Skapa klassificeringsetiketter för din organisation

Utgåvor som stöds för den här funktionen: Frontline Starter, Frontline Standard och Frontline Plus; Business Standard och Business Plus; Enterprise Standard och Enterprise Plus; Education Standard och Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials och Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. Jämför din utgåva

Notera:

  • Vissa funktioner som beskrivs i den här artikeln, till exempel automatisk klassificering, regler för dataförlustförebyggande (DLP) och lagringsregler för Arkiv baserade på etiketter, kräver en Google Workspace-utgåva med DLP-funktioner. För att bekräfta att din utgåva är berättigad till dessa avancerade funktioner, se Jämför Google Workspace-utgåvor .
  • Om du vill tillämpa klassificeringsetiketter på dina filer i Drive går du hit istället . Om du vill tillämpa klassificeringsetiketter på dina Gmail-meddelanden går du hit istället .

Som administratör kan du skapa klassificeringsetiketter som användare kan använda på filer i Drive och meddelanden i Gmail. Du kan skapa upp till 150 etiketter, inklusive flera märkta etiketter. Du skapar etiketter i administratörskonsolen.

Innan du börjar: Läs om bästa praxis för etiketter .

Steg 1. Skapa en etikett

  1. I Googles administratörskonsol, gå till Meny och sedan Säkerhet och sedan Åtkomst- och datakontroll och sedan Etikettansvarig .

    Kräver administratörsbehörighet för Hantera klassificeringsetiketter .

  2. Klicka på Ny etikett .
  3. Ange ett namn för etiketten.
  4. Markera rutorna bredvid de appar där du vill använda etiketten.
  5. (Valfritt) Lägg till en etikettbeskrivning. Användare ser etikettbeskrivningen när de öppnar panelen Etiketter för en fil.
  6. (Valfritt) För etiketter med ett märkt fält, lägg till en länk till dokumentation om etiketten. Användare ser den här länken "läs mer" när de pekar på den märkta etiketten eller öppnar rutan Etiketter för en fil.

Fortsätt till nästa avsnitt för att lägga till fält (valfritt) och publicera din etikett.

Steg 2. (Valfritt) Lägg till fält i etiketten

Du kan lägga till upp till 10 fält till etiketter för att möjliggöra mer detaljerad klassificering. Till exempel kan en avdelningsetikett ha ett fält med en lista med alternativ som Ekonomi, Teknik och Juridik.

  1. Med etiketten öppen klickar du på Lägg till fält .

  2. Klicka på Lägg till fält bredvid varje typ av fält du vill lägga till. För mer information om fälttyper, granska tabellen som följer dessa steg.

    Tips:

    1. Minimera antalet fält i en etikett för att uppmuntra till konsekvent användning. Användare är mer benägna att använda etiketter och redigera fältvärden om det är snabbt och enkelt.
    2. Regler för dataskydd på Drive kan endast använda etiketter med fält med märken eller etiketter med en fälttyp för en lista med alternativ med ett enda val. Andra fälttyper stöds inte.

  3. Klicka på Lägg till fält .

  4. Klicka på ett fält för att konfigurera alternativ, till exempel fältnamn, tillgängliga alternativ eller formatet för ett datumfält. Du kan ange märkesfärger och ändra ordning på fältalternativ.

  5. (Valfritt) Gör fältet obligatoriskt genom att markera Kräv att användare väljer ett alternativ . Viktigt: Användare ser markeringar på dessa etiketter för att uppmuntra till att fylla i, men obligatoriska fält är inte obligatoriska.

Om du lägger till ett extra fält eller fältalternativ kan du ta bort dem innan du publicerar etiketten. Klicka på Mer för det fält eller fältalternativ du vill ta bort. och sedan Ta bort .

Granska de nya fälten noggrant. När du har publicerat etiketten kan du inte ändra fälttypen. För personfält kan du inte ändra om användare kan välja flera värden.

