Behåll Drive-filer med Arkiv

Data som lagras:

• Filer på användarnas Drives och delade enheter
• E-postlayouter
• Filer krypterade med klientsideskryptering på Google Workspace
• Google Meet-data, såvida inte Meet-specifik lagring är aktiverad

Data som inte lagras:

• Mappar och Drive-genvägar
• Google Sites, såvida inte Sites-specifik lagring är avstängd
• Länkade filer
• Externa filer som delas med dina användare
• Webbplatser skapade i klassiska Sites

Obs ! Som standard gäller Drive-lagringsregler för Meet-data men inte för Sites. Om du vill ändra vilken data Drive-reglerna täcker aktiverar du Meet-specifika regler och ändrar lagringsinställningarna för Sites .

För mer information, gå till avsnitten för Drive, Meet och Sites i Tjänster och datatyper som stöds .

• När du skapar eller uppdaterar en lagringsregel kan det ta upp till 24 timmar innan regeln sprids. Filer som raderas av användare under denna spridningsperiod sparas inte.
• När en lagringsperiod löper ut och regeln är inställd på att rensa filer kan det ta upp till 15 dagar innan berörda filer tas bort från Drive. Objekt som inte har raderats och finns kvar på en användares Drive eller en delad enhet är tillgängliga för användaren under denna period.

Vissa Google-tjänster lagrar sina data i Drive. Dessa data omfattas av Drives lagringsregler enligt följande:

För att spara data som uppfyller specifika villkor under en viss tid, skapa en anpassad lagringsregel . För att spara all tjänstdata under en viss tid, skapa en standardlagringsregel.

Läs mer om de två typerna av lagringsregler .

När du skapar en anpassad lagringsregel kan du välja regelns omfattning – Organisationsenhet , Alla delade enheter eller Specifika delade enheter .

Organisationsenhet

När du tillämpar en anpassad lagringsregel på en organisationsenhet gäller regeln för de filer som ägs av användare i den organisationsenheten .

Om du dessutom väljer Använd lagringsreglerna för Drive-objektets ägare och samarbetspartners under Lagring Inställningar , gäller lagringsregeln även för filer i en annan användares Min enhet som delas direkt med en användare i den valda organisationsenheten . För mer information, gå till avsnittet om lagringsinställningar nedan.

Om en lagringsregel är inställd på att rensa filer i slutet av lagringsperioden rensar Vault endast de filer som ägs av användare i den organisationsenheten . Filer som delas utanför organisationsenheten rensas inte.

Om du väljer en organisationsenhet och väljer Inkludera objekt från delade enheter gäller lagringsregeln för alla objekt på en delad enhet som din organisation äger , om en användare i den valda organisationsenheten:

• Om knappen är avstängd:
  • Har direktåtkomst till ett objekt i ägarens Min enhet eller en annan Min enhet
• Om knappen är påslagen:
  • Har direkt tillgång till objektet.
  • Är medlem eller gäst i ett delat objekt. Läs mer om att dela filer från Drive .
  • Är medlem i den delade enheten.
  • Är en samarbetspartner i, eller har åtkomst till, en undermapp på en delad enhet som innehåller objektet.

Reglerna gäller inte för grupper, såsom Eng-team-group@solarmora.com , eller användare med allmän åtkomst .

Alla delade enheter och specifika delade enheter

Du kan ställa in en anpassad lagringsregel som täcker alla delade enheter eller endast specifika delade enheter.

Endast omfången Alla delade enheter och Specifika delade enheter kan ta bort filer från delade enheter eftersom filer på delade enheter ägs av teamet och inte av någon specifik användare.

Utgåvor som stöds för den här funktionen: Business Standard och Business Plus; Enterprise; Education Standard och Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials och Enterprise Essentials Plus; G Suite Business

Med en Google Workspace-utgåva som stöds kan du använda Drive-etiketter för att skapa anpassade lagringsregler. Du kan använda Drive-etikettens egenskaper för att justera en regels villkor och lagringsperiod . Vanliga villkor inkluderar regler baserade på en etikett eller märkt etikett, som Indef eller Classified .

Till exempel skapade en administratör en lagringsregel som valde filer för lagring baserat på ett Drive-etikettvillkor. I bilden nedan skapade administratören villkoret före den 1 mars 2023 för etiketten Avtalsdatum .

Därefter använde administratören Drive-etiketten för att ställa in regelns lagringsperiod . Här ställer administratören in lagringsperioden genom att ange antalet lagringsdagar ( 100 ). Början av lagringsperioden baseras på det datum som anges på etikettdatumet och det föredragna datumfältet att använda ( Kontraktsinformation > Kontraktsdatum ).

