Spärra Gmail-meddelanden

Som en del av dina projekt för elektronisk bevisanskaffning med Google Workspace-data kan du använda spärrar för att lagra Gmail-meddelanden på obestämd tid för att uppfylla juridiska krav eller lagringskrav. Du kan tillämpa en spärr på enskilda konton eller alla konton i en organisationsenhet. Spärrar åsidosätter lagringsregler, vilket innebär att spärrad data skyddas från dina normala regler för datastyrning som annars kan rensa den.

Viktig information om Gmail-spärrar

Innan du ställer in spärrar rekommenderar vi att du läser Kom igång med spärrar i Google Arkiv och granskar Gmail-meddelanden som stöds i Arkiv.

Vilken data kan spärras

Omfattas:

  • Meddelanden och bilagor som skickas, tas emot eller utarbetas av användare i organisationen
  • Meddelanden i konfidentiellt läge som skickas av användare i organisationen

Följande omfattas inte:

  • Länkade filer
  • E-postlayouter
  • Meddelanden som skickas via andra Google-tjänster, till exempel Kalender eller Google Dokument, om inte omfattande meddelandelagring har aktiverats
  • Dynamiskt innehåll i dynamiska meddelanden
  • slängda utkast och automatiskt sparade versioner av utkast
Mer information finns i Tjänster och datatyper som stöds.

Spärrade meddelanden som raderas är alltid synliga i Arkiv men inte för användare

När ett meddelande som är spärrat tas bort av en användare kan användaren inte få åtkomst till meddelandet längre, men det raderas inte permanent. Som Arkiv-administratör med rätt behörighet kan du fortfarande söka efter, förhandsgranska och exportera meddelandet via Arkiv.

Undvik att använda många eller komplexa termer för att förfina en spärr

Du kan ange söktermer för att förfina vilka meddelanden som ska ingå i en spärr. Vi rekommenderar starkt att du först förfinar dina spärrar per konto (specifika användare eller mindre organisationsenheter) och sedan förfinar den mindre uppsättningen med termer.

I sällsynta fall kanske Googles policybehandlingssystem inte skalar om du anger många breda spärrar med komplexa uppsättningar villkor för att finjustera meddelandena som är spärrade. Du kan exempelvis nå gränsen om du ställer in flera spärrar med omfattningar som inkluderar fler än 100 000 konton och som du förfinar med komplexa villkor, exempelvis flera alias och många OCH/ELLER-påståenden. Om detta händer kan din organisation tillfälligt blockeras från att skapa administratörspolicyer för Google Workspace, exempelvis lägga till nya användare eller tillämpa nya säkerhetsregler.

Spärra Gmail-meddelanden

  1. Logga in på vault.google.com.
  2. Klicka på Ärenden.

  3. Om ärendet redan finns öppnar du det genom att klicka på det. I annat fall skapar du ett ärende så här:

    1. Klicka på Skapa.
    2. Ange ett namn på ärendet och eventuellt en beskrivning.
    3. Klicka på Skapa.

  4. Klicka på Spärrar följt av Skapa.

  5. Ange ett unikt namn på spärren.

  6. Klicka på Välj tjänst följt av Gmail.

  7. Klicka på Fortsätt.

  8. Välj omfattning för spärren:

    • Vissa konton – ange e-postadressen till minst ett konto eller minst en grupp.

    • Organisationsenhet – välj en organisationsenhet.

      Obs! Vi rekommenderar starkt att du inte väljer organisationsenheten på den högsta nivån. Du kan inte radera några Google Workspace-konton från organisationen. Läs mer

  9. Klicka på Fortsätt.

  10. (Valfritt) Ange villkoren för spärren:

    • Datum då meddelandet skickades – ange datum för att begränsa spärren till meddelanden som skickats inom start- och slutdatum.
      • Om du vill spärra meddelanden som har skickats på eller efter ett visst datum anger du bara ett startdatum.
      • Om du vill spärra meddelanden som har skickats på eller före ett visst datum anger du bara ett slutdatum.
      • Om du vill spärra meddelanden oavsett när de skickades anger du inget start- eller slutdatum.

    • Villkor – ange söktermer och operatorer för att tillämpa spärren enbart på meddelanden som matchar villkoren.

      Obs!

      • När ett användarkonto omfattas av spärren kan kontot inte raderas förrän spärren har tagits bort, även om inget av användarens meddelanden matchar villkoren. Om du placerar ett spärrat konto i den översta organisationsenheten och finjusterar det med termer kan du inte radera några användare.
      • Du kan inte använda is:chat om du vill tillämpa en Gmail-spärr på chattmeddelanden i Google Chat. Om du vill spärra chattmeddelanden ställer du in en Spärr av Chat.

  11. Klicka på Skapa.

Redigera en spärr för Gmail-meddelanden

Du kan ändra vissa parametrar för en spärr, men inte ändra tjänst (från Gmail till en annan tjänst) eller omfattningstyp (till exempel från konton till en organisationsenhet).

  1. Logga in på vault.google.com.
  2. Klicka på Ärenden och sedan på ärendet som innehåller spärren.

  3. Så här ändrar du vilka konton eller organisationsenheter som omfattas av spärren:

    1. Klicka på Omfattning.

    2. Lägg till eller ta bort konton eller ändra organisationsenheten.

      Obs! Du kan inte lägga till konton i en spärr som omfattar en organisationsenhet och du kan inte lägga till organisationsenheter i en spärr som omfattar specifika konton.

      Om du tar bort alla användare uppmanas du att radera spärren.

    3. Klicka på Fortsätt.

  4. Om du vill ändra datumintervallet eller villkoren klickar du på Villkor.

    • Sändningsdatum: Utöka eller begränsa datumintervallet som spärren gäller.
    • Villkor – lägg till eller ta bort söktermer och operatorer för att ändra vilka meddelanden som omfattas av spärren.

  5. Klicka på Spara.