Maak classificatielabels aan voor uw organisatie.

Ondersteunde edities voor deze functie: Frontline Starter, Frontline Standard en Frontline Plus; Business Standard en Business Plus; Enterprise Standard en Enterprise Plus; Education Standard en Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials en Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. Vergelijk uw editie

Opmerking:

  • Sommige functies die in dit artikel worden beschreven, zoals automatische classificatie, regels voor gegevensverliespreventie (DLP) en bewaarregels voor Vault op basis van labels, vereisen een Google Workspace-editie met DLP-functionaliteit. Om te controleren of uw editie in aanmerking komt voor deze geavanceerde functies, raadpleegt u Google Workspace-edities vergelijken .
  • Om classificatielabels aan je bestanden in Drive toe te voegen, ga je hierheen . Om classificatielabels aan je Gmail-berichten toe te voegen, ga je hierheen .

Als beheerder kunt u classificatielabels aanmaken die gebruikers kunnen toepassen op bestanden in Drive en berichten in Gmail. U kunt maximaal 150 labels aanmaken, inclusief labels met meerdere badges. U maakt labels aan in uw beheerdersconsole.

Voordat u begint: Lees meer over de beste praktijken voor etikettering .

Stap 1. Maak een label aan.

  1. Ga in de Google Admin-console naar Menu. en dan Beveiliging en dan Toegangs- en gegevensbeheer en dan Labelmanager .

    Hiervoor zijn beheerdersrechten voor het beheren van classificatielabels vereist.

  2. Klik op Nieuw label .
  3. Voer een naam in voor het label.
  4. Vink de vakjes aan naast de apps waarin je het label wilt gebruiken.
  5. (Optioneel) Voeg een labelbeschrijving toe. Gebruikers zien de labelbeschrijving wanneer ze het paneel Labels voor een bestand openen.
  6. (Optioneel) Voeg voor labels met een gemarkeerd veld een link toe naar de documentatie over het label. Gebruikers zien deze 'meer informatie'-link wanneer ze de muiscursor op het gemarkeerde label richten of het deelvenster Labels voor een bestand openen.

Ga verder naar de volgende secties om velden toe te voegen (optioneel) en uw label te publiceren.

Stap 2. (Optioneel) Voeg velden toe aan het label

Je kunt maximaal 10 velden aan labels toevoegen voor een meer gedetailleerde classificatie. Een label voor een afdeling kan bijvoorbeeld een veld bevatten met een lijst met opties zoals Financiën, Techniek en Juridische zaken.

  1. Klik, zodra het label geopend is, op Velden toevoegen .

  2. Klik op Veld toevoegen Naast elk type veld dat u wilt toevoegen. Voor meer informatie over veldtypen kunt u de tabel raadplegen die na deze stappen volgt.

    Tips:

    1. Beperk het aantal velden in een label tot een minimum om consistent gebruik te stimuleren. Gebruikers zullen eerder labels toepassen en veldwaarden bewerken als dit snel en eenvoudig is.
    2. Voor schijfgegevensbeschermingsregels zijn alleen labels met gemarkeerde velden of labels met een veldtype 'Optieslijst' ( waarbij slechts één selectie mogelijk is) toegestaan. Andere veldtypen worden niet ondersteund.

  3. Klik op Velden toevoegen .

  4. Klik op een veld om opties te configureren, zoals de veldnaam, de beschikbare opties of de opmaak van een datumveld. U kunt badgekleuren instellen en de volgorde van veldopties wijzigen.

  5. (Optioneel) Maak het veld verplicht door 'Gebruikers verplichten een optie te kiezen' aan te vinken. Belangrijk: Gebruikers zien markeringen op deze labels om hen aan te moedigen het veld in te vullen, maar verplichte velden worden niet afgedwongen.

Als u een extra veld of veldoptie toevoegt, kunt u deze verwijderen voordat u het label publiceert. Klik op Meer voor het veld of de veldoptie die u wilt verwijderen. en dan Verwijderen .

Bekijk de nieuwe velden zorgvuldig. Nadat u het label hebt gepubliceerd, kunt u het veldtype niet meer wijzigen. Voor persoonsvelden kunt u niet wijzigen of gebruikers meerdere waarden kunnen selecteren.

