Gebruik blokkeringen om te voorkomen dat gegevens die aan specifieke gegevensbeheerders zijn gekoppeld, worden verwijderd. Dit kan betrekking hebben op individuele accounts of alle accounts binnen een organisatie-eenheid.
Blokkeringen verschillen van bewaarregels omdat ze nooit verlopen. Als er gegevens van een gebruiker zijn geblokkeerd, kan het account van die gebruiker niet worden verwijderd door een Google Workspace-beheerder totdat de blokkering is opgeheven. Bovendien is het niet mogelijk om de gegevens van de gebruiker over te dragen als deze geblokkeerd zijn.
Gegevens die in bewaring zijn geplaatst, kunnen alleen worden verwijderd nadat een Vault-gebruiker de bewaring heeft opgeheven, een beheerder van de bewaring is verwijderd of een gebruiker geen Vault-licentie meer heeft.
Welke gegevens worden beschermd door een bewaarplicht?
De blokkeringen worden ingesteld door de Google-service:
- Gmail — Berichten en bijlagen die in Gmail zijn opgeslagen, inclusief de inhoud van Verzonden , Concepten (alleen concepten die niet zijn verwijderd), Prullenbak , Archief en Spam .
- Groepen — Berichten in Google Groepen (totdat de groep wordt verwijderd ).
- Chat – De chatgeschiedenis van Google Chat.
- Drive — Items (niet mappen of snelkoppelingen) in de Drives van gebruikers en, optioneel, items in gekoppelde gedeelde schijven. Drive-blokkeringen zijn ook van toepassing op Meet-opnames, logbestanden die aan de opnames zijn gekoppeld en nieuwe Google Sites-sites. Opmerking: Een blokkering voorkomt niet dat gebruikers bestanden in Drive kunnen bewerken. Voor Google Docs-, Sheets-, Slides-, Sites-, Drawings- en Vids-bestanden worden echter alle versies van het bestand door de blokkering bewaard.
- Spraak — Sms-berichten, voicemails en transcripties daarvan, en gespreksgeschiedenis van Google Voice .
- Gemini-app — Berichten, gebruikersprompts en reacties van Gemini in de Gemini-app.
Zie Ondersteunde gegevenstypen voor meer informatie.
Voorrang van de bewaarplicht en de retentieregel
- Een blokkering heeft voorrang op bewaarregels. Als een bewaarregel is ingesteld om gegevens aan het einde van de bewaarperiode te verwijderen, worden gegevens die in de wacht staan pas verwijderd wanneer de blokkering wordt opgeheven.
Grepen zijn cumulatief. De ene greep vervangt de andere niet .
U maakt bijvoorbeeld 2 Gmail-wachtstanden aan:
- Hold A is van toepassing op gebruiker jwong@example.com en komt overeen met berichten die de zin
"project X"bevatten. - Hold B is van toepassing op dezelfde gebruiker en koppelt berichten aan het
budget.
Met deze twee bewaarcriteria bewaart Vault berichten die
project Xofbudgetvoor jwong@example.com bevatten. Als u bewaarcriterium A verwijdert, blijven berichten die aan bewaarcriterium B voldoen bewaard, maar andere berichten kunnen worden verwijderd.- Hold A is van toepassing op gebruiker jwong@example.com en komt overeen met berichten die de zin
Wanneer opgeslagen gegevens worden verwijderd
Een bewaarplicht beschermt gegevens totdat een van de volgende gebeurtenissen plaatsvindt:
- De blokkering wordt opgeheven — Gegevens die niet onder andere blokkeringen vallen, zijn direct onderworpen aan de toepasselijke bewaarregels. Gegevens die gebruikers meer dan 30 dagen geleden hebben verwijderd, kunnen direct worden gewist.
- Een beheerder wordt van een blokkering ontheven — Gegevens die niet onder andere blokkeringen vallen, zijn direct onderworpen aan de toepasselijke bewaarregels. Gegevens die gebruikers meer dan 30 dagen geleden hebben verwijderd, kunnen direct worden gewist.
