Bewaar Google Sites-gegevens met Vault.

Als onderdeel van het informatiebeheerplan van uw organisatie kunt u bepalen hoe lang gegevens van Google Sites worden bewaard. Gebruik bewaarregels om in te stellen hoe lang sites bewaard moeten blijven en wanneer ze eventueel verwijderd moeten worden. Standaard worden sites bewaard volgens de bewaarregels die specifiek voor Sites gelden. Om sites op dezelfde manier te bewaren als andere bestanden in Drive, kunt u de bewaarregels voor Sites uitschakelen . Sites worden dan bewaard volgens de bewaarregels voor Drive, omdat ze in Drive zijn opgeslagen.

Om gegevens die aan specifieke voorwaarden voldoen gedurende een bepaalde tijd te bewaren, maakt u een aangepaste bewaarregel aan. Om alle servicegegevens voor alle gelicentieerde accounts gedurende een bepaalde tijd te bewaren, maakt u een standaard bewaarregel aan.

Belangrijke informatie over sites en bewaartermijnen

Voordat u bewaarregels instelt, raden we u ten zeerste aan om te lezen hoe het bewaren van gegevens werkt en de ondersteunde gegevenstypen voor Sites te bekijken.

Stel een aangepaste bewaarregel in voor sites.

1. Meld u aan bij vault.google.com .
2. Klikbehoud Aangepaste regels Creëren .
3. Selecteer voor de service ' Sites' en klik vervolgens op ' Doorgaan' .
4. Kies een entiteit:
   • Organisatie-eenheid —Pas de regel toe op een specifieke organisatie-eenheid:
     1. Klik op het veld en kies een organisatie-eenheid.
     2. (Optioneel) Om de regel toe te passen op gedeelde schijven waarvan accounts in de geselecteerde organisatie-eenheid lid zijn, schakelt u 'Resultaten van gedeelde schijven opnemen' in.
   • Alle gedeelde schijven — Pas de regel toe op alle gedeelde schijven in uw organisatie.
   • Specifieke gedeelde schijven — Pas de regel toe op een gedeelde schijf die wordt gedeeld met een specifiek account.
     1. Klik op Gedeelde stations toevoegen .
     2. Voer een of meer accounts in en klik op Zoeken .
     3. Selecteer een of meer gedeelde schijven.
     4. Klik op Toevoegen .
5. Klik op Doorgaan .
6. Kies hoe lang u de bestanden wilt bewaren:
   • Om bestanden die onder deze regel vallen permanent te bewaren, selecteer je 'Onbepaalde tijd' .
   • Om bestanden na een bepaalde tijd te verwijderen:
     1. Selecteer de bewaartermijn .
     2. Voer het aantal dagen van de bewaartermijn in, van 1 tot 36.500.
     3. Selecteer wanneer de bewaartermijn van het bestand moet ingaan:
        1. Om de bewaartermijn te starten op basis van een gebeurtenis die verband houdt met een bestand, klikt u op 'Begin van de bewaartermijn'. Selecteer 'Aanmaakdatum' , 'Wijzigingsdatum' of 'Verplaatsingsdatum naar de prullenbak' .
        2. Om de bewaartermijn te starten op basis van de datumvoorwaarde van een schijflabel (zie stap 6), klikt u op 'Begin van de bewaartermijn'. Selecteer 'Datum ingesteld op label' in het datumveld . Selecteer vervolgens een datumveld. De bewaartermijn voor een artikel begint bij de waarde van dat datumveld.
     4. Selecteer wat er met de bestanden moet gebeuren wanneer de bewaartermijn afloopt:
        • Alleen permanent verwijderde items verwijderen — Met deze optie worden verlopen items verwijderd die uit de prullenbak zijn geleegd. Gebruikers hebben er geen toegang meer toe en verwachten ze niet te bewaren. Kies deze optie om alleen bestanden te verwijderen die al uit de prullenbak van de gebruiker zijn verwijderd.
        • Verwijder alle items in de Drives van gebruikers, inclusief items die niet permanent zijn verwijderd — Met deze optie worden alle verlopen items verwijderd, inclusief items in de Drive-mappen van gebruikers. Het is mogelijk dat items die gebruikers willen bewaren, ook worden verwijderd. Kies deze optie om alle bestanden te verwijderen, inclusief bestanden die niet zijn verwijderd.

7. Als u een bewaartermijn instelt, kiest u wat er met de sites moet gebeuren nadat de bewaartermijn is verlopen:

   • Om alleen sites te verwijderen die gebruikers permanent hebben verwijderd , kiest u de eerste optie.