Veldtypen

Veld Wat gebruikers kunnen doen Aanvullende details
Lijst met badges Kies één optie uit een lijst met badges.
  • Per label kan slechts één veld voor de badgelijst worden toegevoegd.
  • Niet meer dan 200 opties
  • Gebruikers kunnen slechts één optie selecteren.
Optieslijst (Enkele selectie) Kies één optie uit een lijst. Niet meer dan 200 opties
Optieslijst (meerdere selecties mogelijk)

Niet ondersteund voor Gmail

 Kies een of meer opties uit een lijst.
  • Niet meer dan 200 opties
  • Gebruikers kunnen maximaal 10 waarden selecteren.
Nummer

Niet ondersteund voor Gmail

 Voer een numerieke waarde in Alleen hele getallen
Datum

Niet ondersteund voor Gmail

 Kies een datum op de kalender. De datumnotatie kan worden ingesteld op Lang: Maand DD, JJJJ , of Kort: MM/DD/JJ.
Tekst

Niet ondersteund voor Gmail

 Voer tekst in een tekstvak in. Maximaal 100 tekens toegestaan
Persoon

Niet ondersteund voor Gmail

 Kies een persoon uit hun Workspace-contacten.
  • Optionele configuratie: Meerdere secties toestaan
  • Als meervoudige selectie is toegestaan, kunnen gebruikers maximaal 10 opties selecteren.

Stap 3. Stel in wie een label kan bekijken of gebruiken.

Standaard kan iedereen in uw organisatie labels bekijken en toepassen. Bewerk de labelmachtigingen om te bepalen wie labels kan bekijken, toepassen, veldwaarden kan bewerken en op labels kan zoeken. Bijvoorbeeld:

  • Om externe gebruikers, of groepen die externe gebruikers bevatten, toegang te geven tot de labels en deze te laten gebruiken, voegt u deze gebruikers en groepen toe onder Geavanceerde machtigingen .
  • Om een ​​nieuw label te testen, kunt u in eerste instantie de toegang beperken en alleen een testgroep toegang geven tot het label. Na het testen kunt u de machtigingen wijzigen zodat iedereen het label kan gebruiken.
  • Als een label vertrouwelijke informatie bevat, kunt u de toegang beperken, zodat alleen gebruikers die toegang tot die informatie mogen hebben, het label kunnen bekijken of gebruiken.

Opmerking:

  • Voor schijfclassificatielabels gelden nog steeds bestandsrechten. Als een gebruiker bijvoorbeeld alleen leesrechten heeft voor een bestand, kan hij of zij alleen de labels bekijken die aan dat bestand zijn gekoppeld, zelfs als de gebruiker bevoegd is om die labels toe te passen en in te stellen.
  • Iedere gebruiker met een Google-account kan toestemming krijgen om labels te bekijken of toe te passen. Labels voor Drive-classificatie kunnen echter alleen worden toegepast op items die eigendom zijn van gebruikers met een licentie die Drive-labels ondersteunt, of op items in gedeelde schijven.

Om labelmachtigingen in te stellen:

  1. Als de verpakking nog niet open is, open dan het etiket.
  2. Klik in het deelvenster Machtigingen aan de rechterkant op Bewerken .
  3. Selecteer het machtigingsniveau voor uw organisatie:
    1. Labels kunnen worden toegepast en waarden kunnen worden ingesteld – Gebruikers kunnen labels toepassen, waarden instellen en zoeken naar dit label op vliegen die ze kunnen bewerken.
    2. Dit label is zichtbaar – Gebruikers kunnen het label bekijken en ernaar zoeken op bestanden die ze kunnen inzien of waarop ze een reactie kunnen plaatsen.
    3. Beperkte toegang – Alleen de gebruikers en groepen die u opgeeft, kunnen labels bekijken of toepassen. U kunt de machtigingen voor elke gebruiker of groep in de volgende stap instellen.
  4. (Optioneel) Voeg machtigingen toe voor specifieke gebruikers en groepen:
    1. Ga naar Geavanceerde machtigingen en begin met het invoeren van een gebruikers- of groepsaccount. Selecteer vervolgens het gewenste account. De voorgestelde accounts omvatten zowel interne als externe gebruikers en groepen waarmee u contact hebt gehad. Als u een gebruikers- of groepsaccount niet in de lijst met suggesties ziet, kunt u deze handmatig toevoegen. Als u bijvoorbeeld een resellerbeheerder bent, kunt u alle gebruikers of groepen van uw resellerklanten toevoegen. Let op: Dynamische groepen worden niet ondersteund voor Gmail-classificatielabels.
    2. Selecteer het machtigingsniveau voor dat account.
  5. Klik op Opslaan .

