設定的需求條件與建議
- 您必須是貴組織的 Google Workspace 超級管理員，才能完成本指南所述的操作步驟。
- 建議啟用完整郵件儲存功能。其他 Google 產品可能會代表使用者傳送電子郵件。這項設定可確保這些郵件的副本會儲存在使用者的 Gmail 信箱中，並可供保管箱使用。瞭解詳情
- 建議為貴組織開啟即時通訊記錄。雖然資料保留規則和訴訟保留一律會套用至 Chat 聊天室，但只有在記錄功能已開啟時，才會套用至即時訊息。
- 建議視需求在 Google 網路論壇企業版中為特定群組開啟訊息封存功能。群組必須開啟封存功能，保管箱才能對其中的訊息執行訴訟保留、保留和搜尋等作業。不過，版主可以為自己的群組變更這項設定。如果版主關閉封存功能，使用者仍可在信箱中存取該群組的訊息。
步驟 1：控管可登入保管箱的人員
如要允許其他人登入保管箱，請為所有或特定使用者開啟保管箱。 操作說明
注意：
- 此設定不會影響保管箱可對哪些帳戶執行保留、訴訟保留及搜尋作業，所有具備 Google Workspace 的使用者帳戶，都能保留、訴訟保留及搜尋。
- 這項設定不會影響哪些帳戶可以變更資料保留規則、搜尋資料或執行其他保管箱功能。使用者必須具備適當的保管箱權限，才能使用保管箱。
- 如果您為機構中的所有使用者啟用保管箱，所有人的應用程式清單中都會顯示保管箱圖示。如果貴組織已設定組織單位，建議您限制具備保管箱權限的組織單位存取權。
步驟 2：登入保管箱
- 前往 https://vault.google.com。
- 使用 Google Workspace 使用者名稱和密碼登入。
步驟 3：設定貴機構的預設保留規則
每間公司對資料保留的需求不盡相同。您可以根據公司需求設定保管箱資料保留規則，例如保留員工使用 Google Workspace 建立的資料，或在資料不再需要時清除，例如在您返回主要供應商並匯出資料後。
開始前，請先瞭解保留規則的運作方式。下列步驟說明如何設定預設資料保留規則，不過您也可以設定自訂規則。
- 按一下保管箱中的 [保留]。如果畫面上並未列出「保留」選項，請要求 Google Workspace 超級管理員授予您保管箱權限 (「管理資料保留政策」權限)。
在「預設規則」分頁中，按一下雲端硬碟
或 Gmail
。選擇郵件或檔案的保留時間：
- 如要永久保留資料，請選取 [無限期]。
- 如要保留資料一段時間，請選取「保留期限」，並輸入保留天數 (介於 1 至 36,500 之間)。保留期限的計算方式是根據下列開始時間：
- Gmail、網路論壇和 Chat 訊息：從收發訊息當天起算。
- 雲端硬碟：檔案建立或上次修改後的天數。
- Voice：傳送或接收資料時。
設定保留期限後，請選擇要如何處理超過這個期限的資料：
- 如果只要清除使用者已刪除的資料，請選擇第一個選項。
如要清除所有資料，請選擇第二個選項。這項規則可能會清除使用者想保留的資料，例如 Gmail 收件匣中的郵件或雲端硬碟中的檔案。
按一下「建立」，保留期限設定完畢後，保管箱會詢問您是否瞭解這項資料保留規則的影響。勾選方塊並點選「接受」，即可建立規則。
針對要設定預設保留規則的所有服務，重複執行上述程序。
Google 保管箱現已設定完成！保管箱會根據您設定的資料保留規則，保留貴組織的資料。
重要注意事項：
- 設定預設資料保留規則後的運作情形：除了套用自訂規則或訴訟保留的資料外，保管箱一律會按照預設資料保留規則來保留資料。
- 使用者刪除訊息或檔案時會發生什麼情況：系統會從該使用者的帳戶中移除訊息或檔案。不過，如果套用了預設資料保留規則或自訂規則，郵件、訊息或檔案在剩餘的保留期限內，仍會封存在保管箱中，可供繼續存取。刪除後仍保留在保管箱中的郵件和檔案，不會計入使用者的儲存空間配額。