Google Arkiv är för administratörer och juridisk personal. Innan du kan använda Arkiv måste din Google Workspace-administratör konfigurera ditt konto. Vem är min administratör?
Den här artikeln beskriver hur man sparar Gmail-meddelanden i Google Arkiv.
Som en del av din organisations informationsstyrningsplan kan du styra hur länge Gmail-meddelanden lagras i Google Arkiv. Använd lagringsregler för att ange hur länge meddelanden ska sparas och när de ska tas bort, om någonsin.
För att spara data som uppfyller specifika villkor under en viss tid, skapa en anpassad lagringsregel. För att spara all servicedata för alla licensierade konton under en viss tid, skapa en standardlagringsregel.
Viktig information om lagring i Gmail
Innan du ställer in lagringsregler rekommenderar vi starkt att du läser om hur lagring fungerar och granskar de Gmail-meddelanden som stöds i Arkiv .
Viktigt beteende för lagring i Gmail
- När ett meddelande har lagts till i en spärr kan Gmail inte rensa meddelandet även efter att alla tillämpliga lagringsperioder har löpt ut.
- Anpassade lagringsregler för Gmail ersätter alltid standardlagringsregeln för Gmail.
- När flera anpassade lagringsregler gäller för ett meddelande sparar Gmail meddelandet enligt regelns krav, med lagringsperioden som slutar sist.
- Gmails 30-dagars policy för lagring kan fördröja när meddelanden rensas.
Ytterligare lagringsbeteende i Gmail
Vilka uppgifter kan lagras
Täckt:
- Meddelanden och deras bilagor som skickats, mottagits eller utkastats av användare i din organisation
- Meddelanden i konfidentiellt läge skickade av användare i din organisation
Inte täckt:
- Länkade filer
- E-postlayouter
- Meddelanden som skickas via andra Google-tjänster, till exempel Kalender eller Google Dokument, såvida inte omfattande meddelandelagring är aktiverat
- Dynamiskt innehåll i dynamiska meddelanden
- Ignorerade utkast och automatiskt sparade versioner av utkast
När Gmail-meddelanden rensas
För att Gmail ska kunna rensa ett meddelande måste meddelandet uppfylla kriterierna för både Arkiv och Gmail:
- Den lagras inte av några lagringsregler.
- Den är inte pausad.
- Den har Gmails systemgenererade etikett
^deletedi minst 30 dagar.
Arkiv tillåter inte att Gmail rensar ett meddelande om meddelandet omfattas av en lagringsregel eller spärr. När alla tillämpliga lagringsperioder och spärrar har löpt ut utvärderar Gmail om meddelandet kan rensas baserat på hur länge meddelandet har etiketten ^deleted .
När etiketten ^deleted tillämpas
Gmail använder etiketten ^deleted på meddelanden som kan tas bort från Googles system. Ett meddelande får den här etiketten när någon av följande åtgärder inträffar:
- Gmail-användare tömmer papperskorgen eller väljer meddelanden i papperskorgen och klickar på Ta bort permanent .
- Gmail tar automatiskt bort ett meddelande som har legat i papperskorgen i 30 dagar.
- Lagringsperioden slutar för ett meddelande som inte redan har etiketten
^deleted. - Gmail-användare ignorerar utkastmeddelanden.
Etiketten ^deleted döljer meddelanden från Gmail-användare, och användarna kan inte återställa dessa meddelanden utan hjälp från en Google Workspace-administratör. Du kan dock fortfarande söka efter och exportera meddelanden med den här etiketten med hjälp av Arkiv tills dessa meddelanden har raderats.
Gmails 30-dagars bevaringspolicy
Gmail har en bevaringspolicy som sparar meddelanden i minst 30 dagar efter att etiketten ^deleted har tillämpats. Denna policy ersätter alla arkivlagringsregler som löper ut under dessa 30 dagar.
För att bättre förstå hur Gmails 30-dagars lagringspolicy påverkar när meddelanden rensas, granska exemplen på meddelandelagring .
