Tjänster och datatyper som stöds

Meddelanden är tillgängliga i Arkiv så snart Gmail tar emot dem.

För meddelandefiltrering i lagringsregler, spärrar och sökning indexerar Gmail cirka 1 MB totalt per meddelande. En MB motsvarar cirka 250 sidor text. Om meddelandetexten är mindre än 1 MB och meddelandet innehåller bilagor indexeras bilagorna tills 1 MB total data har indexerats.

Endast indexerad data är sökbar i Arkiv, men hela meddelandet och alla tillhörande objekt, inklusive hyperlänkade Drive-filer (om de är valda), inkluderas i en Arkiv-export.

Gmail indexerar följande data:

• Meddelandetext — Upp till cirka 250 sidor.
• Textbaserade filer direkt bifogade till ett meddelande — De flesta textbaserade filer, till exempel PDF, XLSX och DOCX, som är direkt bifogade till ett meddelande, kan indexeras. Dessa bilagor omfattas av lagringsregler och spärrar. Textbaserade filbilagor är sökbara (om de är indexerade), returneras i sökresultat och inkluderas i exporter.
• Andra filer som är direkt bifogade till eller inbäddade i ett meddelande – För video-, ljud-, bild- och binärfiler som ingår i eller bifogas meddelanden indexeras filmetadata som filnamn, men inte filinnehållet.

Arkiv stöder filer som är direkt bifogade till eller inbäddade i ett meddelande. Video-, ljud-, bild- och binära filer som är inbäddade i eller bifogade till meddelanden omfattas av lagringsregler och spärrar. De returneras i sökresultat och inkluderas i exporter.

Vilka hyperlänkar stöds?

• Hyperlinks to files in Drive —If a user has shared a Drive file by including a link to the file in a Gmail message, the hyperlinked file isn't included when you retain, hold or search Gmail messages. However, you can export hyperlinked Drive files based on the hyperlinks found in the message bodies of your Gmail export. For details go to What Drive hyperlinks can and can't be exported? (later on this page).

  Obs ! Export av hyperlänkade Drive-filer kan öka insamlingsvolymerna avsevärt.

• Hyperlänkar till innehåll i ytterligare Google-tjänster – Hyperlänkar till innehåll som lagras i andra Google-produkter som YouTube och Google Foto stöds inte av Arkiv.

Vilka Drive-hyperlänkar kan och kan inte exporteras?

För att vara berättigad till export:

• Filen måste finnas i Drive och vara av en Drive-filtyp som stöds.

  För mer information, gå till Drive- och Meet-filer som stöds i Arkiv .

• Vault-administratören behöver behörighet för att exportera filen. För att ha behörighet:
  • Ägaren av e-postmeddelandet som innehåller länken har åtkomst till Drive-filen och finns inom Arkiv-administratörens behörighetsområde. Eller så finns ägaren av Drive-filen inom Arkiv-administratörens behörighetsområde.
  • Om Drive-filen raderas, lagras eller behålls måste ägaren till Drive- filen finnas inom Arkiv-administratörens behörighetsområde.

Vissa Drive-hyperlänkar kan inte exporteras. Du kan till exempel inte exportera offentliga hyperlänkar, som publicerade Google Sites-sidor och länkar till Google Forms som kan skickas in. Du kan inte heller exportera vissa hyperlänkar som är i ett äldre Drive-länkformat.

Vem har åtkomst till exportfilerna för Drive-hyperlänkar?

Endast avancerade administratörer och administratörer för rotorganisationsenheter har åtkomst till alla Drive-hyperlänkexportfiler. Administratörer för underordnade organisationsenheter kan bara ladda ner filer från de Drive-hyperlänkexporter som de har skapat.

Användare kan skicka e-postmeddelanden med vissa kärntjänster utöver Gmail. Till exempel:

• Kalender – Utgående inbjudningar och meddelanden som skickas med alternativet Skicka e-post till gäster i Kalender
• Drive – Meddelandeinnehåll skickas när användare delar filer i Drive
• Google Dokument, Kalkylark, Presentationer och Teckningar – Meddelanden som skickas av appen när användare skickar filer som bilagor via e-post.
• Formulär – E-postmeddelanden som innehåller formulär eller länkar till formulär
• Keep – E-postmeddelanden skickas när användare delar anteckningar i Keep

When users send messages through core services other than Gmail, outgoing messages aren't stored in users' Gmail sent folders by default. Unless a Google Workspace administrator sets up comprehensive message storage , which saves these messages in users' sent folders, Vault doesn't have access to these messages. Without comprehensive message storage, Vault retention rules and holds don't apply to these messages, and these messages aren't returned in a Vault search.

Obs! Omfattande e-postlagring gäller endast för Google Workspace-kärntjänster. Vissa ytterligare Google-tjänster kan skicka e-postmeddelanden för användare. Meddelanden som skickas av dessa tjänster kanske inte lagras i användarnas skickade mapp och kan vara otillgängliga för Arkiv.

Dynamiska e- postmeddelanden innehåller markering som visar AMP-innehåll i Gmail. Andra Google-produkter kan skicka meddelanden som innehåller AMP-innehåll (Accelerated Mobile Pages), och användare i din organisation kan få dynamiska e-postmeddelanden från externa avsändare.

Med dynamisk e-post kan en Gmail-användare till exempel:

• Granska kommentarer i Google Dokument som de finns i det ögonblick användaren öppnar aviseringsmeddelandet i Gmail.
• Svara på och lösa kommentarer utan att öppna dokumentet.
• Svara på kalenderinbjudningar och svara på enkäter.

Den ursprungliga källan till ett dynamiskt e-postmeddelande innehåller tre typer av liknande innehåll:

• Klartext (för e-postklienter som endast visar klartext).
• HTML (för e-postklienter som inte visar dynamiskt innehåll).
• AMP-kodning När en Gmail-användare öppnar meddelandet får de dynamiskt och interaktivt AMP-innehåll. AMP-kodningen kan hämta eventuella uppdateringar när meddelandet öppnas och omedelbart visa dem för användaren.

