Bewaar Google Meet-gegevens met Vault.

Als onderdeel van het informatiebeheerplan van uw organisatie kunt u bepalen hoe lang Google Meet-opnames en -logboeken worden bewaard door Google Vault. Gebruik bewaarregels om in te stellen hoe lang Meet-gegevens worden bewaard en wanneer ze eventueel worden verwijderd.

Standaard zijn Meet-gegevens onderworpen aan de bewaarregels van Google Drive, omdat de bestanden in Drive worden opgeslagen. Om de bewaring van Meet-gegevens los te zien van andere Drive-items, kunt u specifieke bewaarregels voor Meet instellen. Deze regels worden pas van kracht nadat u de bewaarregels voor Meet inschakelt in de bewaarinstellingen van Vault.

Om gegevens die aan specifieke voorwaarden voldoen gedurende een bepaalde tijd te bewaren, maakt u een aangepaste bewaarregel aan. Om alle servicegegevens voor alle gelicentieerde accounts gedurende een bepaalde tijd te bewaren, maakt u een standaard bewaarregel aan.

Belangrijke informatie over Meet & retentie

Voordat u bewaarregels instelt, raden we u ten zeerste aan om te lezen hoe het bewaren van gegevens werkt en de Meet-gegevens te bekijken die in Vault worden ondersteund .

Stel een aangepaste bewaarregel in voor Meet.

1. Meld u aan bij vault.google.com .
2. Klikbehoud Aangepaste regels Creëren .
3. Selecteer voor de dienst 'Meet' en klik vervolgens op 'Doorgaan' .
4. Kies een entiteit:
   • Organisatie-eenheid —Pas de regel toe op een specifieke organisatie-eenheid:
     1. Klik op het veld en kies een organisatie-eenheid.
     2. (Optioneel) Om de regel toe te passen op gedeelde schijven waarvan accounts in de geselecteerde organisatie-eenheid lid zijn, schakelt u 'Resultaten van gedeelde schijven opnemen' in.
   • Alle gedeelde schijven — Pas de regel toe op alle gedeelde schijven in uw organisatie.
   • Specifieke gedeelde schijven — Pas de regel toe op een gedeelde schijf die wordt gedeeld met een specifiek account.
     1. Klik op Gedeelde stations toevoegen .
     2. Voer een of meer accounts in en klik op Zoeken .
     3. Selecteer een of meer gedeelde schijven.
     4. Klik op Toevoegen .
5. Klik op Doorgaan .
6. Kies hoe lang u de bestanden wilt bewaren:
   • Om bestanden die onder deze regel vallen permanent te bewaren, selecteer je 'Onbepaalde tijd' .
   • Om bestanden na een bepaalde tijd te verwijderen:
     1. Selecteer de bewaartermijn .
     2. Voer het aantal dagen van de bewaartermijn in, van 1 tot 36.500.
     3. Selecteer wanneer de bewaartermijn van het bestand moet ingaan:
        1. Om de bewaartermijn te starten op basis van een gebeurtenis die verband houdt met een bestand, klikt u op 'Begin van de bewaartermijn'. Selecteer 'Aanmaakdatum' , 'Wijzigingsdatum' of 'Verplaatsingsdatum naar de prullenbak' .
        2. Om de bewaartermijn te starten op basis van de datumvoorwaarde van een schijflabel (zie stap 6), klikt u op 'Begin van de bewaartermijn'. Selecteer 'Datum ingesteld op label' in het datumveld . Selecteer vervolgens een datumveld. De bewaartermijn voor een artikel begint bij de waarde van dat datumveld.
     4. Selecteer wat er met de bestanden moet gebeuren wanneer de bewaartermijn afloopt:
        • Alleen permanent verwijderde items verwijderen — Met deze optie worden verlopen items verwijderd die uit de prullenbak zijn geleegd. Gebruikers hebben er geen toegang meer toe en verwachten ze niet te bewaren. Kies deze optie om alleen bestanden te verwijderen die al uit de prullenbak van de gebruiker zijn verwijderd.
        • Verwijder alle items in de Drives van gebruikers, inclusief items die niet permanent zijn verwijderd — Met deze optie worden alle verlopen items verwijderd, inclusief items in de Drive-mappen van gebruikers. Het is mogelijk dat items die gebruikers willen bewaren, ook worden verwijderd. Kies deze optie om alle bestanden te verwijderen, inclusief bestanden die niet zijn verwijderd.

7. Als u een bewaartermijn instelt, kiest u wat er met de gegevens moet gebeuren nadat de bewaartermijn is verlopen:

   • Om alleen de gegevens te verwijderen die door gebruikers zijn gewist, kiest u de eerste optie.

   • Om alle gegevens te verwijderen, kiest u de tweede optie. Deze regel kan zowel verwijderde gegevens als gegevens in de Drives van gebruikers verwijderen.

