透過貴機構的資訊管理計畫，您可以控管 Gemini 應用程式訊息的保留時間。只要使用資料保留規則，即可設定訊息的保留期限和刪除時間 (如要刪除的話)。舉例來說，您可以指定有些訊息需保留 7 年。
如要在指定時間內保留符合特定條件的資料，請建立「自訂保留規則」。如要在指定時間內保留全部授權帳戶的所有服務資料，請建立「預設資料保留規則」。
Gemini 應用程式與保留功能的重要資訊
我們「強烈建議」您先詳閱「資料保留規則的運作方式」和「保管箱支援的 Gemini 應用程式訊息」，再著手設定資料保留規則。
資料保留方式
管理員設定：您可以在管理控制台中使用 Gemini 對話記錄設定，決定是否要儲存 Gemini 應用程式對話，以及儲存多久後自動刪除。無論對話的儲存方式為何，管理員都能透過保管箱保留、搜尋及匯出 Gemini 應用程式對話，並設定訴訟保留。如要瞭解如何管理 Gemini 對話記錄，請參閱「管理 Gemini 對話記錄」。
使用者設定：無論使用者採取的動作或設定是否會導致 Gemini 應用程式對話遭到刪除，管理員都能透過保管箱保留、搜尋及匯出 Gemini 應用程式對話，並設定訴訟保留。如要瞭解如何管理 Gemini 系列應用程式活動記錄，請參閱「管理 Gemini 活動記錄」。
保管箱資料保留規則和訴訟保留：您可以設定自訂或預設保留規則，將 Gemini 應用程式對話 (包括使用者提示詞和 Gemini 應用程式回覆) 保留特定時間或無限期保留。您也可以對使用者的資料設定訴訟保留。
如果已啟用保管箱資料保留規則和訴訟保留，這些設定會優先於管理控制台 (例如 Gemini 對話記錄設定) 或使用者設定。如果設有保留規則或訴訟保留，管理控制台或使用者設定只會隱藏使用者檢視畫面中的對話。
瞭解資料保留規則可能延遲的問題
- 您建立或更新資料保留規則後，這些規則可能需要 24 小時才會生效。使用者在這段期間刪除的 Gemini 應用程式訊息不會保留在保管箱中。
- 如果規則設為在保留期限屆滿時清除訊息，則受影響的訊息最多可能需要數小時到數天，才會從使用者的檢視畫面中移除，且至少需要 30 天，才會從所有 Google 系統中清除。
自訂保留規則與預設規則
如要在指定時間內保留符合特定條件的資料，請建立「自訂資料保留規則」。如要在指定時間內保留所有服務資料，請建立「預設資料保留規則」。
詳情請參閱「資料保留規則類型」。
保留期限的開始時間
對於 Gemini 應用程式，保留期限是從 Gemini 對話中收發最後一個提示詞或回覆時起算。管理員可以選取在最後一次活動後，Gemini 對話 (包括提示詞和回覆) 應保留的天數。期限屆滿時，系統會清除整個對話。
建立 Gemini 應用程式訊息的自訂保留規則
- 登入 vault.google.com。
- 依序點選「保留」
「自訂規則」「建立」。 - 在「服務」部分，依序選取「Gemini 應用程式」「繼續」。
- 在「範圍」旁邊，選取要套用自訂保留規則的組織單位，然後按一下「繼續」。
選擇 Gemini 應用程式訊息的保留時間：
- 如要永久保留適用這項規則的訊息，請選取「無限期」。
- 如要在一段時間後捨棄所有訊息，請選取「保留期限」，並輸入保留天數 (介於 1 至 36,500 之間)。
按一下 [建立]。
如果您設定了保留期限，保管箱就會詢問您是否瞭解這項規則的影響。勾選方塊並按一下「接受」。
建立 Gemini 應用程式訊息的預設保留規則
- 登入 vault.google.com。
按一下 [保留]。系統會開啟預設規則清單。
如果沒有預設規則，Gemini 資料列會顯示「沒有預設保留規則」。
按一下「Gemini 應用程式」。
選擇 Gemini 應用程式訊息的保留時間：
- 如要永久保留適用這項規則的訊息，請選取「無限期」。
- 如要在一段時間後捨棄所有訊息，請選取「保留期限」，並輸入保留天數 (介於 1 至 36,500 之間)。
按一下 [建立]。
如果您設定了保留期限，保管箱就會詢問您是否瞭解這項規則的影響。勾選方塊並按一下「接受」。
刪除 Gemini 應用程式訊息的資料保留規則
- 登入 vault.google.com。
- 按一下「保留」，然後選取「預設規則」或「自訂規則」。
如要刪除規則，請在「自訂規則」或「預設規則」中，將滑鼠游標移至規則上，然後按一下「刪除」。
按一下「刪除」即可確認操作。