Regler för datalagring styr hur din organisation sparar och raderar Google Workspace-data av efterlevnads- eller regelskäl.
Som standard lagras Google Workspace-data i användarkonton tills användaren eller administratören tar bort den. Om din organisation behöver mer kontroll över datalagring kan du konfigurera lagringsregler i Google Arkiv. Dessa regler organiserar hur data lagras och hur länge, och rensar data när den inte längre behövs.
Om lagringsregler
Med Arkiv kan du använda lagringsregler för att:
- Spara data så länge du behöver dem – Du kan ställa in regler för att spara data så länge du behöver dem. Informationen sparas även om användare tar bort meddelanden och filer eller tömmer sin papperskorg.
- Ta bort data när du inte längre behöver dem – Du kan schemalägga att Arkiv raderar data efter en viss tid. När lagringsperioden löper ut tas informationen bort från användarkonton och rensas från alla Google-system. (Data som är under en juridisk reservation rensas inte.) Tiden det tar att ta bort utgången data varierar beroende på tjänsten. Mer information finns i Data kan finnas kvar i Arkiv efter att alla lagringsregler har löpt ut (senare på den här sidan).
Typer av lagringsregler
Standardregler för lagring
Om du måste spara all data för en tjänst under en viss tid, ange en standardlagringsregel. Standardregler gäller endast för data när en anpassad regel eller spärr inte gäller. Du kan inte tillämpa standardlagringsregler på endast specifika konton eller tidsperioder, och du kan bara ha en standardlagringsregel för varje tjänst.
Anpassade lagringsregler
Om du måste spara specifika data under en viss tid, ange en anpassad lagringsregel. Du kan ange data med villkor beroende på tjänsten:
- Gmail och Google Grupper – Anges efter organisationsenhet, datumintervall och specifika söktermer.
- Google Drive, Meet och Sites – Ställ in efter organisationsenhet och definiera utgångsdatum baserat på senaste ändringsdatum (för att åtgärda inaktualitet) och skapandedatum (för att uppfylla efterlevnadskrav), papperskorgen eller datumfält för Drive-etiketter.
- Google Chat – Anges per organisationsenhet eller för alla Chat-utrymmen i organisationen.
- Google Kalender — Ställ in efter organisationsenhet och definiera utgångsdatum baserat på det datum då händelsen slutar. Mer information finns i Om lagringsperioder .
- Google Voice för Google Workspace — Ställs in efter organisationsenhet och datatyp.
- Gemini-appen — Inställd av organisationsenhet för konversationer.
Du kan ställa in så många anpassade regler som din organisation behöver. Data lagras enligt regeln med det senaste utgångsdatumet. För Drive, om ett Drive-objekt i papperskorgen omfattas av flera lagringsregler, ersätter en regel för att flytta till papperskorgen alla andra lagringsregler.
Viktig information om lagring
Vad är skillnaden mellan en spärr och en lagringsregel?
Både spärrar och lagringsregler lagrar data i Arkiv, men de har viktiga skillnader:
| Hållplatser | Lagringsregler | |
|---|---|---|
Använda | Spärrar skapas vanligtvis som svar på en utredning eller ett juridiskt problem. | Lagringsregler används för att proaktivt kontrollera hur länge data bevaras. |
| Omfattning | Spärrar kan tillämpas på:
| Lagringsregler kan tillämpas på:
Obs ! Lagringsregler kan inte tillämpas på enskilda konton, förutom genom att matcha villkor. |
Bevarandeperiod | Spärrar sparar data på obestämd tid tills spärren tas bort. | Lagringsregler sparar data under en viss period, vilket kan vara ett visst antal dagar eller på obestämd tid. |
Företräde | Spärrar har företräde framför lagringsregler. När en spärr raderas omfattas data omedelbart av tillämpliga lagringsregler. | Lagringsregler tillämpas inte på data som lagras av en spärr förrän spärren har tagits bort. Anpassade regler har företräde framför standardregler, även om standardregeln upphör att gälla senare. Lagringsreglerna för ett Drive-objekts samarbetspartner kan dock bara förlänga lagringsperioden. En kortare anpassad regel för samarbetspartners kan inte åsidosätta en längre standardregel för ägare. Data kan tas bort från Googles produktionssystem när den senaste tillämpliga lagringsregeln löper ut. |
Tillträde | Endast Arkiv-användare som har åtkomst till ett ärende kan granska vem och vad som är spärrat. | Endast Arkiv-användare som har behörighet för lagringsregler kan hantera lagringsregler. |
Data som rensats i Arkiv rensas från alla Google-tjänster
Arkiv är helt integrerat med de Google-tjänster som stöds, så det finns inget separat arkiv.