Gmail-trådar behandlas annorlunda än enskilda meddelanden
För e-posttrådar gäller följande lagringsregler:
- Om ett meddelande i en tråd lagras av en lagringsregel eller spärr, lagras hela tråden.
- Lagringsregler baserade på etiketter använder datumet för det senast etiketterade meddelandet i en tråd för lagringsändamål.
Om till exempel en lagringsregel sparar meddelanden med etiketten project-A i 365 dagar och det första meddelandet i en tråd har etiketten, sparas alla meddelanden i tråden i 365 dagar från det att det första meddelandet skickades. Om ett senare meddelande i tråden får etiketten project-A sparas nu alla meddelanden i tråden i 365 dagar från det att det senare meddelandet skickades. Efter att lagringsregeln har löpt ut och Gmail rensar de etiketterade meddelandena kan det vara en fördröjning på upp till 24 timmar innan även omärkta meddelanden rensas bort.
Regler gäller för etiketter, men inte kapslade underetiketter
Om du skapar en anpassad lagringsregel baserad på en Gmail-etikett gäller inte regeln för några kapslade underetiketter. Underetiketter inkluderas inte eftersom de inte direkt har etiketten som regeln baseras på.
Till exempel har en användare en etikett för Kvitton och en underetikett under Kvitton som heter Resor . Om du anger en lagringsregel för Kvitton sparas inte meddelandena under Resor eftersom de inte direkt har etiketten Kvitton .
Bilagor som läggs till i Drive från Gmail omfattas av Drive-lagringsregler
När ett objekt som är bifogat till ett Gmail-meddelande läggs till i Drive med funktionen Lägg till i Drive skapas en kopia av det objektet i Drive. Gmail-meddelandet och den bilagda filen omfattas av Gmails lagringspolicyer. Det kopierade objektet i Drive omfattas av Drives lagringspolicyer.
Exempel på lagringsregler i Gmail och deras effekt
Exempel på standardregel: Spara alla meddelanden på obestämd tid
Den här standardregeln sparar alla Gmail-meddelanden i den valda organisationsenheten på obestämd tid. Användare kan fortfarande ta bort meddelanden, och meddelanden tas bort från papperskorgen efter 30 dagar eller när användaren tömmer papperskorgen. Meddelandena är dock fortfarande sökbara och exporterbara av Arkiv-administratörer.
Regelkonfiguration
- Varaktighet: Obestämd
Effekt på skickade och mottagna meddelanden
| Användaråtgärd på ett skickat eller mottaget meddelande | När Gmail tillämpar ^deleted etikett | När Gmail rensar meddelandet |
|---|---|---|
Användaren gör ingenting med meddelandet | Aldrig | Aldrig |
Användaren flyttar meddelandet till papperskorgen och tömmer papperskorgen 1 dag efter att meddelandet skickades | 1 dag efter sändning | Aldrig |
Användaren flyttar meddelandet till papperskorgen 1 dag efter att meddelandet skickades (men tömmer inte papperskorgen) | 31 dagar efter sändning, då Gmail automatiskt tar bort meddelandet från papperskorgen | Aldrig |
Effekt på utkastmeddelanden
| Användaråtgärd på ett utkastmeddelande | När Gmail tillämpar ^deleted etikett | När Gmail rensar meddelandet |
|---|---|---|
Användaren skriver ett utkast till meddelande men skickar det inte | Aldrig | Aldrig |
Användaren skriver ett utkast till meddelande och kasserar det utan att skicka det | När användaren tar bort utkastet | 30 dagar efter att användaren har kasserat utkastet (på grund av Gmails 30-dagars bevaringspolicy) |
Exempel på anpassad regel: Rensa endast borttagna meddelanden efter 365 dagar
Regelkonfiguration
- Varaktighet: 365 dagar
- Åtgärd efter utgångsdatum: Rensa endast permanent borttagna meddelanden
Effekt på skickade och mottagna meddelanden
| Användaråtgärd på ett skickat eller mottaget meddelande | När Gmail tillämpar ^deleted etikett | När Gmail rensar meddelandet |
|---|---|---|
Användaren gör ingenting med meddelandet | Aldrig | Aldrig |