Fälttyper

Fält Vad användare kan göra Ytterligare detaljer
Märkeslista Välj ett alternativ från en lista med märken
  • Endast ett fält för märkelistan kan läggas till per etikett
  • Inte mer än 200 alternativ
  • Användare kan bara välja ett alternativ
Alternativlista (enkelt val) Välj ett alternativ från en lista Inte mer än 200 alternativ
Alternativlista (Flerval)

stöds inte för Gmail

 Välj ett eller flera alternativ från en lista
  • Inte mer än 200 alternativ
  • Användare kan välja högst 10 värden
Antal

stöds inte för Gmail

 Ange ett numeriskt värde Endast heltal
Datum

stöds inte för Gmail

 Välj ett kalenderdatum Datumformatet kan ställas in på Långt: Månad DD, ÅÅÅÅ eller Kort: MM/DD/ÅÅ
Text

stöds inte för Gmail

 Ange text i en textruta Högst 100 tecken tillåtna
Person

stöds inte för Gmail

 Välj en person från deras Workspace-kontakter
  • Valfri konfiguration: Tillåt flera sektioner
  • Om flerval är tillåtet kan användare välja högst 10

Steg 3. Ange vem som kan visa eller använda en etikett

Som standard kan alla i din organisation visa och tillämpa etiketter. Redigera etikettbehörigheter för att kontrollera vem som kan visa, tillämpa, redigera fältvärden och söka efter etiketten. Till exempel:

  • För att tillåta externa användare, eller grupper som innehåller externa användare, att visa och använda etiketterna, lägg till dessa användare och grupper under Avancerade behörigheter .
  • För att testa en ny etikett kan du först ställa in Begränsad åtkomst och endast ge en testgrupp åtkomst till etiketten. Efter testningen kan du ändra behörigheterna så att alla kan använda etiketten.
  • Om en etikett innehåller konfidentiell information kan du ställa in Begränsad åtkomst så att endast användare som ska ha åtkomst till den informationen kan visa eller använda etiketten.

Notera:

  • För Drive-klassificeringsetiketter gäller fortfarande filbehörigheter. Om en användare till exempel har skrivskyddad åtkomst till en fil kan de bara se etiketter som tillämpats på den filen, även om de har behörighet att tillämpa och ställa in dessa etiketter.
  • Alla användare med ett Google-konto kan beviljas behörighet att visa eller tillämpa etiketter. Drive-klassificeringsetiketter kan dock bara tillämpas på objekt som ägs av användare med en licens som stöder Drive-etiketter eller objekt på delade enheter.

Så här anger du etikettbehörigheter:

  1. Om den inte redan är öppen, öppna etiketten.
  2. I rutan Behörigheter till höger klickar du på Redigera .
  3. Välj behörighetsnivå för din organisation:
    1. Kan tillämpa etiketter och ange värden – Användare kan tillämpa, ange värden och söka efter den här etiketten på flugor som de kan redigera.
    2. Kan visa den här etiketten – Användare kan visa och söka efter etiketten på filer de kan visa eller kommentera.
    3. Begränsad åtkomst – Endast användare och grupper som du anger kan visa eller tillämpa etiketter. Du kan välja behörigheter för varje användare eller grupp i nästa steg.
  4. (Valfritt) Lägg till behörigheter för specifika användare och grupper:
    1. Under Avancerade behörigheter börjar du ange ett användar- eller gruppkonto och väljer kontot. De föreslagna kontona inkluderar både interna och externa användare och grupper som du har kontaktat. Om du inte ser ett användar- eller gruppkonto i förslagslistan kan du fortfarande lägga till det manuellt. Om du till exempel är återförsäljaradministratör kan du lägga till användare eller grupper som tillhör återförsäljare. Obs! Dynamiska grupper stöds inte för Gmail-klassificeringsetiketter.
    2. Välj behörighetsnivå för det kontot.
  5. Klicka på Spara .

