設定需求條件與建議
- 您必須是貴機構的 Google Workspace 超級管理員，才能完成本指南所述的操作步驟。
- 建議您啟用全方位郵件儲存空間。其他 Google 產品可能會代表使用者傳送電子郵件。這項設定可確保這些郵件的副本儲存在使用者的 Gmail 信箱，並保存在保管箱中。瞭解詳情
- 建議為貴機構開啟即時通訊記錄。雖然資料保留規則和訴訟保留一律會套用至 Chat 聊天室，但只有在記錄功能已開啟時，才會套用至即時訊息。
- 建議視需求在 Google 網路論壇企業版中為特定群組開啟訊息封存功能。群組必須開啟封存功能，保管箱才能對其中的訊息執行訴訟保留、保留和搜尋等作業。不過，群組擁有者可以為自己的群組變更這項設定。如果版主已關閉群組的封存功能，使用者仍可透過自己的信箱讀取該群組的訊息。
步驟 1：控管可登入保管箱的人員
如要允許他人登入保管箱，請為所有或特定使用者開啟保管箱。 操作說明
注意：
- 這項設定不會影響保管箱可對哪些帳戶進行保留、訴訟保留及搜尋作業，這幾項作業適用於所有具備 Google Workspace 的使用者帳戶。
- 這項設定並不影響哪個帳戶能夠變更保留規則、搜尋資料或執行其他保管箱功能。使用者必須擁有相應的保管箱權限，才能使用保管箱。
- 如果您為貴機構全體成員開啟保管箱，保管箱圖示就會出現在所有人的應用程式清單中。為了避免造成使用者困擾，如果貴機構設定了多個機構單位，建議您限制哪些使用者可以存取擁有保管箱權限的機構單位。
步驟 2：登入保管箱
- 前往 https://vault.google.com。
- 使用 Google Workspace 使用者名稱和密碼登入。
步驟 3：設定貴機構的預設保留規則
每間公司對資料保留時間的要求不盡相同。您可以設定 Google 保管箱資料保留規則，滿足貴公司的特定需求，例如保留員工使用 Google Workspace 建立的資料，或在不再需要資料時清除資料 (例如在您返回主要供應商時匯出資料後)。
開始設定前，請先瞭解保留功能的運作方式。下列步驟說明如何設定預設資料保留規則，不過您也可以設定自訂規則。
- 按一下保管箱中的「保留」。如果畫面上並未列出「保留」選項，請要求 Google Workspace 超級管理員授予您保管箱權限 (「管理資料保留政策」權限)。
在「預設規則」分頁中，按一下雲端硬碟
或 Gmail
。選擇郵件或檔案的保留時間：
- 如要永久保留資料，請選取「無限期」。
- 如要將資料保留一段時間，請選取「保留期限」，並輸入保留天數 (1 至 36,500 之間)。保留期限是指從下列時間起算的天數：
- Gmail 郵件、網路論壇訊息和 Chat 訊息：傳送或接收郵件/訊息時。
- 雲端硬碟：自檔案建立或最後一次修改時起算的天數。
- Voice：傳送或接收資料時。
設定保留期限後，請選擇要如何處理超過這個期限的資料：
- 如果只要清除使用者已刪除的資料，請選擇第一個選項。
如要清除所有資料，請選擇第二個選項。這項規則可能會清除使用者想保留的資料，例如 Gmail 收件匣中的郵件或雲端硬碟內的檔案。
按一下「建立」，保留期限設定完畢後，保管箱會詢問您是否瞭解這項資料保留規則的影響。請勾選方塊並按一下「接受」，即可建立規則。
針對要設定預設保留規則的所有服務重複執行上述程序。
Google 保管箱現已設定完成！保管箱會根據您設定的保留規則，將貴機構的資料保留下來。
重要注意事項：
- 設定預設保留規則後的運作情形：除了套用自訂規則或訴訟保留的資料外，保管箱一律會按照預設保留規則來保留資料。
- 使用者刪除郵件、訊息或檔案後的運作情形：遭到刪除的郵件、訊息或檔案會從使用者的帳戶中移除。不過，如果套用了預設保留規則或自訂規則，這些郵件或檔案就會繼續封存在保管箱中，在保留期限結束前仍可供存取。刪除後仍保留在保管箱中的郵件和檔案並不會計入使用者的儲存空間配額。