Google Vault ist ein Tool zur Informationssteuerung und für E‑Discovery für Google Workspace. Sie können damit Google Workspace-Daten aufbewahren, auf „Hold“ setzen, suchen und exportieren. Dabei werden folgende Daten unterstützt:
- Gmail-Nachrichten
- Google Drive-Dateien
- Google Kalender-Terminen
- Google Chat-Nachrichten (wenn der Unterhaltungsverlauf aktiviert ist)
- Google Meet-Aufzeichnungen und zugehörige Protokolle über Chats, Fragen und Antworten sowie Umfragen
- Google Groups-Nachrichten
- SMS, Mailboxnachrichten und deren Transkripte sowie Anruflisten von Google Voice (nur Voice-Add-on-Abos)
- Google Sites
- Nachrichten in der Gemini App
Weitere Informationen zu unterstützten Datentypen
Erforderliche Lizenzen
Damit Sie über Vault die Daten eines Nutzers suchen und aufbewahren können, müssen folgende Punkte erfüllt sein:
- Nutzer benötigen eine Google Workspace-Lizenz, die Google Vault umfasst.
- Administratoren müssen eine Google Workspace-Lizenz haben, die Google Vault umfasst.
| Vault-Lizenzen inbegriffen | Vault als Add-on-Lizenz verfügbar |
|---|---|
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Weitere Informationen zu kompatiblen Versionen erhalten Sie vom Google-Vertriebsteam. |
Funktionsweise der Lizenzierung
- Wenn Vault in Ihrer Version enthalten ist, wird allen Nutzern und Administratoren in Ihrer Organisation automatisch eine Vault-Lizenz zugewiesen.
- Wenn Vault als Add‑on-Lizenz verfügbar ist, können Sie Vault-Lizenzen für einige oder alle Nutzer und Administratoren in Ihrer Organisation kaufen. In Vault sind nur Nutzer abgedeckt, denen eine Vault-Lizenz zugewiesen ist. Nur Administratoren mit Vault-Lizenzen können Vault verwenden. Weitere Informationen zum Erwerb von Google Vault
- Wenn Sie einen Nutzer oder eine erforderliche Lizenz löschen, werden die Daten des Nutzers möglicherweise unwiderruflich gelöscht und sind nicht mehr in Vault verfügbar.
Informationssteuerung: Daten aufbewahren und löschen
- Daten so lange wie erforderlich speichern: Wenn Ihre Organisation Daten für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren muss, können Sie Vault entsprechend konfigurieren. Daten sind für Vault weiterhin verfügbar, auch wenn Nutzer sie löschen und den Papierkorb leeren.
- Nicht mehr benötigte Daten entfernen: Wenn Ihre Organisation vertrauliche Daten nach einer bestimmten Zeit löschen muss, können Sie Vault so konfigurieren, dass diese Daten aus Nutzerkonten entfernt und auch dauerhaft aus allen Google-Systemen gelöscht werden.
Vault-Aufbewahrungsregeln werden direkt auf die Datensysteme der unterstützten Google-Dienste angewendet. Vault selbst ist kein Datenarchiv. Nach Ablauf der Aufbewahrungsregeln unterliegen alle von Nutzern oder Administratoren gelöschte Daten, die nicht auf „Hold“ gesetzt sind, den Standardverfahren zum Löschen. Wenn Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer dauerhaft gelöscht werden, können sie von Nutzern oder Administratoren nicht wiederhergestellt werden. Weitere Informationen zur Aufbewahrung
Hinweis:In Vault werden Daten erst aufbewahrt, wenn Sie Aufbewahrungsregeln einrichten. Bis dahin können Daten durch Nutzer gelöscht und in den Diensten gemäß dem jeweiligen Protokoll des Dienstes dauerhaft gelöscht werden.
E-Discovery: Relevante Daten suchen, speichern und exportieren
Autorisierte Nutzer können mit Vault Daten suchen, auf „Hold“ setzen und zur weiteren Analyse exportieren.
Vault unterstützt die ersten Schritte des E-Discovery-Prozesses, die im Electronic Discovery Reference Model (EDRM) beschrieben werden:
- Identifikation: Sie können basierend auf Nutzerkonten, Organisationseinheiten, Datum oder Schlüsselbegriffen nach Google Workspace-Daten Ihrer Organisation suchen und sich Nachrichten, Anhänge und unterstützte Dateien ansehen. Die meisten Dienste unterstützen die Suche mit booleschen Operatoren. Weitere Informationen zur Suche
- Aufbewahrung: Wenn Sie Daten auf unbestimmte Zeit aufbewahren müssen, um rechtliche oder andere Aufbewahrungspflichten zu erfüllen, können Sie Holds für Konten, Organisationseinheiten und Gruppen festlegen. Für Gmail- und Chatnachrichten können Sie auch Bedingungen festlegen, um den Hold auf Nachrichten zu beschränken, die den Bedingungen entsprechen. Weitere Informationen zu Sperrungen
Erhebung: Nachdem Sie nach Daten gesucht haben, können Sie sie zur Verarbeitung und Analyse exportieren. Exporte enthalten:
- Eine umfassende Kopie aller Daten, die Ihren Suchkriterien entsprechen
- Die erforderlichen Metadaten, um die exportierten Daten mit einzelnen Nutzern in Ihrer Organisation zu verknüpfen
- Die erforderlichen Informationen, um zu belegen, dass die exportierten Daten mit den auf den Google-Servern gespeicherten übereinstimmen
Ein Datenexport ist in Vault 15 Tage lang verfügbar. Danach wird er gelöscht, um die Daten zu schützen. Weitere Informationen zu Exporten
Zugriffssteuerung und Prüfung
Sie können steuern, wer auf Vault zugreifen und welche Aktionen durchführen darf. So wird sichergestellt, dass nur autorisierte Nutzer Zugriff auf die Daten Ihrer Organisation haben. Aktivieren Sie Vault für ausgewählte Organisationseinheiten und weisen Sie die Organisationseinheiten einer Administratorrolle mit Vault-Berechtigungen zu. Weitere Informationen zum Verwalten des Zugriffs auf Vault und Vault-Berechtigungen
Vault bietet ein vollständiges Audit-Log der Nutzeraktivitäten in Vault, einschließlich der Erstellung oder Bearbeitung einer Aufbewahrungsregel, der Ausführung einer Suche oder des Exports von Daten. Das Audit-Log kann nicht bearbeitet werden. Weitere Informationen zu Auditberichten
Erste Schritte mit Vault
- Wenn Ihre Organisation eine Google Workspace-Version hat, die Vault nicht enthält, können Sie Vault-Lizenzen kaufen.
- Ein Google Workspace-Super Admin muss Vault-Nutzerzugriff und Vault-Berechtigungen einrichten. Außerdem können sie Standardaufbewahrungsregeln einrichten, damit Daten sofort aufbewahrt werden. Wir empfehlen, sich mit der Rechts- oder Compliance-Abteilung Ihrer Organisation abzustimmen, um die Anforderungen an die Informationssteuerung und E-Discovery zu ermitteln.
- Vault-Nutzer können sich anmelden und loslegen. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Einstieg in die Such- und Exportfunktionen in Vault.
Nächste Schritte
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