ตั้งข้อกำหนดและคำแนะนำ
- คุณต้องเป็นผู้ดูแลระบบขั้นสูงของ Google Workspace ในองค์กรจึงจะทำตามขั้นตอนในคู่มือนี้ได้
- โปรดพิจารณาเปิดใช้พื้นที่เก็บข้อความแบบครอบคลุม ผลิตภัณฑ์อื่นๆ ของ Google อาจส่งอีเมลในนามของผู้ใช้ การตั้งค่านี้ช่วยให้มั่นใจว่าระบบจะเก็บสำเนาข้อความไว้ในกล่องจดหมาย Gmail ของผู้ใช้และห้องนิรภัยจะใช้สำเนาข้อความนั้นได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติม
- พิจารณาเปิดประวัติการแชท สำหรับองค์กร กฎการเก็บรักษาและการคงไว้ชั่วคราวจะมีผลกับพื้นที่ใน Chat เสมอ แต่จะมีผลกับข้อความส่วนตัวเฉพาะเมื่อเปิดประวัติการแชทไว้เท่านั้น
- โปรดพิจารณาเปิดการจัดเก็บข้อความ ใน Google Groups for Business ให้กับกลุ่มที่ต้องการ ห้องนิรภัยจะเก็บ คงไว้ชั่วคราว และค้นหาข้อความเฉพาะในกลุ่มที่เปิดการจัดเก็บไว้เท่านั้น แต่เจ้าของกลุ่มจะเปลี่ยนการตั้งค่านี้สำหรับกลุ่มได้ หากเจ้าของกลุ่มปิดการจัดเก็บ ข้อความจากกลุ่มดังกล่าวจะยังคงอยู่ในกล่องจดหมายของผู้ใช้
ขั้นตอนที่ 1 กำหนดผู้ที่มีสิทธิ์ลงชื่อเข้าใช้ห้องนิรภัย
หากต้องการอนุญาตให้ผู้อื่นลงชื่อเข้าใช้ห้องนิรภัย ให้เปิดห้องนิรภัยให้กับผู้ใช้ทุกคนหรือเฉพาะผู้ใช้ที่เลือก ดูวิธีการ
หมายเหตุ:
- การตั้งค่านี้ไม่มีผลต่อบัญชีที่ห้องนิรภัยจะเก็บรักษา คงไว้ชั่วคราว และค้นหาได้ ห้องนิรภัยจะเก็บรักษา คงไว้ชั่วคราว และค้นหาบัญชีผู้ใช้ทั้งหมดที่มี Google Workspace ได้
- การตั้งค่านี้ไม่มีผลว่าบัญชีใดจะเปลี่ยนแปลงกฎการเก็บรักษา ค้นหาข้อมูล หรือทำงานด้านอื่นๆ เกี่ยวกับห้องนิรภัยได้บ้าง ผู้ใช้ต้องมี สิทธิ์ของห้องนิรภัย ที่เหมาะสมจึงจะทำงานกับ ห้องนิรภัยได้
- หากเปิดห้องนิรภัยให้กับทุกคนในองค์กร ไอคอนห้องนิรภัยจะปรากฏในรายการแอปของทุกคน หากองค์กรตั้งค่าหน่วยขององค์กรไว้ เราขอแนะนำให้จำกัดการเข้าถึงหน่วยขององค์กรที่มีสิทธิ์ของห้องนิรภัย
ขั้นตอนที่ 2 ลงชื่อเข้าใช้ห้องนิรภัย
- ไปที่ https://vault.google.com
- ลงชื่อเข้าใช้ด้วยชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน Google Workspace ของคุณ
ขั้นตอนที่ 3 ตั้งกฎการเก็บรักษาเริ่มต้นขององค์กร
ทุกบริษัทมีข้อกำหนดที่แตกต่างกันสำหรับการเก็บรักษาข้อมูล คุณสามารถตั้งกฎการเก็บรักษาของห้องนิรภัยให้ตรงกับความต้องการเฉพาะของบริษัท ไม่ว่าจะเพื่อเก็บรักษาข้อมูลที่พนักงานสร้างขึ้นโดยใช้ Google Workspace หรือเพื่อลบข้อมูลอย่างถาวรหลังจากที่ไม่จำเป็นต้องใช้แล้ว เช่น หลังจากส่งออกข้อมูลเมื่อกลับไปใช้ผู้ให้บริการหลัก