På grund av dessa meddelandens dynamiska natur kan innehållet som visas i Gmail ändras över tid. Till exempel kan en kommentarsavisering från ett aktivt Google-dokument vara annorlunda varje gång användaren öppnar samma meddelande igen under flera dagar.

Arkivstöd för dynamiska e-postmeddelanden

• Lagring och spärrar — Lagringsregler och spärrar i Vault bevarar HTML, klartext och AMP-kod som ingår i ett dynamiskt e-postmeddelande. Vault har inget sätt att bevara det dynamiska innehåll som kan hämtas och visas när användaren öppnar ett dynamiskt e-postmeddelande.
• Sök — Vault kan söka i klartext och HTML i dynamiska e-postmeddelanden. AMP-kod och AMP-innehåll indexeras dock inte och kan inte sökas igenom.
• Förhandsgranska – När du förhandsgranskar ett dynamiskt e-postmeddelande visar Vault HTML-versionen av meddelandet. Klicka på Visa original för att visa alla delar av meddelandet inklusive AMP-kodningen.
• Exportera — När du exporterar dynamiska e-postmeddelanden inkluderas all klartext, HTML och AMP-kod i exporten.

Arkiv kan inte avgöra om Gmail-användare faktiskt fick dynamiskt innehåll när de öppnade ett meddelande som innehåller AMP-kod. Gmail visar inte dynamiskt innehåll i följande scenarier:

• En administratör inaktiverar dynamisk e-post för din organisation.
• Användare ändrar sina Gmail-inställningar för att inaktivera dynamisk e-post.

När dynamisk e-post är avstängd visas inte AMP-innehåll av Gmail. AMP-kodning ingår dock fortfarande i meddelandekällan och är tillgänglig i Arkiv.

Med konfidentiellt läge i Gmail kan användare begränsa mottagares åtkomst till känsligt e-postinnehåll. Den här funktionen är tillgänglig för organisationer som aktiverar funktionen och personliga Gmail-konton.

När en användare skickar ett konfidentiellt meddelande ersätter Gmail meddelandets innehåll och bilagor med en länk. Endast ämnet och länken skickas med SMTP.

Meddelanden i konfidentiellt läge skickade av användare i din organisation

Om din organisation aktiverar konfidentiellt läge i Gmail kan Arkiv lagra, behålla, söka i och exportera meddelanden i konfidentiellt läge som skickats av användare i din organisation efter den 30 november 2018.

Meddelanden är tillgängliga för Arkiv även om avsändaren anger ett utgångsdatum eller återkallar mottagarnas åtkomst till meddelanden i konfidentiellt läge.

Meddelanden i konfidentiellt läge från externa avsändare

Även om din organisation inte aktiverar konfidentiellt läge i Gmail kan dina användare få meddelanden i konfidentiellt läge från användare i andra organisationer eller personliga Gmail-konton.

Du kan lagra, behålla, söka och exportera meddelanderubriker och ämnen för externa konfidentiella meddelanden. Du kan däremot inte söka efter eller exportera meddelandeinnehåll eller bilagor från externa konfidentiella meddelanden.

Arbeta med meddelanden i konfidentiellt läge

Arbeta med meddelanden i konfidentiellt läge

Arkiv stöder meddelanden i konfidentiellt läge enligt följande:

• Arkiv returnerar interna konfidentiella meddelanden som matchar din sökfråga.
• När du förhandsgranskar meddelanden är meddelandets innehåll dolt som standard. Du har möjlighet att visa innehållet i förhandsgranskning.
• När du skriver ut eller exporterar meddelanden kan du exkludera konfidentiellt meddelandeinnehåll. När du väljer det här alternativet skrivs rubriker, avsändare, mottagare och andra metadata ut eller exporteras, men det konfidentiella meddelandeinnehållet görs inte.
• Du kan exportera ett konfidentiellt meddelande från avsändarens organisation, men inte från mottagarens organisation.
• Arkiv kan extrahera Drive-hyperlänkar som läggs till i konfidentiella meddelanden vid export från avsändarens organisation, men kan inte extrahera hyperlänkar som tas emot från externa organisationer.
• För att söka efter, behålla eller lagra konfidentiella meddelanden uteslutande, använd termen label:confidentialmode .

En användares Gmail-data kan innehålla tre typer av utkastmeddelanden:

• Osända meddelanden i mappen Utkast – Dessa meddelanden behandlas som andra Gmail-meddelanden. De omfattas av spärrar och lagringsregler när utkast inte exkluderas. De inkluderas också i sökresultaten om du inte exkluderar dem.

  Obs ! E-postmallar behandlas som utkastmeddelanden. Om en lagringsregel rensar utkastmeddelanden efter en viss tid, rensas även mallar.

• Ignorerade utkast – Ett kasserat utkast är ett meddelande som en användare kasserar utan att skicka. Dessa meddelanden tas omedelbart bort från användarens vy, Gmail använder etiketten ^deleted och de rensas 30 dagar efter att de har kasserats. Dessa meddelanden omfattas inte av spärrar eller lagringsregler, men är tillgängliga för sökning och export tills de rensas.
• Automatiskt sparade versioner av utkastmeddelanden – När en användare skriver ett meddelande sparar Gmail automatiskt en version varje gång användaren pausar i några sekunder. Endast den senaste versionen av ett utkastmeddelande är synlig för användaren. Tidigare versioner är tillgängliga för Arkiv att söka i och exportera, men omfattas inte av spärrar och lagringsregler.