Steg 4. Förhandsgranska och publicera en etikett

Nya etiketter skapas i utkastläge så att du kan granska hur din etikett kommer att visas för användarna innan den blir tillgänglig.

För att förhandsgranska hur en etikett fungerar i Drive och Gmail, granska förhandsgranskningspanelen till höger. Längst upp väljer du den app du vill förhandsgranska etiketten för. Om en etikett innehåller fält som inte stöds av Gmail, listas inte dessa fält i Gmail-förhandsgranskningen men för Drive-förhandsgranskningen.

För att publicera en etikett:

  1. Om den inte redan är öppen, öppna etiketten.
  2. Granska etiketten och eventuella fält. Viktigt: Fälttypen kan inte ändras efter att etiketten har publicerats.
  3. Klicka på Publicera .
  4. Bekräfta att du vill publicera etiketten genom att klicka på Publicera .

Användare med behörighet att visa eller använda etiketten har nu åtkomst, och du kan använda etiketten för att klassificera och skydda data (beskrivs i nästa avsnitt).

När du redigerar en etikett sparas ändringarna som ett utkast. För att göra dina ändringar tillgängliga för användare måste du publicera etiketten igen.

Steg 5. (Valfritt) Använd klassificeringsetiketter för att klassificera, skydda och hantera data

Du kan konfigurera policyer för att automatiskt tillämpa klassificeringsetiketter på filer i Drive eller meddelanden i Gmail. Du kan också konfigurera regler för dataförlustskydd (DLP) och arkivlagring för att förhindra radering baserat på en fils etiketter.

Viktig:

  • När du använder en etikett för standardklassificering, AI-klassificering, DLP eller arkiveringsregler, låses etikettens inställningar i etiketthanteraren. Detta förhindrar redigeringar av etiketter som kan bryta mot affärspolicyer.
  • När du använder en etikett i DLP-regler eller arkivregler kan etiketten inte inaktiveras eller tas bort. Etiketthanterare kan se att etiketten används i en regel i kolumnen Regler i etikettabellen. De kan dock inte se information om regeln som använder etiketten om de inte har de administratörsbehörigheter som krävs.

Tillämpa etiketter automatiskt på filer i Drive

Det finns tre sätt att automatiskt tillämpa etiketter på filer: standardklassificering, DLP och AI-klassificering. De fungerar på olika sätt och du kan använda dem i kombination beroende på vilken typ av etikettering du vill göra.

Metodjämförelse för Drive

Så här fungerar standardklassificeringsetiketter

  • Tillämpar etiketter på nya filer och när ägarskapet för en fil ändras. Standardklassificeringen tillämpar inte retroaktivt etiketter på befintliga filer om inte filägaren ändras.
  • Tillämpar etiketter baserade på filägarens organisationsenhet eller grupp. Standardklassificeringen söker inte igenom filinnehållet eller metadata efter vissa villkor.
  • Om användare har behörighet att ändra en etikett kan de ändra den eller ta bort den efter att den har tillämpats automatiskt.
  • Endast etiketter med ett fält för alternativlistor stöds för standardklassificering.
  • Standardklassificeringsetiketter skrivs över av DLP-inställda etiketter, även om dataklassificeringsvärdet är högre i alternativlistan.

Så här fungerar etiketter som anges av DLP-regler

  • Tillämpar etiketter på nya och befintliga filer.
  • Tillämpar etiketter baserat på villkor, till exempel filtyp, ordmatchningar och strängmatchningar.
  • Du kan inte tillämpa en etikett med en DLP-regel som använder en etikett som ett villkor.
  • Du kan förhindra att användare ändrar etiketten, även om de har behörighet att ändra den. Om de ändrar den kommer DLP att skanna filen igen omedelbart och återgå till DLP-etikettkonfigurationen.
  • Om din organisation har en DLP-regel som blockerar extern delning kan användare utanför organisationen inte se versionshistoriken för filer som någonsin har haft någon DLP-regel tillämpad på dem. Denna bestämmelse inkluderar DLP-regler som tillämpar etiketter men inte blockerar extern delning.
  • DLP-regler kan tillämpa etiketter med alternativlistfält, inklusive märkta etiketter.

