Bewaar bestanden op uw schijf met Vault.

Bewaarde gegevens:

• Bestanden op de schijven van gebruikers en gedeelde schijven
• E-mailindelingen
• Bestanden versleuteld met client-side versleuteling van Google Workspace
• Google Meet-gegevens, tenzij het bewaren van gegevens specifiek voor Meet is ingeschakeld.

Gegevens die niet worden bewaard:

• Mappen en Drive-snelkoppelingen
• Google Sites, tenzij sitespecifieke bewaartermijnen zijn uitgeschakeld.
• Gekoppelde bestanden
• Externe bestanden die met uw gebruikers worden gedeeld
• Sites gemaakt in de klassieke Sites-omgeving.

Opmerking : Standaard zijn de bewaarregels van Drive van toepassing op Meet-gegevens, maar niet op Sites. Om te wijzigen op welke gegevens de Drive-regels van toepassing zijn, schakelt u Meet-specifieke regels in en wijzigt u de bewaarinstellingen voor Sites .

Voor meer informatie, raadpleeg de secties over Drive, Meet en Sites in Ondersteunde services en gegevenstypen .

• Wanneer u een bewaarregel aanmaakt of bijwerkt, kan het tot 24 uur duren voordat de regel is doorgevoerd. Bestanden die door gebruikers tijdens deze doorvoerperiode worden verwijderd, worden niet bewaard.
• Wanneer een bewaartermijn is verlopen en de regel is ingesteld om bestanden te verwijderen, kan het tot 15 dagen duren voordat de betreffende bestanden uit Drive zijn verwijderd. Items die niet zijn verwijderd en zich nog in de Drive van een gebruiker of een gedeelde schijf bevinden, blijven gedurende deze periode toegankelijk voor de gebruiker.

Sommige Google-services slaan hun gegevens op in Drive. Deze gegevens vallen onder de bewaarregels van Drive, zoals hieronder beschreven:

Om gegevens die aan specifieke voorwaarden voldoen gedurende een bepaalde tijd te bewaren, maakt u een aangepaste bewaarregel aan. Om alle servicegegevens gedurende een bepaalde tijd te bewaren, maakt u een standaard bewaarregel aan.

Lees meer over de twee soorten bewaarregels .

Bij het maken van een aangepaste bewaarregel kunt u het bereik van de regel kiezen: Organisatie-eenheid , Alle gedeelde schijven of Specifieke gedeelde schijven .

Organisatie-eenheid

Wanneer u een aangepaste bewaarregel toepast op een organisatie-eenheid, is die regel van toepassing op de bestanden die eigendom zijn van gebruikers in die organisatie-eenheid .

Als u bovendien onder ' Bewaring' de optie 'De bewaarregels van de eigenaar en medewerkers van het Drive-item gebruiken' selecteert, kunt u ook de volgende optie inschakelen. Als u de instellingen aanpast , is de bewaarregel ook van toepassing op bestanden in Mijn Drive van een andere gebruiker die rechtstreeks zijn gedeeld met een gebruiker in de geselecteerde organisatie-eenheid . Zie het gedeelte over bewaarinstellingen hieronder voor meer informatie.

Als een bewaarregel is ingesteld om bestanden aan het einde van de bewaarperiode te verwijderen, verwijdert Vault alleen de bestanden die eigendom zijn van gebruikers binnen die organisatie-eenheid . Bestanden die van buiten de organisatie-eenheid worden gedeeld, worden niet verwijderd.

Als u een organisatie-eenheid selecteert en 'Items van gedeelde schijven opnemen' selecteert, is de bewaarregel van toepassing op elk item in een gedeelde schijf die eigendom is van uw organisatie , als een gebruiker in de geselecteerde organisatie-eenheid:

• Als de schakelaar uit staat:
  • Heeft directe toegang tot een item in de Mijn Drive van de eigenaar of een andere Mijn Drive-map.
• Als de schakelaar aan staat:
  • Heeft directe toegang tot het artikel.
  • Bent u lid of gast van een gedeeld item? Lees meer over het delen van bestanden vanuit Drive .
  • Is lid van de gedeelde schijf.
  • Is een medewerker van, of heeft toegang tot, een submap op een gedeelde schijf die het item bevat.

