Som en del av dina projekt för elektronisk bevisanskaffning för Google Workspace-data kan du använda spärrar för att lagra objekt på Drive på obestämd tid för att uppfylla juridiska krav eller lagringskrav. Du kan tillämpa en spärr på enskilda konton eller alla konton i en organisationsenhet och välja att inkludera delade enheter. Google Meet -inspelningar och tillhörande loggar omfattas av Drive-spärrar, liksom webbplatser som skapats i nya Google Sites. Spärrar åsidosätter lagringsregler, vilket innebär att spärrad data skyddas från dina normala regler för datastyrning som annars kan rensa den.
Viktig information om Drive och spärrar
Innan du ställer in spärrar rekommenderar vi att du läser Kom igång med spärrar i Google Arkiv samt informationen om datatyper som stöds för Drive, Meet och Sites.
Vilken data kan spärras
Omfattas:
- De flesta filer på användarnas enheter och delade enheter. En spärr i Drive tillämpas på objekt som ägs av och de flesta objekt som delas direkt med användarna eller organisationerna som omfattas av spärren.
- En användares delade enheter omfattas av spärren endast om rutan Inkludera delade enheter är markerad.
Följande omfattas inte:
- Mappar och Drive-genvägar
- Länkade filer
- Externa filer som delas med användarna
- Webbplatser som har skapats i klassiska Sites
- filer som delas med en användare och sedan slutar delas med användaren
- Filer som har delats med användaren via ett alias eller medlemskap i en Google-grupp (inte direkt med användarens konto)
- filer som har tagits bort från en delad enhet av en användare som inte omfattas av spärren
Mer information finns i Tjänster och datatyper som stöds (avsnitt för Drive, Meet och Sites).
Spärrade objekt som raderas är alltid synliga i Arkiv men inte för användare
När en fil som är spärrad tas bort av en användare eller en lagringsregel kan användaren inte längre komma åt filen, men filen raderas inte permanent. Som Arkiv-administratör med rätt behörighet kan du fortfarande söka efter, förhandsgranska och exportera filen via Arkiv.
Hur påverkar delade enheter en spärr?
Filer på en delad enhet lagras inte om
-
en medlem på en delad enhet:
- flyttar en fil från en delad enhet och medlemmen inte är spärrad
- tar bort en medlem som är spärrad från den delade enheten och det inte finns några andra spärrade medlemmar på den delade enheten
- ingen medlem på den delade enheten är spärrad.
Filer i en undermapp på en delad enhet lagras inte av en spärr om en ansvarig för den delade enheten begränsar åtkomsten till undermappen så att användaren som omfattas av spärren inte har åtkomst till undermappen.
När en delad enhet tas bort omfattas filerna i den borttagna delade enheten av följande spärrscenarier:
-
Om en användare är direkt medlem på den borttagna delade enheten (inte medlem via en Google-grupp) och omfattas av en spärr lagras filerna på den delade enheten tills spärren tas bort. När användaren har tagit bort spärren, och om filerna inte omfattas av en annan spärr eller lagringsregel, raderas de.
-
Om en användare inte är medlem på den borttagna delade enheten men har direktåtkomst till en fil på den delade enheten (inte som medlem i en Google-grupp eller via ett alias) och användaren omfattas av en spärr lagras enbart denna fil tills spärren på användaren tas bort. Filer som inte matchar en lagringsregel eller spärr raderas.
Spärra Drive-, Meet- och Sites-filer
- Logga in på vault.google.com.
- Klicka på Ärenden.
- Om ärendet redan finns öppnar du det genom att klicka på det. I annat fall skapar du ett
ärende så här:
- Klicka på Skapa.
- Ange ett namn på ärendet och eventuellt en beskrivning.
- Klicka på Skapa.
- Klicka på Spärrar
Skapa. - Ange ett unikt namn på spärren.
- Klicka på Välj tjänst Drive.
- Klicka på Fortsätt.
Välj omfattning för spärren:
- Vissa konton – ange e-postadressen till minst ett konto eller minst en grupp.
Organisationsenhet – välj en organisationsenhet.
Obs! Vi rekommenderar starkt att du inte väljer organisationsenheten på den högsta nivån. Du kan inte radera några Google Workspace-konton från organisationen. Läs mer
Välj om du vill att spärren ska omfatta objekt på delade enheter och klicka sedan på Fortsätt.
Klicka på Skapa.
Redigera en spärr för filer i Drive, Meet och Sites
Du kan ändra vissa parametrar för en spärr, men inte ändra tjänst (från Drive till en annan tjänst) eller omfattningstyp (till exempel från konton till en organisationsenhet).
- Logga in på vault.google.com.
- Klicka på Ärenden och sedan på ärendet som innehåller spärren.
Så här ändrar du vilka konton eller organisationsenheter som omfattas av spärren:
- Klicka på Omfattning.
Lägg till eller ta bort konton eller ändra organisationsenheten.
Obs! Du kan inte lägga till konton i en spärr som omfattar en organisationsenhet och du kan inte lägga till organisationsenheter i en spärr som omfattar specifika konton.
Om du tar bort alla användare uppmanas du att radera spärren.
Klicka på Fortsätt.
Om du vill ändra om spärren ska gälla delade enheter klickar du på Omfattning
Inkludera objekt på delade enheter.Klicka på Spara.