Thiết lập các yêu cầu và đề xuất
- Bạn phải là quản trị viên cấp cao của Google Workspace cho tổ chức của mình để hoàn tất các bước trong hướng dẫn này.
- Hãy cân nhắc việc bật tính năng lưu trữ tin nhắn toàn diện. Các sản phẩm khác của Google có thể gửi email thay mặt người dùng. Chế độ cài đặt này đảm bảo rằng bản sao của những thư đó được lưu trữ trong hộp thư Gmail của người dùng và có sẵn cho Vault. Tìm hiểu thêm
- Cân nhắc bật nhật ký Chat cho tổ chức của bạn. Các quy tắc lưu giữ và yêu cầu lưu giữ dữ liệu luôn áp dụng cho phòng Chat. Tuy nhiên, các chế độ này chỉ áp dụng cho tin nhắn trực tiếp khi nhật ký đang bật.
- Cân nhắc bật tính năng lưu trữ tin nhắn trong Google Groups for Business cho các nhóm mà bạn quan tâm. Vault chỉ có thể lưu giữ, giữ lại và tìm kiếm thư trong những nhóm đã bật tính năng lưu trữ. Tuy nhiên, chủ sở hữu nhóm có thể thay đổi chế độ cài đặt này cho nhóm của họ. Nếu chủ sở hữu nhóm tắt tính năng lưu trữ, thì các bài viết trong nhóm đó vẫn có trong hộp thư của người dùng.
Bước 1. Kiểm soát những người có thể đăng nhập vào Vault
Để cho phép người khác đăng nhập vào Vault, hãy bật Vault cho tất cả hoặc một số người dùng. Tìm hiểu cách thức
Lưu ý:
- Chế độ cài đặt này không ảnh hưởng đến những tài khoản mà Vault có thể giữ lại, tạm ngưng và tìm kiếm. Bạn có thể giữ lại, tạm ngưng và tìm kiếm tất cả tài khoản người dùng có Google Workspace.
- Chế độ cài đặt này không ảnh hưởng đến những tài khoản có thể thay đổi quy tắc lưu giữ, tìm kiếm dữ liệu hoặc thực hiện các chức năng khác của Vault. Người dùng phải có đặc quyền phù hợp đối với Vault để sử dụng Vault.
- Nếu bạn bật Vault cho mọi người trong tổ chức, biểu tượng Vault sẽ xuất hiện trong danh sách ứng dụng của mọi người. Nếu tổ chức của bạn đã thiết lập các đơn vị tổ chức, bạn nên hạn chế quyền truy cập vào những đơn vị tổ chức có đặc quyền Vault.
Bước 2. Đăng nhập vào Vault
- Truy cập vào https://vault.google.com.
- Đăng nhập bằng tên người dùng và mật khẩu Google Workspace của bạn.
Bước 3. Đặt quy tắc lưu giữ mặc định cho tổ chức
Mỗi công ty có các yêu cầu khác nhau về việc lưu giữ dữ liệu. Bạn có thể đặt các quy tắc lưu giữ của Vault để đáp ứng nhu cầu cụ thể của công ty, cho dù là lưu giữ dữ liệu do nhân viên tạo bằng Google Workspace hay xoá dữ liệu sau khi không còn cần thiết, chẳng hạn như sau khi xuất dữ liệu khi bạn quay lại nhà cung cấp chính.
Trước khi bắt đầu, hãy tìm hiểu cách hoạt động của quy tắc lưu giữ. Các bước sau đây mô tả cách thiết lập quy tắc lưu giữ mặc định, nhưng bạn có thể thiết lập quy tắc lưu giữ tuỳ chỉnh.
- Trong Vault, hãy nhấp vào Lưu giữ. Nếu bạn không thấy mục Giữ lại, hãy yêu cầu quản trị viên cấp cao Google Workspace cấp cho bạn đặc quyền Vault ("Quản lý chính sách giữ lại").
Trên thẻ Quy tắc mặc định, hãy nhấp vào một dịch vụ, chẳng hạn như Drive
hoặc Gmail
.Chọn khoảng thời gian lưu giữ thư hoặc tệp:
- Để lưu giữ dữ liệu vĩnh viễn, hãy chọn Vô thời hạn.
- Để lưu giữ dữ liệu trong một khoảng thời gian nhất định, hãy chọn Khoảng thời gian lưu giữ rồi nhập số ngày (từ 1 đến 36.500). Thời gian lưu giữ được tính dựa trên thời gian bắt đầu sau đây:
- Thư trong Gmail, Groups và Chat – số ngày kể từ khi thư được gửi hoặc nhận.
- Drive – số ngày tính từ khi tệp được tạo hoặc sửa đổi lần gần đây nhất.
- Giọng nói – tính từ ngày gửi hoặc nhận dữ liệu.
Nếu bạn đặt thời hạn lưu giữ, hãy chọn việc cần làm với dữ liệu sau khi hết thời hạn lưu giữ:
- Để chỉ xoá hoàn toàn dữ liệu mà người dùng đã xoá, hãy chọn lựa chọn đầu tiên.
Để xoá hoàn toàn tất cả dữ liệu, hãy chọn lựa chọn thứ hai. Quy tắc này có thể xoá hoàn toàn những dữ liệu mà người dùng muốn giữ lại, chẳng hạn như thư trong hộp thư đến của họ trên Gmail hoặc tệp trong Drive.
Nhấp vào Tạo. Nếu bạn đặt khoảng thời gian lưu giữ, Vault sẽ yêu cầu bạn xác nhận rằng bạn hiểu rõ các ảnh hưởng của quy tắc lưu giữ này. Đánh dấu vào các hộp rồi nhấp vào Chấp nhận để tạo quy tắc.
Lặp lại quy trình này cho tất cả các dịch vụ mà bạn muốn đặt quy tắc lưu giữ mặc định.
Bạn đã thiết lập xong Google Vault! Vault lưu giữ dữ liệu của tổ chức bạn theo quy định trong các quy tắc lưu giữ mà bạn đã thiết lập.
Lưu ý quan trọng:
- Điều gì xảy ra sau khi bạn đặt quy tắc lưu giữ mặc định: Trừ phi áp dụng quy tắc tuỳ chỉnh hoặc quy trình lưu giữ, dữ liệu sẽ được lưu giữ theo quy tắc lưu giữ mặc định.
- Điều gì sẽ xảy ra khi người dùng xoá một tin nhắn hoặc tệp: Tin nhắn hoặc tệp đó sẽ bị xoá khỏi tài khoản của người dùng. Tuy nhiên, khi quy tắc lưu giữ mặc định hoặc quy tắc tuỳ chỉnh được áp dụng, thông báo hoặc tệp đó vẫn có trong Vault trong thời gian còn lại của thời gian lưu giữ. Các tin nhắn và tệp đã xoá mà Vault giữ lại sẽ không được tính vào hạn mức bộ nhớ của người dùng.