Efter att den anpassade regeln hade spridits skapade en användare som omfattades av regeln en fil i sin Min enhet. Filen skapades den 8 februari 2023 och användaren använde fältet Avtalsinformation > Avtalsdatum med Avtalsdatumet inställt på 15 februari 2023. Resultatet av lagringsregeln blev:

• Lagringsregeln tillämpades . Eftersom kontraktsdatumet sattes till den 15 februari 2023 före villkorsdatumet den 1 mars 2023, uppfylldes etikettvillkoret och regeln tillämpades.
• Lagringsperioden började med värdet i fältet Avtalsdatum som angetts för objektet . I det här exemplet ställdes etikettens avtalsdatum in till 15 februari 2023, så filen kommer att lagras i 100 dagar efter det datumet. 8 februari, dagen då den skapades, påverkar inte lagringsperioden eftersom Skapandedatum inte valdes under Början av lagringsperioden .

Läs mer om Drive-etiketter .

Du kan ställa in lagringsregler som ska börja på en fils ursprungliga skapandedatum, senaste ändringsdatum, datum då den flyttades till papperskorgen eller datumfältet för Drive-etiketten.

När en fil laddas upp till Google Drive för första gången tilldelas den ett skapandedatum och ett ändringsdatum. Dessa datum matchar den lokala filens skapandedatum, ändringsdatum eller uppladdningsdatum, beroende på hur filen lades till i Drive.

Följande tabell visar vilken tid som används för olika källor:

• Uppladdning — Tidsstämpeln när filen laddades upp till Drive
• Lokal — Tidsstämpeln för den ursprungliga filens skapande eller senaste ändringstid på källenheten eller -tjänsten.

Obs! När filen har laddats upp till Google Drive kommer ändringsdatumet att fortsätta ändras varje gång filen ändras.

Filer i Drive-papperskorgen kan raderas på två sätt. För det första raderar Drive som standard papperskorgenfiler 30 dagar efter att de flyttats dit. För det andra kan en användare manuellt radera objekt i papperskorgen.

Obs ! Filer som raderats från papperskorgen kan återställas av en Google Workspace-administratör i upp till 25 dagar. Läs mer om att återställa raderade filer .

I Arkiv kan du ställa in regler för att styra hur länge filer som har flyttats till papperskorgen förblir tillgängliga i Arkiv innan de raderas. Dessa regler kallas regler för flyttade till papperskorgen .

Om du till exempel ställer in en regel för flyttad till papperskorgen med en 5-dagars lagringsperiod raderas en fil i papperskorgen automatiskt 5 dagar efter att den flyttats dit. Även om administratörer fortfarande kan återställa filen i 25 dagar är den inte längre tillgänglig för Arkiv. Om en användare tar bort en fil från papperskorgen 2 dagar efter att de flyttat den dit är filen tillgänglig för Arkiv i ytterligare 3 dagar och kan återställas av administratörer i 25 dagar, eller längre om objektet är spärrat.

En regel för att flytta till papperskorgen:

• Påverkar filer som ägs av användaren eller den delade enheten som regeln gäller för.
• Gäller filer som flyttats till papperskorgen den 1 augusti 2016 eller senare.
• Kan inte ha en obestämd lagringsperiod.
• Åsidosätter andra Drive-lagringsregler, inklusive andra anpassade regler som löper ut senare . Om flera regler för att flytta till papperskorgen gäller för en fil lagras filen enligt regeln med det senaste utgångsdatumet.
• Åsidosätts av spärrar.
• Gäller inte objekt som återställts från papperskorgen.

För att skapa en regel för flyttad till papperskorgen, i steg 7 nedan, ange början av lagringsperioden till Datum flyttad till papperskorgen.

Du väljer hur lagringsregler tillämpas på en användares data på Min enhet. Reglerna kan gälla för ägaren av Min enhet-objektet och alla medarbetare (läsare, kommentatorer och redigerare) eller bara ägaren .

Att tillämpa lagringsregeln på ägaren och alla samarbetspartners sparar den största mängden data och är det vanligaste valet. Att tillämpa lagringsregeln på endast ägaren kan spara mindre data.

1. Logga in på vault.google.com .
2. Klickretention Inställningar .
3. Bredvid Behåll användarnas Drive-objekt med ägarens och samarbetspartnernas regler väljer du ett alternativ:
   • Använd lagringsreglerna för Drive-objektets ägare och samarbetspartners – Tillämpa reglerna för ägaren och alla användare med direktåtkomst till objektet.
   • Använd endast lagringsreglerna för Drive-objektets ägare – Tillämpa endast reglerna för Drive-objektets ägare.

Arkivadministratörer kan skapa lagringsregler för ett Drive-objekts ägare eller samarbetspartner. Lagringsreglerna för Drive-objektets ägare är de enda regler som kan få ett objekt att upphöra att gälla med regelns "åtgärdsdel".

Anpassade lagringsregler för Drive-objektets ägare har företräde framför standardregler, även om standardregeln löper ut senare.

Lagringsreglerna för ett Drive-objekts samarbetspartner kan bara förlänga lagringsperioden. En kortare anpassad regel för en samarbetspartner kan inte åsidosätta en längre standardregel för ägaren (som inte har några anpassade regler).