ค้นหาข้อความด้วยการค้นหาบันทึกอีเมล

รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Frontline Starter, Frontline Standard และ Frontline Plus; Business Starter, Business Standard และ Business Plus; Enterprise Standard และ Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard และ Education Plus; Nonprofits; G Suite Basic และ G Suite Business เปรียบเทียบรุ่นของคุณ

ใช้การค้นหาบันทึกอีเมล (ELS) เพื่อค้นหาและตรวจสอบรายละเอียดเกี่ยวกับข้อความอีเมลที่ผู้ใช้ในองค์กรส่งและได้รับ โดยคุณสามารถค้นหาข้อความทั้งหมดหรือค้นหาข้อความที่ต้องการตามผู้ส่ง วันที่ หรือรหัสข้อความ ค้นหาข้อความโดยใช้การค้นหาที่กำหนดไว้ล่วงหน้าด้วยเกณฑ์การค้นหาเริ่มต้น หรือใช้การค้นหาที่กำหนดเองด้วยเกณฑ์ของคุณเอง นอกจากนี้ยังเลือกดาวน์โหลดผลการค้นหา ELS เป็น Google ชีตหรือไฟล์ .csv ก็ได้

คุณดูเนื้อหาของข้อความโดยใช้ ELS ไม่ได้ Google Workspace มีฟีเจอร์อื่นๆ ที่ช่วยให้ผู้ดูแลระบบดูและจัดการเนื้อหาข้อความได้ ซึ่งรวมถึงกฎการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านเนื้อหาของ Gmail, การมอบสิทธิ์ Gmail และ Google ห้องนิรภัย

ตัวแทนจำหน่ายที่จัดการการสมัครใช้บริการ Google Workspace ของลูกค้าจะใช้ ELS ไม่ได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวแทนจำหน่าย Google Workspace

การค้นหาข้อความด้วย ELS

ELS จะช่วยในการค้นหาข้อความอีเมลที่หายไป รวมทั้งแก้ปัญหาที่ทำให้ระบบไม่นำส่งข้อความตามที่คาดไว้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถตรวจสอบสถานะของข้อความหลังจากนำส่งได้ ซึ่งรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับป้ายกำกับข้อความ ตำแหน่งข้อความ สถานะที่ระบุว่าข้อความถูกทำเครื่องหมายว่าเป็นจดหมายขยะหรือไม่ และข้อความนั้นถูกลบหลังนำส่งหรือไม่

ELS ช่วยให้คุณค้นหาข้อความโดยใช้เกณฑ์ประเภทต่างๆ ดังนี้

ตามผู้ส่งหรือผู้รับในองค์กรของคุณ
ตามอีเมล, ที่อยู่ IP หรือโดเมน
ภายในช่วงวันที่ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า หรือภายในช่วงวันที่ที่คุณกำหนดไว้เอง
ส่งไปยัง Google Groups หรือรายชื่ออีเมลอื่นๆ ในองค์กรของคุณ

เคล็ดลับในการค้นหาด้วย ELS

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์บางส่วนในการใช้ ELS เพื่อค้นหาข้อความ

ขีดจำกัดสำหรับข้อความที่มีอายุเกิน 30 วัน

ELS มีข้อจำกัดบางอย่างในการค้นหาข้อความที่มีอายุเกิน 30 วัน

คุณไม่สามารถค้นหาโดยใช้อีเมลของ Google Group
ต้องระบุอีเมลของผู้รับและรหัสข้อความ
ELS จะแสดงข้อมูลสถานะหลังการส่งข้อความเท่านั้น สำหรับข้อความที่มีอายุเกิน 30 วัน คุณจะดูสถานะการส่งข้อความไม่ได้

ขีดจำกัดผลการค้นหา

รายการที่ปรากฏในผลการค้นหา ELS ต่อครั้งมีดังนี้

ข้อความ 1,000 รายการ
รายการบันทึก 15,000 รายการต่อข้อความ

รายการบันทึกของข้อความจะแสดงสถานะของการนำส่งข้อความแต่ละขั้นตอน ซึ่งโดยปกติแล้ว แต่ละข้อความจะมีรายการบันทึก 5-7 รายการต่อผู้รับ 1 ราย ดังนั้นข้อความที่ส่งไปยังกลุ่มขนาดใหญ่ที่มีผู้รับจำนวนมากจะมีรายการบันทึกได้มากกว่า 15,000 รายการ

เวลาที่ใช้ในการแสดงผลการค้นหาขึ้นอยู่กับจำนวนข้อความที่ปรากฏในการค้นหา ซึ่งผลการค้นหา ELS อาจใช้เวลาถึง 1 ชั่วโมงในการแสดงข้อความจำนวนมาก