De regels zijn niet van toepassing op groepen, zoals Eng-team-group@solarmora.com , of gebruikers met algemene toegang .

Alle gedeelde schijven en specifieke gedeelde schijven

U kunt een aangepaste bewaarregel instellen die van toepassing is op alle gedeelde schijven of alleen op specifieke gedeelde schijven.

Alleen de rechten ' Alle gedeelde schijven' en 'Specifieke gedeelde schijven ' kunnen bestanden van gedeelde schijven verwijderen, omdat bestanden op gedeelde schijven eigendom zijn van het team en niet van een specifieke gebruiker.

Ondersteunde edities voor deze functie: Business Standard en Business Plus; Enterprise; Education Standard en Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials en Enterprise Essentials Plus; G Suite Business

Met een ondersteunde Google Workspace-editie kunt u Drive-labels gebruiken om aangepaste bewaarregels te maken. U kunt de eigenschappen van het Drive-label gebruiken om de voorwaarden en de bewaartermijn van een regel aan te passen. Veelvoorkomende voorwaarden zijn regels op basis van een label of badge, zoals Indef of Classified .

Een beheerder heeft bijvoorbeeld een bewaarregel aangemaakt die bestanden selecteert voor bewaring op basis van een voorwaarde in het label van een schijfstation. In de onderstaande afbeelding heeft de beheerder de voorwaarde ingesteld op ' Contractdatum' vóór 1 maart 2023' .

Vervolgens gebruikte de beheerder het Drive-label om de bewaartermijn van de regel in te stellen. Hier stelde de beheerder de bewaartermijn in door het aantal bewaardagen ( 100 ) op te geven. Het begin van de bewaartermijn is gebaseerd op de datum die is ingesteld in het label en het voorkeursdatumveld ( Contractinformatie > Contractdatum ).

Nadat de aangepaste regel was doorgevoerd, maakte een gebruiker die onder de regel viel een bestand aan in Mijn Drive. Het bestand werd aangemaakt op 8 februari 2023 en de gebruiker vulde het veld Contractgegevens > Contractdatum in met de contractdatum ingesteld op 15 februari 2023. Het resultaat van de bewaarregel was:

• De bewaarplicht werd toegepast . Omdat de contractdatum was vastgesteld op 15 februari 2023 vóór de voorwaardedatum van 1 maart 2023, werd aan de voorwaarde voldaan en werd de regel toegepast.
• De bewaartermijn begon op de waarde van het veld 'Contractdatum' dat voor het item was ingesteld . In dit voorbeeld is de contractdatum van het label ingesteld op 15 februari 2023, dus het bestand wordt 100 dagen na die datum bewaard. 8 februari, de dag waarop het is aangemaakt, heeft geen invloed op de bewaartermijn, omdat 'Aanmaakdatum' niet is geselecteerd onder 'Begin bewaartermijn' .

Leer meer over Drive-labels .

U kunt bewaarregels instellen die ingaan op de oorspronkelijke aanmaakdatum van een bestand, de datum van de laatste wijziging, de datum waarop een bestand naar de prullenbak is verplaatst of de datum die in het label van het station staat vermeld.

Wanneer een bestand voor het eerst naar Google Drive wordt geüpload, krijgt het een aanmaakdatum en een wijzigingsdatum toegewezen. Deze datums komen overeen met de aanmaakdatum, de wijzigingsdatum of de uploaddatum van het lokale bestand, afhankelijk van hoe het bestand aan Drive is toegevoegd.

De volgende tabel laat zien welke tijd voor verschillende bronnen wordt gebruikt:

• Uploaden — Het tijdstempel waarop het bestand naar Drive is geüpload.
• Lokaal — De tijdstempel van de aanmaakdatum of de laatste wijziging van het originele bestand op het bronapparaat of de bronservice.

Let op: nadat het bestand naar Google Drive is geüpload, verandert de wijzigingsdatum telkens wanneer het bestand wordt gewijzigd.