  Autosaved versions remain available to Vault until they're purged, even after the user sends the message. Versions of draft messages generated by most Google Gmail clients (such as the Gmail web, Gmail for iPad and iPhone, and Gmail Android) are purged 1 day after Gmail saved them. In some cases, such as with third-party IMAP clients, versions of draft messages are purged after 30 days.

Om du bara är intresserad av meddelanden som användare skickat och tagit emot kan du exkludera utkast från lagringsregler, spärrar, sökresultat och exporter. Att exkludera automatiskt sparade versioner kan göra databehandlingen enklare eftersom du inte har liknande versioner av samma meddelande.

Gmail använder systemgenererade etiketter för att kategorisera meddelanden och användarsynliga etiketter för att låta användare sortera meddelanden i sina inkorgar. Gmail kan tillämpa den systemgenererade finance på meddelanden som kommer från en användares bank och den systemgenererade travel på meddelanden som innehåller hotellbokningar.

Users can create and apply user-visible labels. Sometimes these labels can match system-generated labels. When the 2 types of labels match, Vault applies retention rules, holds, and search queries to the messages with the user-created label and not to messages with the identical system-generated label. If you create a retention rule, hold, or search query based on a label, you might include or exclude more messages than you intend.

Exempel

Er organisation är skyldig att behålla all data relaterad till företagsekonomi i 7 år och följande åtgärder vidtas:

• Anställda instrueras att skapa en etikett, finance , och tillämpa den på meddelanden som innehåller företagsekonomisk information.
• Anställda får sina företagskreditkortsutdrag skickade till sina arbetskonton via e-post. De använder inte den användarskapade finance , men Gmail använder den systemgenererade finance på dessa meddelanden.

In this scenario, a retention rule that includes messages with label:finance retains only the user-labeled messages and not the messages with the system-generated label that have the employees' corporate credit card statements. Similarly, a search query that includes messages with label:finance returns only the user-labeled messages and not the messages with the system-generated label that have the employees' personal bank statements.

Vanliga systemgenererade etiketter

• personal
• social
• promotion
• promos
• updates
• forums
• travel
• purchases
• finance
• all
• buzz
• chat
• chats
• done
• draft
• drafts
• important
• inbox
• lowpriority
• low_priority
• mute
• muted
• pinned
• read
• reminder
• reminders
• scheduled
• sent
• snoozed
• spam
• phishing
• star
• starred
• task
• tasks
• trash
• trips
• unimportant
• unread
• voicemail
• saved

Arkiv kan lagra, söka och exportera följande objekt som lagras på Drive och delade enheter:

• Versioner av filer i Google Dokument, Kalkylark, Presentationer, Formulär, nya webbplatser, Teckningar och Videor

  För mer information om versioner, gå till Sök i versionshistoriken för en fil .

• Google Meet-inspelningar och alla tillhörande chatt-, transkriptions-, fråge- och svarsloggar samt anteckningar som gjorts av Gemini ( Läs mer om Meet-inspelningar )
• Jamboard-filer som har sparats på användarnas Drive-enheter
• Icke-Google-filer som användare har laddat upp till Drive ( Läs mer om vilka data som söks i )
• Filer krypterade med klientsideskryptering på Google Workspace

Arkivet ignorerar:

• Drive-mappar
• Genvägar på Drive
• Skript från Google App Script och deras tillhörande arbetsflöden

I vissa Google Docs-redigerare kan användare länka en fil till en annan fil. I ett Google Docs-dokument kan du till exempel infoga ett diagram som är länkat till data i ett Google Sheets-kalkylblad. När kalkylbladet uppdateras uppdateras även diagrammet i dokumentet.

Obs! Funktionen IMAGE i Google Sheets kan referera till en bild via URL , till exempel "https://www.example.com/images/logo.jpg". I det här fallet, när du förhandsgranskar eller exporterar ett kalkylblad i Arkiv, hämtas bilden i realtid från källan. För bilder som laddats upp eller infogas i kalkylbladet lagrar och visar Arkiv den bild som är tillgänglig vid den tidpunkt som anges i din fråga.

Linked files aren't automatically included in retention rules, holds, or search results that apply to the files that link to them. Linked files are included only when they also match the scope and conditions. For example, when you search files in Drive, Vault returns only the files that match your search criteria. If those files are linked to files that don't match your query, the linked files aren't included in your results.

Filer som ägs utanför din organisation och delas med dina användare omfattas inte av din organisations spärrar eller lagringsregler.

Du kan dock söka efter och exportera filer som delats med dina användare från externa källor om de är tillgängliga vid tidpunkten för sökningen eller exporten.

Vault can hold, retain, and search only messages in Google Groups that have conversation history turned on. Group owners can turn conversation history on or off for their groups. If a group owner creates a group with conversation history off, the messages aren't available to Vault through Groups. The messages might be available in user Gmail mailboxes (as received or sent messages).

Om en gruppägare aktiverar eller inaktiverar konversationshistorik för en befintlig grupp är det bara meddelanden som skickats när konversationshistoriken var aktiverad som är tillgängliga för Arkiv.

Meddelanden är tillgängliga i Arkiv så snart de publiceras i en grupp, såvida inte gruppägaren väljer att moderera meddelanden. Modererade meddelanden är inte tillgängliga i Arkiv förrän en moderator godkänner dem. När de har godkänts är de tillgängliga för lagring, spärrar, sökning och export precis som alla andra meddelanden.

För meddelandefiltrering i lagringsregler, spärrar och sökning indexerar Groups cirka 1 MB totalt per meddelande. En MB motsvarar cirka 250 sidor text. Om meddelandetexten är mindre än 1 MB och meddelandet har textbaserade filbilagor indexeras bilagorna tills 1 MB total data har indexerats.

