Groepen in de wacht zetten

Als onderdeel van uw Google Workspace-data-eDiscovery-projecten kunt u bewaarplichten gebruiken om berichten in groepen voor onbepaalde tijd te bewaren om te voldoen aan wettelijke of bewaarplichten. U kunt een bewaarplicht toepassen op specifieke groepen of op alle groepen in uw organisatie. Bewaarplichten hebben voorrang op bewaarregels, waardoor gegevens die onder bewaarplicht vallen, beschermd zijn tegen uw normale gegevensbeheerregels die de gegevens anders zouden verwijderen.

Belangrijke informatie over groepen en holdings

Voordat u berichten vastlegt, raden we u aan om Aan de slag te gaan met berichten vastleggen in Google Vault en de ondersteunde groepsberichten in Vault te bekijken.

Welke gegevens kunnen worden bewaard?

Bewaarde gegevens:

  • Berichten en hun bijlagen in groepen verzonden wanneer de gespreksgeschiedenis is ingeschakeld.

Gegevens die niet worden bewaard:

  • Berichten in groepen verzonden wanneer de gespreksgeschiedenis is uitgeschakeld
  • Berichten die wachten op goedkeuring in gemodereerde groepen
  • Gekoppelde bestanden
  • Berichten in verwijderde groepen
Voor meer informatie, zie Ondersteunde services en gegevenstypen .

Berichten in groepen worden verwijderd wanneer de groep wordt verwijderd.

Wanneer een groep wordt verwijderd, worden ook de berichten in die groep verwijderd. Berichten in groepen worden verwijderd, zelfs als de verwijderde groep onderworpen was aan een bewaar- of inperkingsregel. Berichten in Gmail die accounts ontvangen via een abonnement op een groep worden echter niet verwijderd en vallen onder de bewaarregels en inperkingsregels van Gmail.

Verwijderde berichten die in de wacht staan, zijn altijd zichtbaar in Vault, maar niet voor gebruikers.

Wanneer een gebruiker een bericht verwijdert dat in de wacht staat, heeft die gebruiker geen toegang meer tot het bericht, maar het bericht wordt niet definitief verwijderd. Als Vault-beheerder met de juiste rechten kunt u het bericht nog steeds zoeken, bekijken en exporteren via Vault.

Vermijd veel of complexe termen om een ​​greep te verfijnen.

Om de berichten die een blokkering omvat te verfijnen, kunt u zoektermen invoeren. We raden u ten zeerste aan om uw blokkeringen eerst te verfijnen op specifieke groepen en vervolgens die kleinere set verder te verfijnen met termen.

In zeldzame gevallen kan het beleidsverwerkingssysteem van Google mogelijk niet schalen als u veel algemene blokkeringen instelt met complexe sets termen om de geblokkeerde berichten te verfijnen. U kunt bijvoorbeeld de limiet bereiken als u meerdere blokkeringen instelt met bereiken die meer dan 100.000 accounts omvatten en die u verfijnt met complexe termen, zoals meerdere aliassen en veel AND/OR-instructies. Als dit gebeurt, kan uw organisatie tijdelijk worden geblokkeerd voor het maken van beheerdersbeleid voor Google Workspace, zoals het toevoegen van nieuwe gebruikers of het toepassen van nieuwe beveiligingsregels.

Berichten in groepen tijdelijk blokkeren.

  1. Meld u aan bij vault.google.com .
  2. Klikken is belangrijk .
  3. Als het onderwerp al bestaat, klik er dan op om het te openen. Zo niet, maak dan een nieuw onderwerp aan:
    1. Klik op 'Maken' .
    2. Geef de kwestie een naam en eventueel een beschrijving.
    3. Klik op 'Maken' .
  4. Klikken vasthouden en dan Creëren .
  5. Geef de reservering een unieke naam.
  6. Klik op 'Kies service'. en dan Groepen .
  7. Klik op Doorgaan .

  8. Selecteer de reikwijdte van de blokkering:

    • Specifieke groepen — Voer een of meer e-mailadressen van groepen in.

    • Alle groepen— Berichten in alle groepen worden in de wacht gezet.

  9. Klik op Doorgaan .

  10. (Optioneel) Stel de voorwaarden voor de vasthouding in:

    • Verzenddatum — Voer datums in om de blokkering te beperken tot berichten die binnen de opgegeven begin- en einddatum zijn verzonden.
      • Om berichten te bewaren die op of na een specifieke datum zijn verzonden, hoeft u alleen een begindatum in te voeren.
      • Om een ​​bericht dat op of vóór een specifieke datum is verzonden te bewaren, hoeft u alleen een einddatum in te voeren.
      • Om berichten te bewaren, ongeacht wanneer ze zijn verzonden, hoeft u geen begin- of einddatum in te voeren.
    • Termen — Voer zoektermen en operatoren in om de blokkering alleen toe te passen op berichten die aan de termen voldoen.

  11. Klik op 'Maken' .

Een blokkering op Groepsberichten bewerken

U kunt enkele parameters voor het vasthouden van groepen wijzigen, maar u kunt de service (bijvoorbeeld van groepen naar een andere service) of het bereiktype (bijvoorbeeld van specifieke groepen naar alle groepen) niet wijzigen.

  1. Meld u aan bij vault.google.com .
  2. Klik op Zaken en vervolgens op de zaak waarin het beslag is opgenomen.
  3. Voor reserveringen die van toepassing zijn op specifieke groepen, kunt u de groepen wijzigen waarop de reservering betrekking heeft:
    1. Klik op Bereik .
    2. Groepen toevoegen of verwijderen. Als u alle groepen verwijdert, wordt u gevraagd de blokkering op te heffen.
    3. Klik op Doorgaan .
  4. Om het verzenddatumbereik of de verzendvoorwaarden te wijzigen, klikt u op Voorwaarden .
    • Verzenddatum — Breid het bereik van datums waarop de blokkering van toepassing is uit of beperk het.
    • Voorwaarden — Voeg zoektermen en operators toe of verwijder ze om te wijzigen welke berichten onder de blokkering vallen.
  5. Klik op Opslaan .