Behåll Google Sites-data med Arkiv

Som en del av din organisations informationsstyrningsplan kan du styra hur länge Google Sites-data lagras. Använd lagringsregler för att ange hur länge webbplatser ska sparas och när de ska tas bort, om någonsin. Som standard lagras webbplatser enligt Sites-specifika lagringsregler. För att behålla webbplatser på samma sätt som andra filer i Drive kan du inaktivera Sites-regler . Då lagras webbplatser enligt lagringsregler för Drive eftersom de lagras i Drive.

För att spara data som uppfyller specifika villkor under en viss tid, skapa en anpassad lagringsregel . För att spara all tjänstdata för alla licensierade konton under en viss tid, skapa en standardlagringsregel .

Viktig information om webbplatser och lagring

Innan du ställer in lagringsregler rekommenderar vi starkt att du läser om hur lagring fungerar och granskar datatyper som stöds för Sites .

Ställ in en anpassad lagringsregel för Sites

1. Logga in på vault.google.com .
2. Klickretention Anpassade regler Skapa .
3. För tjänsten väljer du Webbplatser och klickar sedan på Fortsätt .
4. Välj en enhet:
   • Organisationsenhet — Tillämpa regeln på en specifik organisationsenhet:
     1. Klicka på fältet och välj en organisationsenhet.
     2. (Valfritt) Om du vill tillämpa regeln på delade enheter som konton i den valda organisationsenheten är medlemmar i, aktiverar du Inkludera resultat från delade enheter .
   • Alla delade enheter – Tillämpa regeln på alla delade enheter i din organisation.
   • Specifika delade enheter – Tillämpa regeln på en delad enhet som delas med ett specifikt konto.
     1. Klicka på Lägg till delade enheter .
     2. Ange ett eller flera konton och klicka på Sök .
     3. Välj en eller flera delade enheter.
     4. Klicka på Lägg till .
5. Klicka på Fortsätt .
6. Välj hur länge du vill spara filer:
   • För att permanent behålla filer som omfattas av den här regeln väljer du På obestämd tid .
   • Så här rensar du filer efter en viss tid:
     1. Välj Lagringsperiod .
     2. Ange antalet dagar för lagringsperioden, från 1 till 36 500.
     3. Välj när filens lagringsperiod ska starta:
        1. För att starta lagringen baserat på en händelse relaterad till en fil, klicka på Start av lagringsperiod välj Skapat datum , Ändrat datum eller Flyttat till papperskorgen .
        2. För att starta lagringen baserat på ett Drive-etiketts datumfältsvillkor (se steg 6), klicka på Början av lagringsperiod Välj Datum inställt på etikettens datumfält . Välj sedan ett datumfält. Lagringsperioden för ett objekt börjar vid värdet i det datumfältet.
     4. Välj vad som ska göras med filer när lagringsperioden är slut:
        • Rensa endast permanent borttagna objekt – Det här alternativet rensar utgångna objekt som töms från papperskorgen. Användare har inte åtkomst till dem och förväntar sig inte att behålla dem. Om du bara vill rensa filer som redan har tömts från användarnas papperskorgen väljer du det här alternativet.
        • Rensa alla objekt på användarnas Drive, inklusive objekt som inte är permanent raderade – Det här alternativet rensar alla utgångna objekt, inklusive objekt i användarnas Drive-mappar. Det kan ta bort objekt som användarna förväntar sig att behålla. Om du vill rensa alla filer, inklusive filer som inte är raderade, väljer du det här alternativet.

7. Om du anger en varaktighet kan du välja vad som ska göras med webbplatserna efter att lagringsperioden är slut:

   • Om du bara vill rensa webbplatser som användare har tagit bort permanent väljer du det första alternativet.

   • För att rensa alla webbplatser, välj det andra alternativet. Den här regeln kan rensa både borttagna webbplatser och webbplatser som fortfarande finns på användarnas Drive.