Grupper indexerar följande data:

• Meddelandetext — Upp till cirka 250 sidor.
• Textbaserade filer direkt bifogade till ett meddelande — De flesta textbaserade filer, till exempel PDF, XLSX och DOCX, som är direkt bifogade till ett meddelande, kan indexeras. Dessa bilagor omfattas av lagringsregler och spärrar. Textbaserade filbilagor är sökbara (om de är indexerade), returneras i sökresultat och inkluderas i exporter.
• Andra filer som är direkt bifogade till eller inbäddade i ett meddelande – För video-, ljud-, bild- och binärfiler som ingår i eller bifogas meddelanden indexeras filmetadata som filnamn, men inte filinnehållet.

Du måste aktivera historiken för att behålla, lagra, söka, exportera direktmeddelanden (DM) och gruppera meddelanden. En Google Workspace-administratör kan styra om historiken är på eller av , eller så kan de låta användarna bestämma.

When a user shares a file stored in Drive, such as a doc, sheet, or PDF, Chat inserts a link rather than attaching a copy of the file to the message. Because the original file is stored in Drive, it isn't retained when you retain chat messages, held when you place Chat data on hold, or returned in a Chat search. You can search by the URL of the file, but Vault doesn't index the title or content of the file.

För andra filtyper som är direkt bifogade till ett chattmeddelande:

• Filerna ingår i Chat-lagringsregler och spärrar, kopplade till meddelandet de är bifogade till.
• Arkiv indexerar filnamn och ägare för sökning. Arkiv indexerar även innehållet i de flesta textbaserade filtyper (till exempel filer med filändelserna .pdf, .xslx och .docx).

Din Google Workspace-administratör kan tillåta användare i din organisation att chatta med externa användare . När det är tillåtet kan en extern användare och en användare i din organisation utbyta direktmeddelanden och externa användare kan delta i gruppmeddelanden och utrymmen. I dessa sammanhang omfattas meddelanden till och från externa användare av din organisations lagringsregler och spärrar.

Om användare i din organisation deltar i gruppmeddelanden och utrymmen som ägs av en annan organisation är dessa meddelanden inte tillgängliga för din organisation via Arkiv för lagring, spärrar, sökning eller export.

När en användare bjuds in till ett chattutrymme kan de förhandsgranska meddelanden i utrymmet innan de går med. Om inte användaren går med i utrymmet inkluderas inte meddelandena de förhandsgranskade när du behåller, lagrar eller söker i den användarens chattdata.

Användare kan lägga till RTF-formatering i chattmeddelanden, till exempel fetstil, kursiv stil, genomstruken stil eller understrykning. Den formateringen behålls inte i arkivdataexporten.

Arkiv har stöd för chattar i klassiska Hangouts och Google Talk. Du kan spara, söka efter och placera spärrar på:

• Klassiska Hangouts med historik aktiverad. Google Workspace-administratörer kan styra om historiken är på eller av, eller så kan de låta användarna bestämma. Mer information finns i Chatthistorik . Arkiv har åtkomst till alla chattar som sker i Gmail och klassiska Hangouts-mobilappar när historiken är på.
• Google Talk-chattar som är registrerade. Google Workspace-administratörer kan inte tvinga fram att chattar ska vara registrerade. De kan dock inaktivera chatthistoriken för en organisation.

• Meddelandena i Gmail-arkivet kommer att markeras som raderade efter den 1 januari 2023. Det innebär att alla meddelanden så småningom kommer att rensas efter att lagringsperioden löpt ut, såvida de inte skyddas av en Chat-lagringsregel eller spärr.
• Inga nya meddelanden som skickas efter den 1 januari 2023 synkroniseras till Gmail från klassiska Hangouts.
• Administratörer kan fortsätta använda Arkiv för att söka efter och exportera Hangouts Classic-meddelanden som är synkroniserade med Gmail så länge de inte har raderats, även efter den 1 januari 2023.

Följande information om klassiska Hangouts-chattar är tillgänglig för Arkiv:

• Alla användare som deltog i chatten.
• Alla meddelanden som utväxlades under chatten, plus länkar till eventuella bilagor.
• Namn på klassiska Hangouts-grupper. (Deltagarna kan namnge en grupp-Hangout .) Chattar mellan två användare kan inte namnges.
• Tidpunkten då chatten började och slutade.

Följande data är inte tillgängliga för Arkiv:

• Ogillade inbjudningar till chatt. Om en användare inte deltar i en chatt sparas inte meddelanden som skickas till den användaren.
• Videosamtal.
• Chattar som sker i Google Dokument.
• Bilder, videor och ljudbilagor som skickats i klassiska Hangouts.

Arkiv grupperar alla meddelanden i klassiska Hangouts i en enda tråd. Meddelanden läggs kontinuerligt till i tråden tills:

• Tre timmar har gått sedan det senaste chattmeddelandet skickades.
• Tråden har mer än 1 000 meddelanden.

När du exporterar ett klassiskt Hangouts-meddelande inkluderas hela tråden när du laddar ner exportfilen.

En användare måste ha en Voice Standard- eller Premier-licens för att Vault ska kunna lagra, söka, lagra eller exportera sina Voice-data. Mer information finns i Jämför Voice-prenumerationer .

För textmeddelanden måste Voice-användaren ha ett telefonnummer som stöder textmeddelanden. Läs mer

Arkiv har inte stöd för lagring eller spärrning av Voice-data för konton med licenser för arkiverade användare .

Vault kan lagra, lagra, söka och exportera de flesta av följande röstdata:

• SMS
• Röstmeddelanden och deras transkriptioner
• Samtalsloggar
• Samtalsinspelningar (Inspelningar kan inte sökas men kan exporteras. För mer information, gå till Spara och exportera samtalsinspelningar .)

