Cómo guardar búsquedas en Vault

Para que las búsquedas repetidas en Vault sean más convenientes, puedes guardar una consulta para volver a ejecutarla más tarde. Las consultas guardadas son especialmente útiles cuando deseas encontrar los mismos datos o datos similares de forma repetida como parte de un proyecto de descubrimiento electrónico de datos de Google Workspace.

Una consulta guardada puede recuperar los mismos resultados o incluir datos agregados después de la última vez que la ejecutaste. Por ejemplo, si tu consulta incluye una fecha de finalización, una búsqueda muestra los mismos resultados que cuando la ejecutaste por primera vez. Si la consulta no incluye una fecha de finalización, una búsqueda muestra los resultados originales más los datos nuevos que cumplan con los criterios de búsqueda.

Nota: Cuando guardas una consulta, Vault no conserva los datos que se muestran cuando la ejecutas. Para conservar los resultados de la búsqueda en su estado actual, expórtalos. Además, una consulta guardada solo está disponible en el asunto en el que se guarda. Si guardas una consulta guardada en un asunto, no podrás acceder a esa consulta guardada en otro asunto.

Guarda una consulta

  1. Si aún no lo hiciste, crea tu búsqueda en Vault:
    1. Accede a vault.google.com.
    2. Haz clic en Asuntos.
    3. Si el asunto existe, haz clic en él para abrirlo. De lo contrario, crea un asunto:
      1. Haz clic en Crear.
      2. Ingresa un nombre para el asunto y, de forma opcional, una descripción.
      3. Haz clic en Crear.
    4. En la pestaña Búsqueda , selecciona un servicio y, luego, ingresa los parámetros de búsqueda. Para obtener más información sobre cómo buscar un servicio y qué devuelve la búsqueda, revisa los pasos del servicio: Gmail, Drive y Meet, Grupos, Google Chat, Voice.
  2. En la parte superior del panel de búsqueda, haz clic en Guardar.
  3. Ingresa un nombre descriptivo para la consulta y haz clic en Aceptar. La consulta guardada ahora está disponible para todos los usuarios que tienen acceso al asunto.
  4. (Opcional) Si tú o tu equipo ejecutarán esta consulta guardada con frecuencia, puedes agregarla a favoritos en tu navegador. También puedes copiar la URL de la consulta guardada para compartirla con tu equipo.

A continuación, aprende a realizar las siguientes acciones:

Ejecuta una consulta guardada

  1. Accede a vault.google.com.
  2. Haz clic en Asuntos y, luego, en el asunto que tiene la consulta guardada que deseas ejecutar.
  3. En la pestaña Búsqueda, haz clic en Ver consultas guardadas.
  4. En el panel que se abre, haz clic en la consulta que deseas ejecutar. Si ya completaste algunos parámetros de búsqueda, haz clic en Reemplazar para permitir que Vault cargue la consulta guardada.
  5. Para ejecutar la consulta tal como está, haz clic en Buscar.

Edita una consulta guardada

  1. Accede a vault.google.com.
  2. Haz clic en Asuntos y, luego, en el asunto que tiene la consulta guardada que deseas editar.
  3. En la pestaña Búsqueda, haz clic en Ver consultas guardadas.
  4. En el panel que se abre, haz clic en la consulta que deseas editar. Si ya completaste algunos parámetros de búsqueda, haz clic en Reemplazar para permitir que Vault cargue la consulta guardada.
  5. Edita los parámetros de búsqueda según sea necesario. Los siguientes pasos dependen de tu objetivo:
    1. Si deseas reemplazar la consulta guardada original con los parámetros editados, haz clic en Actualizar.
    2. Si deseas guardar la consulta editada como una nueva consulta guardada y mantener la original sin cambios, haz clic en Copiar y, luego, ingresa un nombre para la versión nueva.
    3. Si las ediciones son temporales y solo se usan para esta sesión, continúa con la búsqueda como de costumbre. Cuando termines, haz clic en Borrar para borrar todos los parámetros y comenzar una búsqueda nueva. Esta acción no borra ni borra la consulta guardada.

Borra una consulta guardada

  1. Accede a vault.google.com.
  2. Haz clic en Asuntos y, luego, en el asunto que tiene la consulta guardada que deseas borrar.
  3. En la pestaña Búsqueda, haz clic en Ver consultas guardadas.
  4. En el panel que se abre, marca la casilla junto a la consulta que deseas borrar.
  5. Haz clic en Borrar.