Lagra Drive-filer med Arkiv

Data som lagras:

• filer på användarnas enheter och delade enheter
• E-postlayouter
• Filer som har krypterats med Google Workspace-kryptering på klientsidan
• Google Meet-data om inte Meet-specifik lagring har aktiverats.

Data som inte lagras:

• Mappar och Drive-genvägar
• Google Sites, om inte webbplatsspecifik lagring har inaktiverats
• Länkade filer
• Externa filer som delas med användarna
• Webbplatser som har skapats i klassiska Sites

Obs! Som standard gäller lagringsregler för Drive för Meet-data men inte för Sites. Om du vill ändra vilken data Drive-regler täcker kan du aktivera Meet-specifika regler och ändra inställningarna för lagring i Sites.

Mer information finns i avsnitten för Drive, Meet och Sites i Tjänster och datatyper som stöds .

• När du skapar eller uppdaterar en lagringsregel kan det ta upp till 24 timmar innan regeln sprids. Filer som tas bort av användare eller delade enheter som raderas av administratörer under spridningsperioden lagras inte.
• När en lagringsperiod löper ut och regeln är inställd på att radera filer permanent kan det ta upp till 15 dagar innan berörda filer tas bort från Drive. Objekt som inte har raderats och finns kvar på en användares Drive eller på en delad enhet är tillgängliga för användaren under den här perioden.

Vissa Google-tjänster lagrar sin data på Drive. Dessa data omfattas av lagringsreglerna för Drive enligt följande:

Skapa en anpassad lagringsregel om du vill behålla data som matchar specifika villkor under en viss tid. Om du vill behålla all tjänstdata under en viss tid skapar du en standardlagringsregel.

Läs mer om de två typerna av lagringsregler.

När du skapar en anpassad lagringsregel kan du välja regelns omfattning: Organisationsenhet, Alla delade enheter eller Specifika delade enheter.

Organisationsenhet

När du tillämpar en anpassad lagringsregel på en organisationsenhet gäller regeln för filer som ägs av användare i organisationsenheten.

Om du väljer Använd lagringsreglerna för Drive-objektets ägare och användare med skrivbehörighet under Lagring Inställningar gäller lagringsregeln även för filer på en annan användares Min enhet som delas direkt med en användare i den valda organisationsenheten. Mer information finns i avsnittet om lagringsinställningar nedan.

Om en regel är inställd på att radera filer permanent när lagringsperioden löper ut, raderar Arkiv permanent enbart de filer som ägs av användare i organisationsenheten. Filer som delas utanför organisationsenheten raderas inte permanent.

Om du väljer en organisationsenhet och väljer Inkludera objekt från delade enheter tillämpas lagringsregeln på alla objekt på en delad enhet som organisationen äger om en användare i den valda organisationsenheten

• Om reglaget är inaktiverat:
  • har direktåtkomst till ett objekt på ägarens Min enhet eller en annan Min enhet.
• Om reglaget är aktiverat:
  • har direktåtkomst till objektet
  • är Medlem eller Gäst för ett delat objekt – läs mer om att dela filer från Google Drive
  • är medlem på den delade enheten
  • är redigeringsbehörig för eller har åtkomst till en undermapp för delade enheter som innehåller objektet.

Reglerna gäller inte grupper, till exempel Eng-team-group@solarmora.com eller användare med Allmän åtkomst.

Alla delade enheter och specifika delade enheter

Du kan ställa in en anpassad lagringsregel som gäller alla delade enheter eller enbart specifika delade enheter.

Det är enbart omfattningarna Alla delade enheter och Specifika delade enheter som kan radera filer från delade enheter eftersom filer på delade enheter ägs av teamet och inte av en enskild användare.

Utgåvor som stöds för den här funktionen: Business Standard och Business Plus, Enterprise, Education Standard och Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials och Enterprise Essentials Plus, G Suite Business

Med en Google Workspace-utgåva som stöds kan du använda Drive-etiketter för att skapa anpassade lagringsregler. Du kan använda Drive-etikettens egenskaper för att justera en regels villkor och lagringsperiod. Vanliga villkor är regler baserade på en etikett eller etiketter med märken, som Obeg eller Klassificerad.

En administratör har till exempel skapat en lagringsregel som väljer filer för lagring baserat på ett Drive-etikettvillkor. I bilden nedan har administratören skapat villkoret före den 1 mars 2023 för etiketten Avtalsdatum.

Därefter har administratören använt Drive-etiketten för att ange regelns lagringsperiod. Administratören ställer in lagringsperioden genom att ange antalet lagringsdagar (100). Början av lagringsperioden baseras på datumet som anges på etikettdatumet och önskat datumfält att använda (Avtalsinformation > Avtalsdatum).

