Standardmäßig können Nutzer in Ihrer Organisation die Profilinformationen aller anderen Nutzer finden. Wenn Sie einschränken möchten, wen Nutzer in Listen für die automatische Vervollständigung, in Kontakten und in Suchergebnissen finden können, richten Sie ein benutzerdefiniertes Verzeichnis ein. Sie können Verzeichnisse nach Organisationseinheit zuweisen, sodass einige Nutzer ein benutzerdefiniertes Verzeichnis erhalten, während andere alle Kontakte im Verzeichnis oder keine erhalten. Weitere Informationen zu den Sichtbarkeitseinstellungen
Sie können beispielsweise ein benutzerdefiniertes Verzeichnis für Zeitarbeitskräfte einrichten, das nur Personen aus deren Team enthält, und Vollzeitbeschäftigten erlauben, alle Nutzer im Verzeichnis zu finden.
Sie können bis zu 100 benutzerdefinierte Verzeichnisse erstellen.
Erforderliche Berechtigungen
Zum Erstellen benutzerdefinierter Verzeichnisse benötigen Sie die folgenden Administratorberechtigungen:
- Dienste > Diensteinstellungen
- Admin-API-Berechtigungen > Gruppen > Lesezugriff (mindestens erforderlich, wenn Gruppen bereits eingerichtet sind). Wenn Sie Gruppen erstellen oder bearbeiten möchten, benötigen Sie diese zusätzlichen Gruppenberechtigungen.
Schritt 1: Verzeichnis ausblenden
Wenn Sie nicht möchten, dass Nutzer Kontaktdaten finden, bevor Sie Ihre benutzerdefinierten Verzeichnisse eingerichtet haben, deaktivieren Sie die Kontaktfreigabe.
Schritt 2: Nutzer organisieren
Sie benötigen Organisationseinheiten und Gruppen, um benutzerdefinierte Verzeichnisse einrichten zu können. Wenn Sie einem benutzerdefinierten Verzeichnis Nutzer hinzufügen möchten, fügen Sie die Nutzer Gruppen hinzu und fügen Sie diese Gruppen dann dem benutzerdefinierten Verzeichnis hinzu. Anschließend weisen Sie Organisationseinheiten benutzerdefinierte Verzeichnisse zu.
- Erstellen Sie Organisationseinheiten, die den Nutzergruppen entsprechen, denen Sie benutzerdefinierte Verzeichnisse zuweisen möchten. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass Vollzeitbeschäftigte ein anderes Verzeichnis als Praktikanten verwenden, erstellen Sie für jede Gruppe von Mitarbeitern eine Organisationseinheit.
- Nutzer zu Organisationseinheiten hinzufügen
- Erstellen Sie Google-Gruppen und fügen Sie ihnen Nutzer hinzu. Diese Gruppen können Sie dann in die benutzerdefinierten Verzeichnisse aufnehmen. Sie können beispielsweise Gruppen für Führungskräfte, Vollzeitbeschäftigte, Praktikanten und Anbieter erstellen. Hinweis: Dynamische Gruppen können einem benutzerdefinierten Verzeichnis nicht hinzugefügt werden.
Tipp: Wenn Sie die Mitglieder einer Gruppe ausblenden möchten, legen Sie die Zugriffsebene der Gruppe auf Eingeschränkt fest. Wenn Sie die E-Mail-Adresse der Gruppe vor Nutzern verbergen möchten, die keine Gruppenmitglieder sind, blenden Sie die Gruppe im Gruppenverzeichnis aus.
Schritt 3: Benutzerdefiniertes Verzeichnis erstellen
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Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Menü
Verzeichnis
Verzeichniseinstellungen.Öffnen Sie die VerzeichniseinstellungenHierfür ist die Administratorberechtigung „Verzeichniseinstellungen“ erforderlich.
- Klicken Sie auf Sichtbarkeitseinstellungen.
- Wählen Sie links die Organisationseinheit aus, für die Sie das Verzeichnis erstellen möchten.
- Wählen Sie im Bereich Sichtbarkeit im Verzeichnis die Option Nutzer in einem benutzerdefinierten Verzeichnis aus.
- Klicken Sie unten auf Neu erstellen.
- Geben Sie einen Namen für das benutzerdefinierte Verzeichnis ein.
Klicken Sie im Bereich Gruppen einschließen die Kästchen neben den Gruppen an, die Sie in das benutzerdefinierte Verzeichnis aufnehmen möchten. Wenn Sie direkt zu einer Gruppe wechseln möchten, geben Sie den Namen der Gruppe ein und klicken Sie auf Suchen.
Hinweis: Wenn Sie einem benutzerdefinierten Verzeichnis eine Gruppe hinzufügen, wird die Gruppe nicht vor anderen Nutzern verborgen. Jeder kann die Gruppenadresse finden und die Gruppenmitglieder sehen, wenn die Zugriffsebenen der Gruppe dies zulassen. Weitere Informationen zum Verwalten von Gruppen
Klicken Sie auf Erstellen und dann auf Speichern.
Schritt 4: Verzeichnis einblenden
Damit Nutzer in Ihrer Organisation Kontaktdaten finden und verwenden können, aktivieren Sie die Kontaktfreigabe. Jetzt:
- Nutzer, denen ein benutzerdefiniertes Verzeichnis zugewiesen ist, können nur Personen in diesem benutzerdefinierten Verzeichnis finden. Außerdem können sie alle freigegebenen externen Kontakte Außerdem können sie alle Gruppen finden, die für sie sichtbar sind.
- Nutzer in Organisationseinheiten, denen kein benutzerdefiniertes Verzeichnis zugewiesen ist, können Folgendes finden:
- Alle Personen im Verzeichnis, wenn die Organisationseinheit kein benutzerdefiniertes Verzeichnis übernimmt, oder
- Nur Personen in einem benutzerdefinierten Verzeichnis. Dies gilt, wenn die Organisationseinheit es von einer übergeordneten Organisationseinheit übernimmt.