Konfigurera Arkiv för din organisation

Ställ in krav och rekommendationer

  • Du måste vara en Google Workspace-superadministratör för din organisation för att slutföra stegen i den här guiden.
  • Överväg att aktivera omfattande meddelandelagring . Andra Google-produkter kan skicka e-post för en användares räkning. Den här inställningen säkerställer att en kopia av dessa meddelanden lagras i användarens Gmail-inkorg och är tillgänglig för Arkiv. Läs mer
  • Överväg att aktivera chatthistorik för din organisation. Lagringsregler och spärrar gäller alltid för chattutrymmen. De gäller dock endast för direktmeddelanden när historiken är aktiverad.
  • Överväg att aktivera meddelandearkivering i Google Groups for Business för intressegrupper. Arkiv kan endast lagra, behålla och söka efter meddelanden i grupper där arkivering är aktiverat. Gruppägare kan dock ändra den här inställningen för sina grupper. Om en gruppägare inaktiverar arkivering är meddelandena från den gruppen fortfarande tillgängliga i användarnas postlådor.

Steg 1. Kontrollera vem som kan logga in på Arkiv

Om du vill tillåta andra att logga in på Arkivet, aktivera Arkivet för alla eller utvalda användare. Läs mer

Notera:

  • Den här inställningen påverkar inte vilka konton som kan behållas, spärras och sökas i av Arkiv. Alla användarkonton med Google Workspace kan behållas, spärras och sökas i.
  • Den här inställningen påverkar inte vilka konton som kan ändra lagringsregler, söka efter data eller utföra andra funktioner i Arkivet. Användare måste ha lämpliga arkivbehörigheter för att arbeta med Arkivet.
  • Om du aktiverar Arkiv för alla i din organisation visas Arkiv-ikonen i allas applista. Om din organisation har konfigurerat organisationsenheter rekommenderar vi att du begränsar åtkomsten till organisationsenheter som har Arkiv-behörigheter.

Steg 2. Logga in på Vault

  1. Gå till https://vault.google.com .
  2. Logga in med ditt användarnamn och lösenord för Google Workspace.

Steg 3. Ställ in organisationens standardregler för lagring

Varje företag har olika krav på datalagring. Du kan ställa in arkivregler för att möta ditt företags specifika behov – oavsett om du vill bevara data som skapats av anställda med Google Workspace eller rensa data när de inte längre behövs, till exempel efter att du har exporterat dem när du återvänder till din primära leverantör.

Innan du börjar, lär dig hur lagring fungerar . Följande steg beskriver hur du ställer in standardlagringsregler, men du kan istället ställa in anpassade lagringsregler.

  1. I Arkiv klickar du på Lagring . Om Lagring inte visas i listan ber du en superadministratör för Google Workspace att ge dig Arkiv-behörigheter ("Hantera lagringspolicyer").

  2. På fliken Standardregler klickar du på en tjänst, till exempel Drive

    eller Gmail .

  3. Välj hur länge du vill spara meddelanden eller filer:

    • För att spara data permanent väljer du På obestämd tid .
    • För att lagra data under en viss tid, välj Lagringsperiod och ange antalet dagar, från 1 till 36 500. Lagringsperioden beräknas baserat på följande starttider:
      • Meddelanden i Gmail, Grupper och Chatt – dagar från det att meddelandet skickades eller mottogs.
      • Enhet — dagar från det att filen antingen skapades eller senast ändrades.
      • Röst — dagar från det att informationen skickades eller mottogs.

  4. Om du anger en lagringsperiod kan du välja vad du vill göra med data efter att lagringsperioden har löpt ut:

    • Om du bara vill rensa data som användare redan har raderat väljer du det första alternativet.

    • För att rensa all data, välj det andra alternativet. Den här regeln kan rensa data som användare förväntar sig att behålla, till exempel meddelanden i sin Gmail-inkorg eller filer på Drive.

  5. Klicka på Skapa . Om du anger en lagringsperiod ber Vault dig att bekräfta att du förstår effekterna av denna lagringsregel. Markera rutorna och klicka på Godkänn för att skapa regeln.

  6. Upprepa den här processen för alla tjänster som du vill ställa in standardlagringsregler för.

Google Arkiv är nu konfigurerat! Arkiv bevarar din organisations data enligt de lagringsregler du konfigurerat.

Viktiga anmärkningar:

  • Vad som händer efter att du har angett standardregler för lagring: Om inte en anpassad regel eller spärr gäller lagras data enligt standardregeln för lagring.
  • Vad som händer när en användare tar bort ett meddelande eller en fil: Meddelandet eller filen tas bort från användarens konto. Men när standardregeln för lagring eller en anpassad regel gäller är meddelandet eller filen fortfarande tillgänglig i Arkiv under resten av lagringsperioden. Borttagna meddelanden och filer som lagras av Arkiv räknas inte mot användarens lagringskvot.