Начните работу с поиском и экспортом в хранилище Vault.

Google Vault предназначен для администраторов и юристов. Прежде чем вы сможете использовать Vault, администратор вашей рабочей области Google должен настроить вашу учетную запись. Кто мой администратор?

В этом руководстве представлен обзор функций электронного поиска и обнаружения данных в Google Vault, которые можно использовать для поиска и экспорта данных из Google Workspace вашей организации.

Шаг 1: Войдите в Vault.

Перейдите на сайт vault.google.com и войдите в систему, используя свою учетную запись Google Workspace.

Если у вас не получается войти в Vault, попросите администратора Google Workspace включить Vault для вас.

Шаг 2: Создайте дело

Для поиска и экспорта пользовательских данных вы создаете рабочее пространство, называемое " задачой" . Представьте себе задачу как папку, где вы храните свои поисковые запросы и пакеты экспорта. Вы можете делиться задачами с другими, включая внешних пользователей .

1. Click Matters Создавать .

   Если у вас нет опции «Создать» , обратитесь к администратору Google Workspace с просьбой предоставить вам необходимые права .

2. Введите название для данного вопроса.

3. (Необязательно) Введите описание и укажите регион данных по данному вопросу.

4. Нажмите «Создать» .

Шаг 3: Поиск данных

Когда вы создавали дело на шаге 2, оно открывалось на вкладке «Поиск» . Теперь вы можете начать поиск.

Если у вас отсутствует вкладка «Поиск» , обратитесь к администратору Google Workspace с просьбой предоставить вам необходимые права доступа .

1. Выберите сервис Google для поиска, например, Gmail.

2. Введите параметры поиска. Вы можете выбрать, какие учетные записи искать и какие условия использовать. Например:

   • Найдите сообщения, отправленные конкретными пользователями — введите адрес электронной почты в поле «Адреса электронной почты учетной записи» или попробуйте использовать операторы поиска, такие как from:user1@example.com и to:user2@example.com .
   • Найдите сообщения, содержащие определенную фразу — Во многих организациях Gmail содержит миллионы сообщений и большинство часто используемых слов на данном языке. Попробуйте сгруппировать слова в фразы в кавычках, например, «конфиденциальный проект X». Примечание: Поиск игнорирует регистр и знаки препинания фраз в кавычках.
   • Исключить черновики — Gmail сохраняет версии черновика сообщения по мере его составления отправителем. Если вам не нужна такая подробная информация, установите флажок «Исключить черновики» , чтобы удалить эти сообщения из результатов поиска.

   • Исключить совпадения — Чтобы исключить данные из поиска, поставьте дефис ( ‑ ) перед поисковым запросом. Например, ‑subject:vacation исключает все сообщения, в теме которых содержится слово «vacation».

     Узнайте больше о том, как искать сообщения в Gmail, Google Диск, Meet , чате , календаре , группах , голосовых сообщениях и приложении Gemini . Дополнительные советы по поиску в Gmail см. в разделе «Дополнительные советы по поиску сообщений» (ниже на этой странице).

3. (Необязательно, поддерживается для Gmail и групп) Если вы опасаетесь, что ваш поиск выдаст слишком много результатов, обработка которых может занять много времени, нажмите «Подсчет» . Функция «Подсчет» отображает количество результатов быстрее, чем полный поиск.

   Чтобы уточнить поиск, нажмите «Развернуть» и отредактируйте параметры поиска.

4. Нажмите кнопку «Поиск» . После завершения поиска Vault откроет таблицу с результатами.

   Ограничения поиска:

   • Удаленные данные — Vault может искать и возвращать только те данные, которые не были удалены из производственных систем Google. Vault не сохраняет автоматически данные вашей организации. Чтобы обеспечить возможность поиска и экспорта определенных данных, настройте правила хранения или блокировки .
   • Поиск по элементам Google Диска — При поиске в Google Диске вы можете искать текст внутри файлов, включая файлы Microsoft Word, Excel и PowerPoint, PDF, HTML, TXT и RTF. Поиск внутри видео, аудио, изображений или бинарных файлов невозможен.
   • Ошибка подстановки — Vault не может вернуть результаты поиска, если оператор поиска с подстановкой соответствует 100 или более словам в учетной записи пользователя. Например, если subj:foo* дает слишком много совпадений, вы можете попробовать выполнить поиск по subj:food* (чтобы найти "food") и subj:foot* (чтобы найти "foot" и "football"). Поиск с подстановкой не поддерживается для поиска в Календаре, Чате, Диске или Голосовом поиске.

Шаг 4: Предварительный просмотр результатов

Чтобы просмотреть найденный элемент, в таблице результатов щелкните по строке, и предварительный просмотр откроется в боковой панели справа.

Предварительный просмотр поведения:

• Сообщения — Vault возвращает всю переписку по сообщению, свернутую в одну цепочку. Чтобы развернуть цепочку, щелкните сообщение. Чтобы просмотреть отдельные сообщения, щелкните по ним.
• Элементы Google Диска — Вы можете просматривать файлы Google, такие как документы, таблицы, презентации, рисунки и видео, а также файлы, загруженные пользователями, например, файлы .docx, .pdf и .xlsx.

Возможно, вам не удастся просмотреть все найденные сообщения или файлы. Хотя предварительный просмотр может быть ограничен, при экспорте результатов поиска будут включены все соответствующие данные.

Шаг 5: Сохраните поисковый запрос

После того как вы зададите параметры поиска, вы можете сохранить запрос, чтобы быстро выполнить его повторно позже.

• Чтобы сохранить запрос, нажмите «Сохранить» . Это действие не сохранит результаты поиска, а только параметры запроса. Чтобы сохранить текущие результаты, перейдите к следующему шагу и экспортируйте их.
• Чтобы открыть сохраненный запрос, нажмите «Просмотреть сохраненные запросы» , а затем — «Запрос». Сохраненные запросы являются динамическими — при повторном выполнении поиска результаты будут включать данные, созданные с момента последнего поиска.

Шаг 6: Экспорт и анализ

1. Чтобы сохранить результаты запроса, на вкладке «Поиск» нажмите «Экспорт» .

   Если у вас нет опции «Экспорт» , попросите администратора предоставить вам необходимые права .

   Примечание : Если в вашей организации включена функция многостороннего утверждения (MPA), необходимо сначала отправить запрос на экспорт для утверждения. Процесс экспорта начнется после того, как утверждающий одобрит запрос.

2. Перейдите на вкладку «Экспорт» , чтобы отслеживать ход экспорта. После завершения нажмите «Скачать» . У вас есть 15 дней с начала экспорта, чтобы загрузить экспортированные файлы.

3. В экспортированный файл входит сжатый файл, содержащий данные, полученные в результате поиска. Также в нем есть файл метаданных для сопоставления данных с соответствующими учетными записями. Для обработки экспортированных файлов используйте стороннее программное обеспечение.

Другие задачи хранилища

Вот ещё несколько задач, которые можно выполнить в Vault:

• Сохраняйте определенные сообщения и файлы в соответствии с требованиями вашей организации к хранению данных.
• Пересмотрите свои правила хранения данных и внесите необходимые обновления .
• Создавайте блокировки для сохранения данных отдельных пользователей или подразделений организации. Сообщения и файлы, на которые распространяется блокировка, никогда не удаляются, независимо от настроек хранения.
• Ознакомьтесь с правами доступа , которые определяют возможности других пользователей в Vault.

Связанные темы

• Глоссарий хранилища
• Используйте операторы для уточнения поиска в Vault.
• Согласование действий, требующих принятия решений, с участием нескольких сторон.