När en lagringsregel tillämpas på ett meddelande eller en fil tas objektet bort från tjänsten, även om användaren inte har markerat det för borttagning.
Om du till exempel skapar en standardregel för lagring för att lagra Gmail-meddelanden i 365 dagar, och inte har några anpassade regler eller spärrar. Arkivet raderar alla meddelanden som är äldre än 1 år.
Början av lagringsperioden beror på tjänsten
- Gmail och Grupper — Lagringsperioden börjar den dag då meddelandet skickas eller tas emot.
- Drive, Meet och Sites – Beroende på hur lagringsregeln är konfigurerad kan lagringsperioden börja:
- När objektet skapades
- När objektet senast ändrades
- När objektet flyttades till papperskorgen
- Om en Drive-etikett har ett datumfält i villkoret, på värdet som är inställt för Drive-etikettens datumfält
- Chatt — Lagringsperioden börjar den dag meddelandet skickades. Lagringsperiodens början ändras inte när en användare redigerar eller tar bort ett meddelande.
- Kalender — Lagringsperioden börjar när händelsen avslutas. För mer information, gå till Om lagringsperioder .
- Röst för Google Workspace :
- SMS – Lagringsperioden börjar klockan 23:59 UTC-7 den dag då meddelandet skickades.
- Röstmeddelanden och deras transkriptioner – Lagringsperioden börjar klockan 23:59 UTC-7 den dag då röstmeddelandet skapades.
- Samtalsloggar — Lagringsperioden börjar klockan 23:59 UTC-7 den dag då samtalet ringdes eller mottogs
- Gemini-appen —- Lagringsperioden börjar när den sista uppmaningen eller svaret skickas eller tas emot i en Gemini-appkonversation.
Anpassade lagringsregler och spärrar kan förlänga täckningsperioder
När standardlagringsperioden löper ut rensar Vault ett meddelande eller en fil endast om:
- Den lagras inte av några anpassade lagringsregler. Data lagras alltid enligt kraven i den anpassade regeln med den längsta lagringsperioden. Anpassade lagringsregler har alltid företräde framför standardlagringsregeln, även om den anpassade lagringsregeln är kortare än standardlagringsregeln. En kortare anpassad regel för samarbetspartners kan dock inte åsidosätta en längre standardregel för ägare.
- Den är inte föremål för en spärr. När spärren tas bort träder lagringsreglerna i kraft.
Data kan finnas kvar i arkivet efter att alla lagringsregler har löpt ut
Även när en lagringsregel är inställd på att rensa data, håller bakgrundsprocessen som tar bort permanent raderad eller utgången data från Googles system data tillgängliga för Arkiv i cirka 30 dagar innan den rensas helt .
E-postmeddelanden
Meddelanden i en användares Gmail eller som publiceras i Google Grupper när alla lagringsregler har löpt ut tas bort från användarens vy (denna process kan ta timmar till dagar). Meddelanden förblir tillgängliga för Arkiv-administratörer i cirka 30 dagar till, under vilken tid du kan söka efter, exportera eller placera spärrar på dem. Efter 30 dagar kan du inte längre hämta dessa meddelanden.
Meddelanden som raderas av användare eller gruppansvariga mindre än 30 dagar innan lagringstiden löper ut sparas tills det är nödvändigt för att uppnå den maximala tiden på 30 dagar. Om en användare till exempel raderar meddelanden och tömmer dem från papperskorgen 20 dagar innan lagringstiden löper ut, kan du söka efter dem i Arkiv i ytterligare 10 dagar. Efter den tiden kan du inte längre hämta dem.
Gmail-meddelanden som raderades mer än 30 dagar innan lagringsperioden löper ut raderas omedelbart när lagringsperioden löper ut och du kan inte återställa dem.
För exempel på hur lagringsregler fungerar i Gmail, gå till Exempel på lagringsregler i Gmail och deras effekt .