   • Om alle sites te verwijderen, kiest u de tweede optie. Deze regel kan zowel verwijderde sites als sites die nog in de Drive van gebruikers staan, verwijderen.

     Waarschuwing: Sitespecifieke retentie is standaard ingeschakeld. Wanneer u een siteregel aanmaakt, staat Vault Sites direct toe om gegevens te verwijderen die de bewaartermijn overschrijden. Deze gegevens kunnen sites bevatten die gebruikers verwachten te bewaren. Ga niet verder naar de volgende stap totdat u zeker weet dat de regel correct is geconfigureerd.

8. Klik op 'Maken' . Als u een bewaartermijn instelt, vink dan het bevestigingsvakje aan en klik op 'Accepteren' .

Stel de standaard bewaarregel in voor sites.

Wanneer deze optie is ingeschakeld, is de standaard bewaarregel voor sites van toepassing op alle sites die niet onder een aangepaste regel of een bewaarplicht vallen, inclusief sites in Mijn Drive en gedeelde schijven.

1. Meld u aan bij vault.google.com .
2. Klik op Bewaren . De lijst met standaard bewaarregels wordt geopend.
3. Klik op Sites .
4. Kies hoe lang u de bestanden wilt bewaren:
   • Om bestanden die onder deze regel vallen permanent te bewaren, selecteer je 'Onbepaalde tijd' .
   • Om bestanden na een bepaalde tijd te verwijderen:
     1. Selecteer de bewaartermijn .
     2. Voer het aantal dagen van de bewaartermijn in, van 1 tot 36.500.
     3. Selecteer wanneer de bewaartermijn van het bestand moet ingaan:
        1. Om de bewaartermijn te starten op basis van een gebeurtenis die verband houdt met een bestand, klikt u op 'Begin van de bewaartermijn'. Selecteer 'Aanmaakdatum' , 'Wijzigingsdatum' of 'Verplaatsingsdatum naar de prullenbak' .
        2. Om de bewaartermijn te starten op basis van de datumvoorwaarde van een schijflabel (zie stap 6), klikt u op 'Begin van de bewaartermijn'. Selecteer 'Datum ingesteld op label' in het datumveld . Selecteer vervolgens een datumveld. De bewaartermijn voor een artikel begint bij de waarde van dat datumveld.
     4. Selecteer wat er met de bestanden moet gebeuren wanneer de bewaartermijn afloopt:
        • Alleen permanent verwijderde items verwijderen — Met deze optie worden verlopen items verwijderd die uit de prullenbak zijn geleegd. Gebruikers hebben er geen toegang meer toe en verwachten ze niet te bewaren. Kies deze optie om alleen bestanden te verwijderen die al uit de prullenbak van de gebruiker zijn verwijderd.
        • Verwijder alle items in de Drives van gebruikers, inclusief items die niet permanent zijn verwijderd — Met deze optie worden alle verlopen items verwijderd, inclusief items in de Drive-mappen van gebruikers. Het is mogelijk dat items die gebruikers willen bewaren, ook worden verwijderd. Kies deze optie om alle bestanden te verwijderen, inclusief bestanden die niet zijn verwijderd.

5. Als u een bewaartermijn instelt, kiest u wat er met de sites moet gebeuren nadat de bewaartermijn is verlopen:

   • Om alleen sites te verwijderen die door gebruikers zijn verwijderd, kiest u de eerste optie.

   • Om alle sites te verwijderen, kiest u de tweede optie. Deze regel kan zowel verwijderde sites als sites in de Drive van gebruikers verwijderen.

     Waarschuwing: Sitespecifieke retentie is standaard ingeschakeld. Wanneer u een siteregel aanmaakt, staat Vault Sites direct toe om gegevens te verwijderen die de bewaartermijn overschrijden. Deze gegevens kunnen sites bevatten die gebruikers verwachten te bewaren. Ga niet verder naar de volgende stap totdat u zeker weet dat de regel correct is geconfigureerd.

6. Klik op Opslaan . Vault vraagt ​​je te bevestigen dat je de gevolgen van de regel begrijpt. Vink de vakjes aan en klik op Accepteren om de regel op te slaan.

Schakel specifieke bewaarregels voor sites in of uit.

Sitegegevens worden bewaard volgens de bewaarregels voor sites totdat u de Vault-instellingen wijzigt en sites worden bewaard volgens de bewaarregels voor schijven.

Om te kiezen welke regels op uw sites van toepassing zijn, volgt u deze stappen:

1. Meld u aan bij vault.google.com .
2. Klikbehoud Instellingen .
3. Selecteer naast Sites de optie 'Regel voor bewaren per site' of 'Regel voor bewaren per schijf' .
4. Klik op Opslaan .