Parkera Gmail-meddelanden

Som en del av dina Google Workspace-data eDiscovery-projekt kan du använda spärrar för att bevara Gmail-meddelanden på obestämd tid för att uppfylla juridiska eller bevarandeskyldigheter. Du kan tillämpa en spärr på enskilda konton eller alla konton i en organisationsenhet. Spärrar åsidosätter lagringsregler, så data som är spärrade skyddas från dina vanliga datastyrningsregler som annars kan rensa dem.

Viktig information om spärrar i Gmail

Innan du ställer in spärrar rekommenderar vi att du läser Kom igång med spärrar i Google Arkiv och granskar de Gmail-meddelanden som stöds i Arkiv .

Vilka uppgifter kan lagras

Täckt:

  • Meddelanden och deras bilagor som skickats, mottagits eller utkastats av användare i din organisation
  • Meddelanden i konfidentiellt läge skickade av användare i din organisation

Inte täckt:

  • Länkade filer
  • E-postlayouter
  • Meddelanden som skickas via andra Google-tjänster, till exempel Kalender eller Google Dokument, såvida inte omfattande meddelandelagring är aktiverat
  • Dynamiskt innehåll i dynamiska meddelanden
  • Ignorerade utkast och automatiskt sparade versioner av utkast
För mer information, se Tjänster och datatyper som stöds .

Borttagna meddelanden som är parkerade är alltid synliga i Arkivet, men inte synliga för användarna

När ett meddelande som är parkerat raderas av en användare kan användaren inte längre komma åt meddelandet, men meddelandet rensas inte. Som Arkiv-administratör med lämpliga behörigheter kan du fortfarande söka efter, förhandsgranska och exportera meddelandet med hjälp av Arkiv.

Undvik många eller komplexa termer för att förfina en reservation

För att förfina de meddelanden som en spärr täcker kan du ange söktermer. Vi rekommenderar starkt att du först förfinar dina spärrar efter konton (specifika användare eller mindre organisationsenheter) och sedan förfinar den mindre uppsättningen med termer.

I sällsynta fall kan Googles policybearbetningssystem inte skalas om du ställer in många spärrar med bred omfattning som har komplexa uppsättningar termer för att förfina de spärrade meddelandena. Du kan till exempel nå gränsen om du ställer in flera spärrar med omfattningar som inkluderar fler än 100 000 konton och som du förfinar med komplexa termer, till exempel flera alias och många OCH/ELLER-satser. Om detta händer kan din organisation tillfälligt blockeras från att skapa administratörspolicyer för Google Workspace, till exempel att lägga till nya användare eller tillämpa nya säkerhetsregler.

Lägg en spärr på Gmail-meddelanden

  1. Logga in på vault.google.com .
  2. Klicka på Matters .

  3. Om ärendet redan finns, klicka på det för att öppna det. Annars skapar du ett ärende:

    1. Klicka på Skapa .
    2. Ange ett namn för ärendet och, valfritt, en beskrivning.
    3. Klicka på Skapa .

  4. Klickspärrar och sedan Skapa .

  5. Ange ett unikt namn för reservationen.

  6. Klicka på Välj tjänst och sedan Gmail .

  7. Klicka på Fortsätt .

  8. Välj omfattning för spärren:

    • Specifika konton – Ange en eller flera konto- eller grupp-e-postadresser.

    • Organisationsenhet – Välj en organisationsenhet.

      Obs! Vi rekommenderar starkt att du inte väljer den översta organisationsenheten. Du kommer inte att kunna ta bort några Google Workspace-konton från din organisation. Läs mer

  9. Klicka på Fortsätt .

  10. (Valfritt) Ange villkoren för spärren:

    • Skickat datum – Ange datum för att begränsa spärren till meddelanden som skickas inom start- och slutdatumen.
      • Om du vill spara meddelanden som skickats på eller efter ett visst datum anger du endast ett startdatum.
      • För att spara ett meddelande som skickats på eller före ett visst datum, ange endast ett slutdatum.
      • Om du vill spara meddelanden oavsett när de skickades, ange inte ett start- eller slutdatum.

    • Termer – Ange söktermer och operatorer för att endast tillämpa spärren på meddelanden som matchar termerna.

      Notera:

      • När ett användarkonto omfattas av spärren kan kontot inte raderas förrän spärren har tagits bort, även om inget av deras meddelanden matchar villkoren. Om du anger en spärr på den översta organisationsenheten och förfinar den med villkor kommer du inte att kunna ta bort några användare.
      • Du kan inte använda is:chat för att tillämpa en Gmail-spärr på chattmeddelanden i Google Chat. Om du vill spärra chattmeddelanden ställer du in en chattspärr .

  11. Klicka på Skapa .

Redigera en spärr för Gmail-meddelanden

Du kan ändra vissa spärrparametrar, men du kan inte ändra tjänsten (Gmail till en annan tjänst) eller omfattningstypen (t.ex. konton till en organisationsenhet).

  1. Logga in på vault.google.com .
  2. Klicka på Ärenden och sedan på ärendet som innehåller spärren.

  3. Så här ändrar du de konton eller organisationsenheter som omfattas av spärren:

    1. Klicka på Omfattning .

    2. Lägg till eller ta bort konton eller ändra organisationsenheten.

      Obs! Du kan inte lägga till konton i en spärr som täcker en organisationsenhet, och du kan inte lägga till organisationsenheter i en spärr som täcker specifika konton.

      Om du tar bort alla konton uppmanas du att ta bort spärren.

    3. Klicka på Fortsätt .

  4. Om du vill ändra det skickade datumintervallet eller villkoren klickar du på Villkor .

    • Skickat datum – Utöka eller begränsa intervallet för datum som kan spärras.
    • Termer – Lägg till eller ta bort söktermer och operatorer för att ändra vilka meddelanden som omfattas av spärren.

  5. Klicka på Spara .