จำกัดขอบเขตการค้นหา

คุณอาจเห็นข้อความนี้เมื่อใช้ ELS เพื่อค้นหาข้อความที่มีผู้รับจำนวนมาก การค้นหาของคุณกว้างเกินกว่าที่จะแสดงข้อความได้ทั้งหมด ลองจำกัดเกณฑ์การค้นหาให้แคบลง

หากต้องการจำกัดขอบเขตการค้นหา ให้ใช้ผู้รับข้อความเป็นเกณฑ์การค้นหาเพียงอย่างเดียว หากต้องการค้นหาข้อความที่ส่งถึงผู้รับจำนวนมาก ให้ค้นหาโดยใช้รหัสข้อความและผู้รับบางรายโดยเฉพาะ

นอกจากนี้ คุณสามารถจำกัดขอบเขตการค้นหาได้โดยเพิ่มเงื่อนไขอื่นๆ ในการค้นหาหรือเลือกช่วงเวลาที่แคบลง

ค้นหาข้อความด้วยการค้นหาที่กำหนดไว้ล่วงหน้าของ ELS

ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู การรายงาน การค้นหาบันทึกอีเมล

ไปที่การค้นหาบันทึกอีเมล

ต้องมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบสำหรับการตั้งค่า Gmail
คลิกแท็บการค้นหาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ครั้งถัดไปที่คุณใช้ ELS ระบบจะเลือกแท็บการค้นหาที่กำหนดไว้ล่วงหน้าไว้โดยค่าเริ่มต้น

ในแท็บการค้นหาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ให้เลือกตัวเลือกจากเมนูการค้นหาที่กำหนดไว้ล่วงหน้าดังนี้

ตัวเลือก	คำอธิบาย
ข้อความทั้งหมดนับจากวันนี้	ค้นหาข้อความทั้งหมดที่ส่งถึงหรือส่งจากผู้ใช้ทุกคนในองค์กรในช่วงวันที่ปัจจุบัน โดยเริ่มตั้งแต่เวลา 00:00 น. ตามเวลาท้องถิ่น
ข้อความทั้งหมดตั้งแต่เมื่อวานนี้	ค้นหาข้อความทั้งหมดที่ส่งถึงหรือส่งจากผู้ใช้ทั้งหมดในองค์กรของคุณภายใน 48 ชั่วโมงที่ผ่านมา โดยช่วงเวลา 48 ชั่วโมงจะเริ่มตั้งแต่วันก่อนหน้า ในเวลา 00:00 น. ตามเวลาท้องถิ่น
ข้อความทั้งหมดในช่วง 7 วันที่ผ่านมา	ค้นหาข้อความทั้งหมดที่ส่งถึงหรือส่งจากผู้ใช้ทั้งหมดในองค์กรของคุณในช่วง 7 วันที่ผ่านมา โดยช่วงเวลา 7 วันเริ่มตั้งแต่ 7 วันก่อนหน้าวันปัจจุบัน ในเวลา 00:00 น. ตามเวลาท้องถิ่น
ข้อความที่ส่งจากโดเมนของคุณตั้งแต่เมื่อวานนี้	ค้นหาข้อความขาออกทั้งหมดที่ส่งจากโดเมนในช่วง 48 ชั่วโมงที่ผ่านมา
ข้อความที่ได้รับจากโดเมนของคุณตั้งแต่เมื่อวาน	ค้นหาข้อความขาเข้าทั้งหมดที่ส่งถึงผู้รับในโดเมนของคุณภายใน 48 ชั่วโมงที่ผ่านมา

คลิกค้นหา ระบบจะแสดงผลการค้นหาภายใน 1 นาทีถึง 1 ชั่วโมง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับจำนวนข้อความที่ปรากฏในผลการค้นหา

ค้นหาข้อความด้วยการค้นหาที่กำหนดเองของ ELS

ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู การรายงาน การค้นหาบันทึกอีเมล

ไปที่การค้นหาบันทึกอีเมล

ต้องมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบสำหรับการตั้งค่า Gmail
คลิกแท็บการค้นหาที่กำหนดเอง ครั้งถัดไปที่คุณใช้ ELS ระบบจะเลือกแท็บการค้นหาที่กำหนดเองไว้โดยค่าเริ่มต้น

ในแท็บการค้นหาที่กำหนดเอง ให้ป้อนเกณฑ์การค้นหาในช่องต่อไปนี้อย่างน้อย 1 ช่อง โดยที่ช่องทั้งหมดยกเว้นวันที่จะใส่หรือไม่ใส่ข้อมูลก็ได้ เว้นแต่จะเลือกช่วงวันที่เป็นนานกว่า 30 วัน