Stap 4. Een label bekijken en publiceren.

Nieuwe labels worden in een 'concept'-status aangemaakt, zodat u kunt controleren hoe uw label er voor gebruikers uitziet voordat u het beschikbaar stelt.

Om te zien hoe een label in Drive en Gmail werkt, bekijk je het voorbeeldvenster aan de rechterkant. Selecteer bovenaan de app waarvoor je het label wilt bekijken. Als een label velden bevat die niet door Gmail worden ondersteund, worden deze velden niet weergegeven in het Gmail-voorbeeld, maar wel in het Drive-voorbeeld.

Om een ​​etiket te publiceren:

  1. Als de verpakking nog niet open is, open dan het etiket.
  2. Controleer het label en alle velden. Belangrijk: het veldtype kan niet meer worden gewijzigd nadat het label is gepubliceerd.
  3. Klik op Publiceren .
  4. Bevestig dat u het label wilt publiceren door op Publiceren te klikken.

Gebruikers met de juiste machtigingen om het label te bekijken of te gebruiken, hebben nu toegang. U kunt het label gebruiken om gegevens te classificeren en te beschermen (zoals beschreven in de volgende sectie).

Wanneer u een label bewerkt , worden de wijzigingen opgeslagen als concept. Om uw bewerkingen beschikbaar te maken voor gebruikers, moet u het label opnieuw publiceren.

Stap 5. (Optioneel) Gebruik classificatielabels om gegevens te classificeren, te beschermen en te beheren.

U kunt beleidsregels instellen om automatisch classificatielabels toe te passen op bestanden in Drive of berichten in Gmail. U kunt ook regels voor gegevensverliespreventie (DLP) en bewaartermijnen in de Vault instellen om te voorkomen dat bestanden worden verwijderd op basis van hun labels.

Belangrijk:

  • Wanneer u een label gebruikt voor standaardclassificatie, AI-classificatie, DLP of bewaarregels voor de kluis, worden de instellingen van het label vergrendeld in de labelmanager. Dit voorkomt dat labels worden bewerkt, wat in strijd zou kunnen zijn met het bedrijfsbeleid.
  • Wanneer u een label gebruikt in DLP-regels of bewaarregels voor de kluis, kan het label niet worden uitgeschakeld of verwijderd. Labelbeheerders kunnen in de kolom ' Regels ' van de labeltabel zien dat het label in een regel wordt gebruikt. Ze kunnen echter geen details van de regel die het label gebruikt bekijken, tenzij ze de vereiste beheerdersrechten hebben.

Labels automatisch toevoegen aan bestanden in Drive.

Er zijn drie manieren om automatisch labels aan bestanden toe te voegen: standaardclassificatie, DLP en AI-classificatie. Ze werken elk op een andere manier en je kunt ze combineren, afhankelijk van het type labeling dat je wilt uitvoeren.

Methodevergelijking voor Drive

Hoe standaard classificatielabels werken

  • Hiermee worden labels toegevoegd aan nieuwe bestanden en wanneer het eigenaarschap van een bestand verandert. De standaardclassificatie past labels niet met terugwerkende kracht toe op bestaande bestanden, tenzij de eigenaar van het bestand verandert.
  • Past labels toe op basis van de organisatie-eenheid of -groep van de bestandseigenaar. De standaardclassificatie doorzoekt de bestandsinhoud of metadata niet op bepaalde voorwaarden.
  • Als gebruikers de bevoegdheid hebben om een ​​label te wijzigen, kunnen ze dit doen nadat het automatisch is toegepast.
  • Alleen labels met een optielijstveld worden ondersteund voor standaardclassificatie.
  • De standaard classificatielabels worden overschreven door de DLP-labels, zelfs als de classificatiewaarde van de gegevens hoger is in de optielijst.

Hoe labels die door DLP-regels zijn ingesteld, werken

  • Voegt labels toe aan nieuwe en bestaande bestanden.
  • Past labels toe op basis van voorwaarden, zoals bestandstype, woordovereenkomsten en tekenreeksovereenkomsten.
  • Je kunt geen label toepassen met een DLP-regel die een label als voorwaarde gebruikt.
  • U kunt voorkomen dat gebruikers het label wijzigen, zelfs als ze daarvoor toestemming hebben. Als ze het label toch wijzigen, scant DLP het bestand onmiddellijk opnieuw en wordt de oorspronkelijke DLP-labelconfiguratie hersteld.
  • Als uw organisatie een DLP-regel heeft die extern delen blokkeert, kunnen gebruikers buiten uw organisatie de versiegeschiedenis van bestanden waarop ooit een DLP-regel van toepassing is geweest, niet bekijken. Deze bepaling geldt ook voor DLP-regels die labels toepassen maar extern delen niet blokkeren.
  • DLP-regels kunnen labels toepassen met optielijstvelden, inclusief labels met badges.