Bestanden in de prullenbak van Drive kunnen op twee manieren worden verwijderd. Ten eerste verwijdert Drive bestanden in de prullenbak standaard 30 dagen nadat ze daarheen zijn verplaatst. Ten tweede kan een gebruiker items in de prullenbak handmatig verwijderen.

Opmerking : Verwijderde bestanden uit de prullenbak kunnen tot 25 dagen na verwijdering door een Google Workspace-beheerder worden hersteld. Lees meer over het herstellen van verwijderde bestanden .

In Vault kunt u regels instellen om te bepalen hoe lang bestanden die naar de prullenbak zijn verplaatst, beschikbaar blijven voor Vault voordat ze definitief worden verwijderd. Deze regels worden 'verplaatste-naar-prullenbak -regels' genoemd.

Als u bijvoorbeeld een regel instelt voor bestanden die naar de prullenbak worden verplaatst met een bewaartermijn van 5 dagen, wordt een bestand in de prullenbak automatisch verwijderd 5 dagen nadat het daarheen is verplaatst. Hoewel beheerders het bestand nog 25 dagen kunnen herstellen, is het niet langer beschikbaar voor Vault. Als een gebruiker een bestand 2 dagen nadat het naar de prullenbak is verplaatst verwijdert, blijft het bestand 3 dagen langer beschikbaar voor Vault en kan het 25 dagen, of langer als het item in de wachtstand staat, door beheerders worden hersteld.

Een regel voor wat naar de prullenbak wordt verplaatst:

• Dit heeft gevolgen voor bestanden die eigendom zijn van de gebruiker of de gedeelde schijf waarop de regel van toepassing is.
• Van toepassing op bestanden die op of na 1 augustus 2016 naar de prullenbak zijn verplaatst.
• Een onbeperkte bewaartermijn is niet mogelijk.
• Deze regel overschrijft andere bewaarregels van Drive, inclusief andere aangepaste regels die later verlopen . Als er meerdere regels voor het verplaatsen naar de prullenbak van toepassing zijn op een bestand, wordt het bestand bewaard volgens de regel met de meest recente vervaldatum.
• Wordt overruled door vasthoudregels.
• Dit geldt niet voor voorwerpen die uit het afval zijn gehaald en hergebruikt.

Om een ​​regel voor naar de prullenbak verplaatste items te maken, stelt u in stap 7 hieronder het begin van de bewaartermijn in op 'Datum verplaatst naar de prullenbak'.

U kunt zelf bepalen hoe bewaarregels worden toegepast op de gegevens in Mijn Drive van een gebruiker. De regels kunnen van toepassing zijn op de eigenaar van het item in Mijn Drive en alle medewerkers (kijkers, reageerders en bewerkers) of alleen op de eigenaar .

Het toepassen van de bewaarregel op de eigenaar en alle medewerkers zorgt voor de meeste data en is de meest gebruikelijke keuze. Het toepassen van de bewaarregel op alleen de eigenaar kan leiden tot minder data.

1. Meld u aan bij vault.google.com .
2. Klikbehoud Instellingen .
3. Kies naast 'Drive-items van gebruikers behouden volgens de regels van de eigenaar en medewerkers' een van de volgende opties:
   • Gebruik de bewaarregels van de eigenaar en medewerkers van het Drive-item — Pas de regels toe van de eigenaar en alle gebruikers met directe toegang tot het item.
   • Gebruik alleen de bewaarregels van de eigenaar van het Drive-item —Pas alleen de regels toe die gelden voor de eigenaar van het Drive-item.

Vault-beheerders kunnen bewaarregels maken voor de eigenaar of medewerker van een Drive-item. De bewaarregels van de eigenaar van het Drive-item zijn de enige regels die een item kunnen laten verlopen via het 'actie'-gedeelte van de regel.

Aangepaste bewaarregels van de eigenaar van het Drive-item hebben voorrang op de standaardregels, zelfs als de standaardregel later verloopt.

De bewaarregels van een medewerker aan een Drive-item kunnen alleen de bewaartermijn verlengen. Een kortere aangepaste regel van een medewerker kan een langere standaardregel van de eigenaar (die geen aangepaste regels heeft) niet overschrijven.