ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณจะมั่นใจได้ว่าระบบจะเก็บสำเนาข้อความทั้งหมดที่รับหรือส่งในโดเมนไว้ในกล่องจดหมาย Gmail ของผู้ใช้ที่เชื่อมโยงกัน ซึ่งรวมถึงข้อความที่รับหรือส่งโดยใช้กล่องจดหมายที่ไม่ใช่ Gmail ด้วย
พื้นที่เก็บข้อมูลอีเมลแบบครอบคลุมและห้องนิรภัย
หากองค์กรใช้ห้องนิรภัย คุณอาจต้องการตั้งค่าพื้นที่เก็บข้อมูลอีเมลแบบครอบคลุมเพื่อให้แน่ใจว่าห้องนิรภัยจะเข้าถึงข้อความในอีเมลขององค์กรได้โดยสมบูรณ์
ผู้ใช้สามารถส่งอีเมลโดยใช้บริการหลักอื่นๆ ของ Google Workspace นอกเหนือจาก Gmail ได้ เช่น
- ปฏิทิน - คำเชิญที่ส่งออกและข้อความที่ส่งพร้อมตัวเลือกส่งอีเมลถึงผู้เข้าร่วมในปฏิทินบนเดสก์ท็อป
- ไดรฟ์ - เนื้อหาข้อความที่ส่งเมื่อผู้ใช้แชร์ โอนการเป็นเจ้าของ หรือแสดงความคิดเห็นในไฟล์ในไดรฟ์
- Google เอกสาร, ชีต, สไลด์ และวาดเขียน - ข้อความที่แอปส่งเมื่อผู้ใช้ส่งไฟล์ทางอีเมลเป็นไฟล์แนบหรือเปลี่ยนการอนุมัติในไฟล์
- ฟอร์ม -ข้อความอีเมลที่มีแบบฟอร์มหรือลิงก์ไปยังแบบฟอร์ม
- Keep ข้อความอีเมลที่ส่งเมื่อผู้ใช้แชร์โน้ตใน Keep
พื้นที่เก็บข้อมูลอีเมลแบบครอบคลุมช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อความที่ส่งจากบริการหลักอื่นๆ จะปรากฏในโฟลเดอร์ส่งของผู้ใช้และห้องนิรภัยจะเข้าถึงได้ด้วย
หมายเหตุ: พื้นที่เก็บข้อมูลอีเมลแบบครอบคลุมจะมีผลกับบริการหลักของ Google Workspace เท่านั้น บริการเพิ่มเติมของ Google อาจส่งอีเมลในนามของผู้ใช้ได้ อีเมลที่ส่งจากบริการดังกล่าวอาจไม่ได้จัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์อีเมลที่ส่งแล้วของผู้ใช้ และห้องนิรภัยอาจเข้าถึงไม่ได้
- สำหรับองค์กรที่เปลี่ยนเส้นทางข้อความไปยังเซิร์ฟเวอร์อีเมลที่ไม่ใช่ Gmail คุณสามารถตั้งค่าพื้นที่เก็บข้อมูลอีเมลแบบครอบคลุมเพื่อให้ข้อความทั้งหมดเก็บไว้ในกล่องจดหมาย Gmail และจะใช้ห้องนิรภัยได้
- คุณยังตั้งค่านี้ได้หากมีระบบที่ไม่ใช่ Gmail ซึ่งใช้บริการส่งต่อ SMTP เพื่อกำหนดเส้นทางข้อความในนามของผู้ใช้ เช่น ระบบติดตามตั๋วสนับสนุน ฐานข้อมูลข้อบกพร่อง หรือระบบการแจ้งเตือนอัตโนมัติ และเมื่อคุณต้องการแสดงข้อความในกล่องจดหมาย Gmail ของผู้ใช้ ทั้งนี้คุณต้องดำเนินการนี้หากต้องการเก็บข้อความของผู้ใช้ทุกคนที่เปิดใช้การส่งต่อ SMTP ไว้ใน Google ห้องนิรภัย
ข้อควรพิจารณาก่อนเปิดใช้พื้นที่เก็บข้อมูลอีเมลแบบครอบคลุม
มีข้อควรพิจารณาที่สำคัญบางประการที่ต้องตรวจสอบก่อนเปิดใช้พื้นที่เก็บข้อมูลอีเมลแบบครอบคลุมดังนี้
- คุณไม่ควรเปิดใช้พื้นที่เก็บข้อมูลอีเมลแบบครอบคลุม หากมีกฎการกำหนดเส้นทางเพื่อปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เปลี่ยนผู้รับ (และไม่ต้องการให้ผู้รับรายเดิมได้รับสำเนาอีเมล)
- เมื่อเปิดใช้บริการส่งต่อ SMTP แล้ว กล่องจดหมายของผู้ใช้จะเก็บสำเนาอีเมลไว้ในโฟลเดอร์ "ส่งแล้ว" (เช่น เมื่อส่งอีเมลจากเครื่องสแกน) หากเปิดใช้พื้นที่เก็บข้อมูลอีเมลแบบครอบคลุมเอาไว้ วิธีนี้อาจทำให้บัญชีใช้พื้นที่เก็บข้อมูลเกินขีดจำกัด หากบัญชีที่คุณใช้เป็นรุ่นที่มีขีดจำกัด เปรียบเทียบรุ่นต่างๆ
- คุณควรเปิดใช้พื้นที่เก็บข้อมูลอีเมลแบบครอบคลุมได้เมื่อใช้ Gmail เพียงเพื่อเก็บข้อความอีเมลไว้ในห้องนิรภัยและส่งต่ออีเมลไปยังเซิร์ฟเวอร์อีเมลภายในองค์กรหรือผู้ให้บริการอีเมลรายอื่นเท่านั้น
ตั้งค่าพื้นที่เก็บข้อมูลอีเมลแบบครอบคลุม
หมายเหตุ: เมื่อเปิดใช้พื้นที่เก็บข้อมูลอีเมลแบบครอบคลุม รายการ SOR_INSERTED จะปรากฏในรายงานการค้นหาบันทึกอีเมล
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
แอปGoogle WorkspaceGmailการปฏิบัติตามข้อกำหนด - เลือกองค์กรทางด้านซ้าย
- เลื่อนลงไปที่การตั้งค่าพื้นที่เก็บข้อมูลอีเมลแบบครอบคลุม
- เลือกตรวจสอบว่าเก็บสำเนาอีเมลทั้งหมดที่ส่งและรับไว้ในกล่องจดหมายของผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องแล้ว
- คลิกบันทึกด้านล่าง