Följande Voice-data är inte tillgänglig för Arkiv:

• Röstdata skapad före 5 juni 2019 (GMT-7)
• SMS, röstmeddelanden och deras transkriptioner, eller samtalsloggar som involverar ett telefonnummer som är tilldelat fler än en användare

I länder/regioner som stöds kan Voice-användare utbyta textmeddelanden med andra Voice-användare och med telefonnummer som inte är från Google. Arkiv hanterar textmeddelanden enligt följande:

• Textmeddelanden som utväxlas mellan deltagare under en dag samlas i en konversation. För Arkiv-ändamål börjar dagen klockan 00:00 (GMT-7) och slutar klockan 23:59 (GMT-7).
• När en konversation överstiger 500 meddelanden eller 4 MB (exklusive bilagor) delar Vault upp den i mindre grupper av meddelanden för förhandsgranskning och export.
• Det senaste ändringsdatumet för en konversation baseras på när det senaste meddelandet i konversationen skickades. Det senaste ändringsdatumet påverkas inte när en användare tar bort ett meddelande.

• Endast nya Sites – Endast webbplatser som skapats i nya Sites stöds i Arkiv. Webbplatser som skapats i klassiska Sites lagras inte i Drive och är inte tillgängliga för Arkiv.
• Externa webbplatser – Webbplatser som delas med dina användare från externa organisationer omfattas inte av organisationens lagringsregler eller spärrar. Du kan söka efter externa webbplatser som delas med dina användare, men du måste söka efter specifika konton, organisationsenhet eller delade enheter. Du kan inte söka efter externa webbplatser via publicerad URL.

• Inbäddat innehåll och hyperlänkar — En webbplats kan bestå av många delar: själva webbplatsen, en sida som är en del av webbplatsen, text, bilder, inbäddad kod, inbäddade filer och hyperlänkar till annat innehåll.

  Lagringsregler och spärrar gäller endast för själva webbplatsen, webbplatsens sidor, text på webbplatsens sidor, uppladdade bilder och inbäddad kod. Inbäddade filer, hyperlänkar och andra objekt som inte ingår i webbplatsfilen omfattas inte av lagringsregler eller spärrar.

  Du kan förhandsgranska hyperlänkar. Du kan också förhandsgranska inbäddade filer om de stöds för förhandsgranskning, till exempel ett inbäddat ark eller dokument, och du har åtkomstbehörighet till filen. Exporter inkluderar dock inte innehållet i hyperlänkar och inbäddade filer.

Skapandedatum

Skapandedatumet för en webbplats är det datum då en användare skapar en ny webbplats . Skapandedatumet ändras inte när användaren lägger till nya sidor.

Senaste ändringsdatum

The last modified date of a site is updated whenever the site itself, a page that's part of the site, text, images, or embedded code are edited, deleted, or created. When users embed Google files and YouTube videos , or other content with a URL, the last modification date updates. However, if the embedded content itself changes, the last modification date of the site doesn't update.

Arkivet kan lagra, lagra, söka och exportera följande kalenderhändelser:

• Primära kalenderhändelser, inklusive vanliga händelser, frånvarohändelser, fokustid och bokade möten.
• Versioner av primära kalenderhändelser. För mer information, gå till Sök i revisionshistoriken för en händelse .

Arkiv lagrar inte påminnelser, uppgifter, arbetsplats, obokade möten eller sekundära kalenderhändelser, som helgdagar eller gruppkalendrar.

• Vault kan lagra, lagra, söka och exportera uppmaningar som angetts av användare och svar som genererats av Gemini-appen.
• Arkivet lagrar, lagrar, söker och exporterar inte:
  • Alla mediefiler eller Gems som användare bifogar till Gemini-appens uppmaningar, eller alla mediefiler som genereras av Gemini-appen som en del av dess svar till användarna.
  • Gemini för Google Workspace-data

Meddelanden är tillgängliga i Arkiv så snart Gmail tar emot dem.

För meddelandefiltrering i lagringsregler, spärrar och sökning indexerar Gmail cirka 1 MB totalt per meddelande. En MB motsvarar cirka 250 sidor text. Om meddelandetexten är mindre än 1 MB och meddelandet innehåller bilagor indexeras bilagorna tills 1 MB total data har indexerats.

Endast indexerad data är sökbar i Arkiv, men hela meddelandet och alla tillhörande objekt, inklusive hyperlänkade Drive-filer (om de är valda), inkluderas i en Arkiv-export.

Gmail indexerar följande data:

• Meddelandetext — Upp till cirka 250 sidor.
• Textbaserade filer direkt bifogade till ett meddelande — De flesta textbaserade filer, till exempel PDF, XLSX och DOCX, som är direkt bifogade till ett meddelande, kan indexeras. Dessa bilagor omfattas av lagringsregler och spärrar. Textbaserade filbilagor är sökbara (om de är indexerade), returneras i sökresultat och inkluderas i exporter.
• Andra filer som är direkt bifogade till eller inbäddade i ett meddelande – För video-, ljud-, bild- och binärfiler som ingår i eller bifogas meddelanden indexeras filmetadata som filnamn, men inte filinnehållet.

Arkiv stöder filer som är direkt bifogade till eller inbäddade i ett meddelande. Video-, ljud-, bild- och binära filer som är inbäddade i eller bifogade till meddelanden omfattas av lagringsregler och spärrar. De returneras i sökresultat och inkluderas i exporter.

Vilka hyperlänkar stöds?

• Hyperlinks to files in Drive —If a user has shared a Drive file by including a link to the file in a Gmail message, the hyperlinked file isn't included when you retain, hold or search Gmail messages. However, you can export hyperlinked Drive files based on the hyperlinks found in the message bodies of your Gmail export. For details go to What Drive hyperlinks can and can't be exported? (later on this page).

  Obs ! Export av hyperlänkade Drive-filer kan öka insamlingsvolymerna avsevärt.

• Hyperlänkar till innehåll i ytterligare Google-tjänster – Hyperlänkar till innehåll som lagras i andra Google-produkter som YouTube och Google Foto stöds inte av Arkiv.