Så fungerar AI-klassificeringsetiketter

  • Tillämpar etiketter på nya och befintliga filer.
  • Endast etiketter med ett alternativlistfält med 2–7 värden stöds för AI-klassificering.
  • Tillämpar etiketter efter en träningsperiod. Under träningsperioden tillämpar utsedda etiketterare en träningsetikett på minst 100 filer per fältalternativ.
  • AI-klassificeringsetiketter skrivs över av DLP-inställda etiketter, men överskriver standardklassificeringsetiketter.

Lösning av etikettkonflikter

Etikettvärden som anges av DLP-regler prioriteras framför AI-klassificering, och båda prioriteras framför standardklassificering.

När två eller fler av samma typ av regler försöker tillämpa olika etikettvärden på samma fil, tillämpas det värde som är högre upp i etikettens alternativlista. Du kan till exempel ha en etikett med ett fält som har tre alternativ listade i etiketthanteraren:

  1. Konfidentiell
  2. Inre
  3. Offentlig

Om Regel 1 försöker ställa in etiketten som Konfidentiell och Regel 2 försöker ställa in etiketten som Offentlig för samma fil, tillämpas Konfidentiell (Regel 1). Se till att etikettens fältalternativ listas i din önskade prioritetsordning innan du konfigurerar regler.

Konfigurera automatisk märkning för Drive

För att konfigurera standardklassificeringsetiketter, följ stegen i Tillämpa standardklassificeringsetiketter automatiskt på nya filer .

Om du vill konfigurera DLP-regler för att automatiskt tillämpa etiketter följer du stegen i Använd klassificeringsetiketter på Drive-filer automatiskt med DLP-regler .

Tillämpa etiketter automatiskt på meddelanden i Gmail

Du kan använda DLP-regler för att automatiskt märka meddelanden baserat på meddelandets innehåll. Om du vill veta mer kan du läsa Om Gmail DLP och automatiska klassificeringsetiketter .

Förhindra extern delning och sändning med etikettbaserade DLP-regler

Du kan definiera regler som endast gäller för objekt eller meddelanden med en specifik etikett eller ett specifikt fält. Du kan till exempel skapa en DLP-regel som söker efter kreditkortsnummer och personnummer i dokument eller meddelanden. Om en matchning hittas tillämpas en etikett, till exempel Känslighet, fältvärdet sätts till Konfidentiellt och extern delning och sändning blockeras.

Dataskyddsregler kan använda etiketter med märkta fält eller alternativlistafält . Andra fälttyper stöds inte.

För att konfigurera en DLP-regel, följ stegen i Skapa DLP för Drive-regler och anpassade innehållsdetektorer eller Förhindra dataläckor i e-post och bilagor . Tips: Du kan konfigurera DLP-regler som ska gälla för både filer i Drive och meddelanden i Gmail. Du väljer vilken åtgärd som ska vidtas för varje app när DLP identifierar etiketten.

Behåll Drive-filer efter etikett med Google Arkiv

Du kan definiera lagringsregler som förhindrar att ett objekt raderas, eller kräva att ett objekt raderas, baserat på en Drive-etikett och eventuella fältvärden. För exempel och för att läsa mer, se Spara Drive-filer med Arkiv .

Nästa steg

Nu när du har etiketter som din organisation kan använda:

  1. Lär dina användare hur man använder Drive-klassificeringsetiketter och hur man söker efter filer .
  2. Lär dina användare hur man använder Gmail-klassificeringsetiketter .
  3. Lär dig hur du redigerar, inaktiverar, tar bort och övervakar etiketter .