Användaren flyttar meddelandet till papperskorgen och tömmer papperskorgen 1 dag efter att meddelandet skickades | 1 dag efter sändning | 365 dagar efter sändning |
Användaren flyttar meddelandet till papperskorgen 1 dag efter att meddelandet skickades (men tömmer inte papperskorgen) | 31 dagar efter sändning, då Gmail automatiskt tar bort meddelandet från papperskorgen | 365 dagar efter sändning |
| Användaren flyttar meddelandet till papperskorgen och tömmer papperskorgen 360 dagar efter att meddelandet skickades | 360 dagar efter sändning | 390 dagar efter sändning (30 dagar efter att papperskorgen tömdes på grund av Gmails 30-dagars bevaringspolicy) |
| Användaren flyttar meddelandet till papperskorgen 400 dagar efter att meddelandet skickades (men tömmer inte papperskorgen) | 430 dagar efter sändning, då Gmail automatiskt tar bort meddelandet från papperskorgen | 460 dagar efter sändning (30 dagar efter att Gmail tog bort meddelandet från papperskorgen på grund av Gmails 30-dagars bevaringspolicy) |
Effekt på utkastmeddelanden
| Användaråtgärd på ett utkastmeddelande | När Gmail tillämpar ^deleted etikett | När Gmail rensar meddelandet |
|---|---|---|
Användaren skriver ett utkast till meddelande men skickar det inte | Aldrig | Aldrig |
Användaren skriver ett utkast till meddelande och kasserar det utan att skicka det | När användaren tar bort utkastet | 30 dagar efter att användaren har kasserat utkastet (på grund av Gmails 30-dagars bevaringspolicy) |
Exempel på anpassad regel: Rensa meddelanden efter 365 dagar
Den här regeln tillåter Gmail att rensa alla meddelanden för den valda organisationsenheten efter 365 dagar, inklusive utkast och meddelanden som användare inte har raderat.
Regelkonfiguration
- Varaktighet: 365 dagar
- Exkludera utkast: avmarkerad (endast ediscovery.google.com)
- Åtgärd efter utgångsdatum: Rensa meddelanden från Gmail-postlådor och permanent raderade meddelanden. Den här regeln rensar utkast.
Effekt på skickade och mottagna meddelanden
| Användaråtgärd på ett skickat eller mottaget meddelande | När Gmail tillämpar ^deleted etikett | När Gmail rensar meddelandet |
|---|---|---|
Användaren gör ingenting med meddelandet | 365 dagar efter sändning, när lagringsperioden slutar | 395 dagar efter sändning (30 dagar efter att lagringsperioden slutar på grund av Gmails 30-dagars lagringspolicy) |
Användaren flyttar meddelandet till papperskorgen och tömmer papperskorgen 1 dag efter att meddelandet skickades | 1 dag efter sändning | 365 dagar efter sändning, då lagringsperioden löper ut |
| Användaren flyttar meddelandet till papperskorgen och tömmer papperskorgen 360 dagar efter att meddelandet skickades | 360 dagar efter sändning, när användaren tömmer papperskorgen | 390 dagar efter sändning (30 dagar efter att papperskorgen tömdes på grund av Gmails 30-dagars bevaringspolicy) |
| Användaren flyttar meddelandet till papperskorgen 360 dagar efter att meddelandet skickades (men tömmer inte papperskorgen) | 365 dagar efter sändning, när lagringsperioden slutar | 395 dagar efter sändning (30 dagar efter att lagringsperioden slutar på grund av Gmails 30-dagars lagringspolicy) |
Effekt på utkastmeddelanden
| Användaråtgärd på ett utkastmeddelande | När Gmail tillämpar ^deleted etikett | När Gmail rensar meddelandet |
|---|---|---|
Användaren skriver ett utkast till meddelande men skickar det inte | 365 dagar efter sändning, när lagringsperioden slutar | 395 dagar efter sändning (30 dagar efter att lagringsperioden slutar på grund av Gmails 30-dagars lagringspolicy) |
Användaren skriver ett utkast till meddelande och kasserar det utan att skicka det | När användaren tar bort utkastet | 30 dagar efter att användaren har kasserat utkastet (på grund av Gmails 30-dagars bevaringspolicy) |
Ställ in en anpassad lagringsregel för Gmail
- Logga in på vault.google.com .