ช่อง	คำอธิบาย
วันที่	เลือกตัวเลือกช่วงวันที่สำหรับการค้นหา (ต้องระบุ) ดังนี้ วันนี้ นับจากเมื่อวานนี้ 7 วันที่ผ่านมา ระบุช่วง: ระบุช่วงวันที่ที่กำหนดเองในช่วง 30 วันที่ผ่านมา นานกว่า 30 วัน: หากเลือกตัวเลือกนี้ คุณต้องป้อนอีเมลแบบเต็มของผู้รับและรหัสข้อความ
ผู้ส่ง	ป้อนอีเมลแบบเต็ม อีเมลบางส่วน หรืออีเมลสำหรับตีกลับ โดยอีเมลสำหรับตีกลับจะปรากฏในส่วนหัวของข้อความ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับส่วนหัวของข้อความ ข้อควรทราบ คุณไม่สามารถใช้ไวลด์การ์ดในช่องนี้ได้ สำหรับการค้นหาอีเมลบางส่วน คุณจะต้องป้อนอักขระอย่างน้อย 3 ตัว หากต้องการค้นหาข้อความที่ตรงกันทั้งหมด ให้ป้อนอีเมลแบบเต็มและใส่ไว้ในเครื่องหมายคำพูด เช่น "john@solarmora.com"
ผู้รับ	ค้นหาข้อความที่ส่งไปยังผู้รับหรือ Google Groups ที่ต้องการ ป้อนอีเมลแบบเต็มหรือบางส่วนสำหรับผู้รับ ระบบไม่รองรับไวลด์การ์ดในช่องนี้ สำหรับการค้นหาอีเมลบางส่วน คุณจะต้องป้อนอักขระอย่างน้อย 3 ตัว หากต้องการค้นหาข้อความที่ตรงกันทั้งหมด ให้ป้อนอีเมลแบบเต็มและใส่ไว้ในเครื่องหมายคำพูด เช่น "john@solarmora.com" สำหรับ Groups ให้ใช้รหัสข้อความเพื่อค้นหาข้อความที่ส่งถึงอีเมลกลุ่ม ผลการค้นหา ELS จากการค้นหาอีเมลกลุ่มจะไม่รวมข้อมูลเกี่ยวกับการนำส่งข้อความไปยังสมาชิกกลุ่มแต่ละราย
IP ของผู้ส่ง	ป้อนที่อยู่ IP แบบเต็มของผู้ส่งข้อความ ระบบไม่รองรับไวลด์การ์ดในช่องนี้ หมายเหตุ: เมื่อค้นหาจากที่อยู่ IP ของผู้ส่ง ผลการค้นหา ELS อาจแสดงที่อยู่ IP ขาออกของ Google แทนที่จะเป็นที่อยู่ IP ขาออกสาธารณะสำหรับโดเมนของคุณ ซึ่ง Gmail จะส่งข้อความขาออกผ่านเซิร์ฟเวอร์ Gmail ที่ใช้ที่อยู่ IP ขาออกของ Google
IP ของผู้รับ	ป้อนที่อยู่ IP แบบเต็มของผู้รับข้อความ ระบบไม่รองรับไวลด์การ์ดในช่องนี้
เรื่อง	ป้อนหัวเรื่องหรือหัวเรื่องบางส่วนของข้อความ โดยช่องนี้ไม่คำนึงถึงตัวพิมพ์เล็กและตัวพิมพ์ใหญ่
รหัสข้อความ	ป้อนรหัสข้อความ เมื่อคุณค้นหาโดยใช้รหัสข้อความ ระบบจะละเว้นช่วงวันที่ที่คุณเลือก และแสดงข้อความที่ตรงกันทั้งหมดในการค้นหา แม้ว่าข้อความจะไม่อยู่ในช่วงเวลาที่คุณเลือกก็ตาม ข้อความอีเมลทุกฉบับจะมีรหัสข้อความที่ไม่ซ้ำกัน ซึ่งรหัสข้อความจะปรากฏในส่วนหัวของข้อความ และมีป้ายกำกับไว้ว่า Message-ID ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับส่วนหัวของข้อความ

คลิกค้นหา ระบบจะแสดงผลการค้นหาภายใน 1 นาทีถึง 1 ชั่วโมง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับจำนวนข้อความที่ปรากฏในผลการค้นหา

ขั้นตอนถัดไป

สำหรับความช่วยเหลือในการตีความผลลัพธ์ของ ELS โปรดไปที่หัวข้อทำความเข้าใจผลการค้นหาบันทึกอีเมล

สำหรับความช่วยเหลือในการส่งออกผลลัพธ์ของ ELS โปรดไปที่หัวข้อส่งออกผลลัพธ์ ELS