- De gebruiker heeft geen Vault-licentie meer . Een gebruiker moet een Vault-licentie hebben om zijn of haar gegevens te kunnen bewaren. Als een gebruiker wiens gegevens zijn geblokkeerd, wordt gedowngrade naar een Google Workspace-editie die niet automatisch elk account recht geeft op een Vault-licentie, wijs dan een aanvullende licentie toe voordat u de downgrade uitvoert om de gegevens te beschermen. Anders vervalt de blokkering en kunnen de gegevens onmiddellijk worden verwijderd.
- Een bestand wordt niet gedeeld met een beheerder — Gegevens die niet met een beheerder worden gedeeld, vallen onmiddellijk onder de toepasselijke bewaarvoorschriften.
Werken met grepen
Om gegevens in bewaring te plaatsen, hebt u de machtiging 'Bewaring beheren ' in de kluis nodig en toegang tot een dossier.
U kunt blokkeringen per zaak en voor alle zaken samen bekijken. Zie Alle blokkeringen voor uw organisatie bekijken voor meer informatie.
Als u de beheerders die onder een blokkering vallen wilt wijzigen, kunt u de blokkering bewerken . Wanneer u klaar bent om een zaak af te sluiten en de gegevens van de beheerders vrij te geven, kunt u de blokkering verwijderen .
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een hold-regel en een retentieregel?
Zowel bewaarregels als retentieregels bewaren gegevens in Vault, maar er zijn belangrijke verschillen:
| Houdt vast | Bewaarregels | |
|---|---|---|
Gebruik | Een blokkering wordt doorgaans ingesteld naar aanleiding van een onderzoek of een juridische kwestie. | Bewaarregels worden gebruikt om proactief te bepalen hoe lang gegevens worden bewaard. |
| Domein | Reserveringen kunnen worden toegepast op:
| Bewaarregels kunnen worden toegepast op:
Let op : bewaarregels kunnen niet op individuele accounts worden toegepast, tenzij er sprake is van overeenkomende voorwaarden. |
Bewaarperiode | Een hold bewaart gegevens voor onbepaalde tijd, totdat de hold wordt opgeheven. | Bewaarregels zorgen ervoor dat gegevens gedurende een bepaalde periode worden bewaard, bijvoorbeeld een vast aantal dagen of voor onbepaalde tijd. |
Voorrang | Blokkeringen hebben voorrang op bewaarregels. Wanneer een blokkering wordt opgeheven, vallen de gegevens onmiddellijk weer onder de toepasselijke bewaarregels. | Bewaarregels worden niet toegepast op gegevens die onder een blokkering vallen totdat de blokkering wordt opgeheven. Aangepaste regels hebben voorrang op standaardregels, zelfs als de standaardregel later verloopt. De bewaarregels van een medewerker aan een Drive-item kunnen echter alleen de bewaartermijn verlengen. Een kortere aangepaste bewaarregel van een medewerker kan een langere standaardbewaarregel van de eigenaar niet overschrijven. Gegevens kunnen uit de productiesystemen van Google worden verwijderd wanneer de laatst geldende bewaartermijn is verlopen. |
Toegang | Alleen Vault-gebruikers met toegang tot een dossier kunnen inzien wie en wat in behandeling is. | Alleen Vault-gebruikers met de juiste machtigingen voor bewaarregels kunnen bewaarregels beheren. |
Waarom zou ik de hoogste organisatorische eenheid niet blokkeren?
Wij raden u aan om de hoogste organisatorische eenheid van uw organisatie niet te blokkeren om de volgende redenen:
- Beheerders van Google Workspace kunnen geen gebruikersaccounts verwijderen.
- Door gegevens te bewaren die niet nodig zijn, vergroot u mogelijk het risico voor uw organisatie.
- Uw eDiscovery-kosten kunnen stijgen omdat u meer gegevens heeft voor analyse en verwerking.
Overweeg in plaats daarvan om bewaarregels breder toe te passen en werk samen met uw juridisch team om specifieke gebruikers, organisatie-eenheden of groepen te identificeren die moeten worden geblokkeerd.