     Waarschuwing: Als u specifieke Meet-regels hebt ingeschakeld , verwijdert Vault direct gegevens die de bewaartermijn hebben overschreden wanneer u een regel aanmaakt. Deze bestanden kunnen gegevens bevatten die gebruikers verwachten te bewaren. Ga niet verder naar de volgende stap voordat u zeker weet dat de regel correct is geconfigureerd.

8. Klik op 'Maken' . Als u een bewaartermijn instelt, vink dan het bevestigingsvakje aan en klik op 'Accepteren' .

Stel de standaard bewaarregel in voor Meet.

Wanneer deze optie is ingeschakeld, is de standaard bewaarregel voor Meet-gegevens van toepassing op alle Meet-gegevens die niet onder een aangepaste regel of een bewaarplicht vallen, inclusief opnames in Mijn Drive en in gedeelde schijven.

1. Meld u aan bij vault.google.com .
2. Klik op Bewaren . De lijst met standaard bewaarregels wordt geopend.
3. Klik op Ontmoeten.
4. Kies hoe lang u de bestanden wilt bewaren:
   • Om bestanden die onder deze regel vallen permanent te bewaren, selecteer je 'Onbepaalde tijd' .
   • Om bestanden na een bepaalde tijd te verwijderen:
     1. Selecteer de bewaartermijn .
     2. Voer het aantal dagen van de bewaartermijn in, van 1 tot 36.500.
     3. Selecteer wanneer de bewaartermijn van het bestand moet ingaan:
        1. Om de bewaartermijn te starten op basis van een gebeurtenis die verband houdt met een bestand, klikt u op 'Begin van de bewaartermijn'. Selecteer 'Aanmaakdatum' , 'Wijzigingsdatum' of 'Verplaatsingsdatum naar de prullenbak' .
        2. Om de bewaartermijn te starten op basis van de datumvoorwaarde van een schijflabel (zie stap 6), klikt u op 'Begin van de bewaartermijn'. Selecteer 'Datum ingesteld op label' in het datumveld . Selecteer vervolgens een datumveld. De bewaartermijn voor een artikel begint bij de waarde van dat datumveld.
     4. Selecteer wat er met de bestanden moet gebeuren wanneer de bewaartermijn afloopt:
        • Alleen permanent verwijderde items verwijderen — Met deze optie worden verlopen items verwijderd die uit de prullenbak zijn geleegd. Gebruikers hebben er geen toegang meer toe en verwachten ze niet te bewaren. Kies deze optie om alleen bestanden te verwijderen die al uit de prullenbak van de gebruiker zijn verwijderd.
        • Verwijder alle items in de Drives van gebruikers, inclusief items die niet permanent zijn verwijderd — Met deze optie worden alle verlopen items verwijderd, inclusief items in de Drive-mappen van gebruikers. Het is mogelijk dat items die gebruikers willen bewaren, ook worden verwijderd. Kies deze optie om alle bestanden te verwijderen, inclusief bestanden die niet zijn verwijderd.

5. Als u een bewaartermijn instelt, kiest u wat er met de gegevens moet gebeuren nadat de bewaartermijn is verlopen:

   • Om alleen de gegevens te verwijderen die door gebruikers zijn gewist, kiest u de eerste optie.

   • Om alle gegevens te verwijderen, kiest u de tweede optie. Deze regel kan zowel verwijderde gegevens als gegevens in de Drives van gebruikers verwijderen.

     Waarschuwing: Als u specifieke Meet-regels hebt ingeschakeld , verwijdert Vault direct gegevens die de bewaartermijn hebben overschreden wanneer u de regel opslaat. Deze gegevens kunnen bestanden bevatten die gebruikers verwachten te bewaren. Ga niet verder naar de volgende stap voordat u zeker weet dat de regel correct is geconfigureerd.

6. Klik op Opslaan . Vault vraagt ​​je te bevestigen dat je de gevolgen van de regel begrijpt. Vink de vakjes aan en klik op Accepteren om de regel op te slaan.

   Let op : Meet-gesprekken die gebruikmaken van een doorlopende chatfunctie worden beschouwd als chatruimtes en vallen onder het chatbeleid. Ga naar Google Chat-berichten bewaren met Vault voor meer informatie.

(Optioneel) Schakel specifieke bewaarregels in voor Meet

Opnames van vergaderingen worden bewaard volgens de bewaarregels van Drive totdat u de Vault-instellingen wijzigt en de bewaarregels voor vergaderingen inschakelt.

Om de bewaarregels van Meet toe te passen op Meet-opnames en bijbehorende logboeken in plaats van de bewaarregels van Drive:

1. Meld u aan bij vault.google.com .
2. Klikbehoud Instellingen .
3. Selecteer naast 'Meet' de optie 'Bewaard door Meet-regel' .
4. Klik op Opslaan .