ก่อนเริ่มต้น โปรดดูวิธีทำงานของการเก็บรักษา ขั้นตอนต่อไปนี้จะอธิบายวิธีตั้งกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น แต่คุณอาจสร้างกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองมาใช้แทนก็ได้
- ในห้องนิรภัย ให้คลิกการเก็บรักษา หากไม่เห็นตัวเลือกการเก็บรักษา โปรดขอให้ ผู้ดูแลระบบขั้นสูงของ Google Workspace มอบสิทธิ์ของห้องนิรภัย ให้กับคุณ ("จัดการ นโยบายการเก็บรักษา")
คลิกบริการ เช่น ไดรฟ์
ในแท็บกฎเริ่มต้นหรือ Gmail
เลือกระยะเวลาในการเก็บข้อความหรือไฟล์
- หากต้องการเก็บรักษาข้อมูลอย่างถาวร ให้เลือกไม่มีกำหนด
- หากต้องการเก็บรักษาข้อมูลไว้เป็นระยะเวลาหนึ่ง ให้เลือกระยะเวลาเก็บรักษา แล้วป้อนจำนวนวันตั้งแต่ 1 ถึง 36,500 ระบบจะคำนวณระยะเวลาเก็บรักษาตามเวลาเริ่มต้นต่อไปนี้
- ข้อความใน Gmail, Groups และ Chat—จำนวนวันนับตั้งแต่เวลาที่ส่งหรือรับข้อความ
- ไดรฟ์ \- จำนวนวันนับตั้งแต่เวลาที่สร้างไฟล์หรือแก้ไขไฟล์ครั้งล่าสุด
- Voice \- จำนวนวันนับตั้งแต่เวลาที่ส่งหรือรับข้อมูล
หากคุณกำหนดระยะเวลาเก็บรักษา ให้เลือกการดำเนินการกับข้อมูลเมื่อสิ้นสุดระยะนั้น ดังนี้
- หากต้องการลบเฉพาะข้อมูลที่ผู้ใช้ลบไปแล้ว ให้เลือกตัวเลือก แรก
หากต้องการลบข้อมูลทั้งหมดอย่างถาวร ให้เลือกตัวเลือกที่ 2 กฎนี้อาจลบข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการเก็บไว้ เช่น ข้อความในกล่องจดหมาย Gmail หรือไฟล์ในไดรฟ์ออกอย่างถาวร
คลิกสร้าง หากคุณกำหนดระยะเวลาเก็บรักษา ห้องนิรภัยจะขอให้คุณยืนยันว่าเข้าใจผลที่จะเกิดจากกฎการเก็บรักษานี้ เลือกช่องทำเครื่องหมายแล้วคลิกยอมรับ เพื่อสร้างกฎ
ทำขั้นตอนนี้ซ้ำอีกครั้งกับบริการทั้งหมดที่คุณต้องการตั้งกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น
เพียงเท่านี้ Google ห้องนิรภัยก็พร้อมใช้งานได้แล้ว ห้องนิรภัยจะเก็บรักษาข้อมูลขององค์กรตามกฎการเก็บรักษาที่คุณกำหนดค่าไว้
หมายเหตุสำคัญ:
- สิ่งที่จะเกิดขึ้นหลังจากคุณตั้งกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น: หากไม่ได้ใช้กฎหรือการเก็บรักษาที่กำหนดเอง ระบบจะเก็บข้อมูลตามกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น
- สิ่งที่จะเกิดขึ้นเมื่อผู้ใช้ลบข้อความหรือไฟล์: ระบบจะนำข้อความหรือไฟล์ออกจากบัญชีของผู้ใช้รายนั้น แต่หากยังใช้กฎการเก็บรักษาเริ่มต้นหรือกฎที่กำหนดเอง ข้อความหรือไฟล์จะยังอยู่ในห้องนิรภัยตามระยะเวลาเก็บรักษาที่เหลือ ข้อความและไฟล์ที่ถูกลบที่ห้องนิรภัยเก็บไว้จะไม่นับรวมอยู่ในโควต้าพื้นที่เก็บข้อมูลของผู้ใช้