Kom igång som administratör av klassificeringsetiketter

Utgåvor som stöds för den här funktionen: Frontline Starter, Frontline Standard och Frontline Plus, Business Standard och Business Plus, Enterprise Standard och Enterprise Plus, Education Standard och Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials och Enterprise Essentials Plus, G Suite Business. Jämför utgåvor

Som administratör kan du skapa klassificeringsetiketter som kan tillämpas på filer som lagras på Drive och Gmail-meddelanden som skrivs av dina användare. Klassificeringsetiketter är metadata som hjälper organisationen att ordna, hitta och tillämpa policyer på filer i Drive och Gmail-meddelanden. Drive-etiketter kan vara enkla, som en tagg. De kan även ha många strukturerade metadatafält, till exempel urvalsfält, datum, siffror eller personer.

Exempel på användningsfall

Klassificeringsetiketter är användbara för många vanliga arbetsplatsscenarier, inklusive posthantering, klassificering, strukturerad sökning, arbetsflöde, rapportering, granskning med mera.

• Klassificera filer och meddelanden enligt en strategi för informationsförvaltning Använd en etikett för att identifiera känsligt innehåll eller innehåll som kräver särskild hantering. Med etiketten Känslighet kan du till exempel begränsa åtkomsten till filer som är markerade som Konfidentiell eller Mycket känslig eller förhindra att användare skickar meddelanden som är Mycket känsliga till externa användare.
• Tillämpa policy på objekt i Drive och Gmail-meddelanden Använd en etikett som ett villkor eller en åtgärd i regler för förebyggande av dataförlust (DLP) för att uppfylla efterlevnadskrav. Om en fil eller ett meddelande till exempel innehåller PII kan du automatiskt tillämpa etiketten Konfidentiellt med DLP och blockera extern delning av en fil eller att meddelandet skickas. När du använder en etikett i en regel blir etiketten låst från destruktiv redigering – den kan inte inaktiveras eller raderas.
• Hitta filer snabbare på Drive Personer i organisationen kan hitta innehåll baserat på etiketter och fält. Med etikettfälten Kontraktsstatus och Förfallodatum kan du till exempel söka på Drive efter alla kontrakt som väntar på underskrift och förfaller på fredag. Det går inte att söka baserat på klassificeringsetiketter i Gmail.

Ytterligare exempel på etiketttaxonomier:

• Exportkontroll: EAR, ITAR, OFAC
• Efterlevnad: FINRA, HIPAA
• Integritet: PII, SPII, Ingen PII
• Status: Utkast, Granskas, Slutgiltig
• Innehållstyp: Kontrakt, Designdokument, Modell
• Läkemedelstest: Experiment-id, patient-id

Vad du kan tillämpa klassificeringsetiketter på

• Alla filer på Drive som ägs av organisationen
• Alla Gmail-meddelanden som skrivs av en användare i organisationen i Gmail
• e-postmeddelanden som skrivs i e-postklienter som inte är Gmail, men dessa meddelanden kan endast märkas med DLP-regler, inte av användaren

Du kan inte tillämpa klassificeringsetiketter på följande:

• mappar, genvägar, delade enheter eller filer som ägs av en annan organisation
• Filer som ägs av användare som inte har en licens som har stöd för Google Drive-etiketter
• e-postmeddelanden som skickas av personer utanför organisationen
• e-postmeddelanden som redan har skickats eller tagits emot.

Vem kan se etiketter

När du skapar en etikett kan du ange vem som kan se och använda etiketten: hela organisationen (standard) eller bara vissa användare och grupper. Om en användare inte får använda eller se etiketten visas den inte i Drive eller Gmail.

Avancerade administratörer och administratörer med behörigheten Hantera etiketter kan se alla etiketter i etiketthanteraren. Administratörer med behörigheten Rapporter kan se etiketter som har tillämpats på filer i rapporter och granskningar, även om de inte har behörigheten Hantera etiketter.

