Behåll Google Kalender-händelser med Arkiv

För din informationsstyrningsplan kan du styra hur länge händelser i Google Kalender ska sparas. Använd lagringsregler för att ange hur länge händelser ska sparas och när de ska tas bort, om någonsin. Du kan till exempel ange att vissa händelser ska sparas i 7 år.

För att spara data som uppfyller specifika villkor under en viss tid, skapa en anpassad lagringsregel. För att spara all servicedata för alla licensierade konton under en viss tid, skapa en standardlagringsregel.

Viktig information om kalender och lagring

Innan du ställer in lagringsregler rekommenderar vi starkt att du läser om hur lagring fungerar och granskar kalenderhändelser som stöds i Arkiv .

Om lagringsperioder

Början av lagringsperioden

Lagringsperioden börjar när evenemanget är avslutat.

För heldagshändelser avgör tidszonen i kalendern som lagrar händelsen när händelsen slutar. Om en händelse konfigureras utan sluttid använder systemet standardhändelselängden på 1 timme.

Ytterligare överväganden gällande lagringsperioder

Deltagarkopior av evenemang

• Om arrangörens kopia av ett evenemang raderas (manuellt eller på grund av en lagringsregel) raderas även deltagarens kopia och visas inte i papperskorgen.
• När en deltagarkopia av ett evenemang raderas (manuellt eller på grund av en lagringsregel) får arrangören statusen Avvisat svar om de finns inom din organisation. Om arrangören finns utanför din organisation får de inget svar.

Återkommande händelser

Återkommande händelser i Kalender lagras som en händelse, snarare än separata händelser. Slutet på en återkommande händelse inträffar när den sista instansen i serien är klar eller vid Kalender-gränsen på 730 förekomster. När den återkommande händelsens lagringsperiod löper ut tar Arkiv bort hela händelseserien.

En återkommande händelse kan delas upp i två oberoende serier (till exempel när en användare ändrar en händelseförekomst från daglig till veckovis och tillämpar ändringen på Denna och följande händelser ). Om den första serien redan har passerat sitt lagringsdatum raderas den. Vault behåller den uppdaterade återkommande händelsen från och med Denna händelse .

Skapa en anpassad lagringsregel för kalendern

1. Logga in på vault.google.com .
2. Klickretention Anpassade regler Skapa .
3. För Gudstjänst , välj Kalender Fortsätt .
4. Bredvid Omfattning väljer du en organisationsenhet som den anpassade lagringsregeln ska gälla för och klickar på Fortsätt .
5. (Valfritt) För att permanent behålla meddelanden som omfattas av regeln, klicka på På obestämd tid för Varaktighet och åtgärd och gå sedan till steg 8.
6. (Valfritt) Om du vill slänga meddelanden efter en viss tid väljer du Lagringsperiod för Varaktighet och åtgärd och anger antalet dagar, från 1 till 36 500.
7. Välj vad som händer när lagringsperioden slutar:
   • Rensa endast borttagna händelser från primära kalendrar — Rensar utgångna händelser som har raderats av användare och inte längre finns i papperskorgen. Användare förväntar sig inte att behålla dem.
   • Rensa alla händelser från primära kalendrar — Rensar alla utgångna händelser från primära kalendrar.
8. Klicka på Skapa .
9. Om du anger en lagringsperiod ber Vault dig att bekräfta att du förstår regelns effekter. Markera rutorna och klicka på Godkänn .

Skapa en standardregel för lagring av kalendern

1. Logga in på vault.google.com .
2. Klicka på Bevarande . Listan över standardregler öppnas.
3. Klicka på Kalender .
4. Välj hur länge händelserna ska sparas:
   • För att permanent behålla meddelanden som omfattas av den här regeln väljer du På obestämd tid .
   • Om du vill slänga alla meddelanden efter en viss tid väljer du Lagringsperiod och anger antalet dagar, från 1 till 36 500.
5. Om du valde Lagringsperiod i steg 4, välj vilka händelser som ska tas bort efter att lagringsperioden är slut:
   • Rensa endast borttagna händelser från primära kalendrar — Det här alternativet rensar bort utgångna händelser som redan är borttagna. Användare har inte åtkomst till dem och förväntar sig inte att behålla dem.
   • Rensa alla händelser från primära kalendrar — Rensar alla utgångna händelser från primära kalendrar.
6. Klicka på Spara .
7. Arkivet ber dig bekräfta att du förstår regelns effekter. Markera rutorna och klicka på Godkänn .

Ta bort en lagringsregel för kalendern

1. Logga in på vault.google.com .
2. Klicka på Lagring och välj sedan Standardregler eller Anpassade regler .
3. Välj ett alternativ. Så här tar du bort en regel:
   • Anpassad regel – Peka på regeln och klicka på Ta bort .
   • Standardregel – Peka på kalender och klicka på Ta bort .
4. För att bekräfta, klicka på Ta bort .