন্ত্রণ সক্রিয় করেননি। | আমন্ত্রণকারী অতিথি আমন্ত্রণ করতে পারবেন না। একজন প্রশাসককে অবশ্যই অতিথি আমন্ত্রণের সুবিধাটি চালু করতে হবে। |