与设置保险柜有关的要求和建议
- 您必须是贵组织的 Google Workspace 超级用户，才能完成本指南中的步骤。
- 考虑启用综合邮件存储空间。其他 Google 产品可能会代表用户发送电子邮件。此设置可确保这些邮件的副本存储在用户的 Gmail 邮箱中，并且可供 Google 保险柜访问。了解详情
- 考虑为贵组织启用聊天记录功能。 保留规则和保全始终适用于 Chat 聊天室，但仅在启用了聊天记录的情况下，才适用于私信。
- 考虑在 Google 群组企业版中为相关群组启用帖子归档。保险柜只能对启用了归档功能的群组中的帖子执行保全、保留和搜索操作。不过，群组所有者可以为自己的群组更改此设置。如果群组所有者停用了归档功能，用户仍可通过自己的邮箱查看相应群组的帖子。
第 1 步：控制哪些用户可以登录保险柜
如要允许其他用户登录保险柜，请为所有用户或所选用户启用保险柜。 了解操作方法
注意：
- 此设置不会影响保险柜可保留、保全和搜索哪些账号。凡是拥有 Google Workspace 的用户账号，都是可以被保留、保全和搜索的账号。
- 对于哪些账号能够更改保留规则、搜索数据或使用其他保险柜功能，此设置没有任何影响。用户必须拥有相应保险柜权限才能使用保险柜。
- 如果您为组织中的所有人启用保险柜，则保险柜图标会显示在所有人的应用列表中。如果贵组织设置了多个组织部门，我们建议您仅限那些拥有保险柜权限的组织部门访问保险柜。
第 2 步：登录保险柜
- 前往 https://vault.google.com。
- 使用您的 Google Workspace 用户名和密码登录。
第 3 步：设置组织的默认保留规则
每家公司对数据保留的要求各不相同。您可以根据公司的具体需求设置保险柜保留规则，无论是保留员工使用 Google Workspace 创建的数据，还是在不再需要数据后（例如在导出数据后，当您返回主要提供商时）清除数据，都可以通过保险柜保留规则来实现。
在开始之前，请先了解保留功能的工作原理。以下步骤介绍了如何设置默认保留规则，不过您也可以设置自定义保留规则。
- 在保险柜中，点击保留。如果系统未列出保留选项，请让 Google Workspace 超级用户授予您保险柜权限（“管理保留政策”）。
在默认规则标签页中，点击一项服务，例如“云端硬盘”
或 Gmail
。选择邮件或文件的保留时长：
- 如需永久保留数据，请选择无限期。
- 如果只想将数据保留一段时间，请选择保留期限，然后输入天数（1 至 36500）。保留期限根据以下开始时间进行计算：
- Gmail 邮件、群组帖子和 Chat 消息：自发出/接收邮件/帖子/消息起计算的天数。
- 云端硬盘：自创建文件或上次修改文件起计算的天数。
- Voice：自发送/接收数据起计算的天数。
如果您设置了保留期限，请选择如何处理超过所选保留期限的数据：
- 要仅完全清除用户已删除的数据，请选择第一个选项。
如需完全清除所有数据，请选择第二个选项。此规则可以完全清除用户希望保留的数据，例如 Gmail 收件箱中的邮件或云端硬盘中的文件。
点击创建。如果您设置了保留期限，保险柜会要求您确认已了解这一保留规则的影响。勾选相应复选框并点击接受即可创建此规则。
如果您还想为其他服务设置默认保留规则，请针对相应服务重复执行上述操作。
Google 保险柜现已设置完毕！保险柜会根据您配置的保留规则，保留贵组织的数据。
重要说明：
- 设置默认保留规则后会发生的情况：除非应用自定义规则或保全，否则保险柜会按照默认保留规则保留数据。
- 用户删除邮件或文件后的情况：邮件或文件会从用户的账号中移除。但是，如果应用了默认保留规则或自定义保留规则，那么邮件或文件在剩余的保留期限内仍会保留在保险柜中。保险柜保留的已删除邮件和文件不会计入用户的存储空间配额。