När en etikett aktiveras för Drive:

• Användare med visnings- och redigeringsbehörighet för etiketten och redigeringsåtkomst till en fil kan tillämpa etiketter och redigera fältvärdena. Om de bara har visningsåtkomst till filen kan de visa etiketter men inte använda etiketter eller redigera fält värden.
• Användare med visningsåtkomst till etiketter och med åtkomst till en fil kan söka på Drive efter etiketter eller fält.

När en etikett aktiveras för Gmail:

• Användare med visnings- och redigeringsbehörighet för etiketten kan tillämpa den och redigera fältvärdena när de skriver ett nytt meddelande.
• Användare med skrivskyddad behörighet för en etikett ser följande:
  • etiketter som ärvs av utkastet när användaren svarar på ett meddelande eller vidarebefordrar ett meddelande med etiketten
  • Etiketter som tillämpas på meddelanden de tar emot
• Användare som är ombud för en annan användares konto har samma etikettbehörigheter i inkorgen som kontoägaren, även om det delegerade ombudet inte har dessa behörigheter.

Här visas klassificeringsetiketter

Drive-etiketter:

Användarna kan se alla etiketter som har tillämpats på en oöppnad fil på Min enhet där de anges i filens informationspanel. Etikettaktivitet visas i filens aktivitetsruta.

För öppna filer kan användarna klicka på Filer Etiketter för att öppna etikettredigeringsrutan. Läs mer om hur användare arbetar med etiketter.

			Etikett med märkesfält
			Standardetikett

Gmail-etiketter:

Användarna kan se märkesetiketter i Gmails postlådevy. När mottagaren öppnar ett meddelande visas etiketter bredvid den interna avsändarens namn för varje meddelande de gäller. Gmail-klassificeringsetiketter finns bredvid användarens personliga Gmail-etiketter. När en konversation är öppen tillämpas eventuella personliga etiketter på hela konversationen och visas bredvid ämnet högst upp.

Etiketter visas inte för

• Filer som laddats ned från Drive
• Filer som förhandsgranskas i Gmail, Kalender, Chat eller Meet

Gränser för klassificeringsetiketter

• Du kan skapa upp till 150 standardetiketter för organisationen.
• Klassificeringsetiketter i Drive:
  • Filer kan ha valfritt antal klassificeringsetiketter som tillämpas av användare och regler.
  • Etiketter kan tillämpas på alla filer i Drive, men inte på mappar, genvägar, delade enheter eller filer som ägs av en annan organisation.
• Klassificeringsetiketter i Gmail:
  • Meddelanden kan ha upp till 20 klassificeringsetiketter som tillämpas av användare och av regler. Användarna ser en varning om de överskrider gränsen. Om etiketterna tillämpas av regler tillämpas endast de 20 högst rankade etiketterna.

Sätt att tillämpa klassificeringsetiketter

Klassificeringsetiketter i Drive:

Du har flera alternativ och kan använda fler än ett:

• Användare med redigeringsåtkomst till filer kan tillämpa etiketter på filer i Google Drive.
• Du kan använda Labels API för att skapa, redigera, tillämpa och ta bort etiketter programmatiskt. Mer information finns i dokumentationen om Labels API för Google Drive.
• Du kan automatiskt tillämpa standardklassificeringsetiketter på filer när de skapas eller överförs till en ny ägare.
• Om din Google Workspace-utgåva har stöd för förebyggande av dataförlust (DLP) för Drive kan du konfigurera DLP-regler för att automatiskt tillämpa etiketter på innehåll. DLP-regler tillämpar etiketter på både nya och befintliga filer som matchar regelvillkoren.
• Om din Google Workspace-utgåva har stöd för det kan du konfigurera AI-dataklassificering för att tillämpa etiketter på både nya och befintliga filer.

Klassificeringsetiketter i Gmail:

• Användarna kan tillämpa etiketter som de har behörighet att använda på meddelanden när de skriver dem i Gmail-webbappen.
• Om din Google Workspace-utgåva har stöd för förebyggande av dataförlust (DLP) för Gmail kan du konfigurera DLP-regler för att automatiskt tillämpa etiketter på meddelanden. DLP-regler tillämpar etiketter på nya meddelanden som matchar regelvillkoren.

Nästa steg

Skapa klassificeringsetiketter för organisationen

Vanliga frågor