Vilka Drive-hyperlänkar kan och kan inte exporteras?

För att vara berättigad till export:

• Filen måste finnas i Drive och vara av en Drive-filtyp som stöds.

  För mer information, gå till Drive- och Meet-filer som stöds i Arkiv .

• Vault-administratören behöver behörighet för att exportera filen. För att ha behörighet:
  • The owner of the email containing the link has access to the Drive file and is in the Vault admin's scope. Or, the owner of the Drive file is in the Vault admin's scope.
  • If the Drive file is deleted, held, or retained, the owner of the Drive file must be in the Vault admin's scope.

Some Drive hyperlinks cannot be exported. For example, you can't export public hyperlinks, such as published Google Sites pages and submittable Google Forms links. You also can't export some hyperlinks that are in a legacy Drive link format.

Who can access the Drive hyperlink export files?

Only super admins and admins of root organizational units can access all Drive hyperlink export files. Admins of child organizational units can only download files from the Drive hyperlink exports that they have created.

Users can send email messages with some core services besides Gmail. For example:

• Calendar— Outgoing invitations and messages sent with the Email guests option in Calendar
• Drive— Message content sent when users share files in Drive
• Google Docs, Sheets, Slides, and Drawings— Messages sent by the app when users email files as attachments
• Forms— Email messages containing forms or links to forms
• Keep— Email messages sent when users share notes in Keep

When users send messages through core services other than Gmail, outgoing messages aren't stored in users' Gmail sent folders by default. Unless a Google Workspace administrator sets up comprehensive message storage , which saves these messages in users' sent folders, Vault doesn't have access to these messages. Without comprehensive message storage, Vault retention rules and holds don't apply to these messages, and these messages aren't returned in a Vault search.

Note: Comprehensive mail storage applies only to core Google Workspace services. Some additional Google services can send email messages for users. Messages sent by those services might not be stored in the users' sent folder and might be unavailable to Vault.

Dynamic email messages contain markup that displays AMP content within Gmail. Other Google products can send messages that include Accelerated Mobile Pages (AMP) content, and users in your organization might receive dynamic email messages from external senders.

With dynamic email, a Gmail user can, for example:

• Review Google Docs comments as they exist the moment the user opens the notification message in Gmail.
• Reply to and resolve comments without opening the doc.
• Reply to Calendar invitations and respond to surveys.

The original source of a dynamic email message contains 3 types of similar content:

• Plaintext (for email clients that display only plaintext).
• HTML (for email clients that don't display dynamic content).
• AMP markup When a Gmail user opens the message, they get the dynamic and interactive AMP content. The AMP markup can retrieve any updates at the time the message is opened and immediately display them to the user.

Because of the dynamic nature of these messages, the content displayed in Gmail can change over time. For example, a comment notification from an active Google Doc can be different each time the user reopens the same message over several days.

Vault support for dynamic email messages

• Retention and holds —Vault retention rules and holds preserve the HTML, plaintext, and AMP markup included in a dynamic email message. Vault has no way to preserve the dynamic content that may be retrieved and displayed when the user opens a dynamic email message.
• Search —Vault can search plaintext and HTML in a dynamic email message. However, AMP markup and AMP content aren't indexed and can't be searched.
• Preview —When you preview a dynamic email message, Vault displays the HTML version of the message. Click Show Original to view all parts of the message including the AMP markup.
• Export —When you export dynamic email messages, all plaintext, HTML, and AMP markup is included in the export.

Vault can't determine whether Gmail users actually got dynamic content when they opened a message that includes AMP markup. Gmail doesn't display dynamic content in the following scenarios:

• An administrator turns off dynamic email for your organization.
• Users change their Gmail settings to turn off dynamic email.

When dynamic email is turned off, AMP content isn't displayed by Gmail. However, AMP markup is still included in the message source and available in Vault.

Gmail confidential mode lets users restrict recipients' access to sensitive email content. This feature is available to organizations that turn on the feature and personal Gmail accounts.

When a user sends a confidential message, Gmail replaces the message body and attachments with a link. Only the subject and link are sent using SMTP.

Meddelanden i konfidentiellt läge skickade av användare i din organisation

If your organization enables Gmail confidential mode, Vault can hold, retain, search, and export confidential mode messages sent by users in your organization after November 30, 2018.

Messages are available to Vault even when the sender sets an expiration date or revokes recipients' access to confidential mode messages.

Confidential mode messages from external senders

Even if your organization doesn't enable Gmail confidential mode, your users might receive confidential mode messages from users in other organizations or personal Gmail accounts.

You can hold, retain, search, and export message headers and subjects of external confidential messages. However, you can't search or export message content or attachments from external confidential messages.

Working with confidential mode messages

Working with confidential mode messages

Vault supports confidential mode messages as follows:

• Vault returns internal confidential messages that match your search query.
• When you preview messages, the message content is hidden by default. You have the option to show the content in preview.
• When you print or export messages, you can exclude confidential message content. When you choose this option, the headers, sender, recipient, and other metadata are printed or exported, but the confidential message content isn't.
• You can export a confidential message from the sender's organization, but not the receiver's organization.
• Vault can extract Drive hyperlinks added to confidential messages when exporting from the sender's organization, but can't extract hyperlinks received from external organizations.
• To search for, retain, or hold confidential messages exclusively, use the term label:confidentialmode .

A user's Gmail data can include 3 types of draft messages:

• Unsent messages in the Drafts folder —These messages are processed like other Gmail messages. They're subject to holds and retention rules when drafts aren't excluded. They're also included in search results unless you exclude them.

  Note : Email templates are treated as draft messages. If a retention rule purges draft messages after a set time, templates are also purged.