När den anpassade regeln hade spridits skapade en användare som omfattades av regeln en fil på Min enhet. Filen skapades den 8 februari 2023 och användaren tillämpade Avtalsinformation > fältet Avtalsdatum med Avtalsdatum satt till den 15 februari 2023. Resultatet av lagringsregeln blev följande:

• Lagringsregeln tillämpades. Eftersom avtalsdatumet var satt till den 15 februari 2023 före villkorsdatumet den 1 mars 2023 passerade etikettvillkoret och regeln tillämpades.
• Lagringsperioden började på värdet av fältet Avtalsdatum som angetts för objektet. I det här exemplet har etikettens avtalsdatum angetts till den 15 februari 2023. Därför lagras filen i 100 dagar efter detta datum. Den 8 februari, dagen då den skapades, påverkar inte lagringsperioden eftersom Skapades den inte har valts under Lagringsperiodens start.

Läs mer om Drive-etiketter.

Du kan ställa in lagringsregler som ska starta på en fils ursprungliga genereringsdatum, datum för senaste ändring, datum då den flyttades till papperskorgen eller datumfältet för Drive-etikett.

När en fil laddas upp till Google Drive för första gången får den ett genereringsdatum och ett ändringsdatum. Datumen matchar den lokala filens genereringsdatum, ändringsdatum eller uppladdningsdatum, beroende på hur filen lades till på Drive.

Följande tabell visar tiden som används för olika källor:

• Uppladdning – tidsstämpeln visar när filen laddades upp till Drive
• Lokalt – tidsstämpeln för den ursprungliga filens generering eller senaste ändring på källenheten eller tjänsten.

Obs! När filen har laddats upp till Google Drive fortsätter ändringsdatumet att ändras varje gång filen ändras.

Filer i papperskorgen på Drive kan raderas på två sätt. Som standard raderar Drive papperskorgsfiler 30 dagar efter att de har flyttats dit. En användare kan manuellt radera objekt i papperskorgen.

Obs! Filer som raderas från papperskorgen eller från raderade delade enheter kan återställas av en Google Workspace-administratör i upp till 25 dagar. Läs mer om att återställa raderade filer eller återställa en raderad delad enhet och dess filer.

I Arkiv kan du ange regler för hur länge filer som har flyttats till papperskorgen är tillgängliga för Arkiv innan de raderas. De här reglerna kallas flyttad till papperskorgen-regler.

Om du exempelvis skapar en regel om att filer i papperskorgen ska sparas i fem dagar, raderas en fil i papperskorgen automatiskt fem dagar efter att den placerats där. Även om administratörer fortfarande kan återställa filen i 25 dagar är den inte längre tillgänglig för Arkiv. Om en användare raderar en fil från papperskorgen två dagar efter att han eller hon har flyttat den dit är filen tillgänglig för Arkiv i ytterligare tre dagar och kan återställas av administratörerna i 25 dagar eller längre om objektet är spärrat.

En flyttad till papperskorgen-regel:

• Den påverkar filer som ägs av användaren eller den delade enhet som regeln gäller.
• Den tillämpas på filer som har flyttats till papperskorgen på eller efter den 1 augusti 2016.
• Gäller objekt på delade enheter som raderas direkt av administratörer i administratörskonsolen från och med det datum då den delade enheten raderades.
• Den kan inte ha en lagringsperiod med obestämd tid.
• Den åsidosätter andra lagringsregler på Drive, inklusive andra anpassade regler som löper ut senare. Om flera regler för att flytta till papperskorgen gäller för en fil lagras filen enligt den regel som gäller längst.
• Den åsidosätts av spärrar.
• Den gäller inte objekt som återställs från papperskorgen eller återställda delade enheter.

Om du vill skapa en regel för filer i papperskorgen anger du startdatumet för lagringsperioden som Datum för flytt till papperskorgen i steg 7 nedan.

Du väljer hur lagringsregler ska tillämpas på en användares data på Min enhet. Reglerna kan gälla ägaren och alla användare med skrivbehörighet (läsbehörig, kommentarsbehörig och skrivbehörig) för objektet på Min enhet eller enbart ägaren.

Om du tillämpar lagringsregeln på ägaren och alla redigeringsbehöriga behålls mest data och det är det vanligaste valet. Om du tillämpar lagringsregeln enbart på ägaren kan mindre data lagras.

1. Logga in på vault.google.com.
2. Klicka på Lagring Inställningar.
3. Bredvid Behåll användarnas Drive-objekt med ägarens och redigeringsbehörigas regler väljer du ett alternativ:
   • Använd lagringsreglerna för Drive-objektets ägare och användare med skrivbehörighet – tillämpa reglerna för ägaren och alla användare med direktåtkomst till objektet.
   • Använd enbart lagringsreglerna för Drive-objektets ägare – tillämpa enbart reglerna för ägaren av Drive-objektet.

Arkivadministratörer kan skapa lagringsregler för ett Drive-objekts ägare eller användare med skrivbehörighet. Lagringsreglerna för Drive-objektets ägare är de enda reglerna som kan göra att ett objekt upphör att gälla med åtgärdsdelen av regeln.

Anpassade lagringsregler för Drive-objektets ägare har företräde framför standardregler, även när standardregeln upphör att gälla senare.

Lagringsreglerna för en användare med skrivbehörighet för ett Drive-objekt kan bara förlänga lagringsperioden. En kortare anpassad regel för en användare med skrivbehörighet kan inte åsidosätta en längre standardregel för ägaren (som inte har några anpassade regler).