Thiết lập các yêu cầu và đề xuất
- Bạn phải là quản trị viên cấp cao của Google Workspace cho tổ chức của mình để hoàn tất các bước trong hướng dẫn này.
- Hãy cân nhắc việc bật tính năng lưu trữ tin nhắn toàn diện. Các sản phẩm khác của Google có thể gửi email thay mặt người dùng. Chế độ cài đặt này đảm bảo rằng một bản sao của những tin nhắn đó được lưu trữ trong hộp thư Gmail của người dùng và có sẵn cho Vault. Tìm hiểu thêm
- Hãy cân nhắc việc bật nhật ký Chat cho tổ chức của bạn. Các quy tắc lưu giữ và quy trình lưu giữ luôn áp dụng cho không gian Chat. Tuy nhiên, các quy tắc này chỉ áp dụng cho tin nhắn trực tiếp khi bạn bật nhật ký.
- Hãy cân nhắc việc bật tính năng lưu trữ tin nhắn tin nhắn trong Google Groups for Business cho các nhóm mà bạn quan tâm. Vault chỉ có thể lưu giữ, giữ lại và tìm kiếm tin nhắn trong các nhóm đã bật tính năng lưu trữ. Tuy nhiên, chủ sở hữu nhóm có thể thay đổi chế độ cài đặt này cho nhóm của họ. Nếu chủ sở hữu nhóm tắt tính năng lưu trữ, thì tin nhắn từ nhóm đó vẫn có trong hộp thư của người dùng.
Bước 1. Kiểm soát những người có thể đăng nhập vào Vault
Để cho phép người khác đăng nhập vào Vault, hãy bật Vault cho tất cả hoặc một số người dùng. Tìm hiểu cách thức
Lưu ý:
- Chế độ cài đặt này không ảnh hưởng đến những tài khoản mà Vault có thể lưu giữ, giữ lại và tìm kiếm. Tất cả tài khoản người dùng có Google Workspace đều có thể được lưu giữ, giữ lại và tìm kiếm.
- Chế độ cài đặt này không ảnh hưởng đến những tài khoản có thể thay đổi quy tắc lưu giữ, tìm kiếm dữ liệu hoặc thực hiện các chức năng khác của Vault. Người dùng phải có các đặc quyềnVault thích hợp để sử dụng Vault.
- Nếu bạn bật Vault cho mọi người trong tổ chức, thì biểu tượng Vault sẽ xuất hiện trong danh sách ứng dụng của mọi người. Nếu tổ chức của bạn đã thiết lập các đơn vị tổ chức, thì bạn nên hạn chế quyền truy cập vào các đơn vị tổ chức có đặc quyền Vault.
Bước 2. Đăng nhập vào Vault
- Truy cập https://vault.google.com.
- Đăng nhập bằng tên người dùng và mật khẩu Google Workspace.
Bước 3. Thiết lập các quy tắc lưu giữ mặc định cho tổ chức
Mỗi công ty có các yêu cầu khác nhau về việc lưu giữ dữ liệu. Bạn có thể thiết lập các quy tắc lưu giữ của Vault để đáp ứng nhu cầu cụ thể của công ty, cho dù là để lưu giữ dữ liệu do nhân viên tạo bằng Google Workspace hay để xoá dữ liệu sau khi không còn cần nữa, chẳng hạn như sau khi xuất dữ liệu đó khi bạn quay lại nhà cung cấp chính.
Trước khi bắt đầu, hãy tìm hiểu cách hoạt động của tính năng lưu giữ. Các bước sau đây mô tả cách thiết lập quy tắc lưu giữ mặc định, nhưng bạn có thể thiết lập quy tắc lưu giữ tuỳ chỉnh.
- Trong Vault, hãy nhấp vào Lưu giữ. Nếu bạn không thấy Lưu giữ trong danh sách, hãy yêu cầu quản trị viên cấp cao của Google Workspace cấp cho bạn các đặc quyền của Vault ("Quản lý chính sách lưu giữ").
Trên thẻ Quy tắc mặc định, hãy nhấp vào một dịch vụ, chẳng hạn như Drive
hoặc Gmail
.Chọn khoảng thời gian lưu giữ tin nhắn hoặc tệp:
- Để lưu giữ dữ liệu vĩnh viễn, hãy chọn Vô thời hạn.
- Để lưu giữ dữ liệu trong một khoảng thời gian cố định, hãy chọn Thời gian lưu giữ rồi nhập số ngày (từ 1 đến 36.500). Khoảng thời gian lưu giữ được tính dựa trên thời gian bắt đầu sau đây:
- Tin nhắn trên Gmail, Groups và Chat—số ngày kể từ khi tin nhắn được gửi hoặc nhận.
- Drive—số ngày kể từ khi tệp được tạo hoặc sửa đổi lần gần đây nhất.
- Voice – số ngày kể từ khi dữ liệu được gửi hoặc nhận.
Nếu bạn đặt khoảng thời gian lưu giữ, hãy chọn việc cần làm với dữ liệu sau khi hết khoảng thời gian lưu giữ:
- Để chỉ xoá hoàn toàn dữ liệu mà người dùng đã xoá, hãy chọn tuỳ chọn đầu tiên.
Để xoá hoàn toàn tất cả dữ liệu, hãy chọn tuỳ chọn thứ hai. Quy tắc này có thể xoá hoàn toàn những dữ liệu mà người dùng muốn lưu giữ, chẳng hạn như tin nhắn trong hộp thư đến trên Gmail hoặc tệp trong Drive.
Nhấp vào Tạo. Nếu bạn đặt khoảng thời gian lưu giữ, Vault sẽ yêu cầu bạn xác nhận rằng bạn hiểu các ảnh hưởng của quy tắc lưu giữ này. Đánh dấu vào các hộp rồi nhấp vào Chấp nhận để tạo quy tắc.
Lặp lại quy trình này cho tất cả các dịch vụ mà bạn muốn thiết lập quy tắc lưu giữ mặc định.
Bạn đã thiết lập xong Google Vault! Vault lưu giữ dữ liệu của tổ chức bạn theo quy định trong các quy tắc lưu giữ mà bạn đã định cấu hình.
Lưu ý quan trọng:
- Điều gì xảy ra sau khi bạn thiết lập các quy tắc lưu giữ mặc định: Trừ phi áp dụng quy tắc tuỳ chỉnh hoặc quy trình lưu giữ, dữ liệu sẽ được lưu giữ theo quy tắc lưu giữ mặc định.
- Điều gì xảy ra khi người dùng xoá một tin nhắn hoặc tệp: Tin nhắn hoặc tệp đó sẽ bị xoá khỏi tài khoản của người dùng. Tuy nhiên, khi áp dụng quy tắc lưu giữ mặc định hoặc quy tắc tuỳ chỉnh, tin nhắn hoặc tệp đó vẫn có trong Vault trong thời gian lưu giữ còn lại. Các tin nhắn và tệp đã xoá mà Vault giữ lại sẽ không được tính vào hạn mức bộ nhớ của người dùng.