• Discarded drafts —A discarded draft is a message that a user discards without sending. These messages are immediately removed from the user's view, Gmail applies the ^deleted label, and they're purged 30 days after they're discarded. These messages aren't subject to holds or retention rules, but are available for search and export until they're purged.
• Automatically saved versions of draft messages —As a user composes a message, Gmail automatically saves a version whenever the user pauses for a few seconds. Only the most recent version of a draft message is visible to the user. Earlier versions are available for Vault to search and export, but aren't subject to holds and retention rules.

  Autosaved versions remain available to Vault until they're purged, even after the user sends the message. Versions of draft messages generated by most Google Gmail clients (such as the Gmail web, Gmail for iPad and iPhone, and Gmail Android) are purged 1 day after Gmail saved them. In some cases, such as with third-party IMAP clients, versions of draft messages are purged after 30 days.

If you're interested only in messages that users sent and received, you can exclude drafts from retention rules, holds, search results, and exports. Excluding autosaved versions can make data processing easier because you don't have similar versions of the same message.

Gmail uses system-generated labels to categorize messages and user-visible labels to let users sort messages in their inboxes. Gmail might apply the system-generated finance label to messages that come from a user's bank and the system-generated travel label to messages that include hotel reservations.

Users can create and apply user-visible labels. Sometimes these labels can match system-generated labels. When the 2 types of labels match, Vault applies retention rules, holds, and search queries to the messages with the user-created label and not to messages with the identical system-generated label. If you create a retention rule, hold, or search query based on a label, you might include or exclude more messages than you intend.

Exempel

Your organization is required to retain all data related to corporate finance for 7 years and the following actions occur:

• Employees are instructed to create a label, finance , and apply it to messages that include corporate financial information.
• Employees have their corporate credit card statements emailed to their work accounts. They don't apply the user-created finance label, but Gmail applies the system-generated finance label to these messages.

In this scenario, a retention rule that includes messages with label:finance retains only the user-labeled messages and not the messages with the system-generated label that have the employees' corporate credit card statements. Similarly, a search query that includes messages with label:finance returns only the user-labeled messages and not the messages with the system-generated label that have the employees' personal bank statements.

Common system-generated labels

• personal
• social
• promotion
• promos
• updates
• forums
• travel
• purchases
• finance
• all
• buzz
• chat
• chats
• done
• draft
• drafts
• important
• inbox
• lowpriority
• low_priority
• mute
• muted
• pinned
• read
• reminder
• reminders
• scheduled
• sent
• snoozed
• spam
• phishing
• star
• starred
• task
• tasks
• trash
• trips
• unimportant
• unread
• voicemail
• saved

Vault can retain, hold, search, and export the following items stored in Drive and shared drives:

• Versions of files in Google Docs, Sheets, Slides, Forms, new Sites, Drawings, and Vids

  For more information about versions, go to Search within the revision history of a file .

• Google Meet recordings and any associated chat, transcripts, Q&A, and polls logs, and notes taken by Gemini ( Learn more about Meet recordings )
• Jamboard files that have been saved to users' Drives
• Non-Google files that users have uploaded to Drive ( Learn more about what data is searched )
• Files encrypted with Google Workspace client-side encryption

Vault ignores:

• Drive folders
• Drive shortcuts
• Scripts from Google App Script and their associated workflows

In some Google Docs editors, users can link a file to another file. For example, in a Google Docs document you can insert a chart that's linked to data in a Google Sheets spreadsheet. Whenever the spreadsheet is updated, the chart in the document is also updated.

Note: The Google Sheets IMAGE function can reference an image by URL , such as "https://www.example.com/images/logo.jpg". In this case, when you preview or export a spreadsheet in Vault, the image is retrieved in real time from the source. For images uploaded or inserted in the spreadsheet, Vault stores and displays the image available at the time specified in your query.

Linked files aren't automatically included in retention rules, holds, or search results that apply to the files that link to them. Linked files are included only when they also match the scope and conditions. For example, when you search files in Drive, Vault returns only the files that match your search criteria. If those files are linked to files that don't match your query, the linked files aren't included in your results.

Files owned outside your organization and shared with your users aren't subject to your organization's holds or retention rules.

However, you can search and export files shared with your users from external sources if accessible at the time of the search or export.

Vault can hold, retain, and search only messages in Google Groups that have conversation history turned on. Group owners can turn conversation history on or off for their groups. If a group owner creates a group with conversation history off, the messages aren't available to Vault through Groups. The messages might be available in user Gmail mailboxes (as received or sent messages).

If a group owner turns conversation history on or off for an existing group, only messages sent when conversation history was on are available to Vault.

Messages are available to Vault as soon as they're posted to a group, unless the group owner chooses to moderate messages. Moderated messages aren't available to Vault until a moderator approves them. After they're approved, they're available for retention, holds, search, and export just like any other message.

For message filtering in retention rules, holds, and search, Groups indexes approximately 1 MB total per message. One MB is equivalent to approximately 250 pages of text. If the message text is less than 1 MB and the message has text-based file attachments, the attachments are indexed until 1 MB total data is indexed.

Groups indexes the following data:

• Message text —Up to approximately 250 pages.
• Text-based files directly attached to a message —Most text-based files, such as PDF, XLSX, and DOCX, that are directly attached to a message, can be indexed. These attachments are covered by retention rules and holds. Text-based file attachments are searchable (if indexed), returned in search results, and included in exports.
• Other files directly attached to or embedded in a message —For video, audio, image, and binary files included in or attached to messages, file metadata such as file name is indexed, but file contents aren't.

You must turn history on to retain, hold, search, export direct messages (DMs) and group messages. A Google Workspace administrator can control whether history is on or off , or they can allow users to decide.

When a user shares a file stored in Drive, such as a doc, sheet, or PDF, Chat inserts a link rather than attaching a copy of the file to the message. Because the original file is stored in Drive, it isn't retained when you retain chat messages, held when you place Chat data on hold, or returned in a Chat search. You can search by the URL of the file, but Vault doesn't index the title or content of the file.

