Ställ in krav och rekommendationer
- Du måste vara avancerad administratör för Google Workspace för organisationen för att slutföra stegen i den här guiden.
- Överväg att aktivera omfattande meddelandelagring. Andra Google-produkter kan skicka e-postmeddelanden för en användares räkning. Den här inställningen säkerställer att en kopia av meddelandena lagras i användarens Gmail-postlåda och är tillgänglig för Vault. Läs mer
- Överväg att aktivera chatthistorik för organisationen. Lagringsregler och spärrar gäller alltid chattrum. De gäller emellertid endast direktmeddelanden när historiken är aktiverad.
- Överväg att aktivera meddelandearkivering i Google Groups for Business för relevanta grupper. I Arkiv kan du spärra, lagra och söka i meddelanden enbart i grupper där arkivering är på. Gruppägare kan dock ändra den här inställningen för sina grupper. Om en gruppägare inaktiverar arkivering är meddelandena från gruppen fortfarande tillgängliga i användarnas postlådor.
Steg 1. Styr vilka som kan logga in på Arkiv
Om du vill tillåta att andra loggar in på Arkiv aktiverar du Arkiv för alla eller utvalda användare. Läs mer
Obs!
- Den här inställningen påverkar inte vilka konton som kan lagras, spärras och genomsökas i Arkiv. Alla användarkonton med Google Workspace kan lagras, spärras och genomsökas.
- Den här inställningen påverkar inte vilka konton som kan ändra lagringsregler, söka efter data eller utföra andra Arkiv-funktioner. Användarna måste ha lämpliga Arkiv- behörigheter för att kunna arbeta med Arkiv.
- Om du aktiverar Arkiv för alla i organisationen visas Arkiv-ikonen i allas applista. Om organisationen har konfigurerat organisationsenheter rekommenderar vi att du begränsar åtkomsten till organisationsenheter med Arkiv-behörigheter.
Steg 2. Logga in på Arkiv
- Gå till https://vault.google.com.
- Logga in med användarnamnet och lösenordet för Google Workspace.
Steg 3. Ange organisationens standardlagringsregler
Alla företag har olika krav på datalagring. Du kan ange lagringsregler i Arkiv som uppfyller företagets specifika behov, till exempel att bevara data som skapas av medarbetare som använder Google Workspace eller att rensa data när den inte längre behövs, till exempel efter att du har exporterat den när du återgår till din primära leverantör.
Läs mer om hur lagring fungerar innan du börjar. Följande steg beskriver hur du ställer in standardlagringsregler, men du kan ange anpassade lagringsregler i stället.
- Klicka på Lagring i Arkiv. Om Lagring inte finns med på listan ber du en avancerad Google Workspace-administratör att ge dig Arkiv-behörighet (Hantera lagringspolicyer).
På fliken Standardregler klickar du på en tjänst, till exempel Drive
eller Gmail
.Välj hur lång tid meddelanden eller filer ska sparas:
- Om du vill lagra data permanent väljer du Obestämd tid.
- Om du vill behålla data under en angiven tid väljer du Lagringsperiod och anger antalet dagar från 1 till 36 500. Lagringsperioden beräknas
utifrån följande starttider:
- Gmail-, Grupper- och Chat-meddelanden – dagar från det att meddelandet skickades eller togs emot.
- Drive – dagar från när filen skapades eller senast ändrades.
- Voice – dagar från det att data skickades eller togs emot.
Om du anger en lagringsperiod väljer du vad som ska hända med data efter att lagringsperioden löper ut:
- Om du bara vill radera data permanent som användarna redan har raderat väljer du det första alternativet.
Välj det andra alternativet om du vill radera all data permanent. Den här regeln kan radera data som användarna räknar med att behålla, till exempel meddelanden i Gmail-inkorgen eller filer på Drive.
Klicka på Skapa. Om du anger en lagringsperiod uppmanas du i Arkiv att bekräfta att du förstår effekterna av denna lagringsregel. Markera rutorna och klicka på Godkänn för att skapa regeln.
Upprepa processen för alla tjänster som du vill ange standardlagringsregler för.
Google Arkiv är nu konfigurerat! Arkiv lagrar organisationens data enligt de lagringsregler du har konfigurerat.
Viktiga anmärkningar:
- Detta händer när du har ställt in standardlagringsregler: Om ingen anpassad regel eller spärr gäller lagras data enligt standardlagringsregeln.
- Vad händer när en användare raderar ett meddelande eller en fil? Meddelandet eller filen tas bort från användarens konto. När standardregeln eller en anpassad regel för lagring gäller är meddelandet fortfarande tillgängligt i Arkiv under resten av lagringsperioden. Raderade meddelanden och filer som lagras i Arkiv räknas inte in i användarens lagringskvot.