Een bewaarplicht plaatsen op groepen

Als onderdeel van uw eDiscovery-projecten voor Google Workspace-gegevens kunt u bewaarplichten gebruiken om berichten in Groepen voor onbepaalde tijd te bewaren, zodat u voldoet aan wettelijke verplichtingen of bewaarverplichtingen. U kunt een bewaarplicht toepassen op specifieke groepen of op alle groepen in uw organisatie. Bewaarplichten overschrijven bewaarregels, dus gegevens waarvoor een bewaarplicht geldt, vallen niet onder de normale regels voor gegevensbeheer waardoor gegevens definitief worden verwijderd.

Belangrijke informatie over groepen en bewaarplichten

Voordat u bewaarregels instelt, raden we u aan Aan de slag met bewaarplichten in Google Vault te lezen en te checken welke Groepen-berichten worden ondersteund in Vault.

Welke gegevens kunnen worden bewaard

Gegevens die worden bewaard:

  • Berichten en bijlagen in groepen die zijn gestuurd terwijl de gespreksgeschiedenis aanstaat

Gegevens die niet worden bewaard:

  • Berichten in groepen die zijn gestuurd toen de gespreksgeschiedenis uitstond
  • Berichten die wachten op goedkeuring in gemodereerde groepen
  • Gekoppelde bestanden
  • Berichten in verwijderde groepen
Ga naar Ondersteunde services en gegevenstypen voor meer informatie.

Berichten in Groepen worden verwijderd als de groep wordt verwijderd

Als een groep wordt verwijderd, worden berichten in de groep ook verwijderd. Berichten in Groepen worden verwijderd, zelfs als er een bewaarplicht of bewaarregel geldt voor de verwijderde groep. Berichten in Gmail die door accounts zijn ontvangen via een lidmaatschap van een groep, worden echter niet verwijderd en blijven vallen onder de bewaarregels en bewaarplichten van Gmail.

Verwijderde berichten waarop een bewaarplicht is geplaatst, zijn altijd zichtbaar in Vault, maar niet zichtbaar voor gebruikers

Als een bericht waarvoor een bewaarplicht geldt, wordt verwijderd door een gebruiker, heeft de gebruiker geen toegang meer tot het bericht. Het bericht wordt niet definitief verwijderd. Als Vault-beheerder met de juiste rechten kunt u het bericht nog steeds zoeken, er een voorbeeld van weergeven en het bericht exporteren via Vault.

Vermijd veel of complexe termen om een bewaarplicht te verfijnen

Als u de berichten waarvoor een bewaarplicht geldt wilt verfijnen, kunt u zoektermen invoeren. We raden u sterk aan eerst uw bewaarplichten per specifieke groep te verfijnen en vervolgens die kleinere verzameling te verfijnen met termen.

In zeldzame gevallen kan het systeem van Google voor beleidsverwerking niet worden geschaald als u veel brede reserveringen instelt met complexe sets termen om de gereserveerde berichten te verfijnen. U kunt bijvoorbeeld de limiet bereiken als u meerdere bewaarplichten instelt met bereiken die meer dan 100.000 accounts bevatten en die u verfijnt met complexe termen, zoals meerdere aliassen en veel AND/OR-instructies. Als dit gebeurt, is het mogelijk dat uw organisatie tijdelijk geen beheerbeleid voor Google Workspace kan maken, zoals voor het toevoegen van nieuwe gebruikers of het toepassen van nieuwe beveiligingsregels.

Een bewaarplicht plaatsen op berichten in Groepen

  1. Log in op vault.google.com.
  2. Log in op vault.google.com.
  3. Als de kwestie al bestaat, klikt u erop om deze te openen. Anders maakt u een kwestie:
    1. Klik op Maken.
    2. Voer een naam en eventueel een beschrijving in voor de kwestie.
    3. Klik op Maken.
  4. Klik op Bewaarplichten en dan Maken.
  5. Voer een unieke naam in voor de bewaarplicht.
  6. Klik op Service kiezen en dan Groepen.
  7. Klik op Doorgaan.

  8. Selecteer het bereik van de bewaarplicht:

    • Specifieke groepen: Voer een of meer e-mailadressen van groepen in.

    • Alle groepen: Berichten in alle groepen worden bewaard.

  9. Klik op Doorgaan.

  10. (Optioneel) Stel de voorwaarden voor de bewaring in:

    • Verzenddatum: Voer datums in om de wachtstand te beperken tot berichten die binnen de start- en einddatum zijn verstuurd.
      • Als u berichten wilt bewaren die op of na een specifieke datum zijn verstuurd, voert u alleen een begindatum in.
      • Als je berichten wilt vasthouden die op of vóór een specifieke datum zijn gestuurd, voer je alleen een einddatum in.
      • Als je berichten wilt vasthouden, ongeacht wanneer ze zijn gestuurd, voer je geen begin- of einddatum in.
    • Termen: Voer zoektermen en operators in om de bewaarplicht alleen toe te passen op berichten die overeenkomen met de termen.

  11. Klik op Maken.

Een bewaarplicht voor Groepen-berichten bewerken

U kunt bepaalde bewaarparameters wijzigen, maar u kunt de service (van Groepen naar een andere service) of het bereiktype (zoals van specifieke groepen naar alle groepen) niet wijzigen.

  1. Log in op vault.google.com.
  2. Klik op Kwesties en klik vervolgens op de kwestie die de bewaarplicht bevat.
  3. Voor bewaarplichten die van toepassing zijn op specifieke groepen, kunt u de groepen wijzigen die onder de bewaarplicht vallen:
    1. Klik op Bereik.
    2. Voeg groepen toe of verwijder groepen. Als u alle groepen verwijdert, wordt u gevraagd de bewaarplicht te verwijderen.
    3. Klik op Doorgaan.
  4. Klik op Voorwaarden om de verzendperiode of voorwaarden te wijzigen.
    • Verzenddatum: Hiermee kunt u het datumbereik voor de bewaarplicht uitbreiden of beperken.
    • Termen: Voeg zoektermen en operators toe of verwijder ze om te wijzigen op welke berichten de bewaarplicht van toepassing is.
  5. Klik op Opslaan.