- Klickretention
Anpassade regler Skapa . - För tjänsten väljer du Gmail och klickar sedan på Fortsätt .
- Välj vilken organisationsenhet regeln gäller för. Klicka på fältet för att öppna en väljare och klicka sedan på organisationsenheten.
- Klicka på Fortsätt .
(Valfritt) Välj de villkor som måste vara uppfyllda för att meddelanden ska omfattas av den här regeln:
- Ange värden för sändningsdatum . Om du bara anger ett startdatum gäller regeln för alla meddelanden som skickas efter det datumet. Om du bara anger ett slutdatum gäller regeln för alla meddelanden som skickas före det datumet.
Ange eventuella termer som meddelanden måste matcha. Obs!
- Du kan använda alla sökoperatorer som stöds förutom jokertecken (*).
- Om din nyckelfras eller ditt värde börjar med ett bindestreck, till exempel -1000%, sätt det inom citattecken för att säkerställa att det inte tolkas som en
NOToperator. Du kan inte använda
is:chatför att tillämpa en lagringsregel för Gmail på chattmeddelanden i Google Chat. Om du vill ställa in lagringsregler för chattmeddelanden ställer du in en lagringsregel för chatt .Vi rekommenderar att du testar dina termer i en sökning i Arkiv för att se till att de matchar data som du förväntar dig.
Klicka på Fortsätt .
Välj hur länge meddelanden ska sparas:
- För att permanent behålla meddelanden som omfattas av den här regeln väljer du På obestämd tid .
- Om du vill slänga meddelanden efter en viss tid väljer du Lagringsperiod och anger antalet dagar, från 1 till 36 500.
Om du anger en lagringsperiod kan du välja vad som ska göras med meddelanden när lagringsperioden slutar:
- Om du bara vill rensa meddelanden som redan har tömts från användarnas papperskorgen väljer du det första alternativet.
- Om du vill rensa alla meddelanden, inklusive meddelanden som inte har raderats men exklusive utkast och e-postmallar, väljer du det andra alternativet.
- Om du vill rensa alla meddelanden, inklusive meddelanden som inte är raderade, utkast och e-postmallar, väljer du det tredje alternativet.
Klicka på Skapa . Om du anger en lagringsperiod markerar du bekräftelserutan och klickar på Godkänn .
Ställ in standardregeln för lagring för Gmail
Standardregeln för lagring gäller för Gmail-meddelanden som inte omfattas av en anpassad regel eller en spärr.
- Logga in på vault.google.com .
- Klicka på Bevarande . Listan över standardregler öppnas.
- Klicka på Gmail
. - Välj hur länge meddelanden ska sparas:
- För att permanent behålla meddelanden som omfattas av den här regeln väljer du På obestämd tid .
- Om du vill slänga meddelanden efter en viss tid väljer du Lagringsperiod och anger antalet dagar, från 1 till 36 500.
Om du anger en lagringsperiod kan du välja vad som ska göras med meddelanden när lagringsperioden slutar:
- Om du bara vill rensa meddelanden som redan är raderade väljer du det första alternativet.
- Om du vill rensa alla meddelanden, inklusive meddelanden som inte är borttagna, utkast och mallar, väljer du det andra alternativet.
Klicka på Spara . I Arkivet ombeds du bekräfta att du förstår regelns effekter. Markera rutorna och klicka på Godkänn för att spara regeln.