Objekt i Drive
- Det kan ta upp till 15 dagar innan objekt och webbplatser på en användares Drive tas bort från Drive efter att alla lagringsregler har löpt ut. Om ett objekt tas bort från Drive och inte omfattas av lagringsregler eller spärrar blir det omedelbart otillgängligt för Arkiv. Om filer togs bort för mindre än 25 dagar sedan kan en administratör eventuellt hämta filerna .
- Objekt och webbplatser som tagits bort av användare och tömts från papperskorgen blir omedelbart otillgängliga för Arkiv, om det inte finns någon lagringsregel eller spärr för att förlänga deras tillgänglighet. Om filer togs bort för mindre än 25 dagar sedan kan en administratör eventuellt hämta filerna .
Chattmeddelanden
Chattmeddelanden sparas i ytterligare 30 dagar efter att en användare eller en lagringsregel har tagit bort dem från en konversation eller ett utrymme. Rensningsprocessen börjar på dag 30 och kan ta flera dagar att slutföra beroende på antalet meddelanden som rensas.
Kalenderhändelser
- Kalenderhändelser sparas i 30 dagar efter att en användare eller en lagringsregel tar bort händelsen. Händelser är sökbara och exporterbara i Arkiv.
Röstdata
Röstmeddelanden, röstmeddelanden och deras transkriptioner samt samtalsloggar rensas upp till 30 dagar efter att lagringstiden har löpt ut, och du kan inte hämta dem.
Meddelanden i Gemini-appen
- Meddelanden i Gemini-appen (bestående av uppmaningar och svar) tas bort från användarens vy (denna process kan ta timmar till dagar) efter att lagringstiden har löpt ut.
- Meddelanden i Gemini-appen förblir tillgängliga för Vault-administratörer i ytterligare cirka 30 dagar, under vilken tid du kan söka efter, exportera eller spara dem. Efter 30 dagar rensas meddelandena och du kan inte längre hämta dem.
Filer som sparats på Drive av andra Google-tjänster omfattas av Drive-lagringsregler
Vissa Google-tjänster lagrar sina data i Drive. Dessa data omfattas av Drives lagringsregler enligt följande:
| Produkt | Retention |
|---|---|
| Jamboard | Arkiv behåller jams som sparats på användarnas Drive enligt Drive-lagringsreglerna. Osparade jams kasseras när Jamboard-sessionen avslutas och är inte tillgängliga för Arkiv. |
| Google Meet | Meet-inspelningar, anteckningar som gjorts av Gemini och loggarna för chatt, frågestunder och omröstningar i Meet omfattas som standard av Drive-lagringsregler. För att hantera lagring av Meet-inspelningar på ett annat sätt än andra objekt i Drive kan du konfigurera lagringsregler för Meet . När lagringsregler för Meet är aktiverade gäller inte Drive-lagringsregler för Meet-inspelningar. |
| Google Webbplatser | Webbplatser omfattas som standard av Sites lagringsregler. För att lagra webbplatser på ett annat sätt än andra objekt i Drive kan du konfigurera lagringsregler för Sites . När lagringsregler för Sites är aktiverade gäller inte Drive-lagringsregler för webbplatser. För att behålla webbplatser på samma sätt som andra objekt i Drive kan du ändra lagringsinställningarna så att webbplatser behålls av Drive-regler. |
Avbrott i lagringsskyddet kan göra det möjligt för tjänster att omedelbart rensa data
Var försiktig när du ändrar befintliga lagringsregler. Tjänster kan omedelbart rensa oskyddad data som användare raderade för över 30 dagar sedan.
Arv av lagringsregler
Underordnade organisationsenheter ärver anpassade lagringsregler från sin överordnade organisationsenhet.
Dessa ärvda anpassade regler gäller för alla underordnade organisationsenheter, även om den underordnade organisationsenheten skapas efter att den anpassade lagringsregeln konfigurerades.
Till exempel:
example.com är rotorganisationsenheten och har en standardlagringstid på 2 år för Gmail.
example.com_US har en anpassad lagringsregel på 11 år för Gmail. Denna regel tillämpas som primär regel.
example.com_US\Employees är en underordnad organisationsenhet och ärver den anpassade lagringsregeln på 11 år från sin överordnade organisationsenhet ( example.com_US ). Den anpassade regeln tillämpas som primär regel. Denna regel tillämpas även om example.com_US\Employees skapas efter att den anpassade lagringsregeln har konfigurerats för example.com_US .