     Varning: Webbplatsspecifik lagring är aktiverad som standard. När du skapar en Sites-regel tillåter Arkiv omedelbart Sites att rensa data som överskrider lagringsperioden. Denna data kan inkludera webbplatser som användare förväntar sig att behålla. Fortsätt inte till nästa steg förrän du är säker på att regeln är korrekt konfigurerad.

8. Klicka på Skapa . Om du anger en lagringsperiod markerar du bekräftelserutan och klickar på Godkänn .

Ställ in standardregeln för lagring för webbplatser

När den är aktiverad gäller standardregeln för lagring av webbplatser för alla webbplatser som inte omfattas av en anpassad regel eller en spärr, inklusive webbplatser i Min enhet och på delade enheter.

1. Logga in på vault.google.com .
2. Klicka på Lagring . Listan över standardlagringsregler öppnas.
3. Klicka på webbplatser .
4. Välj hur länge du vill spara filer:
   • För att permanent behålla filer som omfattas av den här regeln väljer du På obestämd tid .
   • Så här rensar du filer efter en viss tid:
     1. Välj Lagringsperiod .
     2. Ange antalet dagar för lagringsperioden, från 1 till 36 500.
     3. Välj när filens lagringsperiod ska starta:
        1. För att starta lagringen baserat på en händelse relaterad till en fil, klicka på Start av lagringsperiod välj Skapat datum , Ändrat datum eller Flyttat till papperskorgen .
        2. För att starta lagringen baserat på ett Drive-etiketts datumfältsvillkor (se steg 6), klicka på Början av lagringsperiod Välj Datum inställt på etikettens datumfält . Välj sedan ett datumfält. Lagringsperioden för ett objekt börjar vid värdet i det datumfältet.
     4. Välj vad som ska göras med filer när lagringsperioden är slut:
        • Rensa endast permanent borttagna objekt – Det här alternativet rensar utgångna objekt som töms från papperskorgen. Användare har inte åtkomst till dem och förväntar sig inte att behålla dem. Om du bara vill rensa filer som redan har tömts från användarnas papperskorgen väljer du det här alternativet.
        • Rensa alla objekt på användarnas Drive, inklusive objekt som inte är permanent raderade – Det här alternativet rensar alla utgångna objekt, inklusive objekt i användarnas Drive-mappar. Det kan ta bort objekt som användarna förväntar sig att behålla. Om du vill rensa alla filer, inklusive filer som inte är raderade, väljer du det här alternativet.

5. Om du anger en varaktighet kan du välja vad som ska göras med webbplatserna efter att lagringsperioden är slut:

   • Om du bara vill rensa webbplatser som användare har tagit bort väljer du det första alternativet.

   • För att rensa alla webbplatser, välj det andra alternativet. Den här regeln kan rensa både borttagna webbplatser och webbplatser på användarnas Drive.

     Varning: Webbplatsspecifik lagring är aktiverad som standard. När du skapar en Sites-regel tillåter Arkiv omedelbart Sites att rensa data som överskrider lagringsperioden. Denna data kan inkludera webbplatser som användare förväntar sig att behålla. Fortsätt inte till nästa steg förrän du är säker på att regeln är korrekt konfigurerad.

6. Klicka på Spara . I Arkivet ombeds du bekräfta att du förstår regelns effekter. Markera rutorna och klicka på Godkänn för att spara regeln.

Aktivera eller inaktivera dedikerade lagringsregler för webbplatser

Sites-data lagras av Sites lagringsregler tills du ändrar Arkiv-inställningarna för att behålla webbplatser via Drive-lagringsregler.

För att välja vilka regler som gäller för webbplatser, gör följande:

1. Logga in på vault.google.com .
2. Klickretention Inställningar .
3. Bredvid Webbplatser väljer du Lagras av Webbplatsregel eller Lagras av Drive-regel .
4. Klicka på Spara .