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Supervisa el estado de la configuración de Drive

En la página Estado de seguridad, puedes supervisar la configuración de Google Drive de tu organización.

Antes de comenzar

Para conocer los pasos para acceder a la página Estado de seguridad en la Consola del administrador, consulta Comienza a usar la página Estado de seguridad.

Puedes restringir el uso compartido de Drive a los límites de tu dominio o permitir que se comparta contenido fuera de él.

Si configuras reglas de confianza, las recomendaciones relacionadas con la configuración de uso compartido de Drive no estarán disponibles en la página de estado de seguridad. Para obtener más información, consulta Crea y administra reglas de confianza para el uso compartido en Drive.

Ediciones compatibles: Frontline Plus, Enterprise Plus y Education

Parámetro de configuración	Configuración de uso compartido de Drive
Estado	Especifica la cantidad de unidades organizativas en las que está habilitado el uso compartido de Drive.
Recomendación	Restringe el uso compartido de archivos a tu dominio para reducir los riesgos de filtración y robo de datos. Si se requiere compartir contenido fuera de un dominio debido a necesidades comerciales, tienes la flexibilidad de definir cómo se realiza el uso compartido por unidades organizativas individuales o puedes designar dominios incluidos en la lista de entidades permitidas.
Si desactivas el uso compartido de Drive	Los usuarios no podrán compartir archivos fuera del dominio.

Desactiva el uso compartido de archivos fuera de tu dominio

En la Consola del administrador de Google, ve a Menú Apps Google Workspace Drive y Documentos.

Ir a Drive y Documentos

Es necesario tener el privilegio de administrador de Configuración del servicio.
Haz clic en Configuración de uso compartido Opciones de uso compartido.
Haz clic en Desactivar.

Para obtener más detalles e instrucciones para cambiar la configuración de uso compartido de Drive, consulta Administra el uso compartido externo en tu organización.

Puedes configurar los parámetros de configuración de Drive para advertir a los usuarios cuando compartan un archivo de Drive con usuarios externos al dominio.

Si configuras reglas de confianza, las recomendaciones relacionadas con la advertencia sobre el uso compartido fuera del dominio no estarán disponibles en la página de estado de seguridad. Para obtener más información, consulta Crea y administra reglas de confianza para el uso compartido en Drive.

Parámetro de configuración	Advertencia de uso compartido externo
Estado	Especifica la cantidad de unidades organizativas en las que está activada la opción de compartir en Drive.
Recomendación	Activa una advertencia cuando uno de tus usuarios intente compartir un archivo fuera de tu dominio. Esto permite que los usuarios confirmen si esta acción es intencional y reduce el riesgo de filtraciones de datos.
Efecto en tus usuarios	Cuando un usuario autorizado intenta compartir un archivo fuera del dominio, aparece un mensaje de advertencia que le solicita que confirme la acción de compartir. Esto reduce el riesgo de filtraciones accidentales de datos.

Cómo activar una advertencia de uso compartido externo

En la Consola del administrador de Google, ve a Menú Apps Google Workspace Drive y Documentos.

Ir a Drive y Documentos

Es necesario tener el privilegio de administrador de Configuración del servicio.
Haz clic en Configuración de uso compartido Opciones de uso compartido.
En la sección Opciones de uso compartido, haz lo siguiente:
- Si eliges Dominios incluidos en la lista de entidades permitidas, también marca la casilla Mostrar una advertencia cuando los archivos de los usuarios o las unidades compartidas de tu organización se compartan con los usuarios de los dominios incluidos en la lista de entidades permitidas.
- Si eliges Activado, también marca la casilla Advertir cuando los archivos que pertenezcan a usuarios o unidades compartidas de tu organización se compartan fuera de *tu organización*.

Para obtener instrucciones adicionales, consulta Administra el uso compartido externo en tu organización.

Verificador de acceso

Cuando un usuario comparte un archivo con un producto de Google que no es Documentos ni Drive (por ejemplo, pegando un vínculo en Gmail), Google comprueba que los destinatarios tengan acceso. De lo contrario, cuando sea posible, el usuario podrá elegir una opción para compartir archivos:

Solo destinatarios, tu dominio o público (no se requiere una Cuenta de Google)
Solo los destinatarios o tu dominio
Solo los destinatarios

En Verificador de acceso de la Consola del administrador de Google, puedes elegir una de las tres opciones anteriores.

Nota: El Verificador de acceso no ofrece la opción de usar el uso compartido para visitantes con destinatarios que no tienen Cuentas de Google. Para compartir un documento con un visitante, usa Google Drive. Para obtener más información, consulta Comparte documentos con los visitantes.

