ריכזנו כאן את המונחים העיקריים שחשוב להכיר כשמשתמשים ב-Google Vault.
| מונח | תיאור |
|---|---|
| יומן ביקורת | יומן של כל הפעולות שמשתמשי Vault ביצעו במהלך תקופת זמן מסוימת. הפעולות ב-Vault מתועדות במסד נתונים שאי אפשר למחוק או לשנות אותו על ידי משתמש Vault או Google בזמן שהמינוי ל-Google Workspace פעיל. היומנים נשמרים ללא הגבלת זמן או עד שהלקוח עוזב את Workspace. פרטים נוספים זמינים במאמר שמירת נתונים וזמני השהייה. |
| delete | כשמשתמשים מעבירים הודעות או פריטים לאשפה. ב-Gmail הם לוחצים על מחיקה וב-Drive הם לוחצים על הסרה, אבל בשני המקרים מדובר באותו תהליך. |
| מחיקה סופית | כשמשתמשים מרוקנים את האשפה ב-Gmail או ב-Drive. המשתמשים לא יכולים לשחזר את הנתונים האלה. כשמשתמשים מוחקים הודעות Gmail באופן סופי, ההודעות מסומנות כהודעות שמוכנות להסרה (^deleted) ממערכות הייצור של Google. |
^deleted |
תווית פנימית ש-Google מחילה על הודעות ב-Gmail שמוסרות מתיקיית האשפה ומוכנות להסרה. מדיניות השמירה של Gmail למשך 30 יום שומרת הודעות עם התווית ^deleted למשך 30 יום, שבמהלכם אדמין יכול לשחזר את הנתונים. נתונים עם התווית ^deleted למשך 30 יום שלא חל עליהם כלל שמירה או החזקה לצורך משפטי, נמחקים ממערכות Google. |
| eDiscovery | התהליך של זיהוי מידע שנשמר באופן אלקטרוני שרלוונטי למקרה או לחקירה, ולאחר מכן שמירה, איסוף וניתוח של הנתונים. |
| export | קבוצה של נתוני Google Workspace שניתנת להורדה ומתאימה לשאילתת החיפוש שלכם. |
| מדיניות השמירה של Gmail למשך 30 יום | ב-Gmail, הודעות שהוסרו מהאשפה עדיין זמינות למשתמשי Vault דרך Vault למשך 30 ימים נוספים. מדיניות השמירה הזו מחליפה כל כלל שמירה ב-Vault שתוקפו יפוג במהלך התקופה הזו. אם כלל השמירה מוגדר למחיקה סופית של הודעות אחרי שתקופת השמירה מסתיימת, אבל מדיניות השימור לא הסתיימה, ההודעות לא יימחקו סופית עד שמדיניות השימור תסתיים. |
| נתונים בהמתנה | כל הנתונים שמוחזקים לצורך משפטי. הנתונים האלה מוגנים מפני מחיקה ופטורים מכללי שמירה עד להסרת כל ההחזקות לצורך משפטי. |
| השהיה |
מדיניות שאתם יוצרים כדי למנוע משירותי Google Workspace למחוק נתונים. החזקות משמשות בדרך כלל לשמירת נתונים למטרות משפטיות או לצורך חקירה:
|
| indefinite | במקרה של מדיניות שמירה, הנתונים זמינים באופן קבוע דרך Vault עד שמשנים את המדיניות או למשך תקופת המינוי ל-Google Workspace. נתונים שנשמרים ללא הגבלת זמן לא נשמרים אחרי שהמינוי שלכם מסתיים או לא מתחדש. |
| משילות מידע | תהליך הפיתוח וההטמעה של מדיניות שמירת נתונים ומחיקת נתונים בארגון בהתאם לחובות משפטיות ורגולטוריות. ב-Vault, אתם מגדירים כללי שמירה כדי לשמור נתונים בשירותים נתמכים למשך זמן מסוים, ואם רוצים, גם למחוק את הנתונים האלה אחרי הזמן הזה. |
| matter |
מאגר לפעילות של eDiscovery שקשורה לתיק משפטי או לחקירה ספציפיים. עניין כולל:
|
| message | מונח כללי שכולל אימייל וצ'אטים שמתועדים. |
| נמחקו לצמיתות | נתונים שנמחקו סופית, כלומר נתונים שהוסרו מתיקיית האשפה ב-Gmail ומתיקיית האשפה ב-Drive. |
| purge | כשהנתונים מוסרים באופן מלא ממערכות האחסון של Google. אחרי שהנתונים נמחקים באופן סופי, הם לא זמינים יותר באף מערכת ייצור ולא זמינים יותר ב-Vault. |
| הסרה | כשהודעות מוסרות מהאשפה ב-Gmail ופריטים מוסרים מהאשפה ב-Drive. הנתונים האלה מסומנים כנתונים שמוכנים למחיקה. הפעולה הזו שונה מהמצב שבו משתמשים לוחצים על הסרה ב-Drive, שבו הפריטים מועברים לאשפה אבל לא מסומנים כפריטים שמוכנים למחיקה סופית. משתמשים לא יכולים לגשת להודעות ולפריטים שהוסרו, אבל משתמשי Vault עדיין יכולים לחפש את הנתונים האלה ולראות אותם ב-Vault. |
| כלל שמירה | מדיניות ב-Vault שמונעת משירותי Google למחוק נתונים שתואמים להיקף ולתנאים שצוינו. אפשר לשמור את הנתונים למשך מספר מסוים של ימים או ללא הגבלה. משתמשי Vault יכולים להגדיר מה יקרה לנתונים כשפג התוקף של תקופת השמירה של כלל שמירה. מידע נוסף |
| תקופת השמירה | מספר הימים שבהם הנתונים יהיו זמינים בוודאות דרך Vault ולא יימחקו על ידי שירות Google. |
| משתמש Vault | משתמש ב-Google Workspace שיש לו את ההרשאות הנדרשות להגדרת מדיניות שמירה ב-Vault, לניהול החזקות לצורך משפטי או לחיפוש וייצוא של נתונים. |