For other file types directly attached to a Chat message:

• The files are included in Chat retention rules and holds, associated with the message they're attached to.
• Vault indexes the file name and owner for search. Vault also indexes the content of most text-based file types (for example, files with .pdf, .xslx, and .docx extensions).

Your Google Workspace administrator can allow users in your organization to chat with external users . When allowed, an external user and a user in your organization can exchange DMs and external users can participate in group messages and spaces. In these contexts, messages to and from external users are subject to your organization's retention rules and holds.

If users in your organization participate in group messages and spaces owned by another organization, those messages aren't available to your organization through Vault for retention, holds, search, or export.

When a user is invited to a Chat space, they can preview messages in the space before joining. Unless the user joins the space, the messages they previewed aren't included when you retain, hold, or search that user's Chat data.

Users can add rich text formatting to Chat messages, such as bold, italics, strikethrough, or underlines. That formatting is not retained in the Vault data export.

Vault supports chats in classic Hangouts and Google Talk. You can retain, search for, and place holds on:

• Classic Hangouts with history turned on. Google Workspace administrators can control whether history is on or off, or they can allow users to decide. For details, see Chat history . Vault can access all chats that occur in Gmail and mobile classic Hangouts apps when history is on.
• Google Talk chats that are on the record. Google Workspace administrators cannot force chats to be on the record. They can, however, turn off chat history for an organization.

• The messages in the Gmail archive will be marked as deleted after January 1, 2023. This means that all messages will be eventually purged after the retention period expires unless they are protected by a Chat retention rule or hold.
• No new messages sent after January 1, 2023 are synced to Gmail from classic Hangouts.
• Admins can continue to use Vault to search for and export Hangouts Classic messages synced to Gmail as long as they have not been purged, even beyond January 1, 2023.

The following details for classic Hangouts chats are available to Vault:

• All users who participated in the chat.
• All messages that were exchanged during the chat, plus links to any attachments.
• Names of group classic Hangouts. (Participants have the option of naming a group Hangout .) Chats between two users cannot be named.
• The time the chat started and ended.

The following data aren't available to Vault:

• Unaccepted invitations to chat. If a user doesn't participate in a chat, messages sent to that user aren't preserved.
• Video calls.
• Chats that occur within Google Docs.
• Images, videos, and audio attachments sent in classic Hangouts.

Vault groups all classic Hangouts messages into a single thread. Messages are continuously added to the thread until:

• Three hours have elapsed since the last chat message was sent.
• The thread has more than 1,000 messages.

When you export a classic Hangouts message, the entire thread is included when you download the export file.

A user must have a Voice Standard or Premier license for Vault to retain, search, hold, or export their Voice data. For details, go to Compare Voice subscriptions .

For text messages, the Voice user must have a phone number that supports text messaging. Learn more

Vault doesn't support retention or holds of Voice data for accounts with Archived User licenses.

Vault can retain, hold, search, and export most of the following Voice data:

• SMS
• Voicemails and their transcripts
• Call logs
• Call recordings (Recordings can't be searched but can be exported. For details, go to Retain & export call recordings .)

The following Voice data isn't available to Vault:

• Voice data created before June 5, 2019 (GMT-7)
• Text messages, voicemails and their transcripts, or call logs that involve a phone number that's assigned to more than one user

In supported countries/regions , Voice users can exchange text messages with other Voice users and with non-Google phone numbers. Vault handles text messages as follows:

• Text messages exchanged between participants in a day are bundled into a conversation. For Vault purposes, the day begins at 12:00 AM (GMT-7) and ends at 11:59 PM (GMT-7).
• When a conversation exceeds 500 messages or 4 MB (not including attachments), Vault splits it into smaller groups of messages for preview and export.
• The last modified date of a conversation is based on when the last message in the conversation was sent. The last modified date isn't affected when a user deletes a message.

• New Sites only —Only sites created in new Sites are supported in Vault. Sites created in classic Sites aren't stored in Drive and are unavailable to Vault.
• External sites —Sites shared with your users from external organization aren't subject to your organization's retention rules or holds. You can search for external sites shared with your users, but you must search by specific accounts, organizational unit, or shared drives. You can't search for external sites by published URL.

• Embedded content and hyperlinks —A site can consist of many parts: the site itself, a page that's part of the site, text, images, embedded code, embedded files, and hyperlinks to other content.

  Retention rules and holds apply only to the site itself, the site's pages, text on site pages, uploaded images, and embedded code. Embedded files, hyperlinks, and other items not part of the site file aren't covered by retention rules or holds.

  You can preview hyperlinks. You can also preview embedded files if they are preview supported, such as an embedded sheet or doc, and you have access privileges to the file. However, exports don't include the content of hyperlinks and embedded files.

Skapandedatum

The creation date of a site is the date when a user creates a new site . The creation date doesn't change when the user adds new pages.

Last modification date

The last modified date of a site is updated whenever the site itself, a page that's part of the site, text, images, or embedded code are edited, deleted, or created. When users embed Google files and YouTube videos , or other content with a URL, the last modification date updates. However, if the embedded content itself changes, the last modification date of the site doesn't update.

Vault can retain, hold, search, and export the following Calendar events:

• Primary calendar events, including regular events, out of office events, focus time, and booked appointments.
• Versions of primary calendar events. For more information, go to Search within the revision history of an event .

Vault doesn't retain reminders, tasks, working location, unbooked appointments, or secondary calendar events, such as holiday or group calendars.

• Vault can retain, hold, search, and export prompts entered by users and responses generated by Gemini app.
• Vault does not retain, hold, search, and export:
  • Any media files or Gems that users attach to Gemini app prompts, or any media files generated by Gemini app as part of its response to users.
  • Gemini for Google Workspace data