Hoe werken AI-classificatielabels?

  • Voegt labels toe aan nieuwe en bestaande bestanden.
  • Voor AI-classificatie worden alleen labels ondersteund die één optielijstveld met 2 tot en met 7 waarden bevatten.
  • Brengt labels aan na een trainingsperiode. Tijdens de trainingsperiode brengen aangewezen labelaars een trainingslabel aan op ten minste 100 bestanden per veldoptie.
  • De labels van de AI-classificatie worden overschreven door de DLP-set labels, maar overschrijven wel de standaard classificatielabels.

Conflictresolutie labelen

Labelwaarden die door DLP-regels worden ingesteld, hebben voorrang op AI-classificatie, en beide hebben voorrang op standaardclassificatie.

Wanneer twee of meer regels van hetzelfde type verschillende labelwaarden op hetzelfde bestand proberen toe te passen, wordt de waarde toegepast die hoger in de optielijst van het label staat. U kunt bijvoorbeeld een label hebben met een veld dat drie opties in de labelmanager heeft:

  1. Vertrouwelijk
  2. Intern
  3. Openbaar

Als regel 1 probeert het label ' Vertrouwelijk' in te stellen en regel 2 probeert het label ' Openbaar' in te stellen voor hetzelfde bestand, wordt 'Vertrouwelijk' (regel 1) toegepast. Zorg ervoor dat de veldopties van een label in de gewenste prioriteitsvolgorde staan ​​voordat u regels instelt.

Automatische labeling voor Drive instellen

Volg de stappen in ' Standaardclassificatielabels automatisch toepassen op nieuwe bestanden' om standaardclassificatielabels in te stellen.

Volg de stappen in ' Classificatie-labels automatisch toepassen op Drive-bestanden met DLP-regels' om DLP-regels in te stellen voor het automatisch toepassen van labels.

Labels automatisch toevoegen aan berichten in Gmail

Je kunt DLP-regels gebruiken om berichten automatisch te labelen op basis van de inhoud. Ga naar Over Gmail DLP en automatische classificatielabels voor meer informatie.

Voorkom het delen en verzenden naar externe partijen met behulp van DLP-regels op basis van labels.

U kunt regels definiëren die alleen van toepassing zijn op items of berichten met een specifiek label of veld. U kunt bijvoorbeeld een DLP-regel maken die documenten of berichten scant op creditcardnummers en burgerservicenummers. Als er een overeenkomst wordt gevonden, wordt een label, zoals 'Gevoelig', toegepast, wordt de veldwaarde ingesteld op 'Vertrouwelijk' en wordt het delen en verzenden naar externe partijen geblokkeerd.

Regels voor gegevensbescherming kunnen labels gebruiken met velden met badges of velden uit de optielijst . Andere veldtypen worden niet ondersteund.

Om een ​​DLP-regel in te stellen, volgt u de stappen in DLP-regels maken voor Drive en aangepaste inhoudsdetectoren of Gegevenslekken in e-mail en bijlagen voorkomen . Tip: U kunt DLP-regels instellen die van toepassing zijn op zowel bestanden in Drive als berichten in Gmail. U kiest welke actie moet worden uitgevoerd voor elke app wanneer DLP het label detecteert.

Bewaar Drive-bestanden op label met Google Vault.

U kunt bewaarregels definiëren die voorkomen dat een item wordt verwijderd, of die vereisen dat een item wordt verwijderd, op basis van een schijflabel en eventuele veldwaarden. Zie Bestanden op een schijf bewaren met Vault voor voorbeelden en meer informatie.

Volgende stappen

Nu je labels hebt die je organisatie kan gebruiken:

  1. Leer je gebruikers hoe ze Drive-classificatielabels kunnen toepassen en hoe ze deze kunnen gebruiken om naar bestanden te zoeken .
  2. Leer je gebruikers hoe ze classificatielabels in Gmail kunnen toepassen .
  3. Leer hoe je labels kunt bewerken, uitschakelen, verwijderen en bewaken .