Parámetro de configuración	Verificador de acceso
Estado	Especifica la cantidad de unidades organizativas en las que el Verificador de acceso está configurado solo para los destinatarios.
Recomendación	Configura el Verificador de acceso solo para destinatarios en todas las unidades organizativas. Esto te permite controlar la accesibilidad de los vínculos que comparten tus usuarios y reduce el riesgo de filtraciones de datos.
Efecto en tus usuarios	Cuando los usuarios comparten un vínculo a un recurso (por ejemplo, un archivo de Drive), Google les preguntará si los destinatarios no tienen acceso y les sugerirá el alcance de uso compartido configurado.

Cómo configurar el Verificador de acceso

En la Consola del administrador de Google, ve a Menú Apps Google Workspace Drive y Documentos.

Ir a Drive y Documentos

Es necesario tener el privilegio de administrador de Configuración del servicio.
Haz clic en Configuración de uso compartido Opciones de uso compartido.
En la unidad organizativa raíz, en el Verificador de acceso, elige Solo destinatarios.

Para obtener más detalles e instrucciones, consulta Administra el uso compartido externo en tu organización.

Acceso a documentos sin conexión

Puedes permitir que los usuarios activen el acceso sin conexión a los documentos. Cuando se puede acceder a los documentos sin conexión, se almacena una copia del documento de forma local.

Parámetro de configuración	Acceso a documentos sin conexión
Estado	Especifica la cantidad de unidades organizativas en las que se activó el acceso a documentos sin conexión.
Recomendación	Para reducir el riesgo de filtraciones de datos, desactiva el acceso a los documentos sin conexión. Si tienes un motivo empresarial para permitir el acceso a documentos sin conexión, activa esta función por unidad organizativa para minimizar el riesgo.
Efecto en tus usuarios	Si desactivas este parámetro de configuración, los usuarios no podrán acceder a los documentos sin conexión.

Cómo desactivar el acceso a documentos sin conexión

En la Consola del administrador de Google, ve a Menú Apps Google Workspace Drive y Documentos.

Ir a Drive y Documentos

Es necesario tener el privilegio de administrador de Configuración del servicio.
Haz clic en Funciones y aplicaciones elige** Controlar el acceso sin conexión con políticas de dispositivo**. Si no se configuran políticas de dispositivos administrados, todos los usuarios perderán el acceso a los documentos sin conexión en todos los dispositivos.

Para obtener más detalles e instrucciones, consulta Cómo configurar el acceso sin conexión a los editores de Documentos.

Acceso de escritorio a Drive

Puedes permitir que los usuarios sincronicen sus archivos de Drive y accedan a ellos en sus computadoras configurando Drive para computadoras para tu organización.

Parámetro de configuración	Acceso de escritorio a Drive
Estado	Especifica la cantidad de unidades organizativas en las que está activado el acceso de escritorio a Drive.
Recomendación	Para reducir el riesgo de filtración de datos, limita o desactiva el acceso a Drive para computadoras. Si decides permitir el acceso desde computadoras, actívalo solo para los usuarios que tengan una necesidad comercial crítica y solo en los dispositivos autorizados.
Efecto en tus usuarios	Si desactivas este parámetro de configuración, los usuarios no tendrán acceso a Drive desde la computadora.

Cómo desactivar el acceso de escritorio a Drive

En la Consola del administrador de Google, ve a Menú Apps Google Workspace Drive y Documentos.

Ir a Drive y Documentos

Es necesario tener el privilegio de administrador de Configuración del servicio.
Haz clic en Google Drive para computadoras. Habilita Drive para computadoras.
Desmarca la casilla Permitir Google Drive para computadoras en *tu organización*.

Para obtener más detalles e instrucciones, consulta Configura Drive para computadoras para tu organización.

Publicación de archivos en la Web

Puedes activar o desactivar la publicación de archivos en la Web para tus usuarios.

Parámetro de configuración	Publicación de archivos en la Web
Estado	Especifica la cantidad de unidades organizativas en las que está activada la publicación de archivos en la Web.
Recomendación	Para reducir el riesgo de filtración de datos, desactiva la publicación de archivos en la Web para todas las unidades organizativas.
Efecto en tus usuarios	Los usuarios de las unidades organizativas designadas pueden publicar archivos en la Web o no. Si se inhabilita la publicación de archivos, no se revierten las acciones de publicación que ya realizaron los usuarios. Los usuarios externos no pueden ver los sitios nuevos que se publican.

Cómo desactivar la publicación de archivos en la Web

Accede a la Consola del administrador de Google con una cuenta de administrador.
Si no usas una cuenta de administrador, no podrás acceder a la Consola del administrador.
En la Consola del administrador de Google, ve a Menú Apps Google Workspace Drive y Documentos.

Ir a Drive y Documentos

Es necesario tener el privilegio de administrador de Configuración del servicio.
Haz clic en Configuración de uso compartido Opciones de uso compartido.
Anula la selección de la casilla Cuando se permite compartir archivos fuera de tu organización, los usuarios de tu organización pueden permitir que cualquier persona que tenga el vínculo pueda ver los archivos y el contenido web publicado.